16ERP環(huán)境下銷售與收款內(nèi)控分析與方案設(shè)計(jì)

趙忠偉

(廣發(fā)銀行鄭州分行黃河路支行，河南 鄭州 450000)

一、ERP和內(nèi)部控制相關(guān)理論概述

(一)ERP概述

1.ERP系統(tǒng)的管理思想

ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面集成企業(yè)的所有資源，并為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的全面化、整合化和動(dòng)態(tài)化的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)有著本質(zhì)的不同,它是以業(yè)務(wù)流程管理為核心的管理信息系統(tǒng)。它打破了傳統(tǒng)的以職能劃分的作業(yè)模式,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化。

2.ERP系統(tǒng)應(yīng)用的特點(diǎn)

ERP(即企業(yè)資源管理)最為突出的一個(gè)理念就是企業(yè)信息資源共享。

首先，ERP系統(tǒng)把企業(yè)的物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)、產(chǎn)品類生產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)、投資項(xiàng)目核算管理業(yè)務(wù)、資金控制業(yè)務(wù)以及成本核算業(yè)務(wù)全部集成到一個(gè)系統(tǒng)之中,并把各個(gè)業(yè)務(wù)模塊產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸集在ERP系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫中,從而實(shí)現(xiàn)了信息資源的有效共享。其次，ERP系統(tǒng)的信息集成性還表現(xiàn)在其他部門錄入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以直接生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)方面,這不但減少了財(cái)務(wù)員的核算工作量,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息的及時(shí)產(chǎn)生，方便了業(yè)務(wù)人員及時(shí)進(jìn)行成本費(fèi)用的監(jiān)控。

(二)內(nèi)部控制相關(guān)理論概述

企業(yè)內(nèi)部控制制度是運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)的系統(tǒng)理論、控制理論和信息理論，按照企業(yè)控制與管理規(guī)律要求建立起來的經(jīng)營管理體系，對(duì)完善公司治理結(jié)構(gòu)，改善經(jīng)營管理，防止弊端，保障財(cái)產(chǎn)安全，提高經(jīng)營活動(dòng)的效率和效益等，有十分重要的意義。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，內(nèi)部控制的固有功能是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機(jī)制，處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的位置。

二、銷售與收款內(nèi)部控制的目標(biāo)

銷售收款業(yè)務(wù)具有業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、工作量大、運(yùn)行環(huán)節(jié)多等特點(diǎn)，并涉及資金流和實(shí)物流兩條線，因此是企.業(yè)運(yùn)行過程中最容易出現(xiàn)徇私舞弊的環(huán)節(jié)。要對(duì)銷售收款業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，必須首先明確其控制的目標(biāo)。只有以正確的目標(biāo)為導(dǎo)向，企業(yè)才能設(shè)置出合理的內(nèi)部控制組成要素，與之相對(duì)應(yīng)，內(nèi)部控制各要素也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)或達(dá)成目標(biāo)所必需的條件。通過建立有效的內(nèi)部控制，企業(yè)選擇規(guī)避、減少、承擔(dān)和接受風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部控制實(shí)際上就是控制風(fēng)險(xiǎn)。由此，結(jié)合企業(yè)銷售收款業(yè)務(wù)來看，由于其業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)集中在經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和信用風(fēng)險(xiǎn)幾個(gè)方面，因此，對(duì)以上幾方面風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，我們可將其目標(biāo)具體確定。

