轉型期高校檔案部門“失位”、“失語”現象的形成與反思

一、高校檔案部門“失位”、“失語”現象的發(fā)現

高校檔案部門是高校永久保存本校檔案的機構，是高校重要的信息文化中心之一。早期，高校檔案部門被定性為高校保存和利用檔案的內部教輔機構，在信息化和數字檔案館建設日新月異的今天，檔案部門作為高校信息文化資源獲取、公開、保管與利用的綜合性信息管理與服務機構的存在日漸明確;在大學文化精神傳承凸顯重要性的背景下，高校檔案部門又承載著開發(fā)、利用、傳播大學文化的職能。高校檔案部門正在從幕后轉向前臺，經歷著一個重要的轉型期。

然而，據筆者觀察，目前高校檔案部門的社會認知度還是較低，外界對高校檔案部門的職能和功能缺乏了解，檔案部門的形象和作用被嚴重低估，導致了檔案部門“失位”和“失語”現象的出現。比如，文化教育功能是高校檔案的主要功能之一，然而在高校相關活動中，檔案部門經常處于被動配合地位，可謂“失位”;在一些能夠為學校工作建言獻策的重要場合，在攸關檔案工作自身發(fā)展的關鍵時刻，檔案部門又被排除在決策層之外，被動“失語”。 “失位”必然導致“失語”，而“失語”進一步加劇了“失位”，二者是一脈相承的命題，高校檔案部門理應對此類現象深刻反思。

二、高校檔案部門“失位”或“失語”現象形成探究

（一） 高校管理人員的檔案工作認知偏差

認知偏差是指人們根據一定表現的現象或信息做出判斷，從而出現判斷失誤或判斷本身與判斷對象的真實情況不相符合。認知偏差是非理性決策過程中的內隱認知機制，決策者在判斷或選擇過程中，很容易受到認知偏差干擾，影響管理決策的制定。

（1）高校管理人員對檔案工作的認知偏差，體現在不了解檔案工作的新形勢，在管理決策中不能正確對待檔案工作的訴求及檔案工作與高校工作發(fā)展的步調和諧，而他們正是直接影響檔案部門訴求能否滿足的直接因素。比如，在校園建筑功能規(guī)劃上，檔案部門作為公共服務部門應該是設置于高校比較顯著且交通方便之處的獨立建筑。事實上，就算是在新建校區(qū)的高校，檔案部門也往往從屬于其他部門，無獨立辦公地點。按照檔案館的承重設計要求，最好置于建筑底層為宜，可是不少高校檔案館都是“高高在上”，無法安裝檔案密集架。很多高校將檔案館設置在學校偏僻角落，在平面圖上也不加標注，利用者要費盡周折尋找檔案館的地址，讓利用檔案增加了時間成本。

（2）高校管理人員的檔案工作認知偏差，還體現在對檔案信息化工作重視不夠。據筆者了解，北京、上海、天津等一些大城市的高校，不少學校未將檔案信息化工作列入學校信息化發(fā)展大局中。檔案信息化程度較低增加了利用檔案的繁難，拉遠了利用者與檔案部門的距離。

（3）在大學文化建設和傳承方面亦是如此。比如：籌建校史館是檔案文化功能的較好體現，但不少高校校史館修建由校辦或宣傳部牽頭，檔案部門只是其中配合工作的小卒。由檔案部門負責牽頭工作的較少，而且往往是學校不夠重視校史館工作，其他部門不愿承擔，檔案部門被動接受這樣的任務，本來的資源優(yōu)勢卻變成了劣勢，其后面臨的資金、人力，各部門配合的困難可想而知。

（二） 檔案利用過程中的信息不對稱

利用者和檔案部門的信息不對稱影響了檔案資源的配置和效率，在公眾層面上影響了檔案工作形象。在檔案工作轉型時期，信息不對稱最突出的體現就是供需矛盾，一方面，為高校教育教學、管理、科研、大學文化建設需要和社會公眾需求的檔案信息資源存在較大缺口，采集困難;另一方面卻是高校檔案資源大量閑置沉淀，甚為可惜。主要有以下兩個方面：

（1）利用者和檔案部門在檔案可以提供利用的范圍、深度、廣度上存在信息不對稱。在很多高校內部，不少師生不了解高校檔案的門類和內容，對與切身利益攸關的檔案也是模糊不清。其實，檔案部門可以提供的檔案資源要遠遠超過目前為利用者所知的。在利用者掌握信息不全面的情況下，大部分檔案資源得不到有效利用，造成資源浪費。據調查目前高校檔案利用人員的范圍較窄，局限在高校內部的部分師生。

（2）利用者和檔案部門在檔案提供利用的方式和手段上存在信息不對稱。

檔案利用者和潛在利用人群對檔案工作的職能、功能，利用形式和方法缺乏認識，相當一部分人對檔案工作技術手段的發(fā)展缺乏了解?，F在很多高校檔案部門都建立了網站，提供一些基本的檔案信息和利用知識，有的甚至提供在線檔案目錄查詢，非常方便快捷，而很多人還是不清楚這種情況，更習慣利用電話咨詢方式或者直接到檔案部門咨詢解決問題，增加了自身利用檔案的繁難。

（三） 高校檔案從業(yè)者群體的“內卷化”

美國人類學家戈登威澤 （Alex-ander Goldenweiser） 最早用“內卷化”描述一類文化模式，即無突變發(fā)展和漸進增長，只是在一個層次上自我消耗和重復。這里借用這個概念指檔案從業(yè)者群體長期從事一項相同的工作，并且保持在一定的層面，沒有變化和改觀。這種行為通常是一種自我懈怠，自我消耗。傳統(tǒng)不良觀念的影響，缺乏人員流動機制及綜合素質不高是檔案從業(yè)者“內卷化”效應形成的關鍵因素。

