■ 劉淑妮 雷 勵(lì)

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高?；n案館藏特點(diǎn)實(shí)證研究
——以西安交通大學(xué)為視角

■ 劉淑妮 雷 勵(lì)

每所學(xué)校都有它的歷史，而矗立在大學(xué)校園中的建筑，就像一面鏡子，歲月是最高明的設(shè)計(jì)師，以獨(dú)特的藝術(shù)語言熔鑄和反映著學(xué)校每一個(gè)時(shí)期的審美追求，不同時(shí)期的建筑屹立在校園中，代表著那個(gè)時(shí)代建筑的精粹和沉淀，凝聚著那個(gè)時(shí)代里校園知識(shí)精英和莘莘學(xué)子們的精神和氣質(zhì)。“一幢建筑一個(gè)故事”，每幢老建筑里，都有傳奇的名人、老故事和歲月沉淀的厚重歷史。建筑是石頭寫成的史書，是大學(xué)發(fā)展歷程的親歷者和見證人，訴說著過往的點(diǎn)滴。而基建檔案和建筑是密切相關(guān)的，基建檔案反映的是新建、改擴(kuò)建和維修基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、管理、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等全過程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和不同載體的文件材料，因此，基建檔案記錄了學(xué)校建筑物的容顏?zhàn)冞w，它為掀開歷史風(fēng)塵的帷幕，探尋深藏在建筑物里的歷史記憶提供了基礎(chǔ)保證;它是學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)與管理的重要依據(jù)，它的憑證作用，在維護(hù)學(xué)校權(quán)益和資產(chǎn)管理方面是非常重要的，同時(shí)基建檔案還記載著校園不同時(shí)期的總體布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃，可為校史研究和校慶提供直接素材等,總之，基建檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的使用價(jià)值和其史料的有效增值價(jià)值是毋庸置疑的。然而隨著高校合并潮的出現(xiàn)、高校事業(yè)的蓬勃發(fā)展、新校區(qū)的建設(shè)以及高?；窘ㄔO(shè)多部門管理等，從而導(dǎo)致了高校館藏基建檔案從館藏地、分類體系、質(zhì)量上呈現(xiàn)了“多樣化”的特點(diǎn)，給后期的保管利用也相應(yīng)帶來了一些麻煩和困擾。作者作為一名高?；n案收集人員，緊密結(jié)合工作實(shí)踐，以西安交通大學(xué)為視角，從合校、93年重要節(jié)點(diǎn)、建筑物名稱、工程審計(jì)、基建財(cái)會(huì)五個(gè)方面呈現(xiàn)了高?；^藏檔案的“多樣化”。

一、合校

從1992年-2002年陸續(xù)出現(xiàn)的高校合并潮，對于中國高校來說可謂是一次深刻的改革，當(dāng)然這次改革對高校檔案管理也隨之帶來了變革，合校前，各子校隸屬關(guān)系、校區(qū)分布、辦學(xué)特色、辦學(xué)要求、所在地域等方面都存在很大的差異，合并后的高校檔案實(shí)體管理狀況也不盡相同，作者就基建檔案本身所遇到的情況做以闡述：

1、雖然許多高校合并后，行政管理統(tǒng)一化，檔案管理也是校本部進(jìn)行統(tǒng)一化管理，但是多數(shù)高校在各校區(qū)還是設(shè)立了分檔案室，實(shí)體還是按照建筑物所在區(qū)域進(jìn)行分校區(qū)集中管理，當(dāng)然這樣也是為了后期建筑物維修改擴(kuò)建查找起來方便。比如我校2000年合并了原西安醫(yī)科大學(xué)和陜西財(cái)經(jīng)學(xué)院，在醫(yī)大和財(cái)經(jīng)校區(qū)分設(shè)檔案室，配有專門檔案工作人員，各檔案分室所收集的類別因?yàn)楹闲Ｖ痪窒抻诓糠郑喝缁n案、教學(xué)檔案（本?？瞥煽?、學(xué)籍檔案、研究生學(xué)位等）、出版類、外事類（留學(xué)生檔案），其余類別在校本部收集管理。

