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      地方高?!安辉诰幦藛T”人事檔案的構(gòu)建研究

      2016-02-05 04:50:30安瑩瑩
      魅力中國 2016年12期
      關(guān)鍵詞:規(guī)范檔案管理人員

      安瑩瑩

      (黃淮學(xué)院人事處,河南 駐馬店 463000)

      一、“不在編人員”概述及其人事檔案現(xiàn)狀

      地方高校“不在編人員”,是指存在于高校事業(yè)編制以外的聘任制人員,地方高校不在編人員總體分為三大類:教學(xué)人員、管理人員和工勤人員。由于“不在編人員”身份各異、學(xué)歷職稱層次不一、簽訂的勞動合同期限不一、工作穩(wěn)定性較差等諸多特點,因此,學(xué)校對他們的管理就成了臨時、被動的管理。

      目前,“不在編人員”的人事檔案材料的管理現(xiàn)狀主要是:一是管理不規(guī)范?!安辉诰幦藛T”的人事檔案沒有納入學(xué)校的正常人事檔案管理,一般是由學(xué)校的勞資部門代管,更未按照在編人員的人事檔案規(guī)范整理。二是檔案材料不齊全。這類人員的人事檔案資料僅是身份證、職稱證,以及來學(xué)校后招工錄用情況、勞動合同、工資發(fā)放資料等,而來校前的檔案一般仍留在原單位或在人才交流中心,因其屬于臨時人員基本無檔案材料。三是沒有形成按人建檔。這類人員的檔案材料僅是簡單存放,沒有按照人事檔案每人一檔,僅僅是將材料分類存放,如:工資表一類、招工表一類、勞動合同一類等等。四是“不在編人員”存在“棄檔”的情況。由于不在編人員在與學(xué)校合同到期后,人事檔案資料仍然留在學(xué)校,個人一般不調(diào)轉(zhuǎn)。甚至遇到諸如社保補繳、工齡連續(xù)、失業(yè)救濟(jì)、養(yǎng)老退休等實際問題本人也不會來找回,形成所謂的“棄檔材料”“死檔材料”[1]40。

      二、規(guī)范管理“不在編人員”人事檔案的必要性

      新形勢下,如何通過規(guī)范管理“不在編人員”人事檔案,以保障這類人員的切身利益,充分降低學(xué)校的用工風(fēng)險,維護(hù)社會穩(wěn)定,促進(jìn)學(xué)校各項事業(yè)順利發(fā)展,已成為地方高校人力資源管理的新課題?!安辉诰幦藛T”作為學(xué)校事業(yè)編制的有益補充,工作在不同的崗位,也為學(xué)校的發(fā)展作出了貢獻(xiàn),特別是發(fā)展較快的地方高校,“不在編人員”隊伍正逐步壯大。一方面,“不在編人員”人事檔案的缺失,會直接導(dǎo)致他們在辦理工資、退休、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老保險等事宜時,無法提供有效的依據(jù),使自身利益受到損害;另一方面,這類人員人事檔案的缺失,會導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果,如有些地方高校作為“被告”被告上法庭,也有的會因此背上沉重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。規(guī)范管理“不在編人員”人事檔案工作, 不僅可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、組織人事部門對“不在編人員”考察了解提供準(zhǔn)確、可靠的信息和依據(jù),更能為地方高校避免一些不必要的人事糾紛,有利于地方高校健康快速發(fā)展。

      三、合理構(gòu)建“不在編人員”人事檔案的建議

      (一)出臺關(guān)于“不在編人員”人事檔案管理的規(guī)章制度。

      地方高??梢愿鶕?jù)現(xiàn)行的《干部人事檔案材料分類目錄》,參照在編人員的人事檔案管理辦法,結(jié)合“不在編人員”的實際情況,將這類人員的人事檔案收集范圍、整理方法、存放檔案的庫房地址、專業(yè)的管理人員及人事檔案管理的職能部門等都加以明確,對這些“不在編人員”,要建立相應(yīng)的人事檔案,并以“人”為單位進(jìn)行歸檔,嚴(yán)格制定材料的歸檔范圍,并由學(xué)校人事處統(tǒng)一規(guī)范管理[3]71。

      (二)“不在編人員”人事檔案的構(gòu)建要方便實際應(yīng)用。

      這類人員人事檔案的構(gòu)建,要突出他們的崗位特點,不僅僅局限于普通人事檔案材料,設(shè)計的人事檔案的類目,要能真實反映“不在編人員”的個性信息,真正發(fā)揮人事檔案的價值。并且,人事檔案中要增加有個人參保、享受福利待遇等項目,最大限度地避免出現(xiàn)勞資糾紛等問題,做到有據(jù)可查。

