論學院工資檔案管理的信息化

段新宇

（赤峰學院 人事處，內蒙古 赤峰 024000）

學院人力資源管理信息化是信息化時代必然趨勢，其中學院工資檔案管理信息化，使用工資管理系統(tǒng)管理工資檔案也是信息化時代的產物.工資檔案管理系統(tǒng)的應用不但能提高工作效率，改變服務模式，而且工資檔案管理系統(tǒng)根據工資核算政策自動進行核算，提高了核算的準確性和工資檔案信息的完整保存.

1 工資核算的特點及要求

工資檔案管理的信息化與工資核算有著重要聯系，學院工資核算是學院人事部門的重要工作之一.工資核算對數據的準確性、政策性要求較強，在核算過程中不能出現任何錯誤，核算也涉及方方面面，工作量很大，而且工資核算處理業(yè)務重復性較強，要通過多次的重復核對才能完成.工資核算的數據采集要求十分準確（要根據人事檔案采集）.工資核算的特點決定了它對檔案信息和相關政策的把握有著很高的要求，所以學院工資檔案的準確性和實效性離不開工資檔案管理的信息化，信息化的手段能高效、及時、準確根據每個職工的檔案信息進行工資核算，為人事部門工資核算工作的進行提供了一個很好的信息化平臺.

2 工資檔案管理信息化有利于提高工作效率

學院工資檔案管理信息化可以提高學院工資管理工作的效率，從而降低工資管理人員的工作強度.學院工資檔案管理系統(tǒng)就是學院工資管理信息化的一個平臺，它可以根據國家事業(yè)單位工資標準體系自動完成單位職工工資晉級、職稱變動、職務變動、定級工資的核定等等相關工資的調整，同時也可以根據本單位工資檔案數據準確、快速進行年報和工資統(tǒng)計年報，此外還可以根據檔案管理系統(tǒng)中的信息自動生成花名冊及工資變動審批表等各種相關表格，避免了手工調整工資出現的失誤，提高了工作效率和工資核定的準確性，同時還能形成統(tǒng)一格式的工資審批表，使紙制工資檔案規(guī)范美觀.例如根據工資政策調整事業(yè)單位艱苦邊遠津貼時就完全可以將學院的工資管理系統(tǒng)升級，通過數據核對無誤，再利用系統(tǒng)重新核定功能生成新的艱苦邊遠津貼標準，再通過系統(tǒng)工資數據變動功能生成并打印學院教職工艱苦邊遠津貼變動審批表（如表1），統(tǒng)一打印的審批表既規(guī)范又美觀.

表1 調整艱邊津貼花名冊

3 學院工資檔案管理信息化有利于人事檔案信息材料的存儲與查閱

學院檔案管理信息化是將部分人事信息與工資數據信息存儲在了工資檔案管理系統(tǒng)的數據庫中，這樣工資管理人員在查閱某些工資時可以隨時利用計算機進行查閱，減少了紙質檔案原件的翻閱，這樣不但可以提高工作效率，工資核算的準確性，也可以延長紙質檔案的壽命.

4 學院工資檔案管理軟件的選擇

學院工資檔案管理軟件是由市級主管部門推薦的精微工資管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)已經服務于學院工資檔案管理多年，實踐驗證了它的可靠性和實用性.工資檔案管理系統(tǒng)提高了工資檔案管理的準確性和便捷性，但如果能有效的利用好工資檔案管理系統(tǒng)，就不能忽視工資檔案數據的后期維護，這也是保證工資核算準確的最基本數據.只注重工資檔案數據的維護還是不夠的，還要及時根據教職工工資的變動及時操作系統(tǒng)，保證數據與實際工資變動的一致性.學院工資檔案管理系統(tǒng)的升級也是非常重要的一項工作，隨著不同工資政策的出臺，工資管理系統(tǒng)也要根據工資政策的調整進行升級，這里要注意的是工資管理人員在工資管理系統(tǒng)升級后，一定要核對單位每個職工的工資信息，保證系統(tǒng)升級后工資數據的絕對準確性.

5 操作工資管理軟件的幾點注意事項

學院教職工人數比較多，工資檔案信息比較復雜，工資管理軟件的應用雖然提高了工作效率及操作的準確性，但在使用工資檔案管理系統(tǒng)時也需要小心謹慎.首先不要誤操作，操作工資管理軟件應該遵循軟件的操作步驟和方法，謹慎認真操作，一定要避免誤操作使工資檔案數據丟失.其次每次工資數據變動后都要進行工資數據備份，這是避免工資管理系統(tǒng)出現問題時丟失工資數據的最直接有效辦法.當然也不能忽略硬件設備，硬件設備出現問題也可導致工資檔案信息的丟失，所以在備份數據時要備份兩份，一份備份在電腦中，一份備份到移動硬盤等其它設備中.

6 學院工資檔案管理信息化與其它管理信息化的兼容

學院工資檔案管理信息化只是學院人事管理信息化的一部分，學院工資檔案管理要與人事管理、檔案管理、職稱管理、績效考核管理、財務管理、網絡管理等多個方面的管理信息化相結合，使這些管理相互支撐，還需要一個過程.多方面的信息化管理相互支撐，即能給學院管理帶來便捷，同時也能更好的服務于學院的廣大教職工，能充份體現信息化帶來的方便、準確、高效.

7 工資檔案管理人員的專業(yè)素質

工資涉及每個職工的切身利益，工資檔案信息化管理提高了工作效率和工資核算的準確性，但同時對工資檔案管理人員提出了更高的要求.工資檔案信息化管理對工資檔案管理人員的專業(yè)素質和計算機應用能力要求更高，僅僅掌握了辦公軟件的操作能力和上網獲取信息的能力不能完全應對信息化管理工作的要求，因此對工資檔案信息化管理人員的再教育和再培訓十分必要.面對工資檔案信息化管理平臺，管理人員只做到細心、認真負責遠遠不能適應信息化管理的潮流，在信息化背景下做好學院工資檔案管理工作，提高管理人員的專業(yè)素質和計算機應用能力十重要.

8 學院工資檔案管理信息化的安全意識

學院工資檔案管理系統(tǒng)中的工資數據涉及全體在職及離退休教職工的切身利益，所以保證工資數據的安全很重要.因為工資檔案管理系統(tǒng)的數據涉及到每個教職工的許多個人信息，所以管理人員應做好數據的保存和保管，不能將數據轉給不相關人員或通過郵箱方式發(fā)送.其次在病毒和黑客無處不在的情況下，做好工資管理專用電腦的病毒防范工作尤為重要.

在信息技術飛速發(fā)展的今天，信息化已經融入了學院工資檔案管理工作的各個層面，工資檔案管理信息化對工資檔案管理人員提出了更高的要求，管理人員只有不斷提高自身的業(yè)務水平和不斷學習掌握先進的信息手段，才能使學院工資檔案管理推向真正的信息化，提升學院工資檔案管理水平，更高效、及時、準確地做好工資檔案管理工作，讓學院工資檔案資源更好的發(fā)揮作用，這也是在信息化時代學院工資檔案管理的重要意義.