(一)保障商品和貨款的安全和完整

(二)擴(kuò)大銷售

(三)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營現(xiàn)金流入量的最大化

(四)與客戶建立長(zhǎng)期友好的合作伙伴關(guān)系

三、國華銷售與收款業(yè)務(wù)流程及風(fēng)險(xiǎn)分析

(一)鄭州國華食品有限公司簡(jiǎn)介

鄭州國華食品有限公司，總部設(shè)于河南鄭州市，主要從事生產(chǎn)和銷售方便面、飲品、糕餅以及相關(guān)配套產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營。公司產(chǎn)品均標(biāo)注「國華」商標(biāo)，公司主要產(chǎn)品系列分為五種。公司透過自有遍布全國的銷售網(wǎng)絡(luò)分銷旗下產(chǎn)品，截至二零零八年六月底，共擁有四個(gè)大區(qū)，19個(gè)銷售部，88個(gè)銷售處，以及58個(gè)創(chuàng)業(yè)小組以服務(wù)580家經(jīng)銷商。四通八達(dá)、快捷高效的營銷網(wǎng)絡(luò)和售后服務(wù)是保障公司產(chǎn)品快速銷售流轉(zhuǎn)的主要原因，也有助于新產(chǎn)品及時(shí)迅速地登陸市場(chǎng)。作為方便食品行業(yè)的名牌企業(yè)，也是食品產(chǎn)業(yè)大省一一河南省的方便面行業(yè)的前三強(qiáng)企業(yè)。

(二)國華銷售與收款業(yè)務(wù)流程

國華ERP環(huán)境下銷售與收款業(yè)務(wù)是以業(yè)務(wù)員爭(zhēng)取到客戶為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)過銷售主管的賒銷批準(zhǔn)，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的銷售價(jià)格錄入發(fā)貨通知單，依據(jù)發(fā)貨通知單到倉庫請(qǐng)求供貨，在合理安排貨物供應(yīng)后，倉庫主管開具銷售出庫單，發(fā)出貨物給客戶。以銷售出庫單為出發(fā)點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)生成銷售發(fā)票并過賬，在財(cái)務(wù)核算模塊中分類匯總以及催收貨款、進(jìn)賬，清理應(yīng)收賬款。

(三)國華銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)分析

銷售與收款環(huán)節(jié)中，企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)，捉住商機(jī)，除了要進(jìn)步產(chǎn)品質(zhì)量、改善售后服務(wù)外，還要運(yùn)用賒銷方式來擴(kuò)大銷售，只要有賒銷就必定有應(yīng)收賬款。一方面擴(kuò)大了企業(yè)產(chǎn)品的銷路，增加了產(chǎn)品銷售收進(jìn)，進(jìn)步企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力和經(jīng)濟(jì)效益，另一方面又形成了一定的應(yīng)收賬款，增加了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

國華作為生產(chǎn)性企業(yè)，銷售與收款是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)非常重要的工作，其基本包括十個(gè)環(huán)節(jié)——接受客戶訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、安排發(fā)貨、按通知單發(fā)貨、生成發(fā)票、開具貨運(yùn)合同及出門證、發(fā)票過賬、收款、辦理銷售退回、銷售折讓和折扣、清賬。

在銷售收款方面，國華公司面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要有:

第一，所接受的訂單不符合企業(yè)的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)，接受了企業(yè)生產(chǎn)和庫存無法滿足的訂單;第二，無授權(quán)低價(jià)銷售產(chǎn)品;第三，無授權(quán)或無約定情況下發(fā)生賒銷;第四，超額度和超賬期賒銷;第五，倉庫保管人員未經(jīng)授權(quán)私自發(fā)貨;第六，客戶需求信息接收或傳遞、處理過程發(fā)生錯(cuò)誤，導(dǎo)致客戶需求不能準(zhǔn)確滿足;第七，應(yīng)收賬款被挪用，或者客戶信用不佳導(dǎo)致應(yīng)收賬款不能足額收回;第八，銷售退回實(shí)物與賬面不符;第九，清賬不及時(shí)影響顧客的信用額度，并進(jìn)而影響到企業(yè)銷售;第十，未授權(quán)人員進(jìn)入系統(tǒng)誤操作，更改初始設(shè)置等。

四、國華ERP環(huán)境下銷售與收款內(nèi)控方案設(shè)計(jì)

(一)接受顧客訂單

該業(yè)務(wù)活動(dòng)流程首先由客戶提出訂貨要求，然后根據(jù)客戶訂貨要求編制發(fā)貨通知單，最后，對(duì)發(fā)貨通知單進(jìn)行審批。對(duì)發(fā)貨通知單中各項(xiàng)銷售要素的審核過程是對(duì)該筆銷售交易的認(rèn)可過程，也是對(duì)該筆銷售交易的控制過程。為了驗(yàn)證該業(yè)務(wù)中客戶的真實(shí)性、商品價(jià)格、種類、規(guī)格的正確性以及銷售商品數(shù)量的可接受性，ERP系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置銷售管理模塊，進(jìn)行銷售管理和控制。發(fā)貨通知單一般是進(jìn)入銷售管理系統(tǒng)的第一張單據(jù)，發(fā)貨通知單審批內(nèi)容包括對(duì)銷售產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、客戶、賒銷額度、信用政策等，是銷售的關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。

