非正式組織管理的策略研究

栗寧遠(yuǎn)

(黑龍江大學(xué) 政府管理學(xué)院，哈爾濱 150080)

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國情國策研究

非正式組織管理的策略研究

栗寧遠(yuǎn)

(黑龍江大學(xué) 政府管理學(xué)院，哈爾濱 150080)

非正式組織是在正式組織內(nèi)的若干成員由于生活接觸、感情交流、情趣相近等因素產(chǎn)生的交互行為和共同意識，并由此形成自然的人際關(guān)系。但在組織設(shè)計中所要求的理性導(dǎo)向與現(xiàn)實(shí)中人的感性沖突，組織對人的工具性要求與現(xiàn)實(shí)中人對價值性的訴求矛盾，略顯剛性的組織運(yùn)行模式始終處在倫理社會之中，以及組織在開放包容的信息時代相對封閉，這些問題在整個組織運(yùn)行中的存在為非正式組織的成長與發(fā)展提供了契機(jī)。正式組織中非正式組織的存在，可以對正式組織中的管理盲點(diǎn)進(jìn)行有效管理，還可以為正式組織注入活力，對組織的文化建設(shè)有著積極作用。非正式組織的存在會在正式組織中形成“離心”趨勢，同時具有不斷沖擊著組織穩(wěn)定結(jié)構(gòu)的消極力量。在正式組織中要完全消除非正式組織的影響是不現(xiàn)實(shí)的，可以通過與非正式組織中“領(lǐng)袖人物”的交流、對組織中個體成員的支配與調(diào)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)劃、加強(qiáng)對組織文化的建設(shè)，培養(yǎng)團(tuán)隊協(xié)作文化、注重對非正式組織間的協(xié)調(diào)、重視外界環(huán)境的變化等手段，引導(dǎo)非正式組織為組織目標(biāo)服務(wù)，妥善發(fā)揮非正式組織的積極作用，降低非正式組織的消極影響。

非正式組織；正式組織；管理

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新與知識的迅速更迭，各類組織所面臨的不單單是充滿機(jī)遇的環(huán)境，更面臨著不斷變化且未知性不斷增加的環(huán)境。組織不能一直照搬原有模式進(jìn)行管理活動，應(yīng)該追隨潮流的變化，根據(jù)時代的要求而做出相應(yīng)的變革。一方面組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化，中低層管理者的話語權(quán)在不斷增加，信息渠道的建設(shè)日趨完善；另一方面，通過對組織的重新構(gòu)建，使僵硬機(jī)械的組織架構(gòu)向矩陣式靈活模式轉(zhuǎn)變，不斷增強(qiáng)組織對外界的適應(yīng)能力。正式組織變革的結(jié)果使得組織中的管理真空區(qū)域逐漸擴(kuò)大，而在多元主體的環(huán)境下，人類的需求又推動了非正式組織的發(fā)展，非正式組織管理的重要性也就不言自明了。

一、非正式組織的含義及存在基礎(chǔ)

正式組織是在理性價值取向下為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計與規(guī)劃，具有嚴(yán)密的制度與規(guī)則，約束成員行為的行為系統(tǒng)。其所具有的權(quán)威性、法定性、穩(wěn)定性、非人格性都在一定程度規(guī)避了感性的干擾，但由于其在運(yùn)行過程中要面對當(dāng)下社會環(huán)境變化及人們對情感、心理的追求，正式組織在管理過程中承受著不小的壓力。而非正式組織是在正式組織內(nèi)的若干成員由于生活接觸、感情交流、情趣相近等產(chǎn)生的交互行為和共同意識，并由此形成自然的人際關(guān)系。處在倫理視角下，現(xiàn)實(shí)中的人必須要不斷交流與接觸。而這種非理性思維所形成的社會圈子就是非正式組織形成的基礎(chǔ)。正式組織是基于理性指導(dǎo)所構(gòu)建的具有目標(biāo)明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、制度完密的系統(tǒng)，其已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不同于個體的需求與發(fā)展。而個體的多樣化需求是正式組織難以全面滿足的，因而這些未被滿足的需求就另尋他處得到滿足，非正式組織能夠為他們提供這樣一個平臺。

