■ 張 瑜

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科研事業(yè)單位科技檔案質(zhì)量控制措施探析

■ 張 瑜

檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響其效用的發(fā)揮?？萍紮n案質(zhì)量的衡量標準主要體現(xiàn)為檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性。一般情況下，科研事業(yè)單位檔案部門承擔(dān)著科研項目檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等各類科技檔案的一系列管理工作，工作量非常大；而且科技檔案種類多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案的質(zhì)量參差不齊，難以把握。但科技檔案質(zhì)量不僅關(guān)乎著重要技術(shù)或關(guān)鍵設(shè)備在各個領(lǐng)域的應(yīng)用，更體現(xiàn)著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展歷程和水平。各科研事業(yè)單位應(yīng)將注重檔案質(zhì)量擺在檔案工作的首位，從各方面采取有效措施，嚴格把好科技檔案質(zhì)量關(guān)，為后續(xù)的管理和利用工作打好基礎(chǔ)。

1、健全檔案質(zhì)量控制規(guī)范體系

沒有規(guī)矩不成方圓，健全檔案質(zhì)量控制規(guī)范，是保證檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)和關(guān)鍵措施。根據(jù)國家及行業(yè)發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)和本單位科技檔案工作的發(fā)展需要，檔案部門應(yīng)建立健全本單位檔案質(zhì)量控制相關(guān)規(guī)范，如技術(shù)文件歸檔管理規(guī)定、更改管理規(guī)定，基建檔案、設(shè)備檔案、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)定等，設(shè)置相應(yīng)條款，對科技文件構(gòu)成質(zhì)量及歸檔要求做出明確規(guī)定，有章可循，違章必究，可以有效提高檔案質(zhì)量。

此外，作為有效補充，建議檔案部門編制技術(shù)文件歸檔操作規(guī)范等指導(dǎo)類文件，從文件格式、整理要求、歸檔手續(xù)等方面對科研人員進行具體指導(dǎo)。從筆者切身體驗來看，檔案部門不能“不教只罰”，應(yīng)該“先教后罰”，尤其是針對新入職的年輕技術(shù)人員，同事或領(lǐng)導(dǎo)的歸檔理念和方法的傳授不一定正確和準確，與其在走彎路后再糾正而影響效率，不如提前進行歸檔操作規(guī)范指導(dǎo)和培訓(xùn)。明確操作規(guī)范，進行歸檔指導(dǎo)，有利于確保歸檔技術(shù)文件質(zhì)量，促進科技檔案收集工作順利開展。

將規(guī)定約束類和指導(dǎo)培訓(xùn)類規(guī)范相結(jié)合，構(gòu)成相對完善的科技檔案質(zhì)量控制規(guī)范體系，能夠有力的保障科技檔案質(zhì)量。

2、明確檔案質(zhì)量控制部門和主要職責(zé)

科技檔案質(zhì)量控制需要各相關(guān)職能部門支持和參與，因為科技文件從策劃和形成開始就影響著檔案質(zhì)量，這就注定科技檔案質(zhì)量控制不僅僅是檔案部門的事?？蒲姓n題的專業(yè)性，投資項目的長期性，產(chǎn)品設(shè)備的復(fù)雜性等因素，要求各研發(fā)生產(chǎn)部門嚴格按照相關(guān)規(guī)范要求控制科技文件形成質(zhì)量。檔案部門作為科技檔案的接收保管部門，需要嚴格檢查歸檔科技文件質(zhì)量，并向研發(fā)生產(chǎn)部門提前提出相關(guān)歸檔要求和做出相應(yīng)指導(dǎo)培訓(xùn)，并適時的進行檢查監(jiān)督。

由于科研生產(chǎn)部門任務(wù)繁忙和檔案部門相對弱勢，往往難以有效地發(fā)揮指導(dǎo)約束文件質(zhì)量的作用，檔案部門應(yīng)充分借助項目管理部門的話語權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)力，以項目策劃、鑒定、驗收等重要節(jié)點為契機，協(xié)助檔案部門召集科研生產(chǎn)部門定期培訓(xùn)、檢查，并對科技文件質(zhì)量做出相關(guān)要求和管控，尤其在基本建設(shè)項目中，涉及多個參與單位，從筆者單位實際工作效果來看，項目管理部門對文件質(zhì)量控制方面能夠發(fā)揮顯著的效力，能夠有效地提高科技檔案的質(zhì)量。

以項目管理部門為紐帶，科研生產(chǎn)部門參與，檔案管理部門指導(dǎo)監(jiān)督，三方力量缺一不可，各司其職，是提高科技檔案質(zhì)量的有效手段。

3、進行技術(shù)文件質(zhì)量全程管理

科技檔案管理“四同步”要求在項目任務(wù)計劃下達、檢查進度、驗收鑒定、項目總結(jié)的各個階段做好文件質(zhì)量控制，充分體現(xiàn)科技文件管理的全過程性。加強技術(shù)文件的全程管理，是提高檔案質(zhì)量的重要手段。全程管理包括前端控制、中間管理、末端反饋，三個階段相互促進、相輔相成。