為確保內(nèi)部控制程序的有效實(shí)施，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，應(yīng)統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工;價(jià)格的制定權(quán)限、客戶名單的管理權(quán)限和發(fā)貨通知單的編制權(quán)限必須分開，由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立部門和人員分別執(zhí)行，銷售項(xiàng)目主管應(yīng)有特別處理權(quán);ERP系統(tǒng)內(nèi)的價(jià)格制定和調(diào)整、客戶名單的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件;獨(dú)立檢查與評(píng)價(jià)中應(yīng)有嚴(yán)格的流程管理制度和責(zé)任管理制度;應(yīng)獨(dú)立評(píng)價(jià)流程管理制度和責(zé)任管理制度在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的執(zhí)行效果。

(二)批準(zhǔn)賒銷信用

賒銷信用的批準(zhǔn)是發(fā)貨通知單批準(zhǔn)的一部分，賒銷信用的管理包括兩部分內(nèi)容，一是制定賒銷額度，指根據(jù)對(duì)客戶的調(diào)查，針對(duì)每個(gè)客戶制定賒銷額度;二是日常賒銷管理，包括對(duì)銷售業(yè)務(wù)賒銷額度的比較和超出賒銷額度的銷售的特殊批準(zhǔn)。信用管理部門的職員在接收到銷售管理部門的發(fā)貨通知單后，即執(zhí)行賒銷額度核查程序，將發(fā)貨通知單與該顧客已被授權(quán)的信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。如符合信用額度，則進(jìn)行審核;如不符合則報(bào)請(qǐng)信用主管調(diào)整信用額度或作特殊銷售處理。

為了降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)明確各部門、人員的職責(zé)分工。其一，銷售業(yè)務(wù)與信用檢查、信用額度確定是不相容業(yè)務(wù)，不能由同一人負(fù)責(zé)，以切實(shí)避免銷售人員為擴(kuò)大銷售而使企業(yè)承受不適當(dāng)?shù)男庞蔑L(fēng)險(xiǎn)。其二，應(yīng)分級(jí)設(shè)置批準(zhǔn)賒銷信用的權(quán)限，并在程序中設(shè)置操作權(quán)限，不同信用額度的賒銷由不同層次的管理人員審批。應(yīng)在ERP系統(tǒng)中內(nèi)置客戶信用額度比較和報(bào)警機(jī)制，同時(shí)，內(nèi)置完整的信用額度標(biāo)準(zhǔn)體系和信用額度審批程序。

企業(yè)應(yīng)對(duì)新顧客進(jìn)行信用調(diào)查，對(duì)原有顧客進(jìn)行定期或不定期的信用調(diào)查，通過獲取信用評(píng)審機(jī)構(gòu)對(duì)顧客信用等級(jí)的評(píng)定報(bào)告等方法了解顧客財(cái)務(wù)狀況，評(píng)定壞帳風(fēng)險(xiǎn)，調(diào)整賒銷政策。在ERP系統(tǒng)中制定嚴(yán)格的信用計(jì)劃，用為企業(yè)信用管理的基礎(chǔ)。

