對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考

禹繼鴻

摘 要：在信息時(shí)代里，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展成為醫(yī)院管理的重要組成部分之一，它同時(shí)也面臨著新世紀(jì)的機(jī)遇、挑戰(zhàn)。在醫(yī)院管理中，檔案的作用及地位受到的關(guān)注度也越來(lái)越大。本文基于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性，探討提出若干策略，希望能為相關(guān)實(shí)踐工作提供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在信息時(shí)代里的高速發(fā)展，醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展速度越來(lái)越快，但檔案管理信息化建設(shè)卻相對(duì)滯后，對(duì)醫(yī)院檔案的利用產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響。所以怎樣使醫(yī)院檔案管理工作與信息時(shí)代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問(wèn)題。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

近幾年，醫(yī)院不斷擴(kuò)大發(fā)展規(guī)模，形成的檔案的類別、數(shù)量也相應(yīng)增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，且檔案載體也從紙質(zhì)演變成光盤、磁盤等。隨著醫(yī)院檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，網(wǎng)絡(luò)軟件基本能促使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，各單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能收發(fā)文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷[1]。同時(shí)，如果醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就能完整、長(zhǎng)期地保存醫(yī)院在管理和醫(yī)療過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，包括病歷檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，如有需要也能便捷提檔，且完整保存下來(lái)的檔案信息數(shù)據(jù)也能為醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，或?yàn)樯霞?jí)制定醫(yī)院管理政策、制度等提供可靠的參考依據(jù)，所以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具備重要的現(xiàn)實(shí)意義。此外，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，能充分反映醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展情況，在確保醫(yī)院工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅重要，且勢(shì)在必行。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）創(chuàng)新管理者的思想，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)

管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，所以醫(yī)院應(yīng)以檔案管理工作改革為基礎(chǔ)開展信息化建設(shè)工作。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理者也應(yīng)更新理念，堅(jiān)持提高檔案管理信息化水平。當(dāng)前，醫(yī)院各方面管理工作的開展對(duì)檔案的需求是有增無(wú)減的，要想為醫(yī)院的管理工作準(zhǔn)確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變既有的服務(wù)方式，擴(kuò)大收集醫(yī)院檔案材料的范圍，進(jìn)一步落實(shí)檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門類的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富醫(yī)院檔案室館藏資源。

如針對(duì)某醫(yī)院的病歷檔案，管理者應(yīng)創(chuàng)新思想，專門設(shè)置部門或配置人員負(fù)責(zé)收集、整理、保管醫(yī)院的病歷檔案，并構(gòu)建信息平臺(tái)。當(dāng)患者出院之后，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)以科室為單位定期把病歷檔案交到病案室，病歷檔案管理人員進(jìn)行消毒之后再有序整理，并進(jìn)行保管，除涉及患者治療活動(dòng)的醫(yī)務(wù)人員、醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)監(jiān)控人員之外，其他任何個(gè)人、機(jī)構(gòu)都不能擅自翻查患者的病歷檔案。此外，醫(yī)院管理者應(yīng)把病歷檔案管理信息化建設(shè)作為醫(yī)院檔案管理和醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容，快速構(gòu)建病歷檔案信息平臺(tái)，為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，規(guī)范建立管理體系

醫(yī)院首先應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)能力，配置適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施，并加大投入，開發(fā)出適合醫(yī)院的檔案利用軟件。從醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備，并適當(dāng)購(gòu)置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，如路由器、掃描圖文影像的設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備等。如醫(yī)院應(yīng)加大投入，重視完善綜合檔案室的設(shè)施設(shè)備。由于綜合檔案室所保管的醫(yī)院人事資料、基建資料、設(shè)備資料、照片等檔案幾乎都是紙質(zhì)的，會(huì)受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導(dǎo)致部分紙質(zhì)綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此，醫(yī)院應(yīng)購(gòu)置復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、空調(diào)等專業(yè)設(shè)備，對(duì)綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案利用軟件，用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實(shí)物，從而最大限度保護(hù)醫(yī)院的原始綜合檔案實(shí)物，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提供可能。

與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建立相應(yīng)的檔案管理體系。如醫(yī)院綜合檔案的管理軟件應(yīng)具備多種存儲(chǔ)格式，支持醫(yī)院綜合檔案使用者實(shí)時(shí)瀏覽，具備網(wǎng)絡(luò)檢索功能等，能實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院綜合檔案的收集整理、存儲(chǔ)、借閱管理、權(quán)限控制等，從而滿足醫(yī)院檔案一體化管理、信息資源開發(fā)和利用的實(shí)際需求。一個(gè)大多數(shù)軟件都適用的、通用性強(qiáng)的檔案資料存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，才能幫助醫(yī)院建立規(guī)范管理體系，確保醫(yī)院能順利實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)與交換[2]。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

由于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，所以應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，在更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上重視培養(yǎng)他們的素質(zhì)，強(qiáng)化他們的信息意識(shí)。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，如病歷檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識(shí)，還要具備一定的醫(yī)務(wù)知識(shí)、醫(yī)學(xué)管理知識(shí)等，以便能正確分類病歷檔案。加上信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對(duì)醫(yī)院檔案的采集、分類、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備醫(yī)院管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉醫(yī)院的管理趨勢(shì)，熟悉掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息處理知識(shí)等，并具備一定的外語(yǔ)能力。

因此，醫(yī)院應(yīng)重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，并鼓勵(lì)他們自學(xué)，把人員學(xué)習(xí)情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。而醫(yī)院檔案管理人員自身要想適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求，就必須主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，從以往單一的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計(jì)劃地更新知識(shí)，深化專業(yè)知識(shí)，提高醫(yī)學(xué)、科技、管理、計(jì)算機(jī)等知識(shí)能力，從而開拓自己的視野，全面提高信息技術(shù)水平，提高自設(shè)綜合素質(zhì)，助推醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)取得進(jìn)步。

3 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代不僅給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，還使其擁有良好的發(fā)展機(jī)遇。在實(shí)際工作中，只要醫(yī)院檔案管理部門及人員能更新理念、牢牢把握機(jī)遇，重視培養(yǎng)人才、應(yīng)用新技術(shù)，那么醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)必能與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]賴慶梅.云時(shí)代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)[J].中國(guó)檔案，2013（09）：56-57.

[2]張超.信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響研究[J].企業(yè)改革與管理，2014（19）：131.