談規(guī)范醫(yī)院內(nèi)審檔案對提升內(nèi)審水平的作用

■李鴿伶

談規(guī)范醫(yī)院內(nèi)審檔案對提升內(nèi)審水平的作用

■李鴿伶

內(nèi)部審計(jì)檔案管理是內(nèi)審工作的重要組成部分，目前,各醫(yī)院逐步重視內(nèi)審工作,內(nèi)審項(xiàng)目逐年增加，其工作強(qiáng)度和難度也相應(yīng)增加，因此，重視內(nèi)審檔案的建設(shè)和管理勢在必行。

一、內(nèi)審檔案的定義與收集范圍

1.定義。從國家檔案法對檔案的定義來講，所謂內(nèi)部審計(jì)檔案是指內(nèi)部審計(jì)部門在項(xiàng)目審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查、合同審簽、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審簽等活動中形成的有保存價(jià)值以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。審計(jì)檔案管理是內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交審計(jì)檔案的活動。

2.收集范圍。審計(jì)案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間的排列規(guī)則是：要本著正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批復(fù)在前、請示在后，批示在前、報(bào)告在后，重要文件在前、次要文件在后，匯總性文件在前、基礎(chǔ)性文件在后的原則來整理?？傊?，一份完整的內(nèi)審檔案，應(yīng)清晰地反映整個(gè)項(xiàng)目審計(jì)的工作軌跡。應(yīng)當(dāng)歸入檔案的內(nèi)審文件材料有結(jié)論性材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料、其他備查文件；應(yīng)歸入合同審簽檔案的文件材料有合同審簽單、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)登記卡；應(yīng)歸入經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審簽檔案的文件材料有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審簽單。

二、規(guī)范內(nèi)審檔案的作用

⒈保存審計(jì)證據(jù)，規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)審工作的重點(diǎn)是查處違反財(cái)經(jīng)方面法紀(jì)和制度的問題，這將牽涉到科室利益或者被審計(jì)對象的處理，會發(fā)生復(fù)審、查證的情況。所以，準(zhǔn)確可靠的審計(jì)檔案可作為審計(jì)工作結(jié)束后復(fù)核和備查的依據(jù)，也可為有關(guān)部門和人員了解審計(jì)情況提供證明材料。此外，可以證明審計(jì)工作是有關(guān)規(guī)定合法開展的，從而達(dá)到對審計(jì)結(jié)論的支持，對審計(jì)人員的保護(hù)作用。

⒉利用檔案資料，提高工作效率。一些內(nèi)審項(xiàng)目如財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、基建預(yù)決算項(xiàng)目審計(jì)等，連續(xù)性很強(qiáng)。為縮短審計(jì)周期，節(jié)約人力和時(shí)間，審計(jì)人員可利用歸檔的審計(jì)檔案進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)資料立卷歸檔的過程是對以往審計(jì)工作的一次回顧和檢查，可以從檔案中發(fā)現(xiàn)審計(jì)工作的缺陷，從而能夠及時(shí)調(diào)整，采取補(bǔ)救措施，對提高工作質(zhì)量和工作效率起到促進(jìn)作用。

⒊發(fā)揮內(nèi)部職能作用，當(dāng)好參謀和助手。通過建立醫(yī)院內(nèi)審檔案，對不合規(guī)范的現(xiàn)象達(dá)到預(yù)防和遏制作用，使其能真實(shí)、合法、有效地履行職責(zé)，保障醫(yī)院依法經(jīng)營、規(guī)范管理、健康發(fā)展，成為醫(yī)院管理的一個(gè)重要“免疫系統(tǒng)”。同時(shí),幫助審計(jì)人員系統(tǒng)總結(jié)醫(yī)院內(nèi)審實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，理清今后內(nèi)部審計(jì)工作思路，為醫(yī)院各項(xiàng)工作決策提供可靠的依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和助手。

三、目前檔案管理中存在的不足

⒈對檔案管理認(rèn)識有欠缺。內(nèi)審人員普遍認(rèn)為其工作保密性強(qiáng)，檔案上交后保密性得不到保障；大部分內(nèi)審人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，重視審計(jì)過程控制和結(jié)果，輕視內(nèi)審檔案的積累工作；對資料歸檔認(rèn)識上有誤區(qū)，認(rèn)為調(diào)閱的歷史卷宗已經(jīng)是歸檔材料，其復(fù)印件不須重復(fù)歸檔。

