文·崔艷平

淺談新形勢下社保業(yè)務檔案工作規(guī)范化建設

文·崔艷平

社保業(yè)務檔案工作是社會保障檔案管理的重要組成部分，是確保社會保障事業(yè)健康順利發(fā)展的前提和基礎，扎實做好社保業(yè)務檔案工作，維護好社保業(yè)務檔案的真實性、完整性和安全性，是推動社保業(yè)務工作規(guī)范化的重要切入點。

一、做好新形勢下社保業(yè)務檔案工作具有重要的現(xiàn)實意義

社保業(yè)務檔案是在社保工作過程中隨之形成的，在社保業(yè)務工作實踐中，認真扎實地做好養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、工傷保險檔案、失業(yè)保險檔案和生育保險檔案等，實際上就是真實完整地記錄有關單位及個人參保、繳納社保費用、享受社保待遇的基礎性憑據(jù)?？梢哉f，社保業(yè)務檔案工作水平直接反映著黨和國家社保工作有關方針政策是否落實到位，體現(xiàn)出各類參保人員的合法權益是否得到了充分保障。新形勢下，經(jīng)濟社會快速發(fā)展，參保單位及人員的數(shù)目和流動性逐年增大，社保業(yè)務檔案工作的任務量越來越大，進一步提高社保業(yè)務檔案工作規(guī)范化水平，科學合理地謀劃和組織實施社保業(yè)務檔案工作，有利于更好地維護日益增多的參保對象的合法權益，有利于提高社保業(yè)務工作的科學化，有利于促進社會保險事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

二、社保業(yè)務檔案工作存在的問題

從工作開展情況看，目前社保業(yè)務檔案工作仍存在一些與新形勢新情況不符合的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是社保業(yè)務檔案相互融合性不強。社會保障業(yè)務檔案涉及面比較廣，因缺乏社會保障業(yè)務檔案的專業(yè)管理標準和規(guī)范，各種社會保險機構的檔案管理隨意性較大，一般都是憑工作經(jīng)驗和工作需要，參照綜合性門類檔案管理的模式，分別對各自所保管的檔案進行有關管理。社保業(yè)務檔案管理方法不統(tǒng)一，以致于社保業(yè)務檔案相互之間難以融為一體，本系統(tǒng)本部門內(nèi)部或與上級社保部門之間存在檔案資源共享困難，橫向上、縱向上都難以進行有效的信息溝通。

二是社保業(yè)務檔案管理規(guī)范化程度不夠。社保業(yè)務檔案管理制度化建設水平不高，有的部門在檔案管員配備、工作經(jīng)費投入、檔案室辦公條件改善等方面投入力度小，有的單位沒有設置專門的社保業(yè)務檔案室，針對社保業(yè)務檔案管理的設備相對陳舊，管理手段比較落后，沒有及時充足地配備檔案柜、專用空調(diào)、微機、掃描儀、除濕器、打印復印機等現(xiàn)代化檔案管理設施，無法完全落實防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防磁、防蟲和防有害氣體等檔案庫房“九防”措施，社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理程度比較滯后。

三是社保業(yè)務檔案管理人員素質(zhì)不高。社保業(yè)務檔案管理人員配備方面缺少明確具體的規(guī)定，做不到定人、定崗、定編，特別是在基層，社保機構工作人員有限，存在一人多崗、兼職居多的情況，工作人員不能做到全身心投入社保業(yè)務檔案工作中。社保業(yè)務檔案工作的政策性和規(guī)范性強，對工作管理人員有著較高的思想素質(zhì)和業(yè)務能力要求，但目前社保業(yè)務檔案管理人員素質(zhì)培訓不系統(tǒng)，檔案業(yè)務知識教育和技術培訓跟不上，一些檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)滿足不了新形勢下社保業(yè)務檔案工作的需要。

四是社保業(yè)務檔案工作信息化管理水平低。隨著社保工作業(yè)務量的不斷加大，一些社保機構圍繞業(yè)務工作逐步實施了微機化管理，但在軟件、硬件和人員等方面的配置還不到位。很多社保機構雖在業(yè)務工作上實行了計算機操作，但在業(yè)務檔案管理上依然沿襲人工操作，多以文字材料為主，檔案管理模式陳舊，無法實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料收集和查找都費時費力，影響社保業(yè)務檔案工作順利開展。

五是社保業(yè)務檔案資源開發(fā)利用工作落后。目前社保業(yè)務檔案工作的規(guī)范化和信息化不強，各類社保業(yè)務檔案資源互通共享不及時，缺少對社保業(yè)務檔案進行統(tǒng)一管理的工作體系，檔案資源信息開發(fā)和利用明顯滯后。養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)和生育等社保業(yè)務檔案，沒有形成一個整體的數(shù)據(jù)庫建設，各類社保業(yè)務檔案資料相對獨立，缺乏綜合性地開發(fā)利用。

