淺議醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

■張慧利

淺議醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

■張慧利

當(dāng)今社會(huì)，處于信息化時(shí)代。信息化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支撐，信息資源作為一種重要戰(zhàn)略資源，其重要性日益凸顯。在信息化浪潮下，醫(yī)院作為具有特殊專業(yè)性質(zhì)要求的服務(wù)機(jī)構(gòu)，由于專業(yè)種類多、級(jí)別多，醫(yī)務(wù)人員每年還有專業(yè)考核、職稱晉升等需求。迫切需要醫(yī)院人事檔案管理的信息化。目前來看，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理方式已無法滿足醫(yī)院的快速發(fā)展。因此，必須對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理方式進(jìn)行變革和更新，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理。只有提高醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生工作者提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

一、醫(yī)院人事檔案管理信息化重要性

1.醫(yī)院人事檔案是全面、歷史、客觀反應(yīng)醫(yī)院?jiǎn)T工情況的個(gè)人材料，是各醫(yī)療單位集中保存的特殊檔案，醫(yī)院人事檔案管理是人事管理的一個(gè)重要組成部分。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮檔案材料的價(jià)值，做到人盡其才，才盡其用，才能保障醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實(shí)施，使檔案服務(wù)為醫(yī)院的人才建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事安排、薪資調(diào)整和職稱評(píng)定等相關(guān)工作開展的主要依據(jù)，也是職工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用醫(yī)院專業(yè)和行政干部的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)性不斷加大，醫(yī)院人事檔案管理工作需要以信息化來適應(yīng)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展需要。

3.傳統(tǒng)的人事檔案工作一直采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，工作效率也很難提高。通過將信息化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，只需要將個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以反復(fù)對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升醫(yī)院人事檔案的利用率，同時(shí)，人事檔案管理成本也得以降低。此外，通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息設(shè)備對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息整合，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案信息、館藏資料進(jìn)行收集、管理，由傳統(tǒng)、落后的檔案管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊蛿?shù)字化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化，提升醫(yī)院人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配備不健全。由于一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，使得硬件建設(shè)嚴(yán)重滯后，往往采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的辦法，融辦公、閱檔、倉庫為一間，沒有專用的檔案閱覽室、整編室和檔案庫房，還有的醫(yī)院檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀等。人事檔案管理，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，離不開設(shè)備支持，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，目前許多醫(yī)院檔案室技術(shù)設(shè)備尚不完善，醫(yī)院不愿投入更多資金，增加檔案管理設(shè)備，阻礙了人事檔案管理的信息化進(jìn)程。

2.缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)。檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)。目前我國檔案信息化工作中，標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后的問題十分突出。雖然我國在紙質(zhì)文件和檔案的管理中形成了一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范,但是在電子文件、電子檔案管理等檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定工作方面仍處于起步階段,與國際先進(jìn)水平存在一定差距。在醫(yī)院人事檔案信息化工作中，為了保證檔案信息的質(zhì)量，需要制定操作性強(qiáng)的人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)際人事檔案管理工作中，醫(yī)院人事檔案信息化還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，因此也就無法實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)還有待提高。

素質(zhì)是一個(gè)人才智、能力和內(nèi)在涵養(yǎng)的綜合體現(xiàn),是一種辦事、行動(dòng)、思考等的綜合能力,基本要素包括德、能、勤、廉等諸方面。檔案管理人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的所決定的。醫(yī)院是救死扶傷，治病救人、服務(wù)大眾的特殊服務(wù)行業(yè)。目前，醫(yī)院人事檔案工作從業(yè)人員工作崗位調(diào)動(dòng)頻繁，大部分水平參差不齊，受檔案專業(yè)教育程度大部分偏低，整體知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊，年齡結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)更新緩慢，與快速發(fā)展的現(xiàn)代信息社會(huì)極不相符，人事檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。

三、人事檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策

1.樹立先進(jìn)管理觀念，完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制。醫(yī)院人事檔案的信息化，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，因此，為了保障人事檔案信息化工作的順利進(jìn)行，必須建立完善的檔案信息化管理制度，依據(jù)信息化的需要對(duì)各項(xiàng)管理流程進(jìn)行有效的規(guī)范和控制。還要建立檔案信息化安全管理制度，防止電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而提高檔案信息化管理工作的有效性。必須建立專人負(fù)責(zé)、管理層主管與部門分管的體系，實(shí)行多層次運(yùn)行，做到分工明確，責(zé)任到人，建立科學(xué)的醫(yī)院人事檔案信息化管理模式。

2.針對(duì)醫(yī)院人事檔案的專業(yè)特點(diǎn)，制定人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。通過建立醫(yī)院人事檔案信息化相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。在今天改革開放的社會(huì)發(fā)展過程中，醫(yī)院人員流動(dòng)性較大，醫(yī)院人事檔案信息資料量較大，動(dòng)態(tài)變化性較大，需要建立科學(xué)的醫(yī)院人事檔案信息庫，將醫(yī)院人事檔案信息庫與醫(yī)院人事檔案管理結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息的統(tǒng)一，確保醫(yī)院人事檔案利用過程中信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。此外，還要建立干部個(gè)人電子檔案全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。一般人事檔案數(shù)據(jù)庫在個(gè)人信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、及干部名冊(cè)和表格的快速生成方面有較大的優(yōu)勢(shì)，但是在對(duì)人事干部進(jìn)行提拔及考察時(shí)，需要對(duì)其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進(jìn)行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要建設(shè)醫(yī)院人事檔案全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)人事檔案信息資源的共享。同時(shí)，還要構(gòu)建完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，使人事檔案可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

3.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理人才培養(yǎng)。醫(yī)療衛(wèi)生是救死扶傷、治病救人的特殊服務(wù)行業(yè)。作為醫(yī)院的檔案管理人員,不僅要掌握一定的醫(yī)學(xué)和檔案管理學(xué)方面知識(shí)，而且要掌握一定計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)。因此，需要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理人員培訓(xùn)，有效提升他們?nèi)耸聶n案管理信息化水平。醫(yī)院人事檔案信息化，需培養(yǎng)一批專業(yè)性、技術(shù)性人才，要求人事檔案管理人員不僅具備人事業(yè)務(wù)知識(shí)，也要具備數(shù)字信息技術(shù)。由于檔案信息化管理屬于系統(tǒng)性、跨學(xué)科工作，引進(jìn)、培養(yǎng)復(fù)合型人才，是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。

我院是本地區(qū)唯一的三級(jí)甲等婦幼保健院，始終把“靠人才興院”作為醫(yī)院管理方針，近年來，不斷加大對(duì)人事檔案管理的信息化投入，醫(yī)院的檔案管理工作多次獲得省市嘉獎(jiǎng)，在全國地市級(jí)婦幼保健院前三十強(qiáng)占有一席之地。通過醫(yī)院人事檔案的信息化管理，使我們的人事檔案利用服務(wù)工作上了一個(gè)新臺(tái)階，也為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)了我們的力量。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）