淺談如何做好財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提升財(cái)務(wù)管理水平

王小永

大唐呼倫貝爾化肥有限公司財(cái)務(wù)部

淺談如何做好財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提升財(cái)務(wù)管理水平

王小永

大唐呼倫貝爾化肥有限公司財(cái)務(wù)部

企業(yè)信息化水平不僅關(guān)系到財(cái)務(wù)核算水平的高低，在當(dāng)今更是對企業(yè)全面管理有著舉足輕重的作用。目前國內(nèi)各大企業(yè)都在積極加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，通過對信息的合理應(yīng)用有效提升企業(yè)的管理水平。本文結(jié)合所在公司實(shí)際，從企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、方案設(shè)計(jì)與現(xiàn)場管理，軟件應(yīng)用培訓(xùn)，賬務(wù)管理與信息應(yīng)用，信息優(yōu)化等方面探討如何做好財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，提升財(cái)務(wù)管理水平。

財(cái)務(wù)管理；信息化；企業(yè)管理

一、企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是企業(yè)信息化所必須，也是企業(yè)加強(qiáng)管理所必走之路。

1、成立業(yè)務(wù)確定和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組

為了更好進(jìn)行信息化建設(shè)，從各部門抽調(diào)綜合能力強(qiáng)，具有管理經(jīng)驗(yàn)的員工，成立業(yè)務(wù)確定和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組，以下簡稱“信息化小組”。

2、業(yè)務(wù)確定和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

信息化小組成員，結(jié)合部門實(shí)際確定本部門業(yè)務(wù)，編寫業(yè)務(wù)流程，繪制業(yè)務(wù)流程圖，使業(yè)務(wù)流程清晰。信息化小組對編寫完的業(yè)務(wù)流程按部門逐項(xiàng)進(jìn)行討論，不能全面了解業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)的，務(wù)必到現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)研，切實(shí)掌握業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。確認(rèn)業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)控制點(diǎn)，及實(shí)際操作中數(shù)據(jù)的取得方式，數(shù)據(jù)無法控制到的業(yè)務(wù)流程部分，進(jìn)行精簡，但對現(xiàn)場管理具有重要意義的，應(yīng)確定控制指標(biāo)，并將控制指標(biāo)抽象為數(shù)據(jù)，輸入信息化系統(tǒng)。

3、對采購成本、生產(chǎn)成本、銷售成本、企業(yè)管理有重要影響的業(yè)務(wù)，需延伸流程管理

如某材料采購價為10元，運(yùn)費(fèi)為10元，廠內(nèi)倒運(yùn)費(fèi)10元，如果在業(yè)務(wù)流程控制中僅僅反映了其入庫成本為30元，在成本實(shí)際控制中就沒有著力點(diǎn)和對比的角度，那么就應(yīng)將此項(xiàng)業(yè)務(wù)流程控制延伸至采購流程、運(yùn)費(fèi)、廠內(nèi)倒運(yùn)三個流程，通過與當(dāng)?shù)厥袌鰞r格和同業(yè)對比，就能確定造成材料成本高的癥結(jié)在那一環(huán)節(jié)，從而確保財(cái)務(wù)價稅職責(zé)發(fā)揮作用。

4、結(jié)合業(yè)務(wù)流程，制定相應(yīng)的管理制度。

業(yè)務(wù)流程確定后，務(wù)必制定相應(yīng)的管理制度。管理制度需管控到業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)，無需太多太細(xì)，但執(zhí)行起來必須嚴(yán)格。

二、方案設(shè)計(jì)與現(xiàn)場管理

1、盡量減少不同軟件的嵌套使用

新的企業(yè)管理軟件代表著一種新的企業(yè)管理理念，各個板塊之間都相互緊密聯(lián)系，只有在使用中保證其完整性，才能確保數(shù)據(jù)傳輸正確。在軟件實(shí)施中，十分忌諱將軟件進(jìn)行肢解使用和把一些別的軟件的管理思想融入其中(如軟件實(shí)施過程中，人力資源部要求從其原有的管理系統(tǒng)中獲取人員，薪酬等信息，燃料部門要求從其燃料檢斤計(jì)量軟件中取數(shù)，棄新軟件的功能不用)，這樣既會造成業(yè)務(wù)不完善或使用人員經(jīng)常徘徊于兩種管理理念中，又存在大量尾差難以處理的現(xiàn)象，與財(cái)務(wù)管理的嚴(yán)禁性不相容。因此在方案設(shè)計(jì)時，要禁止此類情況。

