遼寧師范大學(xué)會(huì)計(jì)系 遲麗華 宋佳

企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制研究

遼寧師范大學(xué)會(huì)計(jì)系 遲麗華 宋佳

采購作為企業(yè)三大職能之一，不僅是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理的開端，也是企業(yè)最易出現(xiàn)漏洞的環(huán)節(jié)。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，企業(yè)越來越重視從內(nèi)部控制進(jìn)行節(jié)約，通過降低成本以提高效益。然而，目前企業(yè)采購流程內(nèi)部控制的建設(shè)和執(zhí)行還面臨著許多問題，需要進(jìn)一步改善和提高。本文針對(duì)企業(yè)采購流程內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，進(jìn)而提出健全優(yōu)化采購流程內(nèi)部控制的對(duì)策，同時(shí)對(duì)執(zhí)行采購內(nèi)控時(shí)的關(guān)鍵點(diǎn)提出相關(guān)建議，從而對(duì)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制進(jìn)行全面研究。

采購流程 內(nèi)部控制 權(quán)責(zé)分離 預(yù)算決算

企業(yè)采購是生產(chǎn)和銷售的基礎(chǔ)，采購的成本、效率直接影響到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的好壞和利潤(rùn)的高低。采購流程較多，涉及的內(nèi)容繁雜，采購成本幾乎占總成本的百分之七八十，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)之一。然而，目前我國(guó)對(duì)采購流程方面的內(nèi)部控制研究尚淺，很多企業(yè)采購過程不夠透明、內(nèi)部控制不夠嚴(yán)密，導(dǎo)致了暗箱操作、以權(quán)謀私等腐敗現(xiàn)象，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作出現(xiàn)問題甚至倒閉。因此，深入研究企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制對(duì)健全優(yōu)化采購流程內(nèi)部控制、強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理具有重大的理論與現(xiàn)實(shí)意義。

1　企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

任何一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展都離不開采購，采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。采購的開始是因?yàn)榇嬖谛枨?，所以要根?jù)需求部門提交的請(qǐng)購單由采購部門制訂采購計(jì)劃，進(jìn)行預(yù)算評(píng)估，決算商定，報(bào)經(jīng)上級(jí)進(jìn)行審批；審批通過后，由采購人員進(jìn)行供應(yīng)商選擇，公平招標(biāo)，貨比三家；選定供應(yīng)商后洽談合同，簽訂采購合同并發(fā)出訂購單；收到貨時(shí)由庫存管理部門進(jìn)行驗(yàn)收，與采購單進(jìn)行核對(duì)；不合格材料要進(jìn)行退貨處理，合格材料驗(yàn)收無誤后再由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購發(fā)票進(jìn)行付款。綜上可見，采購流程是一個(gè)連續(xù)的過程，涉及不同的部門和人員，所以需要各個(gè)部門人員之間相互協(xié)調(diào)、監(jiān)督，才能實(shí)現(xiàn)采購的最優(yōu)化。然而，目前我國(guó)部分企業(yè)的采購流程設(shè)計(jì)和執(zhí)行仍然存在問題，流于形式。

1.1崗位未權(quán)責(zé)分離，缺乏監(jiān)督

采購業(yè)務(wù)沒有明確崗位的分工責(zé)任制，提交申請(qǐng)的人員同時(shí)負(fù)責(zé)審批工作；采購員負(fù)責(zé)執(zhí)行的同時(shí)又負(fù)責(zé)記錄、驗(yàn)收；審核人員負(fù)責(zé)審核的同時(shí)又負(fù)責(zé)付款等。這些不合理的崗位設(shè)置成為采購成本偏高，采購物資質(zhì)量卻不高，或者根本不是生產(chǎn)所需的主要原因。不僅如此，采購流程中缺少必要的審核監(jiān)督，只是由采購人員進(jìn)行供應(yīng)商挑選、詢價(jià)，可能導(dǎo)致采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行暗箱操作、從中獲利，而購入的物資或價(jià)格偏高，或質(zhì)量不足，或與生產(chǎn)所需并不達(dá)標(biāo)。因此，沒有良好的監(jiān)督機(jī)制也會(huì)影響企業(yè)采購成本及質(zhì)量。