(三)安排發(fā)貨

為了防止倉庫保管人員未經(jīng)授權(quán)私自發(fā)貨，企業(yè)應(yīng)要求倉庫保管人員只有在收到經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)貨通知單時(shí)才能發(fā)貨。對(duì)于本環(huán)節(jié)的控制，國華在ERP系統(tǒng)中單獨(dú)設(shè)置存貨管理模塊對(duì)存貨的收發(fā)進(jìn)行管理。在此模塊中應(yīng)設(shè)置實(shí)時(shí)接收程序，接收由銷售管理模塊傳遞過來的已編審?fù)暾陌l(fā)貨通知單，作為存貨管理部門對(duì)外發(fā)貨的依據(jù)。在存貨管理模塊中應(yīng)設(shè)置根據(jù)完整的發(fā)貨通知單自動(dòng)生成存貨銷售出庫單的內(nèi)部程序，一旦存貨管理人員在銷售單上簽署已發(fā)貨指令，存貨管理模塊將自動(dòng)生成存貨銷售出庫單。并且發(fā)貨通知單和存貨銷售出庫單應(yīng)互相記錄對(duì)方的編號(hào)(或要編號(hào)的編碼規(guī)則上相互體現(xiàn))，并可以實(shí)現(xiàn)銷售出庫單與所依據(jù)的發(fā)貨通知單的聯(lián)查(可以在填制發(fā)票時(shí)作為依據(jù))。

(四)按通知單發(fā)貨

為了避免裝運(yùn)人員裝運(yùn)未經(jīng)授權(quán)的產(chǎn)品，應(yīng)由存貨管理部門將裝運(yùn)通知與系統(tǒng)內(nèi)的發(fā)貨通知單核對(duì)一致后，由存貨管理部門人員監(jiān)督裝運(yùn)人員裝運(yùn)，并在發(fā)貨通知單上簽署已裝運(yùn)指令，在ERP系統(tǒng)標(biāo)注裝運(yùn)通知單，生成銷售出庫單。

裝運(yùn)部門人員負(fù)責(zé)核查所提取商品的內(nèi)容與裝運(yùn)通知單一致。按序歸檔的裝運(yùn)憑證通常由裝運(yùn)部門保管。裝運(yùn)憑證是提供商品已裝運(yùn)的證據(jù)，應(yīng)設(shè)置獨(dú)立核查人員，定期檢查是否每張裝運(yùn)憑證均以編審?fù)暾陌l(fā)貨通知單為依據(jù)。

(五)生成發(fā)票

在由ERP系統(tǒng)開具發(fā)票的情況下，銷售發(fā)票應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)已發(fā)運(yùn)的裝運(yùn)憑證、已標(biāo)注發(fā)運(yùn)的銷售出庫單自動(dòng)生成的。系統(tǒng)中的發(fā)票記錄上應(yīng)記錄所依據(jù)的編審?fù)暾陌l(fā)貨通知單號(hào)、存貨銷售出庫單號(hào)和裝運(yùn)憑證編號(hào)。開具發(fā)票前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動(dòng)核查銷售出庫單和裝運(yùn)憑證的的完整性。開具發(fā)票時(shí)要認(rèn)真檢查貨物的價(jià)格和折扣政策是否與該地區(qū)所實(shí)行政策一致。

(六)開具貨運(yùn)合同和出門證

由于國華主要是送貨銷售，生成發(fā)票后要打印貨運(yùn)合同一式四聯(lián)，由司機(jī)簽名確認(rèn)后帶走兩份，一份貨到后交給客戶，另一份由客戶簽字確認(rèn)貨收到后帶回公司結(jié)運(yùn)費(fèi)。在此環(huán)節(jié)中，開票人員要認(rèn)真檢查合同上的客戶名稱、地址以及本車運(yùn)送貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量等是否與發(fā)票一致;同時(shí)開具出門證，由司機(jī)出門時(shí)交給門衛(wèi)，門衛(wèi)對(duì)出門證上應(yīng)該具有的車號(hào)，時(shí)間，所裝貨物，印章和簽字逐一進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后方可放行。

(七)發(fā)票過賬

為了確認(rèn)銷售的真實(shí)性、確保銷售記錄的完整性、保證業(yè)務(wù)估價(jià)與分?jǐn)偟恼_性，ERP系統(tǒng)應(yīng)具備單據(jù)追蹤能力，在銷售系統(tǒng)生成總賬所須憑證時(shí)，應(yīng)能聯(lián)查銷售發(fā)票、銷售出庫單、裝運(yùn)憑證等，保證記錄銷售程序的完整性。

