文·林靜

大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理創(chuàng)新策略

文·林靜

信息時代的到來，意味著不計其數(shù)資料和海量信息的處理工作不能再使用傳統(tǒng)的流程和工具去進(jìn)行了，此時信息時代也邁入了全新的發(fā)展階段-大數(shù)據(jù)時代。檔案管理是信息收集，存儲，挖掘和管理的重要工種，面對大數(shù)據(jù)時代，應(yīng)該何去何從，是很值得探究的話題。文章從這個角度出發(fā)，首先分析了大數(shù)據(jù)時代下檔案管理創(chuàng)新的必要性，總結(jié)和歸納了當(dāng)前制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的因素，接著提出對應(yīng)的解決措施。

大數(shù)據(jù)時代；檔案管理創(chuàng)新；解決對策

大數(shù)據(jù)時代的信息含量難以估量，信息內(nèi)容展現(xiàn)出多樣性的特點，對信息處理和分析的速度要求越來越高，信息的價值被越來越多的人認(rèn)可，這一切改變了檔案管理工作的格局。在這樣的背景下，檔案管理工作應(yīng)該樹立創(chuàng)新理念，以開放的心態(tài)去迎接大數(shù)據(jù)時代的到來，并且漸漸以更加理想的方式融入到大數(shù)據(jù)時代中去，以發(fā)揮自身的效能。由此探究大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理創(chuàng)新問題，顯得尤為必要。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

大數(shù)據(jù)時代背景下的信息處理和分析工作有著以下幾個方面的特點：其一，數(shù)據(jù)規(guī)模很大，常常出現(xiàn)難以使用PB或者TB單位來計量的情況；其二，數(shù)據(jù)內(nèi)容多樣性，牽涉領(lǐng)域多，格式多，呈現(xiàn)出信息多樣性的特點；其三，信息處理要求越來越高，數(shù)據(jù)處理速度快，很多時候需要進(jìn)行即時處理和分析；其四，數(shù)據(jù)信息的價值意識覺醒，越來越多的人開始認(rèn)識到數(shù)據(jù)信息的價值，往往也更加注重信息資源的真實性和安全性。檔案管理作為人類信息處理和分析的重要實踐，不可避免的會受到大數(shù)據(jù)時代的影響，由此檔案管理也進(jìn)入到檔案大數(shù)據(jù)時代。大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)，要求館藏檔案朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，并且由此形成多樣化的檔案資源信息庫；檔案數(shù)據(jù)信息價值高，以智能分析的手段，找到對社會發(fā)展有積極作用的信息，是其重要任務(wù)；檔案大數(shù)據(jù)背景下，信息處理速度要更快，信息分析能力要更強，可以在較短的時間內(nèi)獲取有價值的信息，并且將其傳輸給對應(yīng)需求的對象，以發(fā)揮信息的效能。簡單來講，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的過程就是知識資源體系構(gòu)建的過程，這是知識經(jīng)濟時代對于檔案管理工作提出的新要求，也是當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

二、當(dāng)前制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的因素分析

檔案管理創(chuàng)新發(fā)展需要遵循大數(shù)據(jù)時代的特點和規(guī)律，在知識經(jīng)濟與信息管理之間做好權(quán)衡，進(jìn)而打造全新的檔案管理工作格局。但是從當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展的歷程來看，制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的因素眾多，這是不可忽視的問題。

（一）檔案管理創(chuàng)新意識因素

檔案管理創(chuàng)新是大數(shù)據(jù)時代下不得不進(jìn)行的自我調(diào)整和改善，是推動檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。但是檔案管理創(chuàng)新意識并不是所有人都具備的：其一，部分檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出老齡化的趨勢，他們在接受全新檔案管理理念和模式方面，還存在很多疑慮，難以積極參與進(jìn)去，甚至出現(xiàn)極力排斥的現(xiàn)象；其二，檔案管理人員培訓(xùn)教育內(nèi)容并沒有將大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新理念納入其中，檔案管理人員對于信息時代與檔案管理之間的關(guān)系理解不深刻，自然難以在此方面有所創(chuàng)新；其三，當(dāng)前檔案管理過程中使用的信息技術(shù)還處于淺層次，僅僅局限于部分簡單的日常操作中，也就是信息化程度還沒有達(dá)到理想的水平，這從側(cè)面印證了檔案管理投入不足的問題。