1.2采購計(jì)劃不明確，缺乏預(yù)算控制

好多企業(yè)采購是隨時(shí)需要隨時(shí)采購，并無嚴(yán)格的采購預(yù)算計(jì)劃。這樣的采購流程，不僅采購時(shí)間受到限制，而且缺少對(duì)采購價(jià)格、質(zhì)量的對(duì)比，因?yàn)闀r(shí)間緊張，無法對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)地調(diào)查分析，嚴(yán)重導(dǎo)致采購時(shí)機(jī)盲目性、采購信息不確定性。有的企業(yè)制訂了采購計(jì)劃，只是為了迎合領(lǐng)導(dǎo)的要求，或者計(jì)劃內(nèi)容不符合實(shí)際情況，使得采購計(jì)劃嚴(yán)重不可行。

1.3供應(yīng)商選擇重人情，管理缺乏跟蹤

采購活動(dòng)就是要與供應(yīng)商打交道，所以供應(yīng)商的好壞直接影響到企業(yè)的利潤(rùn)。由于受到利益與情誼等影響，采購人員很可能忽略產(chǎn)品質(zhì)量，選擇價(jià)格偏高、質(zhì)量偏低的關(guān)系戶。同時(shí)，企業(yè)對(duì)已選定的供應(yīng)商缺乏持續(xù)的跟蹤，對(duì)供應(yīng)商的資信、經(jīng)營(yíng)狀況及范圍沒有實(shí)時(shí)關(guān)注，容易出現(xiàn)材料臨時(shí)短缺、采購鏈斷裂等問題。

2　健全采購流程內(nèi)部控制的對(duì)策

2.1落實(shí)崗位權(quán)責(zé)分離，完善監(jiān)督機(jī)制

為實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的采購目標(biāo)，要求企業(yè)設(shè)置合理的崗位分工，明確崗位責(zé)任，切實(shí)做到權(quán)責(zé)分離。主要的崗位分工包括：請(qǐng)購與審批分離；采購執(zhí)行與記錄分離；采購執(zhí)行與驗(yàn)收分離；詢價(jià)與付款分離；付款與審批分離。執(zhí)行內(nèi)控的人員要定期或不定期的督促、規(guī)范、審核相關(guān)負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)操作，切實(shí)履行好內(nèi)控管理的責(zé)任，定期組織開展有效地監(jiān)督檢查。采購環(huán)節(jié)涉及多個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)都由不同的人進(jìn)行負(fù)責(zé)。這樣可以避免個(gè)人專權(quán)，避免利用職位之便以權(quán)謀私。還可以明確責(zé)任，某個(gè)控制點(diǎn)出現(xiàn)問題，可以快速準(zhǔn)確地找出該控制點(diǎn)的負(fù)責(zé)人，詢問原因，制定解決方案，根據(jù)問題情形追究責(zé)任。這樣不僅提高工作效率、嚴(yán)防徇私舞弊、暗箱操作，更有利于明確責(zé)任，提高采購效益。

2.2合理制訂采購計(jì)劃，加強(qiáng)預(yù)算控制

在市場(chǎng)沒有出現(xiàn)大幅度波動(dòng)的情況下，企業(yè)的主要產(chǎn)品大致每年的生產(chǎn)量相同，對(duì)原材料的需求幾乎也應(yīng)跟隨趨勢(shì)變化。因此，為強(qiáng)化企業(yè)的采購流程內(nèi)部控制，應(yīng)事先進(jìn)行合理地采購預(yù)算。采購預(yù)算是根據(jù)以往年度原材料的需求量對(duì)本年生產(chǎn)所需量進(jìn)行估算，賬表分析，結(jié)合本年的市場(chǎng)需求、原材料的價(jià)格浮動(dòng)、通貨膨脹、是否停產(chǎn)減產(chǎn)等因素，進(jìn)行較為合理的預(yù)計(jì)，制訂采購計(jì)劃，完善采購需求，實(shí)現(xiàn)資金與存貨的有效配置，盡量使資金流動(dòng)起來，使存貨既可以滿足生產(chǎn)需求，又不會(huì)造成過量的儲(chǔ)存成本或變質(zhì)浪費(fèi)。