2、基建檔案沒有統(tǒng)一編號(hào)。因?yàn)榛?xiàng)目的特殊性，歸檔周期一般較長，歸檔時(shí)間是隨機(jī)的，一年歸檔的數(shù)量也沒法控制，所以在編號(hào)時(shí)會(huì)出現(xiàn)各校區(qū)自成體系編號(hào)的情況，這樣一個(gè)全宗下會(huì)出現(xiàn)基建檔案重復(fù)編號(hào)的情況。如我校西安醫(yī)科大學(xué)在和西安交通大學(xué)合并之后，基建檔案在按項(xiàng)目收集編號(hào)的時(shí)候，開始兩邊的收集人員會(huì)及時(shí)溝通，以避免重復(fù)編號(hào)，但是編著編著就容易疏忽，后來館領(lǐng)導(dǎo)決定各校區(qū)獨(dú)立編號(hào)，雖然各個(gè)校區(qū)的檔案管理系統(tǒng)庫表是各自獨(dú)立的，但同一全宗下檔號(hào)是重復(fù)的，這也是高?；n案合并后的一個(gè)特色。

3、基建檔案分類原則不統(tǒng)一。合校前，各學(xué)校的基建檔案分類已有自身固有的原則，合校后，有些學(xué)校為了保持檔案分類的延續(xù)性，并沒有教條地統(tǒng)一化。如我校本部基建檔案分類原則是：在竣工年度下，按照項(xiàng)目分設(shè)二級(jí)分類，從JJ12、JJ13……JJMN(MN為實(shí)數(shù))，在二級(jí)分類下做案卷流水，JJ12、JJ13分別代表不同的項(xiàng)目；而合校之前原陜西財(cái)經(jīng)學(xué)院基建檔案分類原則是：按照竣工年度在JJ12下案卷流水，即將一個(gè)竣工年度下的所有項(xiàng)目統(tǒng)一編在JJ12下，如2013年所有的基建項(xiàng)目均編在2013-JJ12實(shí)體分類下，而合校之后，陜西財(cái)經(jīng)學(xué)院依然延續(xù)之前的分類原則，這樣導(dǎo)致了一個(gè)全宗下基建檔案分類原則不統(tǒng)一。

4、合校后會(huì)出現(xiàn)一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容同時(shí)涉及各個(gè)校區(qū)，那么歸檔的時(shí)候，到底是歸至哪個(gè)校區(qū)，這也是合校后基建檔案歸檔要面對的一個(gè)問題。作者平時(shí)在收集的時(shí)候經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，最終權(quán)衡利弊設(shè)定原則：當(dāng)歸檔材料的內(nèi)容同時(shí)涉及各分校的時(shí)候，結(jié)合各分校項(xiàng)目內(nèi)容所占的比重進(jìn)行取舍，將實(shí)體材料放置在所占比重最大的校區(qū)，當(dāng)然，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)著錄時(shí)，把內(nèi)容一定要著錄清楚，以方便檢索，個(gè)人覺得沒必要給各校區(qū)各備一套資料，這樣造成資源浪費(fèi)，畢竟這樣的項(xiàng)目是少數(shù)。

以上問題，在實(shí)體分散庫房保管，又有計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以檢索的情況下，都不會(huì)給日常的庫房管理和提供利用造成困擾，有的只是對傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)，或許有一天，人們在手工管理檔案的條件下建立起來的那些理論，可能會(huì)被全盤推翻，這也許是信息技術(shù)迅猛發(fā)展帶來的與時(shí)俱進(jìn)。

二、93年重要節(jié)點(diǎn)

國家教委1993年11月16日頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的通知，自1994年1月1日起施行，分類法和規(guī)范頒發(fā)之后，據(jù)作者調(diào)查，考慮到多種因素，并不是所有高校立即實(shí)施。如清華大學(xué)檔案館一直沿用的是文檔和科檔的管理方式，沒有套用實(shí)體分類，而我校是1998年實(shí)施的，當(dāng)時(shí)我校檔案館正在迎評科技事業(yè)單位檔案管理一級(jí)單位，故向前追溯到1993年，然而這樣造成了館藏基建檔案以1993年為節(jié)點(diǎn)，分類體系前后不統(tǒng)一，當(dāng)然這種情況在高校普遍存在，具體表現(xiàn)以我校為例：

