文·張倩蘭

對(duì)縣域民營企業(yè)檔案管理工作的思考

文·張倩蘭

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整步伐的加快，縣域民營企業(yè)異軍突起，發(fā)展迅猛，逐漸成為經(jīng)濟(jì)增長的中堅(jiān)力量。面對(duì)民營企業(yè)蓬勃發(fā)展的新形勢，民營企業(yè)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，亟待重視和加強(qiáng)。而如何做好縣域民營企業(yè)檔案管理工作，就成為了檔案行政管理部門和民營企業(yè)共同面對(duì)的重要課題。

一、縣域民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

企業(yè)檔案是效益，是財(cái)富，是現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，是企業(yè)無形的資產(chǎn)，它不僅關(guān)系到企業(yè)的科研管理和生產(chǎn)經(jīng)營，而且關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與穩(wěn)定，它往往是經(jīng)過一段長時(shí)間隱性狀態(tài)才能充分發(fā)揮其潛在的價(jià)值。而縣級(jí)民營企業(yè)大多是中小型企業(yè)，自主經(jīng)營，家族式管理，業(yè)主們通常有經(jīng)營思想，無檔案意識(shí)。企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、經(jīng)營和銷售會(huì)給他們帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以業(yè)主們就心甘情愿地在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備更新、高科技人才聘用等方面投入大量資金，但在檔案管理工作方面卻不舍得投入人力、物力、財(cái)力，檔案管理工作基本處于無專職檔案員、無專門檔案室、無檔案設(shè)施設(shè)備的“三無”狀態(tài)。

（二）檔案管理制度不夠完善

縣域民營企業(yè)檔案工作隨意性大，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度，檔案管理混亂，做不到集中統(tǒng)一，因而導(dǎo)致檔案材料得不到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集，重要信息得不到流通共享，檔案信息資源得不到充分地開發(fā)利用。例如有的民營企業(yè)的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案分別由辦公室、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、銷售部、基建負(fù)責(zé)人管理，分散無序，監(jiān)管機(jī)制不夠到位。特別是一些民營企業(yè)獨(dú)有的科技信息或未申請專利的檔案得不到妥善保管利用，一旦有獨(dú)自掌握這些重要信息技術(shù)資料的高科技人員另謀高就，勢必會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)嚴(yán)重泄密流失，自己企業(yè)花費(fèi)大量資金好不容易開發(fā)研制出來的新產(chǎn)品技術(shù)白白拱手相送他人，那必將是一種無法挽回的損失。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)水平有限

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到企業(yè)檔案的管理水平和提供利用效果。民營企業(yè)的檔案管理人員大部分由后勤人員或辦公室人員兼職，人手少，兼職多，業(yè)務(wù)繁雜，工作量大。他們大多沒接受過專業(yè)檔案培訓(xùn)，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，無上崗能力，不知道如何收集整理檔案資料，如何歸檔保管，難以勝任檔案管理工作，一旦需要提供利用檔案，他們就會(huì)手忙腳亂，無從下手，直接影響到檔案的提供利用效果。另外，檔案管理人員流動(dòng)性大，變動(dòng)頻繁，很大程度上也影響了檔案工作的開展。

（四）檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)難度較大

由于民營企業(yè)具有高度自主的權(quán)利，民營企業(yè)業(yè)主有權(quán)決定自己企業(yè)的檔案管理模式，同時(shí)受落后觀念的影響，他們往往認(rèn)為企業(yè)檔案是自己內(nèi)部的機(jī)密信息，檔案部門無權(quán)介入監(jiān)督和指導(dǎo)。由此來看，《檔案法》對(duì)民營企業(yè)的制約力度不大，檔案部門對(duì)民營企業(yè)的建檔工作也就無權(quán)采取行政強(qiáng)制手段，想丟又不能丟，想管又管不了，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作只能處于被動(dòng)狀態(tài)，難度較大。

二、加強(qiáng)和完善縣域民營企業(yè)檔案管理工作的重要途徑

（一）加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理宣傳力度，強(qiáng)化民營企業(yè)檔案管理意識(shí)

民營企業(yè)業(yè)主對(duì)檔案管理工作的重視程度直接決定了民營企業(yè)檔案工作的管理水平。重視程度越高，管理水平就會(huì)越強(qiáng)。為增強(qiáng)民營企業(yè)業(yè)主的檔案意識(shí)，激發(fā)他們的建檔熱情，我們可以從正反兩個(gè)方面對(duì)他們進(jìn)行心理引導(dǎo)。