2.3制定供應(yīng)商跟蹤體系

企業(yè)可以引進(jìn)集財(cái)務(wù)與管理一體化的操作系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效控制。以SAP為例，其為企業(yè)提供一整套標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)價(jià)供應(yīng)商的評(píng)分系統(tǒng)，分值從1到100分，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)主要包括價(jià)格、交貨、質(zhì)量和服務(wù)。在這些數(shù)值化的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上，采購人員能夠減少主觀差異性的影響，可以給供應(yīng)商一個(gè)全面的評(píng)價(jià)。而且，對(duì)供應(yīng)商建立跟蹤體系，可以全面了解供應(yīng)商的主營(yíng)業(yè)務(wù)產(chǎn)品以及附加產(chǎn)品等等，便于在企業(yè)臨時(shí)需要某項(xiàng)產(chǎn)品時(shí)，能夠及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系溝通數(shù)量?jī)r(jià)格，更可以節(jié)省選擇的時(shí)間，有利于實(shí)現(xiàn)高效采購。

2.4運(yùn)用新技術(shù)更有效助力采購內(nèi)控

一方面，企業(yè)可以購買專用的網(wǎng)絡(luò)采購軟件，軟件中包含提供各種需求的供應(yīng)商，采購人員通過軟件進(jìn)行公開招標(biāo)，公平競(jìng)價(jià)，選擇物美價(jià)廉的物資用于企業(yè)生產(chǎn)。而且，通過網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)還可以使采購信息公開化、過程透明化，加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部復(fù)核監(jiān)督機(jī)制。采購人員選擇供應(yīng)商后，內(nèi)部控制人員可以進(jìn)行復(fù)核，嚴(yán)防存在徇私舞弊造成采購成本過高等風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，隨著財(cái)務(wù)軟件的管理功能越來越具有實(shí)用性，企業(yè)可以擴(kuò)展財(cái)務(wù)軟件的管理模塊，利用采購、存貨等管理模塊，更為便捷地對(duì)采購流程進(jìn)行管理控制。財(cái)務(wù)部將請(qǐng)購單、訂購單、發(fā)票等相關(guān)支持性文件錄入系統(tǒng)中進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后可自動(dòng)記賬，在系統(tǒng)自動(dòng)化的鏈接下，完成采購內(nèi)容的記錄審核工作，避免了手工操作的誤差、不及時(shí)性以及不完整性，保障了采購環(huán)節(jié)下物料管理的準(zhǔn)確性，從而加強(qiáng)了采購流程的內(nèi)部控制。

3　采購流程內(nèi)控執(zhí)行時(shí)的關(guān)鍵點(diǎn)