（二）檔案管理安全機制因素

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的信息價值是難以估量的，如果不能保證信息處理和分析在安全的環(huán)境下進(jìn)行，前期進(jìn)行的檔案管理工作也就失去了效益。因此，大數(shù)據(jù)時代下檔案管理必須要具備對應(yīng)的信息安全機制。但是從當(dāng)前的實際情況來看，卻呈現(xiàn)出以下的特點：其一，檔案管理市場不完善，缺乏健全的檔案管理信息安全規(guī)章制度；其二，網(wǎng)絡(luò)交易具有虛擬性的特點，是檔案管理不安全性的重要誘因；其三，檔案管理系統(tǒng)安全管理不善，部分黑客和不良分子容易對檔案管理環(huán)境進(jìn)行破壞。

（三）檔案管理維權(quán)意識因素

檔案管理維權(quán)意識淡薄，行業(yè)自律機制難以營造起來，缺乏對應(yīng)的擔(dān)保機制，也是當(dāng)前檔案管理工作的實際情況。簡單來講，如果檔案管理過程中出現(xiàn)信息泄露的行為，卻沒有智力勞動成果創(chuàng)造者維權(quán)體制來管理，而作為行為主體的創(chuàng)造者也不懂得利用知識產(chǎn)權(quán)的法律武器去保護(hù)自己，由此造成檔案管理維權(quán)環(huán)境不斷惡化，不利于檔案管理工作更加健康，更加有序地發(fā)展和進(jìn)步。從本質(zhì)上來講，這都是因為檔案管理維權(quán)意識不足所導(dǎo)致的。

三、大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理創(chuàng)新策略

大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理創(chuàng)新，不僅僅是檔案管理理念的重塑，更是檔案管理模式的調(diào)整，還是打造檔案管理新格局的契機。立足當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展存在的問題，引導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新朝著大數(shù)據(jù)的方向發(fā)展和進(jìn)步，是當(dāng)前檔案管理工作者應(yīng)該積極參與的實踐活動。為此，筆者認(rèn)為可以從以下幾個角度來探究：

（一）培養(yǎng)具備創(chuàng)新意識的檔案管理工作團隊

針對當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新意識淡薄的問題，應(yīng)該從人的角度入手，以培養(yǎng)具備創(chuàng)新意識的檔案管理工作團隊為契機，迎來檔案管理的新的人力資源格局。具體來講，可以著手做好以下幾個方面的工作：其一，檔案管理部門應(yīng)該調(diào)整人才招聘策略，鼓勵信息技術(shù)型人才的融入，為檔案管理創(chuàng)新融入全新的血液，他們信息素養(yǎng)高，對于數(shù)據(jù)時代的需求比較了解，可以很好的參與到大數(shù)據(jù)時代下檔案管理創(chuàng)新方案制定中去；其二，注重檔案管理組織內(nèi)部專業(yè)理論學(xué)習(xí)環(huán)境的營造，以開展檔案管理培訓(xùn)教育的方式，將檔案管理與大數(shù)據(jù)之間的關(guān)系作為教學(xué)重點，使得在職的檔案管理人員意識到檔案管理創(chuàng)新的必要性，從而積極融入其中；其三，營造良好的檔案管理信息化環(huán)境，采購大量的硬件和軟件設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理信息化程度的提升，使得檔案管理人員懂得利用信息技術(shù)做好全部的檔案管理工作，避免信息技術(shù)局部滲透的問題，這也是發(fā)揮專業(yè)檔案管理團隊效能應(yīng)該做好的基礎(chǔ)性工作；其四，建立檔案管理信息技術(shù)學(xué)習(xí)型的工作環(huán)境，年輕檔案管理人員積極引導(dǎo)年長檔案管理人員，對于其存在的操作問題進(jìn)行糾正，保證整個檔案管理團隊信息素養(yǎng)的全面提升，使得每一位檔案管理人員都能夠融入到檔案管理創(chuàng)新實踐中去。