1、分類編號(hào)上有差異。93年以前：所有的基建檔案是一個(gè)大流水編號(hào)，沒有按照竣工年度將一個(gè)項(xiàng)目所有的材料集中，這是93年前后基建檔案分類編號(hào)上最大的不同。因?yàn)橐粋€(gè)建設(shè)項(xiàng)目各階段材料形成時(shí)間不一，先形成的就先來歸檔（當(dāng)然這也是由于之前基建檔案的收集方式不規(guī)范而帶來的后遺癥——沒有要求建設(shè)單位將一個(gè)項(xiàng)目材料收集齊全完整統(tǒng)一歸檔），后形成的后歸檔，而檔案編號(hào)是按照材料來館時(shí)間先后進(jìn)行編制的，這樣就會(huì)導(dǎo)致不同的項(xiàng)目材料在排架上有交叉，后來實(shí)行實(shí)體分類號(hào)之后，雖然我校從形式上套用了實(shí)體分類，只是在原來的大流水號(hào)上前加了實(shí)體分類號(hào)，年度對應(yīng)的是當(dāng)時(shí)的歸檔年份，而且分類都是在JJ12下，其實(shí)不產(chǎn)生任何實(shí)質(zhì)性的意義，還是沒有將一個(gè)項(xiàng)目的所有材料按照竣工年度重新編制實(shí)體分類號(hào)，重新排架，這樣在瀏覽93年之前的項(xiàng)目材料時(shí)，一個(gè)項(xiàng)目的材料被分散在不同的年度里，在以前手工管理的時(shí)候給查檔帶來極大的不便，當(dāng)然數(shù)字化管理后，絲毫不影響查準(zhǔn)率。而93年以后（包括93年）：綜合管理編號(hào)為JJ11，基建項(xiàng)目編號(hào)為JJ[12]，按照竣工年度，從12開始，按項(xiàng)目分設(shè)二級(jí)類目，每一個(gè)項(xiàng)目的全部歸檔材料，在二級(jí)類目下編制案卷流水號(hào)。同一文本的《高校檔案實(shí)體分類法》，各高校在實(shí)施的時(shí)候之所以會(huì)有各種不同的做法，就是因?yàn)槿藗儗μ囟l款理解的不同，當(dāng)然，在實(shí)際工作中，檔案分類原則的連續(xù)性也是非常重要的，尤其是在手工管理的條件下。

2、案卷內(nèi)容在分類上也不同。93年前，基建類中的綜合文件全部編在黨政類中的（見圖一），編號(hào)如：1956-DZ11-D(D/C/Y,含義為保管期短期、長期、永久)，就連項(xiàng)目實(shí)施過程中的部分甲方管理性文件也被歸到了前黨政類中（見圖二），而93年(包括93年)之后在檔號(hào)上是不設(shè)保管期限的，而且項(xiàng)目實(shí)施過程中的所有材料是歸至JJ12分類里。而這些不同給后期的保管利用帶來了比較大的麻煩，尤其將部分項(xiàng)目材料放到了前黨政里面，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就要求檔案利用人員熟知這種變化和不同，這樣在應(yīng)對查檔時(shí)才會(huì)游刃有余，否則會(huì)摸不著頭腦。

圖一

圖二

三、建筑物名稱

一幢建筑在建設(shè)、后期維修改造、管理的過程中，由于使用單位、建筑功能或管理單位的變化都有可能改變建筑物的名稱，這種現(xiàn)象據(jù)作者調(diào)查在高校也是普遍存在的。以我校舉例來說：現(xiàn)在編號(hào)為一村33舍、34舍的高層住宅樓，在當(dāng)時(shí)建設(shè)的時(shí)候，基建部門給的名稱為一村34#、35#，后來住宅樓移交住房管理處之后，它們又按照自己的編號(hào)原則重新進(jìn)行了編號(hào)，即為現(xiàn)在的編號(hào)一村33舍、34舍。比較典型的還有學(xué)生公寓，學(xué)生公寓之前歸實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處公房科管理時(shí)，冠名為“學(xué)多少舍”，后來歸學(xué)生處管時(shí)，冠名為“東、西多少舍”，數(shù)字并不對應(yīng)。這種現(xiàn)象源于不同時(shí)期各管理部門之間工作銜接不到位，各部門各自為政，為了自身管理上的便利，一次次重新編號(hào)。再比如我校興慶校區(qū)原西區(qū)學(xué)生食堂，在后期改造的時(shí)候，因?yàn)槭褂脝挝坏母淖儭⒔ㄖδ艿母淖?，更名為彭康樓，跟之前的名稱大相徑庭；一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目在前期立項(xiàng)報(bào)批的時(shí)候是一個(gè)名稱，后來在項(xiàng)目具體實(shí)施的時(shí)候，又變更了名稱的現(xiàn)象也存在。同一建筑物在不同的階段被賦予不同的名稱，這給檔案的收集、尤其查檔利用帶來了極大的不便，查檔者要找的建筑物名稱，經(jīng)常跟庫里的信息或者人們的感觀名稱對應(yīng)不上，查找起來特別費(fèi)勁，這是令查檔者特別頭疼的事情。如何應(yīng)對這種局面？作者經(jīng)過多年實(shí)踐探索，認(rèn)為對于基建檔案收集人員，一方面平時(shí)工作中注重這方面信息的收集與積累，并結(jié)合收集情況同步建立建筑物名稱信息演變對照表，將其提供給保管利用室，供查閱利用參考。另一方面，凡歸檔的改造項(xiàng)目，基建檔案收集人員都要細(xì)心和庫里的一次性建設(shè)、之前改造的項(xiàng)目名稱作以對照、核查，如果不一致，新舊名稱之間可以建立一種呼應(yīng)和關(guān)聯(lián)，以方便后期查檔，如彭康樓結(jié)構(gòu)加固改造工程，在系統(tǒng)錄入時(shí)，可錄入為彭康樓（西區(qū)學(xué)生食堂）結(jié)構(gòu)加固改造工程。