加強前端控制，要求檔案人員主動參與到技術(shù)文件的產(chǎn)生過程中，并將此工作落實在科研生產(chǎn)程序中，形成長效機制。檔案工作處于業(yè)務(wù)流程末端，但是檔案質(zhì)量在很大程度上取決于文件生成時的質(zhì)量，即文件產(chǎn)生的源頭。這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變工作思路，加強前端控制，變被動等文件移交為主動參與文件前期策劃。在科研項目或重大建設(shè)項目開始時，檔案部門應(yīng)加入項目策劃等相關(guān)會議，參與討論應(yīng)形成技術(shù)文件歸檔范圍，或提供歸檔范圍表模板進行文件篩選，并提出歸檔質(zhì)量要求，指出易出現(xiàn)的問題，要求技術(shù)人員在文件生成時就要控制質(zhì)量。加強前端控制，既能確定技術(shù)文件歸檔范圍，避免遺漏，又能夠降低文件返工整改的次數(shù)，有效提高工作效率。

加強中間管理，要求檔案人員把好接收關(guān)，認真審查，嚴格控制歸檔技術(shù)文件質(zhì)量。歸檔是現(xiàn)行文件運行的最后一關(guān)，檔案人員要仔細核對格式、簽署、頁數(shù)、字跡、原件、完整性等方面的文件質(zhì)量。在信息化管理模式下，檔案人員還要鑒別歸檔的電子文件格式、可讀性、元數(shù)據(jù)信息等，這是一項細致的工作，要求檔案人員具備一絲不茍的工作態(tài)度，堅決拒絕每一份不合格檔案，才能不斷積累符合質(zhì)量要求的科技檔案，為后續(xù)利用工作打好基礎(chǔ)。

加強末端反饋，是保證檔案質(zhì)量的有效補充?？萍紮n案質(zhì)量方面的問題有一定的規(guī)律性和重復(fù)性，檔案部門應(yīng)主動作為，針對發(fā)生頻率較高的問題，進行匯總整理，定期進行跟蹤反饋。在問題量和代表性一般時，檔案部門可聯(lián)系項目負責(zé)人進行點對點式個別反饋，及時提醒以避免再次出現(xiàn)類似質(zhì)量問題；在歸檔問題積累到一定程度時，檔案部門可向全單位各業(yè)務(wù)部門進行集中反饋，確保文件質(zhì)量問題的普及度，有利于從整體上提高后續(xù)歸檔技術(shù)文件的質(zhì)量。

4、加強科技檔案質(zhì)量考核評價

加強科技檔案質(zhì)量考核評價，是提高檔案質(zhì)量的有效約束措施?？己嗽u價有多種途徑，在此推薦納入部門績效考核和納入質(zhì)量體系檢查。

納入部門績效考核是指將科技檔案質(zhì)量標準納入本單位對各部門的綜合管理考核中，可根據(jù)單位情況確定按月、季度或年度進行考核，實行評分制，考核結(jié)果作為部門年度評優(yōu)評先和績效定級的重要參考依據(jù)。檔案部門應(yīng)主動負責(zé)擬制文檔管理考核評價部分的標準，明確對歸檔技術(shù)文件質(zhì)量的考核指標，并由檔案部門負責(zé)評分，保留扣分依據(jù)。從筆者單位的實際效果來看，當涉及部門榮譽和績效時，各科研生產(chǎn)部門不得不高度重視歸檔技術(shù)文件質(zhì)量問題，由被動等待檔案部門發(fā)現(xiàn)問題后溝通轉(zhuǎn)變?yōu)橛袣w檔疑問時提前主動與檔案部門溝通，使歸檔科技文件質(zhì)量得到顯著提升。

納入質(zhì)量體系檢查是指納入ISO9000質(zhì)量體系認證，質(zhì)量體系認證一般分為兩個階段，第一階段是對申請認證組織提供的本組織質(zhì)量體系文件進行書面審核，第二階段是對申請認證組織進行現(xiàn)場審核。在外來專家組的書面審核中，需要提供大量科技檔案以供檢查，檔案的質(zhì)量成為檢查重點，當因檔案質(zhì)量問題被出具整改通知單或成為扣分項時，各項目組不僅要積極整改，還可避免在今后的技術(shù)文件中再次出現(xiàn)類似問題；在現(xiàn)場審查中，檔案部門也要接受科技檔案管理質(zhì)量方面的檢查。通過質(zhì)量體系檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，促使業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同加強對科技檔案質(zhì)量的重視，不斷提高管理水平。

除以上措施外，建立專職檔案員指導(dǎo)、兼職檔案員督促、技術(shù)負責(zé)人責(zé)任制的管理人員隊伍體系；通過技術(shù)職稱評定、申報專利、成果報獎等時機大力宣傳檔案的重要性，提高廣大科技人員的檔案質(zhì)量意識等措施，也是推進科技檔案質(zhì)量提高的不可或缺的重要因素。

科技檔案是國家的重要戰(zhàn)略資源，是科研事業(yè)單位辛勤創(chuàng)造的寶貴知識財富，它既是廣大科研人員智慧的結(jié)晶，又是我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展歷史的見證。重視科技檔案質(zhì)量，把好質(zhì)量關(guān)，為歷史存真，是檔案部門義不容辭的責(zé)任，才能更好的守護科技資產(chǎn)，為科學(xué)技術(shù)事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：中國電子科技集團公司第二十八研究所）