個體的需求及其被正式組織所能滿足的程度決定了組織中非正式組織的生存基礎(chǔ)與狀態(tài)。首先，正式組織的目標(biāo)是出于宏觀角度考慮，組織成員所設(shè)定的目標(biāo)是出自對個體的職業(yè)規(guī)劃，二者間的沖突往往難以調(diào)和。在組織運(yùn)行過程中，如何把組織的個人目標(biāo)與組織目標(biāo)相掛鉤始終是管理層急需解決的難題，與其在二者間細(xì)致權(quán)衡偏向哪面，倒不如二者協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。其次，正式組織的目標(biāo)是面向未來，成員的目標(biāo)相對于組織目標(biāo)是階段性的，二者在時空領(lǐng)域上并不一定重合。個體間的需求本身就有所差異，同一個體在不同時期內(nèi)的需求也是不同的，個體目標(biāo)會隨著外部環(huán)境與組織變化而發(fā)生改變。組織也會根據(jù)客觀環(huán)境的變化做出相應(yīng)的目標(biāo)調(diào)整，在同一時間段內(nèi)，二者調(diào)整后的目標(biāo)可能會造成過大的差異，而個體成員需求得不到組織的回應(yīng)，為非正式組織的發(fā)育提供了基礎(chǔ)。

由此可見，正式組織的存在是非正式組織形成和存在的前提。盡管正式組織試圖在理性規(guī)劃下行動，然而正式組織并未能將組織成員的思想方式與行為全部“制度規(guī)范化”，這是由于“非正式組織不同于有明確邊界的正式組織”[1]，這種模糊性使制度難以有發(fā)揮的余地，而這部分尚未被制度所規(guī)范化的思想理念有時卻將支配組織成員的思維與活動方式。正式組織難以滿足所有組織成員的個性化需求，正式組織也將會在一定程度上對非正式組織的發(fā)展造成限制。

二、非正式組織對正式組織的作用

“非正式組織對于所有的社會組織都如此重要，它的力量如此強(qiáng)大，它的慣性和對于有意識變革的抵制如此明顯，為了讓它發(fā)生人們所期待的變化，而且只發(fā)生人們所期待的變化，涉及的問題如此微妙和復(fù)雜，以至于我們絕對不能忽略它對社會規(guī)劃和政治規(guī)劃的影響?！盵2]處在變革時代的組織，往往需要“內(nèi)外兼修”，既要適應(yīng)外部環(huán)境的變化，還要注重對組織內(nèi)非正式組織的管理。既然外部環(huán)境無法掌控，可以將重點(diǎn)放在對非正式組織的管理。深入了解非正式組織的作用對于開展非正式組織管理活動十分重要。

(一)非正式組織對正式組織的積極作用

1.非正式組織的存在是對正式組織管理的必要補(bǔ)充。正式組織在管理過程中難以把握所有成員動向，理性指導(dǎo)下的管理過程要求不能以個人的情感與動機(jī)為行為出發(fā)點(diǎn)。組織在運(yùn)行時是處在倫理社會中，情感對組織成員的影響極大，正式組織難以完全滿足組織各成員的情感需求。但非正式組織不僅能夠從外顯層面上影響組織成員，同時也能夠從內(nèi)隱層面影響成員活動，能夠?qū)φ浇M織管理真空的區(qū)域進(jìn)行補(bǔ)充。在正式管理過程中不僅需要正式組織的職能權(quán)威，還包括領(lǐng)導(dǎo)者個人魅力、利益等非理性因素的影響。正是在這雙重影響下，使得組織成員自愿接受上級領(lǐng)導(dǎo)的安排。組織成員在非正式組織內(nèi)的交流有助于治愈其在正式組織中受到的一些挫折與傷害，在某種程度上有益于維護(hù)組織成員的身心健康。這些不同于正式管理的影響因素，使管理人員遇到較小的阻力，確保了正式組織的權(quán)威性。

2.非正式組織能夠為正式組織增加活力。在變化如此迅猛的時代，能否及時獲取第一時間的信息，對于組織的成長與發(fā)展是至關(guān)重要的。在略顯封閉的組織內(nèi)，接收信息與信息傳達(dá)的滯后性都可以憑借非正式組織這一平臺得以改善。非正式組織對于外界變化反應(yīng)相較于正式組織較快，通過非正式組織可以及時接觸到外界信息，而且能夠迅速擴(kuò)展到組織各層次，增強(qiáng)組織的靈敏度。而且非正式組織內(nèi)的成員興趣、愛好差異較小，通常愿意協(xié)同處理工作。這些成員又往往并不是一個部門，這也就打破了部門間的差異，能夠減少僵硬的組織模式所帶來的弊端。組織成員在相對剛性的管理環(huán)境下，以情感為紐帶的非正式組織所能帶來的組織氛圍是可以起到潤滑的作用，從而相對減緩他們的工作壓力。

