高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化研究

史曉紅

(衡陽財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 衡陽 421002)

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高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化研究

史曉紅

(衡陽財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 衡陽 421002)

近些年來，隨著信息技術(shù)的顯著發(fā)展以及教育改革力度的不斷加大，人們對學(xué)校檔案管理工作也愈發(fā)重視。在此種形勢下，高職院校為加強自身建設(shè)，促進(jìn)管理水平及整體競爭力的提高，就需要轉(zhuǎn)變以往的管理理念及模式，充分加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及信息化建設(shè)。本文從高職院校實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的優(yōu)勢及存在的問題出發(fā)，就如何提高檔案管理水平展開探究，以期為今后的檔案管理工作提供有效參考。

高職院校；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；信息化

在計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面普及的大背景下，檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化已成為時代的發(fā)展趨勢。具體分析，高職院校通過采取網(wǎng)絡(luò)化信息化的檔案管理模式，可有效促進(jìn)檔案收集、整理及利用等工作效率的提高，大大減少管理成本的投入，在優(yōu)化資源共享的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案服務(wù)水平的提升。而作為提供現(xiàn)代經(jīng)濟建設(shè)所需專業(yè)型人才的重要部門，高職院校就應(yīng)對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分利用，通過采取搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺等措施，全面促進(jìn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化信息化發(fā)展，在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，為教學(xué)及社會建設(shè)等提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 高職院校實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的意義

1.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的必要性

(1)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化為時代的必然發(fā)展趨勢：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及對社會各個領(lǐng)域均產(chǎn)生了非常大的影響，高職院校就應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代的發(fā)展，對這一現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，通過開展規(guī)范化的檔案管理工作，從而充分促進(jìn)檔案管理水平的提升。

(2)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息為教育改革的要求所在：隨著教育改革的落實，各大高職院校也紛紛加大了教學(xué)、人事、儀器設(shè)備等檔案管理的改革力度。以人事檔案管理工作為例，學(xué)校以往采取的是人工操作的方式，資料也以紙質(zhì)保管為主，無法便捷且快速地歸檔及查找檔案。而通過建立起包含所有教職工個人資料在內(nèi)的信息數(shù)據(jù)可，便可有效解決這一問題。由此可知，高職院校應(yīng)采取有效措施，全面促進(jìn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化信息化發(fā)展，從而為學(xué)校的良好建設(shè)及發(fā)展提供可靠支持。

1.2 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的優(yōu)勢

(1)可促進(jìn)檔案管理水平的全面提升：當(dāng)高職院校實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化管理時，便可將管理效率低、工作量大等問題進(jìn)行有效解決，而且還能節(jié)約資源，在異地便可檢索或存取檔案材料。此外，由于計算機有著非常大的存儲量，可有效減少存儲檔案的空間以及相關(guān)管理儀器設(shè)備的數(shù)量，從而促進(jìn)檔案管理水平的全面提升。

(2)可實現(xiàn)學(xué)校的信息化管理：隨著電子化信息時代的到來，高職院校為獲得可持續(xù)發(fā)展，就需要融入該環(huán)境中，充分結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，并建立起屬于自己的一套OA系統(tǒng)及辦公數(shù)據(jù)平臺等，從而真正實現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。

2 高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 未能對檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息化管理工作做出整體的規(guī)劃

現(xiàn)階段，盡管有不少高職院校建立起了信息平臺系統(tǒng)，但由于未能做出整體的規(guī)劃，使得學(xué)校內(nèi)部出現(xiàn)了有關(guān)招生就業(yè)、人事、教務(wù)等多套獨立的管理信息系統(tǒng)。由于這些系統(tǒng)之間無法融通，也不能實現(xiàn)信息資源的共享，導(dǎo)致各部門難以進(jìn)行溝通與協(xié)作，極大程度上降低了學(xué)校的管理與質(zhì)量。

2.2 信息管理平臺存在一系列不容忽視的問題

在開展檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化管理的過程中，只有少數(shù)高職院校會與軟件公司共同開發(fā)所需產(chǎn)品，大多數(shù)則是采取直接購買軟件產(chǎn)品的方式。盡管軟件公司在設(shè)計時會參考學(xué)校提出的要求，但這些軟件產(chǎn)品在實際使用過程中，還是會難以滿足某些特定的要求。比如在教學(xué)管理信息系統(tǒng)方面，其很難具備多學(xué)期制以及工學(xué)相結(jié)合等職業(yè)教育的特點；在人事管理信息系統(tǒng)方面，通常不具備企業(yè)經(jīng)歷以及雙師素質(zhì)等信息。正是由于存在這些不足之處，才導(dǎo)致高職院校不得不再次與軟件公司進(jìn)行合作開發(fā)，最終耗費大量時間，導(dǎo)致檔案管理滯后的出現(xiàn)。

2.3 學(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

在高職院校中，不少檔案管理人員由于不是科班出身，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，因而不具備完善的專業(yè)知識，業(yè)務(wù)能力也不強，也無法熟練掌握計算機操作、信息技術(shù)知識以及管理信息平臺各項功能，這極大程度上阻礙了學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化發(fā)展。除此之外，隨著國家對教育投入力度的增大，不少高職院校購置了大量進(jìn)口的儀器設(shè)備，充分提高了設(shè)備的種類、數(shù)量及質(zhì)量，但這也對檔案管理人員的工作能力及業(yè)務(wù)水平的要求也更高。