      (三)“不在編人員”人事檔案材料的收集要個人和部門相互配合。

      人事檔案材料的收集離不開個人、用工部門和人事檔案部門的配合,定期對“不在編人員”在具體工作中形成的檔案材料進(jìn)行收集,及時追補和不斷補充新的材料。人事檔案部門要對個人提供的材料進(jìn)行審核甄別,提交的復(fù)印件必須對照原件,確認(rèn)無誤,并標(biāo)明與原件相符字樣,才可入檔。用工部門提供的錄用審批表、擬安排崗位工種情況表、勞動合同書等資料,也要是有蓋章負(fù)責(zé)人簽字等材料才能入檔。

      (四)“不在編人員”人事檔案實現(xiàn)信息化管理。

      “不在編人員”的人事檔案的管理要實現(xiàn)信息化。采用合適的人事檔案管理軟件,設(shè)立具有針對性、完善的電子目錄,在收集紙質(zhì)文檔的同時注重電子文檔的收集,逐步實行信息化管理,最終使這類人員的人事檔案管理也納入地方高校辦公自動化系統(tǒng)中。從而使相關(guān)部門的利用在符合相關(guān)手續(xù)的前提下更簡便,從而最大限度地提高學(xué)校管理工作效率,也體現(xiàn)了這類人員檔案的價值。

      (五)“不在編人員”人事檔案實行動態(tài)化管理。

      “不在編人員”人事檔案的管理應(yīng)隨著招錄、聘用而構(gòu)建,隨著辭職、辭退而調(diào)轉(zhuǎn)。地方高校在進(jìn)行“不在編人員”檔案管理時,一定要動態(tài)化地隨勞動合同的續(xù)約或終止及時地確立人事檔案歸屬,以避免出現(xiàn)勞動用工管理的問題。

      四、保障“不在編人員”人事檔案合理構(gòu)建的基礎(chǔ)

      (一)建立健全完善的管理制度是“不在編人員”人事檔案合理構(gòu)建的前提。

      依法治檔是一切檔案工作的前提,以《檔案法》為基礎(chǔ),建立健全嚴(yán)密的切實可行的“不在編人員”的人事檔案管理制度,規(guī)范歸檔、收集、整理等各環(huán)節(jié)的管理,使“不在編人員”人事檔案管理走上規(guī)范化、制度化。

      (二)領(lǐng)導(dǎo)重視是完成“不在編人員”人事檔案合理構(gòu)建的必要支撐。

      領(lǐng)導(dǎo)重視是構(gòu)建“不在編人員”人事檔案工作的前提條件。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將“不在編人員”檔案管理工作提到議事日程,對該項工作要給予重視和支持,并將其納入整個人事檔案工作計劃之中。學(xué)校應(yīng)配備足額的高素質(zhì)檔案管理人員、提供必要的“不在編人員”人事檔案用房、配套設(shè)備、管理軟件、經(jīng)費等。

      (三)高素質(zhì)的檔案管理人員是構(gòu)建“不在編人員”人事檔案質(zhì)量的保證。

      檔案管理人員不僅具有一定的理論水平和政治素養(yǎng),熟悉關(guān)于黨和國家在檔案工作方面的方針和政策,還要具備相應(yīng)的專業(yè)知識和管理技能,要熟悉學(xué)?!安辉诰幦藛T”用工及崗位分布情況,這樣才能在工作中打破常規(guī),創(chuàng)新工作,使“不在編人員”的人事檔案管理更加規(guī)范、合理。

      總之,在地方高?!安辉诰幦藛T”人事檔案構(gòu)建中,一定要打破傳統(tǒng)的檔案管理誤區(qū),本著有利于促進(jìn)地方高校人事制度的改革,有利于提高人事管理的專業(yè)化水平的宗旨, 主動承擔(dān)新勞動合同法對檔案管理工作提出的更高要求,對“不在編人員”檔案材料采用科學(xué)規(guī)范的收集整理。在此基礎(chǔ)上,對“不在編人員”檔案進(jìn)行合理開發(fā)利用,為地方高校提升管理水平、完善人力資源的配置、減少和避免勞資沖突、建立和諧的勞動關(guān)系起到積極的作用。

      [1]黃斌.論聘用制環(huán)境下地方高校人事檔案管理的完善[J].蘭臺世界,2010(14).

      [2]葉麗寶.健全地方高校臨時工檔案管理促進(jìn)檔案服務(wù)民生[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(12).

      [3]李岳紅.淺談無固定期限勞動合同[J].法制與社會,2009(1).

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