3.在組織文化形成的過程中非正式組織的作用至關(guān)重要。在組織發(fā)展過程中，組織文化所占的比重正在逐步上升。價值理念是處在組織文化的核心地位，組織的各種行為活動是在這些理念的指導(dǎo)下進(jìn)行的。價值觀與信念是難以通過制度規(guī)范形成的，它往往需要長時間的不斷接觸交流、慢慢內(nèi)化為各成員的認(rèn)知。而非正式組織有時就充當(dāng)著溝通交流的媒介。在非正式組織內(nèi)，組織成員間的相互交往常常影響著組織文化的發(fā)展方向，組織文化又在一定程度上影響著組織成員的認(rèn)知形成。

(二)非正式組織對正式組織的消極作用

1.離心趨勢。組織的目標(biāo)與非正式組織中個體的目標(biāo)將在組織管理過程中不可避免地發(fā)生沖突。當(dāng)二者的目標(biāo)處在一個維度時且差異相對較少，整個組織的運(yùn)行軌跡是相對平穩(wěn)的。一旦二者相背離，個體追求自身需求的理性理念將會對組織運(yùn)行產(chǎn)生阻礙作用，組織將不再向內(nèi)凝聚，而是向外擴(kuò)散，這種離心趨勢沖擊著組織目標(biāo)。組織成員的需求與滿足在正式組織內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)的時候，就趨向于向非正式組織尋求，這就使得非正式組織不斷得到強(qiáng)化，從而削弱了正式組織的權(quán)威性。不僅沖擊了組織的結(jié)構(gòu)，破壞了組織的穩(wěn)定氛圍，而且還增大了組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的阻力。

2.對組織穩(wěn)定結(jié)構(gòu)的沖擊。處在信息時代的當(dāng)下，組織對信息的把握是非常重要的，這關(guān)乎組織的發(fā)展與前景。正式組織較為僵硬的管理模式與封閉的組織環(huán)境，使得信息傳遞無論在時效上還是精準(zhǔn)度方面都略顯吃力。非正式組織卻可以憑借自身的網(wǎng)絡(luò)較為迅速有效地傳遞信息。但其弊端體現(xiàn)在謠言傳播的方面也是危害極大的，在組織變革或者面臨外部環(huán)境變動時，謠言的影響往往是弊大于利，足以影響組織的日常運(yùn)作。在一個正式組織中，正式組織與非正式組織并不是一一映射的關(guān)系，而是一個正式組織可以映射出多個非正式組織。盡管這些非正式組織間的成員互有交叉，但矛盾摩擦一直存在，這些沖突不斷沖擊著相對穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)。伴隨著外部不斷變化的環(huán)境，非正式組織內(nèi)的組織成員目標(biāo)也會隨著外部環(huán)境的變化而有所變化，這無疑又對原有的管理模式和相對穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)造成一定的影響。

(三)非正式組織作用間的相互轉(zhuǎn)化。非正式組織的積極作用與消極作用在特定時空領(lǐng)域與限定條件下發(fā)揮作用。隨著外界條件的變化，非正式組織的積極作用可能會轉(zhuǎn)向消極方面，非正式組織對組織的補(bǔ)充區(qū)域由管理真空區(qū)域向非空白區(qū)域擴(kuò)散，造成組織管理混亂，反而會沖擊組織的穩(wěn)定結(jié)構(gòu)。盡管非正式組織成員間有很強(qiáng)的協(xié)同意愿，但這也容易形成利益集團(tuán)，使本就“內(nèi)聚”的組織結(jié)構(gòu)割裂成多個團(tuán)體。與此相適應(yīng)的是非正式組織的消極作用能夠向組織的積極方面轉(zhuǎn)變，受到外界環(huán)境變化的影響，組織目標(biāo)的調(diào)適可能恰好與組織成員的個人目標(biāo)重合，離心趨勢向向心方面轉(zhuǎn)化。多種類型的非正式組織的存在使得他們會為了彼此利益而相互監(jiān)督對方行為，這反而在一定程度上維護(hù)了組織結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定。

