高校檔案管理工作中信息資源的開發(fā)利用

劉萍南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

高校檔案管理工作中信息資源的開發(fā)利用

劉萍
南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

高校檔案是重要的信息資源，對(duì)其的開發(fā)利用，不僅是高校發(fā)展的要求，更是檔案服務(wù)工作的必然要求。隨著現(xiàn)代化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷優(yōu)化，信息資源更是成為了人們?cè)谛旅襟w時(shí)代下的一種迫切需求。本文闡述和探析了高校檔案管理中信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀及普遍存在的問題，探討了開發(fā)利用信息資源的措施，并針對(duì)存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

高校檔案管理；信息資源；開發(fā)；利用

一、高校檔案管理工作中信息資源的開發(fā)和利用所存在的主要問題

（一）檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化體系未建成

為了便于檔案資源的開發(fā)和利用，檔案信息資源的開發(fā)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在同一的標(biāo)準(zhǔn)體系下進(jìn)行運(yùn)作，這也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源充分共享的前提。而現(xiàn)階段高校檔案信息資源的開發(fā)利用卻沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如收集工作沒有明確的要求，信息收集的內(nèi)容、范圍界定都不夠清楚，錯(cuò)收、漏收、多收的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。沒有相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的信息資源管理體系，那么其結(jié)果就是需要利用的資源找不到，不重要的資源比比皆是。一些高校檔案管理工作沒有受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，因此檔案人員在開展檔案信息的收集工作時(shí)常常受阻。

（二）檔案信息資源館藏種類不全

檔案信息資源的種類和數(shù)量的齊全程度制約著檔案信息資源的開發(fā)和利用程度。隨著高校檔案管理信息化時(shí)代的來臨，很多高校的檔案庫和檔案館都不再能滿足于檔案信息資源的增加，甚至一些高校設(shè)備不齊全，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量和收集時(shí)間。從館藏的結(jié)構(gòu)上，主要是分為教學(xué)、科研、文書三大類別，但是各高校又各有自己的側(cè)重，有的重視基建檔案，有的重視財(cái)務(wù)檔案管理等，都在不同程度上存在的輕重不等的結(jié)構(gòu)不合理狀況。

（三）檔案信息資源的信息化建設(shè)薄弱

隨著信息化時(shí)代的來臨，雖然大多數(shù)高校已經(jīng)配備了較好的基礎(chǔ)設(shè)備，但是不少高校由于認(rèn)識(shí)不足，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化就是數(shù)字化，因此即使硬件設(shè)備夠強(qiáng)大，但是日常工作也只是在維持著簡(jiǎn)單的管理，很少應(yīng)用專門的檔案管理軟件，存在著重硬件輕軟件的思想，高校檔案管理信息化的建設(shè)較低，信息資源很難在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下傳遞，從而影響了檔案信息化發(fā)展水平。

（四）檔案信息資源的安全與保密意識(shí)薄弱

新媒體時(shí)代的到來，人們獲得了更多、更快的信息交流和資源共享的方式，但是這個(gè)過程中很多問題也逐漸暴露出來，其中高校檔案信息管理系統(tǒng)安全性問題愈發(fā)顯著。目前高校中很多檔案設(shè)備和信息系統(tǒng)中的軟件系統(tǒng)都是從發(fā)達(dá)國家進(jìn)口，信息資源的安全性難以保證，這就導(dǎo)致了檔案信息資源開發(fā)利用的效率低下，甚至很多涉及保密要求的檔案信息資源不能通過信息系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)利用，阻礙了信息資源的發(fā)揮自身價(jià)值。

二、高校檔案管理工作中信息資源的利用和開發(fā)的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立檔案信息資源統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化體系

檔案信息收集和管理的主要功能就是開發(fā)利用，如果沒有檔案信息資源的開發(fā)使用，信息化建設(shè)就失去了意義。只有建立檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在各個(gè)信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)充分的共享和互通，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用。因此，在檔案信息資源開發(fā)利用過程中，要樹立正確的思想觀念，主要分為三個(gè)方面：首先，要樹立信息化的觀念，了解信息資源就是核心競(jìng)爭(zhēng)力，把信息資源的開發(fā)利用上升到戰(zhàn)略層面，積極進(jìn)行信息資源的開發(fā)和利用。其次，要樹立信息共享的觀念。信息資源只有充分共享才能最大程度的發(fā)揮其價(jià)值，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。然而，現(xiàn)階段檔案管理工作中條塊分割的工作方法是不利于信息共享的，因此要改變傳統(tǒng)的思想觀念，注重信息共享。最后，要樹立需求導(dǎo)向的觀念。檔案管理的主要作用是檔案信息資源的利用，因此，在進(jìn)行檔案信息建設(shè)過程中要充分了解檔案使用者的切實(shí)需求，并以此為基礎(chǔ)去進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用工作，確保檔案信息資源能滿足相關(guān)方的切實(shí)需求。

（二）檔案信息資源開發(fā)利用要統(tǒng)一規(guī)劃

檔案信息資源開發(fā)利用是個(gè)較為繁復(fù)的工程，涉及的細(xì)節(jié)較多，情況復(fù)雜。因此，要對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，利用團(tuán)體的力量來加快其發(fā)展。因此，要從戰(zhàn)略層面對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用工作進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，采用自上而下的方式，各職能部門在戰(zhàn)略規(guī)劃的基礎(chǔ)上確定自己工作的職能和目標(biāo)。同時(shí)，要制定出統(tǒng)一的檔案信息管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保各職能部門在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下開展工作，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的綜合集成。

（三）加大投入，完善相關(guān)機(jī)制

檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案管理的重要職能，也是檔案信息化建設(shè)的核心目的，因此，要加大檔案信息資源開發(fā)利用工作的投入，要重視檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值，在人、財(cái)、物方面給予其充分的支持和傾斜，為信息資源開發(fā)利用工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，要完善相關(guān)的機(jī)制，給信息資源開發(fā)利用工作以機(jī)制保障，主要分為三個(gè)方面：首先是要完善數(shù)據(jù)更新機(jī)制，為數(shù)據(jù)使用者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息。其次是要完善數(shù)據(jù)共享機(jī)制，要從戰(zhàn)略層面制定信息共享相關(guān)的法規(guī)制度，并確立日常工作中的信息交換機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息共享。最后要完善日常應(yīng)用機(jī)制，要建立良好的氛圍，提倡各職能部門去進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案信息資源開發(fā)利用工作在應(yīng)用中不斷向前發(fā)展。

（四）確保檔案信息資源安全，提高效益

檔案信息資源的安全性是檔案信息資源開發(fā)使用的前提。雖然檔案信息資源只有實(shí)現(xiàn)充分共享，才能使其得到充分的利用，然而，信息資源的充分共享是以安全性為前提的，若檔案信息資源失去安全性，就不可能充分發(fā)揮信息資源的價(jià)值，甚至還會(huì)帶來反作用。因此，要樹立嚴(yán)格的安全意識(shí)和保密意識(shí)，確保信息資源的安全性；要做好數(shù)據(jù)保密工作，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置防火墻，通過這些技術(shù)措施來保證信息資源的安全性；要建立完善的管理制度，避免制度漏洞。總之，要采取一切措施，在確保信息資源安全性的前提下進(jìn)行信息資源的開發(fā)利用。

[1]王光娟.淺析高校檔案信息資源的開發(fā)利用[J].圖書情報(bào)研究,2011

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[3]馬景,趙怡紅.論高校檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012，4

[4]卓淑清.檔案工作人才的現(xiàn)狀與人才培養(yǎng)的途徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012，4