信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

葉長(zhǎng)虹

（佳木斯市疾病預(yù)防控制中心，154007）

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信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

葉長(zhǎng)虹

（佳木斯市疾病預(yù)防控制中心，154007）

摘要：檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。人們的生活和工作都需要從檔案中調(diào)取相關(guān)信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，對(duì)檔案信息的信息化管理與應(yīng)用，沒(méi)有給予足夠的重視。導(dǎo)致了檔案信息獲取困難，檔案文件保存耗費(fèi)巨大人力與物力資源等現(xiàn)象的發(fā)生。現(xiàn)在信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，解決了這些問(wèn)題。本文就檔案管理中存在的問(wèn)題、信息化技術(shù)的具體應(yīng)用以及未來(lái)的展望進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；人事評(píng)定；查詢

1　檔案管理簡(jiǎn)述

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題與不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文

件的保存。文件的保存過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調(diào)取查詢都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過(guò)程中，還容易出現(xiàn)一些問(wèn)題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時(shí)判斷，是否需要繼續(xù)保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒(méi)有經(jīng)受過(guò)檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對(duì)工作缺乏責(zé)任心，不掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮。但這對(duì)個(gè)人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時(shí)間長(zhǎng)流程多，檔案保管安全性保障不強(qiáng)等問(wèn)題。

1.2檔案管理現(xiàn)狀

在信息化技術(shù)發(fā)展如火如荼的社會(huì)，信息化技術(shù)走入了各個(gè)工作崗位。檔案管理也是如此。利用信息化技術(shù)，使得檔案管理的工作效率提升，利用計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存功能，將海量信息有序的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，也節(jié)約了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員也可以相互學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提升崗位專業(yè)技能也起到了促進(jìn)作用。檔案工作在信息化技術(shù)的發(fā)展下，獲得了可喜的成績(jī)。但在發(fā)展中也難免遇到問(wèn)題，例如當(dāng)前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術(shù)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存。對(duì)于信息的查詢，因?yàn)樯婕暗綑n案的安全性要求，只在一些特殊工作部門，提供一些查詢服務(wù)。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上，逐步的加入信息查詢的相關(guān)機(jī)構(gòu)。同時(shí)如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務(wù)，是未來(lái)發(fā)展中需要進(jìn)一步關(guān)注的問(wèn)題。

2　信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當(dāng)中，職稱評(píng)定、干部選拔行為都需要對(duì)參加評(píng)定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)。例如干部選拔中，候選人每年的工作評(píng)級(jí)、近年來(lái)是否獲得嘉獎(jiǎng)等等，多應(yīng)該考慮在內(nèi)。對(duì)于職稱評(píng)定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對(duì)的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

2.2信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過(guò)程中，最容易出現(xiàn)問(wèn)題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護(hù)屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲(chǔ)，還以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲(chǔ)的空間變得巨大，小小的計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)海量的信息。所以檔案信息通過(guò)信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲(chǔ)空間大，一些重要的檔案信息還可以通過(guò)移動(dòng)硬盤等設(shè)備進(jìn)行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲(chǔ)更為安全了。

2.3信息化平臺(tái)發(fā)展，促進(jìn)多方面合作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺(tái)。利用信息化平臺(tái)為檔案管理所服務(wù)。例如同一個(gè)單位，可以打造信息化平臺(tái)為多個(gè)部門合作。人事管理部門、財(cái)務(wù)部門、工程部門等，可以通過(guò)一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個(gè)部門之間，也可以進(jìn)行合作，高效率為人民所服務(wù)。信息化平臺(tái)的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

2.4信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應(yīng)用

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作,但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端,從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù),可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能,不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性,還能大大提高檔案管理工作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),使資源共享變成了可能,而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集,還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享,從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校節(jié)省了人力、財(cái)力。

3　結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。起到了節(jié)約資源、方便查詢，存儲(chǔ)安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個(gè)方面的作用。但檔案管理工作在未來(lái)，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺(tái)、部門協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等若干個(gè)方向合理發(fā)展，打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。

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Research on the application of information technology in archives management

Ye Changhong
(Jiamusi Municipal Center for Disease Control and prevention,154007)

Abstract：File management has become the focus of attention.People's life and work are needed from the archives retrieval of relevant information and materials.But the traditional archives management focus on the preservation of paper documents,information management and application of archives information,do not pay enough attention.In the archives information difficult to obtain,occurrence of file to save the file to consume huge manpower and material resources and other phenomena.Now the application of information technology in archives management,to solve these problems.In this paper,the specific application of the problems in file management,information technology and the prospects in the future are discussed in detail.

Keywords：information;archives;personnel assessment;query