三、非正式組織的管理策略

正式組織的管理過程可以圍繞著組織目標(biāo)而展開，并且以理性理念所預(yù)設(shè)的前景為方向，這就可能會在一定程度上相應(yīng)地忽視了個體的需求，為非正式組織的成長提供空間。正式組織對組織目標(biāo)的追求與非正式組織對個體成員的需求滿足，組織設(shè)計的理性預(yù)設(shè)與現(xiàn)實(shí)生活中人的感性，都不可避免地發(fā)生著沖突與矛盾。這些沖突與矛盾是難以避免的，只有盡可能使正式組織與非正式組織相互協(xié)作，使組織成員的情感需求能夠與組織目標(biāo)有所契合，并通過特定的方式使得非正式組織的積極作用得到發(fā)揮。這也在某種程度上消解了非正式組織的消極作用。

(一)與非正式組織中“領(lǐng)袖人物”的交流

在非正式組織中，往往有憑借個人魅力與才干而成為組織成員所認(rèn)可的領(lǐng)袖，由于是出自組織成員自身所認(rèn)同的，在這種成員對領(lǐng)導(dǎo)高度認(rèn)同的“魅力型權(quán)威”組織中，領(lǐng)袖的地位是難以撼動的。正式組織領(lǐng)導(dǎo)在管理過程中，應(yīng)該時常與非正式組織內(nèi)的“領(lǐng)袖人物”保持交流，必要時可以在正式組織中任命非正式組織的“領(lǐng)袖”擔(dān)任重要職務(wù)。這并不是向非正式組織進(jìn)行妥協(xié)，而是有效利用非正式組織中成員對“領(lǐng)袖”高度認(rèn)同這一特征，相應(yīng)地減緩與正式組織的摩擦，在一定程度上使正式組織與非正式組織的目標(biāo)相重合，既能夠減少非正式組織的阻礙作用，還能夠順利開展組織活動。

(二)對組織中個體成員的支配與調(diào)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)劃

在正式組織中理性的價值理念貫穿了整個管理過程，這也就可能會造成在追求效率的同時對組織成員支配過度。而過度支配一旦超過了個人行為可承受的范圍，就會帶來與組織目標(biāo)相抵觸的行為，反而不利于組織目標(biāo)的完成?；诘赖聜惱砬楦兴鶚?gòu)建的非正式組織往往關(guān)注的是成員的非物質(zhì)層面的需求，而正式組織往往忽略成員的非物質(zhì)需求，相應(yīng)地抑制了人的主觀訴求，這反而會為非正式組織的成長提供了空間，使得組織成員的合作意愿有所減少。正式組織對組織成員情感層面的關(guān)注，也能夠在一定程度上壓縮了非正式組織的成長空間。在管理過程中，要將組織成員的自我約束與制度規(guī)范相結(jié)合起來使用，避免多度調(diào)節(jié)所帶來的消極作用。

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代，每個組織的工作量相較于之前是有增無減的，反映到每一個組織成員的工作任務(wù)上同樣較之前是有所增加的，因而組織成員本身所面臨的壓力是比較大的。再對其加以約束與強(qiáng)調(diào)對其的支配，無疑會使其有所抵觸。巴納德認(rèn)為組織疏忽了個體對協(xié)作意愿的培養(yǎng)，而且在整個正式組織中，合作中最薄弱的鏈條就是個體合作意愿。因而，管理者想激發(fā)組織成員付出更多的努力，就要注重對組織成員支配的合理規(guī)劃，使得支配范圍與組織成員愿意進(jìn)行協(xié)作的范圍相重合。

(三)加強(qiáng)對組織文化的建設(shè)，培養(yǎng)團(tuán)隊協(xié)作

由組織成員所共同認(rèn)可并能夠在一定條件下進(jìn)行溝通的價值體系就是組織文化。盡管組織內(nèi)的硬件配套設(shè)施對于組織發(fā)展是必不可少的，但越來越多的組織管理者認(rèn)識到組織文化對于組織成長與發(fā)展的重要性。在流動性如此頻繁的時代，保證組織的凝聚力不僅僅依靠物質(zhì)基礎(chǔ)，更加需要組織倫理上的保證。組織的凝聚力是同組織成員對組織價值觀念的認(rèn)同成正比的。將組織文化內(nèi)化到組織內(nèi)各成員心中，其能夠為了組織的目標(biāo)而奮斗，相應(yīng)地減少了個人目標(biāo)與組織目標(biāo)的摩擦。

