總賬管理系統(tǒng)實(shí)踐教學(xué)易出現(xiàn)問(wèn)題環(huán)節(jié)解析

趙男男+單昭祥

DOI：10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.02.028

摘 ?要： 總賬管理系統(tǒng)是基于會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，在實(shí)際教學(xué)中，對(duì)初次接觸會(huì)計(jì)核算軟件的學(xué)生而言，在操作流程的每一個(gè)小環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。以廣東海洋大學(xué)寸金學(xué)院為背景，以用友ERPU8.72為平臺(tái)，以電算化會(huì)計(jì)學(xué)課程教學(xué)為依托，針對(duì)教學(xué)中學(xué)生實(shí)際操作時(shí)常出現(xiàn)的一些問(wèn)題及其解決方法進(jìn)行詳細(xì)解析，以幫助學(xué)生更好的掌握會(huì)計(jì)核算軟件操作。

關(guān)鍵詞： 用友ERPU8.72; 總賬系統(tǒng); 教學(xué); 操作問(wèn)題; 解析

中圖分類號(hào)：G424 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1006-8228（2016）02-96-03

Analysis of the practical teaching problem of general ledger management system

Zhao Nannan， Shan Zhaoxiang

（Cunjin College of Guangdong Ocean University， Zhanjiang， Guangdong 524094， China）

Abstract： General ledger system is the core subsystem of accounting management information system based on accounting. In the practical teaching， for the students of initial contact with accounting software， problems may occur in every small part of the operation process. This paper taking Guangdong Ocean University Cunjin College as the background， to UF ERPU8.72 as a platform， to computerized accounting course teaching as the basis， the problems and their solutions in student's practical operation are analyzed in detail， to help student better grasp of the accounting software operation.

Key words： the UF ERPU8.72; general ledger system; teaching; operation problem; analyze

0 引言

電算化會(huì)計(jì)學(xué)課程是我院會(huì)計(jì)系會(huì)計(jì)信息化課程體系中的主干課程之一，開(kāi)設(shè)于第三學(xué)期，4學(xué)分，64學(xué)時(shí)，全部安排在實(shí)驗(yàn)樓教學(xué)。該課程旨在讓學(xué)生掌握基于會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生實(shí)務(wù)操作能力，以及幫助學(xué)生順利通過(guò)會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試的會(huì)計(jì)電算化科目。實(shí)際教學(xué)中，選擇用友ERPU8.72財(cái)務(wù)軟件作為電算化會(huì)計(jì)學(xué)課程的教學(xué)平臺(tái)，教學(xué)內(nèi)容是基于最新的廣東省會(huì)計(jì)從業(yè)考試大綱而設(shè)計(jì)的，參考教材選用王新玲主編清華大學(xué)出版社出版的《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程》以及《會(huì)計(jì)電算化》會(huì)計(jì)從業(yè)考試輔導(dǎo)教材。

總賬管理系統(tǒng)是基于會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，是以憑證為原始數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)憑證的填制和處理，完成記賬、轉(zhuǎn)賬、銀行對(duì)賬、賬薄管理、結(jié)賬等工作[1-2]。其業(yè)務(wù)流程包含系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理。具體業(yè)務(wù)流程如圖1所示。對(duì)于初次接觸會(huì)計(jì)核算軟件的學(xué)生來(lái)講，在操作流程的每一個(gè)小環(huán)節(jié)都會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，下面將對(duì)每個(gè)易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)描述。

1 進(jìn)入總賬管理系統(tǒng)

打開(kāi)企業(yè)平臺(tái)登錄對(duì)話框，以賬套主管的身份，月初第一天的時(shí)間登錄企業(yè)平臺(tái)，執(zhí)行“業(yè)務(wù)工作”|“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”，若出現(xiàn)提示信息對(duì)話框“請(qǐng)將系統(tǒng)的日期分隔符設(shè)置為‘—，再重新進(jìn)入總賬系統(tǒng)”，單擊“確定”按鈕，開(kāi)啟系統(tǒng)控制面板窗口，雙擊“區(qū)域和語(yǔ)言”圖標(biāo)，進(jìn)入“區(qū)域和語(yǔ)言”窗口，單擊“短日期”下拉列表框，選擇下拉列表中的“yyyy-MM-dd”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕返回。

2 設(shè)置控制參數(shù)

設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)是對(duì)總賬管理系統(tǒng)的一些選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，是為總賬管理系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或設(shè)置相應(yīng)的控制[1]。在總賬管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“設(shè)置”|“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，若無(wú)法選擇相關(guān)設(shè)置，應(yīng)單擊“編輯”按鈕，進(jìn)入選項(xiàng)編輯狀態(tài)。

