文·李林 尹愛玲

知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與科研檔案創(chuàng)新管理初探

文·李林 尹愛玲

近期，習(xí)總書記在全國科技創(chuàng)新大會上指出：“要加強(qiáng)科研院所和高校合作，使目標(biāo)導(dǎo)向研究和自由探索相互銜接、優(yōu)勢互補(bǔ)，形成教研相長、協(xié)同育人新模式，打牢我國科技創(chuàng)新的科學(xué)和人才基礎(chǔ)”。然而，在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)許多科研檔案質(zhì)量的缺陷，也是影響重大科技創(chuàng)新成果質(zhì)量、維護(hù)知識產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益和科技人才健康成長的關(guān)鍵因素之一。本文從知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)視角下如何推動科研檔案工作健康發(fā)展。

一、常見科研檔案質(zhì)量缺陷

近年來，我國媒體報道和各級檔案行政管理部門在執(zhí)法檢查過程中，發(fā)現(xiàn)個別科研部門和高等學(xué)院頻出虛假科研成果和科研文件歸檔質(zhì)量嚴(yán)重滑坡等事件，常見質(zhì)量缺陷如下：

（一）負(fù)責(zé)人將科技成果據(jù)為己有

一些高校和科研機(jī)構(gòu)科研項目負(fù)責(zé)人常常借口知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和防止泄密，將所有科研文件資料保存在自己手中，拒絕向單位檔案機(jī)構(gòu)移交檔案，這是導(dǎo)致科研檔案失控的主要原因。

（二）科研檔案歸檔缺少核心內(nèi)容

在檔案機(jī)構(gòu)保存的科研檔案中，也發(fā)現(xiàn)了科研檔案立項、獲獎的材料較為齊全，但在科研過程中形成的證實(shí)知識產(chǎn)權(quán)的文件材料沒有歸檔到位。比如科研活動中形成的分析測試報告及重要的試驗、測試記錄、計算結(jié)論、工藝配方、流程、操作技術(shù)要求等。這些文件的缺失，很容易在今后科研成果推廣過程中發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛。

（三）科研文件歸檔質(zhì)量監(jiān)管缺失

檔案機(jī)構(gòu)在科研文件歸檔過程中，缺乏有效的監(jiān)管。一般是科研成果評審結(jié)束后，科研部門向檔案機(jī)構(gòu)移交檔案時，檔案機(jī)構(gòu)僅履行了移交手續(xù)職責(zé)。對科研部門在項目立項、關(guān)鍵實(shí)驗數(shù)據(jù)形成、科研鑒定過程沒有很好的參與服務(wù)和監(jiān)管，對移交檔案的完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和合法性沒有嚴(yán)格的驗收，導(dǎo)致不少科研檔案，特別是關(guān)鍵研究、實(shí)驗文件和音頻、視頻等電子檔案缺三少四，導(dǎo)致在科研成果推廣過程中麻煩頻出。

（四）科研技術(shù)保密工作漏洞較多

在科研檔案管理和利用過程中，有些保密制度形同虛設(shè)，缺乏嚴(yán)格的接收、管理、利用環(huán)節(jié)中的程序和手續(xù)；對國有重大科研成果推廣需要向利用者提供復(fù)制件時，是否按照《檔案法》的規(guī)定報檔案行政管理部門審批沒有具體上報要求等，這些現(xiàn)狀直接威脅檔案的實(shí)體和檔案信息利用的安全。

二、聯(lián)合確定科研檔案歸檔范圍

目前，科研檔案管理不到位，表現(xiàn)結(jié)果主要是科研活動歸檔文件的不完整、不齊全。在檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查過程中，科研人員說歸檔不到位主要是單位科研檔案歸檔范圍過于簡單，表述不準(zhǔn)。因此，檔案機(jī)構(gòu)與科研部門聯(lián)合制定好歸檔范圍，這不僅是抓好科研檔案管理的前提，也是獎懲考核的基礎(chǔ)。

一般科研成果檔案歸檔范圍包含以下內(nèi)容：

1.科技成果鑒定申請表（一式五份）（申請鑒定單位蓋章）。

2.計劃任務(wù)書或合同書。

3.研究工作報告（研究工作總結(jié)）。

4.研究技術(shù)報告（包括技術(shù)方案、技術(shù)特征、總體性能指標(biāo)與國內(nèi)外同類技術(shù)的比較、技術(shù)難度、技術(shù)成熟度、對社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的推動作用、推廣應(yīng)用情況及條件和前景、存在的問題和下一步的改進(jìn)方法）。

5.具備責(zé)任追溯和權(quán)威測試單位出具的分析測試報告及重要的試驗、測試記錄、研究數(shù)據(jù)、臺賬。

6.設(shè)計工藝圖表。

7.具有科技查新資格的科技信息機(jī)構(gòu)出具的科技查新報告。

8.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門備案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）。