組織還需要積極構(gòu)建具有協(xié)作意愿的團(tuán)隊文化，盡管現(xiàn)今出現(xiàn)矩陣式等新型組織結(jié)構(gòu)，但不可否認(rèn)的是在面對復(fù)雜多變的局面下，由于任務(wù)而臨時構(gòu)建的團(tuán)隊還是有一定的局限性。所以，要強(qiáng)化員工間相互協(xié)作的能力并要積極在組織中營造這樣一種氛圍，增加員工間的相互信任，增強(qiáng)員工間的相互合作能力。

(四)注重對非正式組織間關(guān)系的協(xié)調(diào)

非正式組織在正式組織中的存在并不是單一的樣態(tài)，多種類型的非正式組織可能同時存在，這不僅要求管理者要針對非正式組織不同的類型采取不同的管理手段，更要求管理者要協(xié)調(diào)好非正式組織間的關(guān)系。首先，非正式組織間可能會為了各自團(tuán)體的利益而相互摩擦，對于這種沖突型的非正式組織間的關(guān)系，管理層需要及時疏導(dǎo)，秉持公正，不偏袒其中任何一個非正式組織。其次，在同一個組織中的不同非正式組織的成員可能會相互重疊，可能不止歸屬于一個非正式組織，而這種成員身份的重疊，會使得非正式組織間緊密化，從而威脅正式組織的合法性權(quán)威。對于這種和諧型的非正式組織間的關(guān)系，可以通過不斷完善組織制度與組織文化建設(shè)，持續(xù)強(qiáng)化正式組織的影響，在協(xié)同合作中相應(yīng)削弱非正式組織的消極作用。

(五)重視外界環(huán)境的變化

“管理者能看得清清楚楚的只是組織的內(nèi)部，組織內(nèi)部才是他最密切接觸的。內(nèi)部的種種關(guān)系和聯(lián)系，內(nèi)部的種種問題和挑戰(zhàn)，以及種種錯綜復(fù)雜的情況和意見，不停地由各個方向向他襲來。除非他能付出特殊的努力，使自己與外界保持直接的聯(lián)系，否則他必將日益局促于組織內(nèi)部。”[3]組織的管理層不能夠就非正式組織的管理而僅僅將重點(diǎn)放在封閉組織內(nèi)進(jìn)行管理，而重視外部環(huán)境對其的影響。處在社會系統(tǒng)中的組織成員，更多的是在社會各子系統(tǒng)間活動，而不是單單局限在組織中。組織中的管理層要時刻關(guān)注外界環(huán)境的變化，因為這些變化隨時都能夠引起非正式組織成員需求的改變。

四、結(jié)語

在信息時代的背景下，單純以正式組織為媒介的溝通模式已經(jīng)難以滿足組織自身與時代的需要，非正式的溝通方式無論從深度還是廣度都能及時滿足人們的需求。在物質(zhì)高度文明的時代，人們除對物質(zhì)的追求，更在大力提倡對人的價值需求。而適應(yīng)工業(yè)化時代的正式組織恰恰匱乏的是對價值層面的設(shè)計，無疑為非正式組織的培育提供了契機(jī)。因而非正式組織將始終伴隨著正式組織的管理活動而存在，管理者既不能消除他的存在也不能完全掌控他。管理層只有采用特定管理策略，積極引導(dǎo)非正式組織的正向作用，追求非正式組織與正式組織的契合，有效彌補(bǔ)正式組織中的管理真空區(qū)域，完善信息溝通渠道，積極構(gòu)建組織文化，才能使組織在相對平穩(wěn)的環(huán)境中實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

[1] 姚凱，崔曉明.正式組織與非正式組織的互動關(guān)系研究——基于外部性的視角[J].復(fù)旦學(xué)報(社會科學(xué)版)，2013，(6)：145.

[2] [美]切斯特·巴納德.組織與管理[M]. 詹正茂，譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2016:118.

[3] [美]彼得·德魯克.卓有成效的管理者[M].許是祥，譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2005:14.

〔責(zé)任編輯：屈海燕 王圣姣〕

2016-11-08

栗寧遠(yuǎn)(1992-)，男，山西長治人，碩士研究生，從事行政倫理學(xué)研究。

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1000-8284(2016)12-0047-04