⒉收集資料和歸檔不齊全。

內(nèi)審材料一般為每年一次歸檔。在此過程中，內(nèi)審資料形成部門的工作細(xì)致程度、對檔案工作是否支持便成為影響檔案質(zhì)量的因素。事實(shí)上，管理部門由于工作較忙，或?qū)?nèi)審檔案重視不夠，內(nèi)審檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。

⒊檔案管理制度建設(shè)不健全。

存在沒有建立必要的規(guī)章制度，無章可循；或雖有制度，但缺乏系統(tǒng)性和完整性；或制度較完善，但缺乏行之有效的制約手段和保證措施。

四、對 策

⒈加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，全面規(guī)劃。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理部門要將內(nèi)審檔案管理工作列入醫(yī)院及科室工作重要議事日程，全面部署內(nèi)審檔案建設(shè)工作，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要安排既懂內(nèi)審業(yè)務(wù)又懂檔案業(yè)務(wù)人員分管這項(xiàng)工作，經(jīng)常分析研究內(nèi)審檔案工作中存在的問題，清晰內(nèi)審檔案工作的方向。

⒉健全制度，明確職責(zé)。根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，制訂出較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的內(nèi)審檔案管理制度。首先要建立內(nèi)審檔案流程性、規(guī)范性的制度，如歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全內(nèi)部審計(jì)檔案責(zé)任性和獎勵(lì)性制度，如檔案保管、安全保密制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

⒊加強(qiáng)措施,提升執(zhí)行力。在內(nèi)審檔案管理制度和流程的基礎(chǔ)上，努力提高完成制度執(zhí)行的能力和手段。

⑴制度執(zhí)行前，加強(qiáng)制度宣傳力度。改變重審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施輕審計(jì)項(xiàng)目歸檔的觀念，牢固樹立起良好的審計(jì)檔案意識。通過會議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審負(fù)責(zé)人、干事都充分認(rèn)識檔案的重要性，與日常工作的密切性,更好地支持檔案管理工作。

⑵制度執(zhí)行中，提升制度執(zhí)行力度。堅(jiān)持誰審計(jì)誰立卷，邊審計(jì)邊收集整理。審計(jì)人員在進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，腦中都要有檔案管理的思想，把在審計(jì)活動中形成的文件資料的原件及復(fù)印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片等收集齊全，將審計(jì)后的各類資料按檔案單元的項(xiàng)目和內(nèi)容順序分理出來，確定哪些需要立卷歸檔。在檔案的整理過程中，嚴(yán)格按照檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄整理。從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對審計(jì)資料進(jìn)行最后審理后歸檔。內(nèi)審檔案應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保管，做好檔案的整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。在檔案收集后，檔案管理員應(yīng)及時(shí)登記信息資料，編制查詢數(shù)據(jù)，設(shè)定關(guān)鍵查詢字段，為檔案調(diào)閱、查詢提供便利。

⑶制度實(shí)施后，強(qiáng)化制度獎懲力度。制訂審計(jì)檔案管理辦法，對檔案的管理辦法及調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行限定。將檔案工作的完成情況納入績效考核內(nèi)容。定期對內(nèi)審檔案管理進(jìn)行檢查，對工作出色的給予表揚(yáng)和獎勵(lì)，并與職稱評定、年度考核、評選先進(jìn)等掛鉤，充分發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性。對工作拖拉、檢查結(jié)果不合格的提出批評，責(zé)令其加強(qiáng)學(xué)習(xí)限期整改。

⒋增加投入,創(chuàng)新管理方法。加強(qiáng)內(nèi)審計(jì)人員的檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。增加經(jīng)費(fèi)投入，改善辦公條件，開發(fā)內(nèi)審臺帳系統(tǒng)對建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)、電子文件提供有利條件。將審計(jì)資料掃描后以圖片的形式保存形成電子檔案，并用刻錄機(jī)進(jìn)行刻錄，便于長期保存。

（作者單位：浙江省腫瘤醫(yī)院）