（1）傳統(tǒng)檔案室的管理體制、服務理念對高校檔案從業(yè)者群體仍有較深影響，這讓檔案從業(yè)者在思維方式、工作態(tài)度和方法等各方面表現著相當的保守性。檔案部門雖身兼檔案行政管理與檔案服務雙重職能，但是從實際來看，檔案部門普遍在檔案資源建設方面執(zhí)行力低下，這又自下而上影響了檔案部門在學校內部權力分配體系內的地位。

（2）內部封閉，缺乏有效的人員流動機制也造成了檔案從業(yè)者的內卷化。因為缺乏校內合理流動，外部新鮮空氣進不來，與之相伴而來的是作風保守、固步自封、不思進取等不良習氣。很容易產生內卷化的危機。

（3）從檔案從業(yè)者的人員結構來看，老齡化比較明顯，很多人學歷、職業(yè)價值感偏低，工作進取心小。雖然近年來檔案從業(yè)者的綜合素質有部分改觀，但是從總體上看，還是無法滿足檔案工作現代化的需求。

三、轉型期高校檔案部門“失位”和“失語”現象反思

當前，不僅是檔案工作，高校其他工作也在面臨時代變革帶來的考驗，如何在職能轉變全局中“盤活存量”，贏得“就位”與話語權，檔案部門要有清醒認知。檔案部門要理順和高校其他機構的關系，進一步放開檔案利用，增強檔案部門在高校的影響力和對公眾的文化輻射。

（一） 積極營造檔案工作變局，減少管理人員的認知偏差

高校檔案部門大多脫胎于原來附屬校長辦公室的檔案室，與校長辦公室有先天關系，這種關系不但不應該被淡化，還應該有意識的加以維護，通過工作上的關聯(lián)，加強與校辦的工作和情感聯(lián)系，減少管理人員的認知偏差，增強檔案部門在重大決策時的影響力。現在很多高校把校史館作為學?！败洝杯h(huán)境建設的重要組成部分。高校檔案部門在校史館設計展覽方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，要善于抓住高校建造校史館的契機，通過積極建言獻策和卓有成效的工作成果，在校史館籌備和建設工作中占據主導地位，建成后爭取將其劃歸檔案部門管轄。這個過程必將提高檔案部門在高校管理人員和師生中的認知度和影響力，校史館對外開放后，是高校對外交流的重要平臺，在引導廣大師生、校友和社會人士加深對學校的認知的同時，也可以為檔案部門積累人望。

（二） 擴大宣傳，聯(lián)合校內外機構協(xié)作共建，減少信息不對稱

（1）多種方式、多種角度擴大檔案宣傳。檔案部門可以效仿一些公共場所的做法，面對高校師生，專門設置開放日，通過實地參觀工作場所、親身體驗查檔流程、親手實踐檔案裝訂和數字化加工、和工作人員交流，參觀校史館等，增加公眾對檔案工作的了解。

利用檔案網站進行宣傳也是提高檔案工作認知度的較好渠道。高校檔案部門要重視檔案網站的建設，豐富網站內容，提供最新工作動態(tài)、編研成果、研究進展、檔案工作制度和法律法規(guī)等信息，有條件的還可以提供在線實時問答、檔案目錄在線查詢、留言板等服務。還要和校內外相關網站建立鏈接，方便訪問。在不違背部分檔案保密要求的前提下，將檔案文化資源向高校管理部門、師生、社會公眾開放，讓更多人接觸到高校檔案文化資源寶庫，提高檔案資源和檔案部門的影響力。

（2）聯(lián)合校內外機構協(xié)作共建，比如和圖書館協(xié)作，構建一個集圖書、檔案文獻信息資源開發(fā)利用為一體的體系，填補各自自身信息資源服務的不足。檔案部門還可以聯(lián)合圖書館進行新生培訓，將檔案館的介紹利用列入新生教育的內容，在信息檢索課程中增加檔案文獻檢索知識，培養(yǎng)學生檔案利用意識;聯(lián)合人事處、學生處進行新教工和學生培訓，讓高校師生在入校時即可了解檔案文化資源的內容和利用途徑。

（三） 加強檔案從業(yè)者的自身建設，削弱“內卷化”的負面影響

（1）加強檔案從業(yè)者自身職業(yè)能力培養(yǎng)。檔案從業(yè)者要擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，學習必要的計算機知識、新式檔案館建設理論和方法。通過不間斷的充電來補充新鮮養(yǎng)分，在潛移默化中促進工作能力的提升。

（2）改善工作環(huán)境?？梢試L試利用現代管理學的方法來改進檔案部門的風氣。比如要打破小圈子的死水一潭，營造內部新鮮活潑的工作氛圍，引入物質激勵、情感激勵等各種激勵手段，良性競爭刺激其工作主觀能動性;多和學校其他部門，校外團體交流合作，通過增加對外界的了解培養(yǎng)檔案工作者的科學發(fā)展觀和全局意識，擺正心態(tài)和位置，輸入正能量。還可以采用一些公司企業(yè)的方法，比如定期組織拓展活動，訓練檔案從業(yè)者積極進取的心態(tài)和工作態(tài)度，培養(yǎng)團隊合作精神等。

高校檔案部門“失位”與“失語”現象客觀存在且由來已久，我們只能通過優(yōu)化自身行為把不良影響降到最低程度，隨著高等教育改革發(fā)展和現代化技術手段的應用，導致 “失位”與“失語”現象的誘因也會發(fā)生變化，要多加警惕并預防。

本文為天津市高等教育學會“十二五”教育科學規(guī)劃立項課題成果（批準號：125q149）系列研究成果之一

（作者單位：天津工業(yè)大學檔案館）