9.標(biāo)準(zhǔn)化審查報告。

10.經(jīng)濟(jì)效益分析報告。

11.用戶使用情況報告（使用情況證明）。

12.環(huán)境監(jiān)測報告。

13.行業(yè)主管部門要求出具的其它材料。

第1、3、4、5、7、10、11為每個項目必備材料，其余的根據(jù)項目需要提供。

上述資料和有關(guān)文件的內(nèi)容必須真實(shí)可靠，引用文獻(xiàn)資料和他人技術(shù)必須說明來源。

三、運(yùn)用法治思維和方法推動科研檔案科學(xué)管理

（一）強(qiáng)化全員檔案意識和檔案法治意識

打造科研檔案管理一流水平，必須保障科技性項目負(fù)責(zé)人、形成者、管理者樹立牢固的檔案意識和檔案法治意識，從部署任務(wù)開始就明確文件歸檔質(zhì)量要求；在形成每一份文件、記錄時，確保形成者按照規(guī)范書寫到位；在每個工作節(jié)點(diǎn)檔案管理者及時介入培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督，確保最后應(yīng)歸文件的分類、整理、移交等工作的質(zhì)量；按照檔案法規(guī)要求，將應(yīng)歸文件拒不向檔案機(jī)構(gòu)移交，經(jīng)催繳仍不移交的責(zé)任者將受到降級、撤職的行政處分。

（二）堅持科學(xué)建章立制原則，完善檔案制度

按照黨和國家檔案政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照建章立制的工作程序，積極協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)職能部門，將歸檔文件質(zhì)量要求與各業(yè)務(wù)制度、工作流程、崗位標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法相互兼容，確保歸檔質(zhì)量；檔案機(jī)構(gòu)按照魯辦發(fā)【2014】40號文件、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人社部、國家檔案局30號令）《山東省行政處罰裁量基準(zhǔn)》《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》等內(nèi)容要求，完善檔案管理各項工作制度、服務(wù)流程和獎懲考核辦法，加大檔案管理制度的執(zhí)行力度，防止制度空轉(zhuǎn)或兩層皮，確保制度運(yùn)行質(zhì)量。

（三）增強(qiáng)科研文件歸檔質(zhì)量控制度

根據(jù)國家檔案規(guī)范要求，在項目確定之后，首先要按照“四同步”管理要求（歸檔文件質(zhì)量要求要與項目部署、檢查、驗收、總結(jié)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)同步進(jìn)行質(zhì)量控制），建立文件收發(fā)登記臺賬、完善考核記錄等措施；其次，嚴(yán)把科研成果驗收關(guān)，在制定科研成果驗收方案中，要明確單位檔案機(jī)構(gòu)檔案人員參與驗收活動，負(fù)責(zé)驗收活動的全部文件資料收集、保管、鑒定和質(zhì)量測試工作，防止個別科研人員將鑒定完后的科研文件材料抽走；第三，嚴(yán)把科研成果申報獎項關(guān)，在申報材料蓋章上報之前，檔案機(jī)構(gòu)必須提供科研檔案歸檔質(zhì)量檢測結(jié)論，凡是歸檔文件質(zhì)量有瑕疵的單位不予上報，整改到位后才能上報。

四、知識產(chǎn)權(quán)發(fā)生侵權(quán)糾紛應(yīng)注意證據(jù)文件的收集

無論是選擇何種途徑來追究侵權(quán)人的法律責(zé)任，知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人都需要向有管轄權(quán)的人民法院提供包括證明知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的證據(jù)以及表明知識產(chǎn)權(quán)被侵害的證據(jù)，檔案管理者必須要及時收集和提供相關(guān)文件資料，為維護(hù)單位合法利益提供檔案信息的支撐服務(wù)。

知識產(chǎn)權(quán)權(quán)力有效證據(jù)首先是涉案知識產(chǎn)權(quán)的所有人或者利害關(guān)系人；其次是涉案知識產(chǎn)權(quán)真實(shí)有效并受我國法院保護(hù)的文件、記錄。例如，專利權(quán)人起訴的，應(yīng)當(dāng)提交證明其專利權(quán)真實(shí)有效的文件，包括專利證書、權(quán)利要求書、說明書、附圖和最新專利年費(fèi)交納憑證，提起侵犯實(shí)用新型專利權(quán)訴訟的原告，應(yīng)當(dāng)提交由國務(wù)院專利行政部門出具的檢索報告等；商標(biāo)注冊人起訴的，應(yīng)當(dāng)提交商標(biāo)注冊證及續(xù)展注冊證書（如果是國際商標(biāo)注冊，則需由國家商標(biāo)局發(fā)布該國際注冊在中國有效的證明）、商標(biāo)權(quán)人變更的相關(guān)文件以及其他證明商標(biāo)權(quán)屬的證據(jù)；著作權(quán)侵權(quán)案件中，著作權(quán)應(yīng)當(dāng)提交底稿、原件、合法出版物、著作權(quán)登記證書、認(rèn)證機(jī)構(gòu)出具的證明、合作創(chuàng)作的協(xié)議等作為其權(quán)利憑證。

知識產(chǎn)權(quán)被侵害的證據(jù)要注意收集要能夠證明被告實(shí)施了或正在實(shí)施被控侵權(quán)行為。例如，被告的促銷宣傳材料、被告的產(chǎn)品樣品、被告的產(chǎn)品銷售合同、銷售發(fā)票等等。此外，互聯(lián)網(wǎng)上收集的相關(guān)信息也可以作為證據(jù)使用，但最好申請相關(guān)的公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證保全。相關(guān)證人證言也可以作為證據(jù)使用，但證人必須出庭作證并接受雙方當(dāng)事人的詢問、質(zhì)詢以保障其真實(shí)性。

未來社會，誰重視檔案工作，善于管理好本單位的智慧資產(chǎn)，維護(hù)好自身的知識產(chǎn)權(quán)等各項合法利益，為推動自身事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省化工研究院 / 濟(jì)南大學(xué)）