四、工程審計(jì)

早些年，工程造價(jià)、工程總投資審核不像現(xiàn)在這么嚴(yán)格，項(xiàng)目竣工后，通常是由施工方做工程決算，甲方審核通過后就可以進(jìn)行工程結(jié)算付款了，工程財(cái)務(wù)決算也是甲方的財(cái)務(wù)管理人員自己做的。1995年，《中華人民共和國審計(jì)法》、《中華人民共和國教育部令》第17號(hào)實(shí)施后，高校審計(jì)處也應(yīng)運(yùn)而生，工程審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、科研審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等均歸屬學(xué)校審計(jì)處負(fù)責(zé)。而工程結(jié)算審計(jì)所產(chǎn)生的結(jié)算審計(jì)報(bào)告及工程財(cái)務(wù)決算審計(jì)所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告是基建檔案歸檔的重要內(nèi)容之一，歸檔來源一直是學(xué)校的基建部門，為了保障這部分材料歸檔的完整性和齊全性，據(jù)作者了解，有些高校同我校一樣，權(quán)衡利弊后，調(diào)整了這部分材料的歸檔來源，直接從審計(jì)處歸檔。以我校為例，這兩部分內(nèi)容正常歸檔是由建設(shè)單位來歸檔的，審計(jì)處將審計(jì)工作形成的審計(jì)意見書（內(nèi)審）和審計(jì)報(bào)告（外審）返回建設(shè)單位（基建處和物業(yè)處），由學(xué)校負(fù)責(zé)基建檔案歸檔的兩個(gè)主要部門完成歸檔，但因?qū)徲?jì)工作滯后項(xiàng)目歸檔時(shí)間較久，這部分材料歸檔的質(zhì)量一直不是很好，完整性很差，有些沒歸，有些雖然歸了，也是在整個(gè)項(xiàng)目材料歸檔后補(bǔ)歸的，給庫房排架也帶來了問題，在聽取各方意見后，最終變更了這部分材料的歸檔路徑，并且將其編號(hào)在XZ13類目下，收集路徑包括實(shí)體存放類別的改變，應(yīng)及時(shí)將變更形成的會(huì)議紀(jì)要抄送保管利用室。

工程結(jié)算審計(jì)(工程造價(jià))一般先由施工方編制工程決算書，交由監(jiān)理、建設(shè)單位先后審核后，由建設(shè)單位提交審計(jì)部門，而審計(jì)的結(jié)果就成為工程結(jié)算付款的依據(jù)。內(nèi)審產(chǎn)生的相關(guān)材料組卷時(shí)可以數(shù)個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行合并，保管期限遵照審計(jì)項(xiàng)目檔案的保管期限執(zhí)行（定期：8、12、20年），審計(jì)處可自存3年后存至檔案館。工程結(jié)算外委托審計(jì)相關(guān)材料在歸檔時(shí)，審計(jì)合同可以按照年度數(shù)個(gè)項(xiàng)目合并組卷，保管期限遵照審計(jì)項(xiàng)目檔案的保管期限執(zhí)行,而外委托審計(jì)產(chǎn)生的審計(jì)報(bào)告，因已裝訂成冊,可以以項(xiàng)目為單位獨(dú)立成卷，保管期限參照基建類執(zhí)行，即新建、改擴(kuò)建項(xiàng)目為永久，改造修繕項(xiàng)目為長期.

