洪淑環(huán)/杭州市拱墅區(qū)城中村改造工程指揮部 徐林娟/杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司

檔案整理中的保護(hù)是指在檔案折疊、編制頁(yè)號(hào)、蓋章、去釘、裝訂、拆卷及復(fù)原等整理工作中，采取必要手段或措施防止檔案遭受損壞，或盡可能降低受損程度達(dá)到保護(hù)檔案的目的。檔案整理中的保護(hù)工作是檔案安全體系建設(shè)工作的重要組成部分，應(yīng)加以重視。

1 文件折疊中的保護(hù)

紙張尺寸大于A4的文件，需折疊成A4大小才能裝訂成標(biāo)準(zhǔn)大小的案卷并存放進(jìn)檔案盒中，但折疊對(duì)案卷會(huì)造成破壞。如，為確保案卷整齊，在折疊時(shí)會(huì)用尺刮過(guò)折痕處，這樣的做法極易傷害案卷材料。此外紙張經(jīng)過(guò)多次折疊容易破損，且在掃描時(shí)會(huì)留下明顯的折痕，破壞檔案的原始性。其保護(hù)對(duì)策是運(yùn)用技術(shù)手段盡量少折疊案卷，具體來(lái)說(shuō)，如果案卷已被折過(guò)，可通過(guò)相關(guān)手段對(duì)紙張尺寸進(jìn)行微調(diào)，確保案卷能存放進(jìn)檔案盒，避免再次折疊；有些紙張尺寸為A3的案卷可不用折疊，只需攤開并在頁(yè)面左邊進(jìn)行裝訂，然后將攤開部分整個(gè)對(duì)折裝盒即可，整卷因有一定厚度，所以對(duì)折之處是弧形，不會(huì)留下折痕，這樣保證了檔案的原始性。

2 編制頁(yè)號(hào)中的保護(hù)

編制頁(yè)號(hào)中存在的問(wèn)題如下：第一，編制檔案頁(yè)號(hào)能固定檔案整理成果，并便于統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)和編制檢索指引，因此編制頁(yè)號(hào)對(duì)于頁(yè)號(hào)的準(zhǔn)確性與完整性要求很高，但編制中部分工作人員對(duì)編制頁(yè)號(hào)的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，加之缺乏責(zé)任心和細(xì)致的工作精神，編制中跳號(hào)、漏號(hào)、空號(hào)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，頁(yè)號(hào)的準(zhǔn)確性與完整性得不到保障。第二，檔案移交進(jìn)檔案館時(shí)，案卷往往需要重新鑒定并整理，因此需重新編制頁(yè)號(hào)；在案卷整理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)因有材料補(bǔ)充進(jìn)來(lái)而需要插卷的情況，這種情況也需重新編制頁(yè)號(hào)；某些材料（如賬簿）自帶頁(yè)號(hào)，但其封面與基本情況記載頁(yè)卻沒有頁(yè)號(hào)，當(dāng)成冊(cè)歸檔時(shí)需要將封面、基本情況記載頁(yè)編制頁(yè)號(hào)，因此也需重新編制頁(yè)號(hào)。目前，重新編制頁(yè)號(hào)的方法有多種，如，把原有頁(yè)號(hào)劃掉重新編制、用打印號(hào)碼紙覆蓋原頁(yè)號(hào)并注出正確頁(yè)號(hào)、用涂改液或修正帶蓋掉原頁(yè)號(hào)等，后兩種方式會(huì)對(duì)檔案帶來(lái)機(jī)械性損壞。

可采用的保護(hù)措施如下：首先，提高相關(guān)工作人員對(duì)檔案頁(yè)號(hào)編制工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，并采取必要的獎(jiǎng)懲措施。其次，如遇漏、缺、空號(hào)，可在漏、缺、空號(hào)的前頁(yè)或后頁(yè)號(hào)上“+N”補(bǔ)號(hào)，這里的N是連續(xù)自然數(shù)，最后一個(gè)數(shù)字為所有增加的頁(yè)數(shù)之和。如，某案卷總頁(yè)號(hào)為200，其中4、8、39頁(yè)后有漏、缺、空號(hào)，可用補(bǔ)充“4+1”“8+2”“39+3”的方式將漏、缺、空號(hào)補(bǔ)全。在此過(guò)程中，需將檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)字型頁(yè)碼字段改為字符型，以實(shí)現(xiàn)“+N”操作。在統(tǒng)計(jì)案卷實(shí)際頁(yè)數(shù)時(shí)，只要將原頁(yè)數(shù)與補(bǔ)加頁(yè)數(shù)相加即可，如上例，把200頁(yè)與補(bǔ)加的3頁(yè)相加，便可得到203的實(shí)際頁(yè)數(shù)，最后在備考表上做出說(shuō)明并填入實(shí)際的頁(yè)數(shù)。再次，遇到錯(cuò)號(hào)務(wù)必不能用涂改液或修正帶等遮蓋，因?yàn)闀r(shí)間一長(zhǎng)涂改液或修正帶會(huì)自行脫落，難以辨別修改前后的頁(yè)碼。可采用杠改的方式修改，并注明正確的頁(yè)號(hào)。另外，如在規(guī)定位置上不能編制頁(yè)號(hào)，可選擇其他合適位置進(jìn)行編號(hào)。

3 蓋章中的保護(hù)

蓋章的目的一般有兩個(gè)，或是賦予編號(hào)，或是標(biāo)明責(zé)任。就前者來(lái)說(shuō)，這一類型的章有三種，包括歸檔章、“件”號(hào)章、檔號(hào)章等；就后者而言，這一類型的章有簽名章、竣工章、修正章、齊縫章等。蓋章過(guò)程中的保護(hù)要注意以下幾點(diǎn)：首先，不隨便蓋章，盡量減少重新蓋章的情況。其次，要選擇大小合適的章，并選擇合適位置蓋章，既要少占用空間，也要不影響案卷的閱讀，并確保卷面美觀；此外不能將章蓋在案卷的反面，必須保證掃描的影像頁(yè)有章的內(nèi)容。再次，如果所蓋的章有誤，可采用杠改的辦法進(jìn)行修改。

4 裝訂中的保護(hù)

裝訂中存在的問(wèn)題如下：第一，案卷的裝訂位置一般是在頁(yè)面左邊，但裝訂邊有時(shí)會(huì)有文字或圖像無(wú)法裝訂，傳統(tǒng)的做法是貼上裝訂紙條，把裝訂位置硬生生地預(yù)留出來(lái)，但這種做法增加了工作量，且粘貼用的材質(zhì)易霉變，會(huì)對(duì)檔案帶來(lái)?yè)p傷。第二，有的案卷是橫向裝訂的，或在傳統(tǒng)裝訂處留有粘貼物，這時(shí)如果再按照一般要求在左邊裝訂，則裝訂后無(wú)法打開案卷閱讀，或需將粘貼物揭開再裝訂，這樣的操作難度很大，且對(duì)檔案的破壞也很大。建議采用的保護(hù)措施如下：第一，如果頁(yè)面左邊不宜裝訂，可選擇其他位置裝訂，不必墨守成規(guī)。第二，如果頁(yè)面邊上已有粘貼物，可利用粘貼物的邊進(jìn)行裝訂。需要注意的是，如果同一份卷宗中的A4文件有的為豎排、有的為橫排，應(yīng)以豎排者為基準(zhǔn)，將橫排者露出部分進(jìn)行折疊處理，確保卷宗整齊。