3.1預(yù)算決策時(shí)應(yīng)對(duì)賬表進(jìn)行細(xì)化分析

企業(yè)管理的重心在于決策，決策是根據(jù)合理有效地預(yù)算進(jìn)行的，一項(xiàng)決策離不開正確、可靠、及時(shí)的相關(guān)信息，所以對(duì)賬表進(jìn)行細(xì)化分析十分必要。在管理會(huì)計(jì)中，對(duì)賬表分析僅僅局限于量本利分析，投資決策等，但在實(shí)際的工作中，對(duì)賬表分析要考慮的因素就不僅僅是這些了。采購、存貨、成本費(fèi)用、固定資產(chǎn)、預(yù)算等相關(guān)理論也涉及采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，可大多都是程序方面的規(guī)定。因此，在實(shí)際進(jìn)行采購預(yù)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，細(xì)化預(yù)算項(xiàng)目，綜合考慮潛在風(fēng)險(xiǎn)的可能性，從而提高采購計(jì)劃的科學(xué)合理性。不僅如此，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)整體目標(biāo)及資源配置能力，通過合理預(yù)測(cè)，綜合計(jì)算和全面平衡，對(duì)當(dāng)年或最近幾個(gè)年度的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行相關(guān)額度調(diào)整，從而建立一套完整的預(yù)算機(jī)制。

3.2采購環(huán)節(jié)應(yīng)注意風(fēng)險(xiǎn)管理

為了加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，要注意風(fēng)險(xiǎn)管理這個(gè)大范圍的影響。在企業(yè)的采購環(huán)節(jié)，風(fēng)險(xiǎn)體現(xiàn)在采購人員與供應(yīng)商之間是否存在秘密交易，采購是否進(jìn)行了充分的市場(chǎng)調(diào)查，采購合同責(zé)任是否明確，采購是否及時(shí)有效，采購成本是否真實(shí)合理等等。除了以上這些可控制因素，還有一些不可控制因素，例如自然災(zāi)害、運(yùn)輸途中出現(xiàn)事故、市場(chǎng)大幅異常波動(dòng)等。要實(shí)現(xiàn)有效的采購流程內(nèi)部控制，在健全內(nèi)部控制制度時(shí)必須結(jié)合這些因素加以考慮。例如，對(duì)于不可抗力造成的潛在風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行保險(xiǎn)管理或者簽訂套期保值合同，一旦出現(xiàn)問題，可以將企業(yè)損失降到最低。

3.3應(yīng)當(dāng)關(guān)注財(cái)務(wù)軟件存在的問題

企業(yè)采購流程的內(nèi)部控制最終的目的是為了節(jié)約采購成本，減少廢品損失，降低售后服務(wù)開支，獲取高額利潤(rùn)。而采用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)管理，雖然可以在很高的程度上實(shí)現(xiàn)這一目的，但目前采用財(cái)務(wù)軟件成本也是不容忽視的，這個(gè)成本不僅包括購買軟件的價(jià)格，還包括使用人員的培訓(xùn)，軟件的后期維護(hù)等支出。除此之外，財(cái)務(wù)軟件自身也會(huì)出現(xiàn)一些問題，例如用友、金蝶有時(shí)會(huì)出現(xiàn)操作結(jié)果錯(cuò)誤或運(yùn)行緩慢等問題。因此，企業(yè)在選擇采用財(cái)務(wù)軟件對(duì)采購流程進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，應(yīng)全面考慮成本效益原則，并對(duì)軟件自身問題做好防范。

4　結(jié)語

只有將采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與執(zhí)行有效落實(shí)，做到權(quán)責(zé)分離、計(jì)劃有序，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)，綜合考慮采購風(fēng)險(xiǎn)，才能夠降低企業(yè)的采購成本及后續(xù)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展開好頭、把好關(guān)。

［1］胡明松.探析企業(yè)內(nèi)部控制中采購管理與存貨管理的業(yè)務(wù)流程［J］.會(huì)計(jì)師，2015（01）.

［2］成雪梅.ERP環(huán)境下企業(yè)采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)［J］.財(cái)會(huì)通訊，2015（14）.

［3］喬翱.企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及對(duì)策［J］.中國(guó)商論，2016（04）.

F275

A

2096-0298（2016）10（a）-014-02

遲麗華（1967-），女，吉林長(zhǎng)春人，遼寧師范大學(xué)會(huì)計(jì)系教授，中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，高級(jí)會(huì)計(jì)師，主要從事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)方面的研究；宋佳（1992-），女，遼寧大連人，在讀碩士研究生，主要從事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)方面的研究。