學位論文數據庫管理的工作細則

萬美芳

【摘 要】學位論文數據庫系統管理的工作，是一項十分重要的工作，只有用心工作，才能出彩細則，本人根據實際工作經驗闡述以下工作細則。

【關鍵詞】學位論文數據庫建設工作；核對電子版存檔工作；印刷版收集分類歸類收移交工作

南昌大學各院（系、所、中心）的碩士、博士研究生在通過學位論文答辯后，除了提交學位論文印刷本外，必須向校圖書館提交學位論文的摘要和電子版全文。碩士、博士畢業(yè)生提交的論文不僅是學生學習、實習、實踐的成果，同時也是學校的教學成果，而且是學校教學水平的標志，是寶貴的文獻資源。今年我校有碩、博士畢業(yè)生3170人，均需要在圖書館學位論文資源數據提交電子版論文。

學生前來提交論文時，手里拽著一份膠印好的紙質版論文，一份電子版論文，一份回執(zhí)單。工作實效要求每3分鐘要完成一位前來提交的學生，包括（回執(zhí)單的核對，紙質版封面內的論文獨立性、完整性簽字，導師對論文授權認可的簽字等）。提交的時間又都在酷暑和寒冬季節(jié)，人數多，時間緊，任務集中，論文審核步驟繁瑣。不管是汗流浹背還是手腳凍僵的酷暑寒冬季節(jié)，也不管是由于加班、托班、久看電腦而出現的身體不適等情況，我們在這關鍵的時刻一直堅守在崗位上，做好畢業(yè)生的論文收集、審核工作。只有用心工作才能有工作細則的出彩。

1 博碩士學位論文數據庫建設工作細則

1.1 提交內容和要求：全文要求包含以下內容

（1）論文封面，包括：中國圖書館圖書分類號（針對論文內容并非專業(yè)的分類號），作者學號（請?zhí)顚懺诜饷妗熬幪枴碧帲?，中文、外文題名，論文作者姓名，作者學校、院系、專業(yè)，第一導師姓名，第一導師學校、院系，第二導師姓名（沒有可不填），第二導師單位（沒有可不填），論文提交日期，申請學位類別、級別（如文學碩士或工學博士等）；

（2）論文摘要，包括：中文關鍵詞、中文摘要、外文關鍵詞、外文摘要；

（3）論文正文，包括：目錄、正文、參考文獻、附錄、附圖等；

（4）電子版要求與印刷版內容（含封面）完全相同；

（5）學位論文的所有內容請存為一個Word2007文件，并將文件名設為：

一級學科+學院+學號+姓名（例如：經融學+經濟與管理學院+學號+姓名）。

1.2 網上提交步驟

（1）登錄南昌大學圖書館主頁（ http：//lib.ncu.edu.cn）__點擊“論文提交”__“進入提交頁面”。

（2）請使用學號注冊、登錄--->密碼和學號一直--->（請牢記不隨意修改密碼）--->點擊修改--->去提交我的論文--->摘要可在制作好的文檔中粘貼復制--->方便快速填表--->粘貼復制：剪刀的第3個小圖標。

（3）學科門類選項以選大類為主--->學科專業(yè)在表中選項，打*號的必須填寫。

（4）上傳的電子文檔應去除書脊頁并--->且不能有空白頁--->正文的頁碼應與紙質版一致。

（5）上傳電子版文檔為：PDF格式（word2007全文可轉換成PDF格式）--->PDF全文在最上面word全文在下方--->上傳完畢后點擊提交并存。

（6）PDF轉換方法：請使用word2007版本--->點擊文件--->輸出為PDF--->確定到制定的盤--->輸入的文件名與研究生院規(guī)定的一致：一級學科+南昌大學+姓名+學號

（例如：金融學+南昌大學+姓名+學號）。

（7）學位論文提交網址：http：//210.35.251.204/（僅限校園網使用）。

（8）查詢論文審核狀態(tài)，若未通過審核，根據所給提示修正提交方式，重新提交；若通過審核，則攜帶好《南昌大學研究生學位論文提交單》，將印刷本交至本室。本室將在論文作者所攜帶《南昌大學研究生學位論文提交單（回執(zhí)）》上簽字并蓋論文收訖章，博、碩士研究生憑此回執(zhí)方可辦理畢業(yè)手續(xù)。

（9）學位論文提交審核發(fā)布后，讀者可在圖書館主頁上查看瀏覽非加密的論文。

2 審核核對、電子版存檔工作

（1）學位論文審核人員必須每天查看是否有新的論文被提交。

（2）將論文全文從FTP服務器上拷貝至電腦本地盤，對照論文全文對所提交題錄信息進行核對，并且審核全文是否與紙質版內容、頁碼一致，圖片、公式等是否能正常顯示，不得有空白頁、修改的標記符號。

（3）對審核合格的予以通過，不合格的給出審核不通過的詳細原因，便于學生重新提交。

（4）審核合格并收印刷版后，在論文作者所攜帶《南昌大學研究生學位論文提交單（回執(zhí)）》上蓋論文收訖章。

3 印刷版、電子版收審后的移交工作

（1）印刷版移交為保護論文作者的合法權益，工作人員須將學位論文印刷版按加密與非加密分類移交讀者服務部保存，并在封面注明密級（或加密年限）。

（2）印刷版論文按各學院分類、歸類，包括同等學力、高師、在職的碩、博士提交的紙質版論文，整理歸位后，移交指定的部門供讀者查閱。

（3）加密論文另附作者清單。移交人與讀者服務部接收人雙方簽名確認。

（4）南昌大學研究生學位論文提交單（回執(zhí)）保存工作，回執(zhí)單內容必須填寫完整，導師簽字后方可認可，簽字蓋章后，留研究院、圖書館備案。

（5）電子版保管及其他每年收集的論文電子版存檔備份，并由技術部在服務器上備份一份。

（6）電子版存檔：電子版核對、收總、分學院、歸類存檔后，加工、制作成規(guī)范的數據，并發(fā)布至檢索前臺。

圖書館全員應堅持“以人為本，服務育人”的理念，以學生的求知成長、成才為出發(fā)點，以來良好服務為中心，我們只有在平凡的崗位上，認認真真，踏踏實實干好自己的本職工作，才能亮出精彩的工作細則，促進學校教學育人水平再上一個新的臺階。才能讓南昌大學格物致新、厚德育人上升一個新的臺階。

[責任編輯：王楠]