3 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

⑴ 定義外幣及匯率

匯率管理是專門為外幣核算服務(wù)的，若會(huì)計(jì)主體存在外幣業(yè)務(wù)，就需要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。進(jìn)行外幣及匯率設(shè)置，需要在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案”|“財(cái)務(wù)”|“外幣設(shè)置”命令，打開(kāi)“外幣設(shè)置”對(duì)話框。若無(wú)法找到“外幣設(shè)置”按鈕，則表示在創(chuàng)建賬套之處，沒(méi)有選中“有無(wú)外幣核算”復(fù)選框，此種情況無(wú)法修改，只能重新創(chuàng)建賬套。若在輸入外幣記賬匯率時(shí)，出現(xiàn)無(wú)法保存的情況，即輸入?yún)R率信息后關(guān)閉窗口，再次打開(kāi)無(wú)匯率信息，則需要注意在輸入記賬匯率后，將鼠標(biāo)移至別處，單擊，確保信息錄入。

⑵ 會(huì)計(jì)科目設(shè)置

用友軟件提供了符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)科目，在此需要根據(jù)會(huì)計(jì)主體的自身特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)科目、明細(xì)科目的增加，以及部分科目輔助核算屬性的設(shè)置，還可以指定出納專管科目。在企業(yè)平臺(tái)“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案”|“財(cái)務(wù)”|“會(huì)計(jì)科目”命令，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，增加、修改、刪除科目等操作，需要仔細(xì)認(rèn)真，一旦操作有誤會(huì)對(duì)后面的操作造成影響。指定會(huì)計(jì)科目需要在“會(huì)計(jì)科目”窗口，執(zhí)行“編輯”|“指定科目”命令，此處若遺忘操作，會(huì)導(dǎo)致出納在日常管理中無(wú)法找到可簽字的憑證。

⑶ 設(shè)置憑證類別

用友軟件提供了五種可選擇的憑證類別，可根據(jù)實(shí)驗(yàn)需求進(jìn)行選擇。在企業(yè)平臺(tái)“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案”|“財(cái)務(wù)”|“憑證類別”命令，打開(kāi)“憑證類別”窗口，在選擇憑證“限制類型”時(shí)，需細(xì)心，若操作失誤則會(huì)導(dǎo)致日常操作時(shí)無(wú)法保存憑證。在錄入“限制科目”時(shí)，若出現(xiàn)錯(cuò)誤提示“科目編碼有誤”，則表示科目之間的分隔符沒(méi)有使用英文逗號(hào)。

⑷ 設(shè)置項(xiàng)目目錄

設(shè)置項(xiàng)目目錄包含：定義項(xiàng)目大類、指定核算科目、定義項(xiàng)目分類和定義項(xiàng)目目錄四個(gè)步驟，在企業(yè)平臺(tái)“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案”|“財(cái)務(wù)”|“項(xiàng)目目錄”命令，進(jìn)入“項(xiàng)目檔案”窗口，可增加相關(guān)項(xiàng)目大類，在后續(xù)的一系列操作中，應(yīng)確保是在新增的項(xiàng)目大類下進(jìn)行的操作，否則一切設(shè)置都是無(wú)用的。同時(shí)還應(yīng)注意，由于系統(tǒng)默認(rèn)是在“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”大類下，所以一旦誤操作，要先還原，再修改，以確?！艾F(xiàn)金流量項(xiàng)目”沒(méi)有被修改，以免影響日常操作中憑證的相關(guān)設(shè)置。

4 輸入期初余額

在開(kāi)始使用總賬管理系統(tǒng)時(shí)，需要對(duì)會(huì)計(jì)主體之前的賬目進(jìn)行整理，將期初余額錄入計(jì)算機(jī)中。期初余額的錄入包含兩大部分，分別是：總賬期初余額的錄入和輔助賬期初余額的錄入。在總賬管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“設(shè)置”|“期初余額”命令，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口。期初余額表有三種底色。白色底色表示末級(jí)科目的累計(jì)發(fā)生額和期初余額，需要手動(dòng)填寫;灰色底色表示上級(jí)科目的累計(jì)發(fā)生額和期初余額，系統(tǒng)自動(dòng)填充;淺黃色底色為輔助核算科目，其累計(jì)發(fā)生額和期初余額需雙擊進(jìn)入輔助賬窗口進(jìn)行填寫。輸入完成所有科目的余額后，單擊“試算”按鈕，打開(kāi)“期初余額試算平衡表”對(duì)話框，若期初余額不平衡，則可以通過(guò)單擊“對(duì)賬”按鈕，進(jìn)行錯(cuò)誤排查。

5 日常業(yè)務(wù)處理

總賬管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理包括：憑證管理、出納管理和賬簿管理[3-5]。在實(shí)際教學(xué)過(guò)程中，有三處地方問(wèn)題較集中。

⑴ 憑證填寫

在總賬管理系統(tǒng)中執(zhí)行“憑證”|“填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口，單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證，填寫相關(guān)信息，若存在現(xiàn)金流向科目，需要在“制單”下拉按鈕中選擇“現(xiàn)金流量”進(jìn)行選擇操作。若單擊“現(xiàn)金流量”按鈕，提示“無(wú)現(xiàn)金流量科目不能錄入”，表示沒(méi)有指定相關(guān)會(huì)計(jì)科目，需要以賬套主管登錄，進(jìn)入“基礎(chǔ)設(shè)置”|“基礎(chǔ)檔案”|“財(cái)務(wù)”|“會(huì)計(jì)科目”，執(zhí)行“編輯”|“指定科目”操作。