（二）營造大數(shù)據(jù)時代下安全的檔案管理環(huán)境

檔案管理的安全性，本來就是檔案管理工作的重要內(nèi)容，只是在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的信息價值難以估量，其安全性需求顯得越來越迫切，在此方面的呼聲也變得越來越大。由此，營造數(shù)據(jù)時代下安全的檔案管理環(huán)境，也成為當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。對此，要做到：其一，立足當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，實現(xiàn)有利于檔案管理者和提交者交互的操作平臺，平臺對于兩者的權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行規(guī)定，實現(xiàn)對其信息處理權(quán)限的限制，以保證檔案管理的行為朝著規(guī)范化的方向發(fā)展；其二，實現(xiàn)與大數(shù)據(jù)平臺之間的合作，找到檔案管理業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)平臺之間的契合點，實現(xiàn)檔案管理工作流程的改造，以制定出更加合理的管理創(chuàng)新方案；其三，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息平臺應(yīng)該具備自身嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，從檔案管理的一舉一動入手，對于其操作行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，以高效的信息安全技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，使得檔案管理工作處于相對安全的環(huán)境中；其四，在大數(shù)據(jù)檔案管理平臺安全管理方面投入更多的人力物力財力，實現(xiàn)與當(dāng)前有資質(zhì)的信息安全管理企業(yè)合作，為檔案管理系統(tǒng)營造黑客和不法分子難以入侵的環(huán)境。

（三）實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理體系的構(gòu)建

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作內(nèi)容更多，工作價值更高，工作機制更加復(fù)雜，需要形成健全的方案管理體系來引導(dǎo)其朝著規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性的方向發(fā)展和進(jìn)步。為此，關(guān)注以下幾個方面的內(nèi)容，是很有必要的：其一，強化知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)立法工作，將大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作中涉及到的智力勞動成果納入到法律知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)范圍中去，為檔案管理工作的法律價值提供依據(jù)，保證營造良好的檔案管理法制環(huán)境；其二，建立嚴(yán)格的檔案管理準(zhǔn)入機制，檔案管理針對的特定智力勞動成果創(chuàng)造者群體，應(yīng)該不斷提高這樣的標(biāo)準(zhǔn)，也保證檔案管理工作者能夠引導(dǎo)檔案管理朝著高效方向發(fā)展；其三，結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作存在的問題，構(gòu)建健全檔案管理規(guī)章制度，以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的方式，引導(dǎo)檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展；其四，建立完善的大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的監(jiān)督和管理體系，發(fā)揮相關(guān)檔案管理監(jiān)督部門的效益，形成內(nèi)外監(jiān)督合力，保證檔案管理行為在有效的監(jiān)督環(huán)境下進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案管理行為失當(dāng)?shù)那闆r；其五，形成嚴(yán)格的內(nèi)部檔案管理控制制度，以檔案管理信息平臺安全為出發(fā)點，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息處理和分析行為的管束，以避免因為內(nèi)部操作失誤造成信息失準(zhǔn)。

大數(shù)據(jù)時代是信息時代的升級和優(yōu)化，其對于信息處理和管理工作提出了更高的要求，而檔案管理作為信息處理和管理實踐的重要方式，應(yīng)該結(jié)合社會需求、企業(yè)要求、行業(yè)戰(zhàn)略等因素，正確面對當(dāng)前檔案管理信息化程度不足的問題，從加大投入、健全制度、人力資源、技術(shù)措施等角度入手，引導(dǎo)檔案管理工作朝著創(chuàng)新的方向發(fā)展，以迎合大數(shù)據(jù)對于信息處理和管理的新要求。相信隨著檔案管理創(chuàng)新意識的覺醒，檔案管理體系的構(gòu)建、檔案管理人力資源的夯實、檔案管理安全機制的構(gòu)建、檔案管理效益創(chuàng)新等將會得以全面發(fā)揮，這對于促進(jìn)大數(shù)據(jù)時代的健康發(fā)展而言，是大有裨益的。

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（作者單位：山東省糧食局）