2.4 依然采取落后的檔案管理方式，現(xiàn)代管理手段的利用率不高

高職院校雖然已逐漸加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，但由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，導(dǎo)致無法有效提高檔案的管理水平，依然停留在初級管理階段。此外，不少但管理人員由于自身專業(yè)能力不強，因而無法對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息管理手段進(jìn)行熟練應(yīng)用。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)方面的使用不夠成熟時，檔案管理工作只能局限于紙質(zhì)材料的使用及手工操作，或是僅采用Excel等電子表格來管理相關(guān)檔案資料，這些做法大大降低了高職院校檔案現(xiàn)代管理手段的利用率。

3 提高高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化水平的有效對策

3.1 擺脫傳統(tǒng)理念的束縛，樹立起現(xiàn)代化的檔案信息管理觀念

在信息時代的大背景下，各種技術(shù)均得到顯著發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，更是在社會的各個行業(yè)及領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。對于高職院校而言，為促進(jìn)自身競爭力水平的提高，獲得可持續(xù)發(fā)展，就需要緊跟時代的發(fā)展步伐，全面落實檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)?；诖耍呗氃盒＜捌錂n案管理工作人員就需要擺脫傳統(tǒng)理念的束縛，樹立起現(xiàn)代化信息管理觀念，加大新知識的探索力度，積極拓展新的業(yè)務(wù)，通過科學(xué)合理應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，最終促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。

3.2 從高職院校的特色出發(fā)，加大檔案管理信息平臺的開發(fā)及建設(shè)力度

高職院校為實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化發(fā)展，就需要加大資金及硬件設(shè)備的投入力度，并注意在與軟件公司合作開發(fā)的過程中，加強軟件開發(fā)人才的培養(yǎng)。此外，高職院校還應(yīng)從自身特色出發(fā)，自主研發(fā)出有針對性的、屬于自己的數(shù)字化信息平臺。例如，學(xué)?？蓪Ω呗毥逃奶攸c及要求進(jìn)行深入分析，并以此為依據(jù)，將具備職業(yè)教育特點的內(nèi)容，如校企合作、多學(xué)期制、理論實踐一體化教學(xué)以及頂崗實習(xí)等加入教學(xué)管理系統(tǒng)中；對于后勤管理系統(tǒng)，則需從社會化管理層面出發(fā)，將學(xué)生住宿管理等信息處理內(nèi)容加入其中；對于人事管理系統(tǒng)，則需將“加強校企合作人才”等信息資料納入其中；而在設(shè)備信息管理系統(tǒng)這一方面，就需要提供各種儀器設(shè)備檔案資料的準(zhǔn)確查詢平臺。

3.3 注重檔案管理人員業(yè)務(wù)知識的更新，充分促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提高

當(dāng)前，社會不斷朝著信息化及網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的方向發(fā)展，新的信息技術(shù)也如雨后春筍般大量涌現(xiàn)出來。此時，高職院校的檔案管理工作人員僅僅憑借之前的知識及經(jīng)驗，是無法適應(yīng)時代的發(fā)展要求的。在此種形勢下，檔案管理人員就需要積極展開自主學(xué)習(xí)，不斷促進(jìn)自身知識結(jié)構(gòu)及水平的優(yōu)化，倡導(dǎo)奉獻(xiàn)精神，在樹立起管理育人理念的基礎(chǔ)上，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識，對高職教學(xué)理念及教學(xué)規(guī)律進(jìn)行深入探究，對檔案管理工作的重要性予以高度重視，加大信息化建設(shè)方法的創(chuàng)新力度，并實時將自身的專業(yè)知識進(jìn)行更新，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)能力的全面提升。另外，高職院校還應(yīng)派遣檔案管理人員深入專業(yè)的院校進(jìn)修，使其通過學(xué)習(xí)他人優(yōu)秀的經(jīng)驗，從而對檔案管理的專業(yè)知識有一個全面的把握，在與最新管理手段及理念對接的基礎(chǔ)上，真正實現(xiàn)業(yè)務(wù)水平的提高；而對于檔案管理人員而言，其應(yīng)當(dāng)與其他管理人員展開交流合作，將問題共同解決。只有這樣，才能充分促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，為網(wǎng)絡(luò)化信息化管理工作的開展提供人力資源支持。

3.4 加強信息平臺的整合，將信息共享落到實處

通過對現(xiàn)代信息技術(shù)展開合理應(yīng)用，并在整體設(shè)計理念的引導(dǎo)下，打造一個數(shù)字化校園，可確保不同管理信息系統(tǒng)具備獨立性，同時實現(xiàn)信息共享；不但可供本地應(yīng)用，還能在異地進(jìn)行操作，確保準(zhǔn)確、深層次共享各類數(shù)據(jù)信息。由此可知，高職院校通過加強信息平臺的整合，可有效提高學(xué)校各個業(yè)務(wù)部門間的交流與協(xié)作，最終實現(xiàn)工作效率及管理水平的整體提升。

4 結(jié)語

綜上所述，在高職教育及信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，高職院校檔案管理工作也不斷朝著網(wǎng)絡(luò)化信息化的方向發(fā)展。此時，檔案管理人員應(yīng)對信息化建設(shè)有一個全面的了解，轉(zhuǎn)變以往落后的管理理念，通過對新的知識與技術(shù)進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，并樹立起信息化的服務(wù)意識，從而為學(xué)校檔案的科學(xué)管理做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1] 陳懋曄.市場經(jīng)濟條件下對高校人事檔案質(zhì)量問題的思考[J].蘭臺世界.2012(29)

[2] 岳東旭,義艷剛.高職院校儀器設(shè)備管理工作的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2007(01)

史曉紅(1972-)，女，湖南臨澧人，本科，館員(檔案系列中級)，衡陽財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處人事檔案管理，研究方向：工商管理。

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