三、提高新形勢下社保業(yè)務檔案工作規(guī)范化的幾點建議

當前，社保業(yè)務檔案工作的重要性日益顯現(xiàn)，適應新形勢下社會保障事業(yè)發(fā)展的需要，必須牢固樹立“服務至上”的理念，努力在提高社保業(yè)務檔案工作制度化和規(guī)范化水平上下功夫。

一是強化社保業(yè)務檔案工作的制度保障。建立完善相關規(guī)章制度是做好社保業(yè)務檔案工作的重要保障。一方面，要促使社保業(yè)務檔案工作有章可循。在建立健全社保業(yè)務檔案管理機構的基礎上，把完善制度、規(guī)范管理上升到依法管檔的高度來認識，嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》，進一步制定完善管檔人員職責、借閱制度、保密制度和檔案庫房管理等相關規(guī)章制度，提高社保業(yè)務檔案專業(yè)化、制度化管理水平。另一方面，要做到嚴格執(zhí)行檔案管理制度。嚴肅社保業(yè)務檔案工作紀律，嚴格責任追究，形成按制度管人、按制度辦事的良好氛圍，堅決避免管理漏洞的出現(xiàn)。同時，將社保業(yè)務檔案工作納入單位目標任務責任制的檢查考核內(nèi)容，與考核獎懲、評先樹優(yōu)掛鉤，激發(fā)社保業(yè)務檔案工作人員的積極主動性。

二是搞好社保業(yè)務檔案工作人員的素質(zhì)培訓。社保業(yè)務檔案管理的政策性和業(yè)務性很強，管檔人員作為檔案工作的主體，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響到檔案管理工作質(zhì)量，因此相關部門要認真抓好檔案工作人員的業(yè)務培訓。要注重相關法律法規(guī)培訓，教育引導管檔人員進一步提高依法管檔意識，增強自覺性和責任感，杜絕肆意篡改社保業(yè)務檔案原始資料等不良行為，維護好職業(yè)操守。要加強業(yè)務交流，采取走出去、引進來相結合的方法，組織社保業(yè)務檔案工作人員經(jīng)常與上級、兄弟單位及檔案行政管理部門交流溝通，學習借鑒檔案管理經(jīng)驗做法，提升自身的業(yè)務工作水平。要強化專業(yè)技能培訓，著眼適應新時期社保業(yè)務檔案工作需求，加強計算機、互聯(lián)網(wǎng)和通訊等現(xiàn)代化辦公技術的學習，促使管檔人員熟練掌握先進的專業(yè)知識和管檔方法，切實提高社保業(yè)務檔案工作效率和質(zhì)量。

三是加強社保業(yè)務檔案工作的規(guī)范化建設。維護社保業(yè)務檔案的真實性、完整性和安全性，加強規(guī)范化管理，是維護參保單位及人員的合法權益和切身利益的保證。要科學規(guī)范的整理歸檔，制定完善社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理辦法，細化歸檔范圍和管檔期限等內(nèi)容，參照檔案管理有關辦法，規(guī)范、及時地做好現(xiàn)有業(yè)務檔案的整理和管理工作。要著力保障業(yè)務檔案的安全，針對檔案不可再生這一特點，進一步強化社保業(yè)務檔案的保管措施，按標準配備檔案柜、滅火器、除濕器、除塵器等必要設備，落實好檔案管理“九防”措施，安排專人做好管理維護工作。要高度負責的做好業(yè)務檔案組卷工作，結合工作實際，分類收集整理基本信息和賬號征繳材料、人員增減和變動手續(xù)、工傷認定文件、醫(yī)療費用清單、繳費記錄憑證等各類社保業(yè)務檔案材料，使參保單位及人員、參保險種等基礎材料完整詳實，保證社保業(yè)務檔案的完整真實。

四是推進社保業(yè)務檔案工作信息化管理?，F(xiàn)代化信息技術在綜合性檔案管理中已廣泛運用，社保業(yè)務檔案工作理應充分運用計算機和通信等現(xiàn)代化技術，加快推進社保業(yè)務檔案數(shù)字化進程。一要建立完善社保業(yè)務檔案信息化管理系統(tǒng)。著眼提高社保業(yè)務檔案管理科學化和規(guī)范化水平，積極構建信息收集、編輯處理、查閱檢索和分析使用的綜合化平臺，促進各類社保業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范，實現(xiàn)檔案信息資料的共享。二要注重社保業(yè)務檔案信息的數(shù)字化錄入。在嚴格執(zhí)行檔案工作相關管理規(guī)范的前提下，工作人員要盡可能地使用專門軟件和計算機網(wǎng)絡，對參保單位及人員的基礎數(shù)據(jù)進行信息錄入，同時做好信息維護和管理等工作，不斷提高社保業(yè)務檔案工作的服務水平。三要加快社保業(yè)務檔案信息資料的開發(fā)利用。本著實用管用、快捷高效的原則，建設高質(zhì)量的社保業(yè)務檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)設計參保人員、繳納記錄、交費憑據(jù)等數(shù)據(jù)庫模塊，積極拓展檔案資源的服務空間和領域，提高社保業(yè)務檔案工作的服務水平。

（作者單位：魚臺縣人力資源和社會保障局）