工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算審計(jì)一般先由財(cái)務(wù)處基建財(cái)務(wù)人員編寫決算書后，提交審計(jì)處委托社會(huì)審計(jì)機(jī)構(gòu)完成審計(jì)，然后由財(cái)務(wù)處按審計(jì)結(jié)果報(bào)教育部進(jìn)行項(xiàng)目銷號(hào),工程財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告在歸檔時(shí)保管期限參照基建類來執(zhí)行為永久。需要特別說明的是工程結(jié)算審計(jì)和工程財(cái)務(wù)決算審計(jì)的關(guān)注點(diǎn)不同,前者關(guān)注的是工程造價(jià)，而后者關(guān)注的是工程總投資額,關(guān)于工程造價(jià)和工程建設(shè)項(xiàng)目總投資的構(gòu)成如圖所示（圖三），作為基建檔案收集和管理人員，有必要將兩者之間的區(qū)別搞清楚。

圖三

在實(shí)踐工作中,作者深有感觸:以前一個(gè)基建項(xiàng)目的材料可以很完整地從建設(shè)單位收集，但隨著國家政策的變化和學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，學(xué)校的職能也隨之調(diào)整，衍生出了一些與基建歸檔相關(guān)的部門，如審計(jì)處、采購辦、大型設(shè)備管理科以及學(xué)校為一些建設(shè)項(xiàng)目而臨時(shí)組建的機(jī)構(gòu)，為了將一個(gè)基建項(xiàng)目的材料收集的更加齊全完整，有時(shí)適當(dāng)?shù)淖兏占耐緩剑兏鼘?shí)體的分類對收集人員而言也是無奈之舉。如我校基建檔案有從審計(jì)處歸檔被放至XZ13的，也有從采購與招標(biāo)管理辦公室收集來的工程招標(biāo)資料而放至SB12中，總之決策前應(yīng)權(quán)衡利弊后取舍。

五、基建財(cái)會(huì)

據(jù)作者調(diào)查，多數(shù)高校的財(cái)務(wù)管理實(shí)行的是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的財(cái)務(wù)管理體制，財(cái)務(wù)處是學(xué)校的一級(jí)財(cái)務(wù)管理單位，會(huì)下設(shè)一些二級(jí)財(cái)務(wù)管理單位?；窘ㄔO(shè)資金一直實(shí)行的是?？顚Ｓ?對于有些高校來說基建財(cái)會(huì)也一直獨(dú)立于學(xué)校的大財(cái)會(huì)，基建財(cái)務(wù)由學(xué)校負(fù)責(zé)基本建設(shè)的部門進(jìn)行自行管理，當(dāng)然所產(chǎn)生的相應(yīng)檔案，也一直是自管的，每年產(chǎn)生的量相對較大。基建財(cái)會(huì)檔案的內(nèi)容，和基建類檔案歸檔范圍中的財(cái)務(wù)文件（預(yù)算書、決算書等）不完全相同，它有從財(cái)務(wù)管理角度產(chǎn)生的，也有從基本建設(shè)的角度各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的依據(jù)性材料，兩者之間會(huì)有一些重疊。對于一些比較敏感的二級(jí)財(cái)務(wù)管理單位如基建處、后勤處、資產(chǎn)處等,容易滋生腐敗,隨著學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度的調(diào)整，逐漸撤銷其財(cái)務(wù)管理權(quán)限，統(tǒng)一并在校大財(cái)務(wù)下，這樣之前在基建部門產(chǎn)生的基建財(cái)會(huì)檔案會(huì)隨之轉(zhuǎn)移到校財(cái)務(wù)處，由財(cái)務(wù)處統(tǒng)一歸至檔案館，存放類別為財(cái)會(huì)檔案。如我校是2004年，基建財(cái)務(wù)被并到了財(cái)務(wù)處，檔案也隨之到了財(cái)務(wù)處，但當(dāng)時(shí)并沒有同步完成檔案向檔案館的移交,直至2008年，基建財(cái)務(wù)檔案才來到檔案館，實(shí)現(xiàn)了常態(tài)化的歸檔,2008年歸檔的時(shí)候，把所有以前積累的檔案進(jìn)行了一次性的集中處理,當(dāng)然到保管期的不再進(jìn)館。由此可見，與基建工作密切相關(guān)的基建財(cái)會(huì)檔案管理也是有變遷歷史的。

六、結(jié)束語

基建檔案本身專業(yè)性、成套性很強(qiáng)，對基建檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)要求極高，堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)技能,方可在業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)游刃有余,才可形成基建檔案收集的良性循環(huán).除此之外,對已切實(shí)存在的館藏“多樣化”做到了然于胸，并時(shí)刻保持檔案職業(yè)人的敏銳性，善于不斷發(fā)現(xiàn)新問題，是基建檔案管理人員應(yīng)具備的一項(xiàng)硬素質(zhì)。不論是檔案收集、利用分開的管理模式還是一竿子插到底，收集和利用從來都是你中有我，我中有你，兩者之間只有相互協(xié)作、相互輔佐，才能開創(chuàng)檔案收集的新局面。

（作者單位：西安交通大學(xué)檔案館）