⑵ 出納簽字

出納簽字并非審核憑證前的必要操作步驟，但如果在設(shè)置總賬參數(shù)時(shí)，選擇了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”復(fù)選框，則必須要執(zhí)行出納簽字步驟。以出納的身份進(jìn)行企業(yè)平臺(tái)，進(jìn)入總賬管理系統(tǒng)，執(zhí)行“憑證”|“出納簽字”命令，若提示“無(wú)此操作權(quán)限”，則表示出納的相關(guān)權(quán)限設(shè)置有問(wèn)題，需要退出企業(yè)平臺(tái)，有admin進(jìn)入系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限”|“權(quán)限”操作，選擇相關(guān)賬套，重新設(shè)置出納的功能權(quán)限。若順利進(jìn)入“出納簽字”的憑證列表窗口，卻找不到需要簽字的憑證，則表示沒(méi)有指定相關(guān)會(huì)計(jì)科目，需要以賬套主管登錄，進(jìn)入“基礎(chǔ)設(shè)置”|“基礎(chǔ)檔案”|“財(cái)務(wù)”|“會(huì)計(jì)科目”，執(zhí)行“編輯”|“指定科目”操作。

⑶ 支票登記簿

用友總賬管理系統(tǒng)，參照手工操作，提供了“支票登記簿”功能，為出納登記領(lǐng)用支票的情況。支票登記簿的相關(guān)信息，是在填制憑證操作時(shí)進(jìn)行填寫的。在總賬管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“出納”|“支票登記簿”命令，選擇“銀行科目”進(jìn)人“支票登記”窗口。若打開(kāi)后沒(méi)有看到已經(jīng)保存的支票信息，則表示有兩處可能操作失誤的地方，一是在設(shè)置總賬參數(shù)時(shí)，憑證選項(xiàng)頁(yè)，是否選中“支票控制”復(fù)選框;二是，在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案”|“收付結(jié)算”命令，進(jìn)入“結(jié)算方式”窗口，是否選中“票據(jù)管理”復(fù)選框。若相關(guān)支票信息都在，但沒(méi)有顯示已經(jīng)結(jié)算，則可以在應(yīng)結(jié)算而未結(jié)算支票信息中手動(dòng)填寫結(jié)算日期。

6 期末處理

總賬管理系統(tǒng)的期末處理包括：銀行對(duì)賬、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、對(duì)賬、月末處理等功能。此環(huán)節(jié)在教學(xué)過(guò)程中，較多問(wèn)題集中在銀行對(duì)賬和轉(zhuǎn)賬操作中。以出納的身份登錄企業(yè)平臺(tái)，進(jìn)入總賬管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“出納”|“銀行對(duì)賬”|“銀行對(duì)賬”命令，選擇相應(yīng)銀行科目，進(jìn)入“銀行對(duì)賬”窗口，若“單位日記賬”沒(méi)有內(nèi)容顯示，則表示日常操作中沒(méi)有進(jìn)行記賬操作。若“銀行對(duì)賬單”沒(méi)有內(nèi)容顯示，則表示沒(méi)有錄入銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)。

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬操作需要以總賬會(huì)計(jì)的身份進(jìn)入企業(yè)平臺(tái)進(jìn)行操作。在總賬管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“期末”|“轉(zhuǎn)賬定義”|“自定義轉(zhuǎn)賬”命令，進(jìn)入“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”窗口，增加相關(guān)信息，錄入自定義公式，需要注意公式的所有內(nèi)容均需要在英文狀態(tài)下錄入。執(zhí)行“期末”|“轉(zhuǎn)賬生成”命令，生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證時(shí)，若發(fā)現(xiàn)金額有問(wèn)題，則取消結(jié)賬操作、取消記賬操作，以賬套主管身份重新注冊(cè)企業(yè)平臺(tái)，查找錯(cuò)誤，出錯(cuò)的地方較多可能在憑證的填制處。

7 結(jié)束語(yǔ)

在用友ERPU8.72總賬管理系統(tǒng)的教學(xué)過(guò)程中，本文所述環(huán)節(jié)是學(xué)生操作時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題較集中的地方。實(shí)際教學(xué)過(guò)程中仍有很多小問(wèn)題甚至是意想不到的問(wèn)題出現(xiàn)，較多是源于學(xué)生不夠細(xì)心，操作馬虎大意。撰寫此文，一是對(duì)用友總賬管理系統(tǒng)教學(xué)進(jìn)行總結(jié)，把問(wèn)題集中起來(lái)，方便初學(xué)者進(jìn)行自檢;二是使讀者能夠通過(guò)閱讀本文，認(rèn)識(shí)到操作財(cái)務(wù)軟件需要細(xì)心，更要做到仔細(xì)認(rèn)真。

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