(八)收款

為正確辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入，ERP系統(tǒng)在收款環(huán)節(jié)應(yīng)檢查收款業(yè)務(wù)是否按照流程設(shè)計(jì)的三種收款方式嚴(yán)格執(zhí)行，有無未按規(guī)定程序執(zhí)行及私設(shè)小金庫現(xiàn)象發(fā)生。銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售與收款職能應(yīng)當(dāng)分開，銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸現(xiàn)金。

(九)辦理銷售退回、銷售折讓和折扣

退貨業(yè)務(wù)涉及退貨的批準(zhǔn)，退貨貨物的入庫和應(yīng)收賬款的沖減三個(gè)環(huán)節(jié);銷貨折讓和銷貨折扣則涉及折讓和折扣的審批與應(yīng)收賬款的沖銷二個(gè)環(huán)節(jié)。

為保證業(yè)務(wù)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行和實(shí)物與資金處理的一致性，ERP系統(tǒng)在職責(zé)劃分上，要求退貨的批準(zhǔn)、退貨貨物的接收和開具貸項(xiàng)通知單、應(yīng)收賬款的沖減應(yīng)分別由不同人員負(fù)責(zé)，并確保與此業(yè)務(wù)有關(guān)的部門和人員各司其職，分別控制實(shí)物流和會(huì)計(jì)處理;對(duì)于銷貨折讓和折扣業(yè)務(wù)應(yīng)將審批與應(yīng)收賬款的沖減業(yè)務(wù)作為不相容業(yè)務(wù)處理。

另外，在系統(tǒng)中各項(xiàng)審批事項(xiàng)必須由具有相應(yīng)授權(quán)的職員簽署完整，企業(yè)的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行;銷售退回的貨物應(yīng)當(dāng)由質(zhì)檢部門檢驗(yàn)和倉儲(chǔ)部門清點(diǎn)后方可入庫;質(zhì)檢部門應(yīng)當(dāng)對(duì)客戶退回的貨物進(jìn)行檢驗(yàn)并出具檢驗(yàn)證明;倉儲(chǔ)部門應(yīng)當(dāng)在清點(diǎn)貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收?qǐng)?bào)告;財(cái)務(wù)部門只能在企業(yè)接收到退貨貨物和退貨的發(fā)票后，才能沖減應(yīng)收帳款，即在ERP中應(yīng)收賬款管理人員只有在接收到存貨管理部門開出的貸項(xiàng)通知單后，才能比照收到的退貨發(fā)票沖減應(yīng)收賬款。企業(yè)應(yīng)對(duì)退貨原因進(jìn)行分析并明確有關(guān)部門和人員的責(zé)任。

(十)清賬

清賬是銷售與收款循環(huán)的最后一環(huán)，是由總部會(huì)計(jì)在月末或期末對(duì)企業(yè)的應(yīng)收賬款進(jìn)行清理，為確保應(yīng)收賬款賬戶數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性，對(duì)于信用期內(nèi)收回的款項(xiàng)應(yīng)重點(diǎn)檢查款項(xiàng)到賬后是否立即對(duì)應(yīng)收賬款清賬，同時(shí)記錄客戶資信情況、調(diào)整客戶賒銷額度;不管賒銷部門的工作如何主動(dòng)，顧客因宣告破產(chǎn)、死亡等原因而不支付貨款的事仍時(shí)有發(fā)生。銷貨企業(yè)若認(rèn)為某項(xiàng)貨款再也無法收回，就必須注銷這筆貨款。對(duì)于確實(shí)無法收回的壞賬，應(yīng)獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù)，經(jīng)適當(dāng)審批后再及時(shí)注銷;對(duì)于會(huì)計(jì)期末未收回的款項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)將對(duì)客戶的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估納入客戶管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上制定針對(duì)該客戶的信用政策和壞賬預(yù)期。為應(yīng)對(duì)壞賬風(fēng)險(xiǎn)的沖擊，在控制程序上應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)的信息處理能力，分別對(duì)客戶制定壞賬準(zhǔn)備提取方案，提高壞賬準(zhǔn)備提取的準(zhǔn)確性。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，壞賬政策的制定要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，符合企業(yè)會(huì)計(jì)制度，并與壞賬提取進(jìn)行職責(zé)分離。

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