正面引導(dǎo)就是對(duì)民營企業(yè)業(yè)主加強(qiáng)國家檔案法律法規(guī)知識(shí)和國有企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的宣傳，特別是對(duì)那些成功利用檔案大力提升管理水平的企業(yè)大張旗鼓地進(jìn)行宣傳。例如我縣的沂南金礦，歷經(jīng)市場經(jīng)濟(jì)的風(fēng)險(xiǎn)和沉浮，九十年代起就開始認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，在沂南首開先河，組建了企業(yè)綜合檔案室，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值。近年來，隨著沂南金礦的不斷發(fā)展壯大，檔案在實(shí)現(xiàn)以現(xiàn)代高新技術(shù)推動(dòng)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)全面升級(jí)、規(guī)范完善現(xiàn)代企業(yè)管理機(jī)制，向?qū)I(yè)化、規(guī)范化、集團(tuán)化邁進(jìn)中發(fā)揮了舉足輕重的作用。實(shí)踐證明，檔案是企業(yè)積累的寶貴歷史資源，是企業(yè)獨(dú)有的無形資產(chǎn)，是企業(yè)可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源。

反面教育就是列舉個(gè)別民營企業(yè)由于不重視檔案管理，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受阻，困難重重的典型例子。例如縣里某民營企業(yè)一直不重視檔案管理工作，內(nèi)部文件材料雜亂無章，管理混亂，為別有用心之人占有企業(yè)重要信息和檔案材料提供了可乘之機(jī)，并以此來分割、侵占企業(yè)權(quán)利，作為索取高薪的籌碼來要挾企業(yè)業(yè)主，造成該民營企業(yè)業(yè)主管理上的被動(dòng)，而這些致命的管理漏洞正是由于企業(yè)檔案管理混亂所引起的。因此，民營企業(yè)業(yè)主只有轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，高度重視和保管好檔案，企業(yè)才能更快更好地發(fā)展。

（二）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，建立和完善民營企業(yè)檔案管理工作體系

俗話說：“沒有制度，不成方圓”。檔案管理工作只有做到體制完善，有章可循，才能實(shí)現(xiàn)自我約束，自我監(jiān)督。針對(duì)民營企業(yè)制度不夠完善，檔案資料管理混亂的現(xiàn)象，檔案行政管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合民營企業(yè)自身特點(diǎn)，積極引導(dǎo)民營企業(yè)制定合理的檔案工作規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理程序，集中統(tǒng)一管理檔案。首先要從制度上落實(shí)好各職能部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，要分工明確，責(zé)任到人。在各部門配備兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)企業(yè)各部門、各建設(shè)工程項(xiàng)目、科技項(xiàng)目中產(chǎn)生的相關(guān)文件、資料的收集移交工作。其次就是專職檔案員要有高度責(zé)任心，對(duì)各部門兼職檔案員報(bào)送來的的文件材料要認(rèn)真整理，及時(shí)歸檔，確保檔案材料齊全完整，科學(xué)規(guī)范。

（三）積極組織開展崗位培訓(xùn)，提高民營企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

民營企業(yè)檔案管理工作所面臨的新形勢對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要掌握基本的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代化的科技設(shè)備來管理檔案，早日實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。檔案行政管理部門可以采取上門培訓(xùn)、現(xiàn)場培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等靈活多樣的培訓(xùn)方法，加強(qiáng)對(duì)民營企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)。不但要加強(qiáng)專職檔案員的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)兼職檔案員的培訓(xùn)，在各部門、各項(xiàng)目部之間形成檔案共識(shí)，從而增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任意識(shí)，逐步提高他們的業(yè)務(wù)能力，為民營企業(yè)檔案管理工作地順利開展提供專業(yè)人才保障。

（四）做好民營企業(yè)檔案管理工作實(shí)地業(yè)務(wù)指導(dǎo)

鑒于民營企業(yè)檔案的私有性，既不能用行政手段強(qiáng)迫民營企業(yè)建檔，又不能坐視不管。要想打破這種監(jiān)督指導(dǎo)的被動(dòng)局面，僅靠宣傳發(fā)動(dòng)和行政手段是行不通的，檔案行政管理部門還要緊緊圍繞民營企業(yè)中心工作，積極主動(dòng)地上門服務(wù)，做好民營企業(yè)檔案工作的實(shí)地業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于民營企業(yè)有別于國有企業(yè)，在指導(dǎo)民營企業(yè)規(guī)范建檔時(shí)，要精簡流程，簡化各類文件材料歸檔整理要求，簡單易懂，便于操作。只有正確引導(dǎo)，積極參與，將檔案工作滲透到民營企業(yè)的方方面面，才能促進(jìn)檔案工作順利開展，真正提升民營企業(yè)整體管理水平。

總之，隨著國民經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，檔案已經(jīng)成為企業(yè)的信息參謀，成為企業(yè)走向成功的橋梁，成為企業(yè)固本強(qiáng)基謀發(fā)展路上的重要奠基石?？h域民營企業(yè)只有重視和管理好檔案，才能于激烈的市場競爭中立于不敗之地，大踏步走向更加輝煌的明天。

（作者單位：沂南縣檔案局）