醫(yī)院實物檔案的現(xiàn)狀與對策

■孫　凌　周春艷

醫(yī)院實物檔案的現(xiàn)狀與對策

■孫凌周春艷

醫(yī)院實物檔案是醫(yī)院衛(wèi)生、科研管理及對外交往等各項工作中形成的對醫(yī)院和社會集體有收藏價值的各種特殊載體的檔案，在一定程度或某些方面反映醫(yī)院的發(fā)展史和榮譽史，其地位和作用是其他載體的檔案所不能替代的。本文通過分析醫(yī)院實物檔案現(xiàn)狀、存在問題，提出新的管理措施，為今后更好地開發(fā)利用實物檔案提供參考。

一、醫(yī)院實物檔案的歸檔范圍

1.醫(yī)院或個人在各種公務活動中所獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；

2.公務活動中獲贈的紀念品；

3.上級領導、知名人士的題詞、字畫等；

4.自醫(yī)院成立以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品；

5.其他有保存價值的實物。

二、醫(yī)院實物檔案的特點

實物檔案形成時間的不確定性。證書、獎牌等形成的實物檔案，反映醫(yī)院、科室（組織）、個人所取得工作成績的物品，它必須以醫(yī)院的工作實績?yōu)榛A。成果的取得并非以人為的主觀意志為轉(zhuǎn)移，因而檔案室無法預知醫(yī)院、科室（組織）、個人在哪個時段會產(chǎn)生實物檔案，很難及時準確地收集到所需檔案。

三、醫(yī)院實物檔案管理現(xiàn)狀

1.實物檔案收集不全。醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研和其他各項活動中，直接形成了一批具有保存價值的歷史記錄，這些記錄包括文字、聲像、實物，然而在檔案管理建設中，對文字、聲像檔案比較重視，由于實物檔案載體形態(tài)各異，沒有一個統(tǒng)一規(guī)范的實物檔案整理標準。對實物檔案的收集整理、開發(fā)利用等工作相對忽視。目前醫(yī)院實物檔案歸檔較亂，有些科室或組織的榮譽證書、獎狀、錦旗、獎牌、獎章等被科室或個人保管，未統(tǒng)一收入檔案室管理，會造成實物檔案遺漏、遺失。

2.歸檔的實物檔案存放較亂。因許多榮譽類實物年份跨度較大，平時利用不多，且檔案人員變動，故未作統(tǒng)一整理、歸類放置和管理。待遇到醫(yī)院院慶、搬遷改造等大型活動需編纂材料或?qū)嵨镎钩鰰r，造成查找困難。

3.老院區(qū)放置實物檔案的處室較簡陋、狹小，無防霉、防磁、防光等防護措施。

四、規(guī)范實物檔案管理的措施

針對以上存在問題，醫(yī)院將規(guī)范實物檔案管理作為本年度管理創(chuàng)新項目，重點做好以下幾項措施：

1.統(tǒng)一實物檔案歸檔范圍和要求，要求相關科室（組織）自形成實物檔案后三個月內(nèi)向醫(yī)院檔案室移交，由于特殊原因應歸檔的實物確實需要在有關科室、組織保留一段時間的，也應先移交檔案室拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

2.任何科室、組織、個人不能隨意將應歸檔的實物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人。歸檔的實物要保持干凈、整潔、無破損。

3.個人在公務活動中獲得的獎杯、證書、紀念品等實物檔案應先由醫(yī)院檔案室拍照登記，再交由個人保管。

4.對所有歸檔的實物進行拍照歸檔，所拍照片納入醫(yī)院照片檔案的管理。一般情況僅提供實物檔案的電子查閱，如必須借用實物檔案原件，嚴格辦理借用手續(xù)。盡量避免實物檔案因外借造成破損、遺失風險。如目前我們檔案室已整理、收藏具有珍貴意義的榮譽證書(獎狀)132件、集體錦旗41件、獎牌25件、獎杯17件，上級領導、知名人士的題詞（簽名冊、字畫）12件、紀念品30件，錄像帶（專題片）13件，光盤（軟盤、硬盤）188件，合格證（許可證）40件,各類印章102枚，均已分類整理、標簽編制、編目成冊、分類保管。2016年已查閱、利用85次，主要用于編寫醫(yī)院宣傳畫冊、年鑒、衛(wèi)生志、各類匯報材料，制作中醫(yī)文化周宣傳展板等。檔案室同時提供電子查閱與實物借用服務，且以電子查閱為主，實物借用為輔，進一步提高了實物檔案查閱利用的效率和質(zhì)量。

5.由于實物檔案既能直觀地反映歷史，又較為稀少，所以一般作永久保管。

6.實物檔案庫房建設要符合標準，如我院檔案室搬遷至新院區(qū)后，嚴格按照建設標準，檔案庫房配備了符合“九防”（即防潮防高溫、防有毒氣體、防蟲防鼠、防塵、防火、防盜、防光、防紫外線、防污染）要求的設施設備，確保實物檔案完好無損。并建立榮譽展示柜、陳列墻、中醫(yī)文化長廊、中醫(yī)展示館等，將醫(yī)院歷年取得的、具有珍貴意義的榮譽證書、獎狀、錦旗、獎牌、獎章，上級領導、知名人士的題詞、字畫、牌匾及紀念品等予以展示，充分展現(xiàn)醫(yī)院光榮的發(fā)展史，提升實物檔案的利用價值、鑒賞價值。

（作者單位：杭州市富陽區(qū)中醫(yī)院）