2、方案設(shè)計(jì)時，要縮短方案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，減少不必要的取數(shù)點(diǎn)

軟件公司做方案設(shè)計(jì)時，要依據(jù)業(yè)務(wù)流程，盡量縮短方案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，避免在實(shí)際操作中由于流轉(zhuǎn)過長造成的數(shù)據(jù)錯誤，對接困難，或分析取數(shù)時，部分?jǐn)?shù)據(jù)反映出的信息無法理解。

3、成本核算方案設(shè)計(jì)時，要樹立成立中心控制意識，將所有產(chǎn)品納入流程制造管理，按成本中心對各項(xiàng)費(fèi)用做好歸集。

要為基本生產(chǎn)車間和輔助生產(chǎn)車間產(chǎn)出的產(chǎn)品設(shè)計(jì)“產(chǎn)品工藝路線”，確定產(chǎn)品配方，將產(chǎn)品消耗的原輔材料、“化工三劑”、水、電等完整反映在配方中，以便企業(yè)分車間、分產(chǎn)品控制各項(xiàng)原輔材料的單耗及費(fèi)用的發(fā)生，從而實(shí)現(xiàn)以“成本中心”為單位，建立考核獎懲機(jī)制，推動企業(yè)降本增效及精細(xì)化管理工作。

4、按實(shí)際工作需求，設(shè)計(jì)各部門所需報(bào)表，將信息化平臺打造成為公司的信息共享平臺，建立日利潤管理模塊，動態(tài)庫存管理機(jī)制

信息化小組成員，要根據(jù)本部門實(shí)際，設(shè)計(jì)日常管理所需報(bào)表，理清取數(shù)方式及取數(shù)點(diǎn)，并同財(cái)務(wù)人員、實(shí)施人員做好溝通協(xié)調(diào)，保證所傳輸數(shù)據(jù)所表達(dá)意思的一致性，從真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在各部門之間的共享，提高辦事效率。

建立日利潤管理模塊。按日掌握企業(yè)成本變動情況，以便及時發(fā)現(xiàn)在生產(chǎn)運(yùn)行、物料消耗、費(fèi)用發(fā)生出現(xiàn)的數(shù)據(jù)異常，從而對實(shí)際業(yè)務(wù)偏差及時控制。

建立動態(tài)庫存管理機(jī)制。要對公司整體貨位合理編號，對存貨準(zhǔn)確定位，按國家標(biāo)準(zhǔn)為物資命名編碼，便于招投標(biāo)，按天及時反映庫存變動，并為常用備件建立合理庫存，從而實(shí)現(xiàn)產(chǎn)、供、銷一體化。

5、現(xiàn)場管理中務(wù)必職責(zé)清晰

信息化小組成員結(jié)合軟件公司確定的方案，明確本部門的職責(zé)，檢查方案是否符合本部門的現(xiàn)場管理，有無造成使現(xiàn)場管理混亂的可能。感覺不妥時及時提出改進(jìn)建議。在軟件公司對提出問題作出妥善的解釋時，可以不進(jìn)行改進(jìn)。

要確定新信息化軟件出具的單據(jù)，是否符合公司實(shí)際管理的需要，是否滿足涉外的訴訟要求等，不能滿足要求的要及時優(yōu)化，報(bào)公司批準(zhǔn)。

建立相互牽制的軟件操作機(jī)制，一個業(yè)務(wù)務(wù)必要經(jīng)過兩個以上人員處理，避免操作過程中為掩蓋已犯錯誤而弄虛作假。

三、人員配置與軟件應(yīng)用培訓(xùn)

1、人員配置

根據(jù)軟件方案設(shè)計(jì)和部門構(gòu)成情況合理確定應(yīng)配置人員崗位及數(shù)量。由于信息化軟件將大部分分錄制作和基礎(chǔ)單據(jù)審核分解至各業(yè)務(wù)主管單位，因此相應(yīng)人員不僅要熟悉本單位業(yè)務(wù)，而且還需要有一定的財(cái)務(wù)知識，熟悉企業(yè)相應(yīng)的規(guī)章制度，能夠迅速接受新的事物。否則軟件的應(yīng)用將步步受挫，而且信息將管理混亂，對企業(yè)管理不具有太大的意義。

設(shè)置信息建設(shè)主管崗位，主要管理在軟件使用過程中由于網(wǎng)絡(luò)等一些硬件問題造成軟件運(yùn)行過慢等事故，并定期提報(bào)軟件維護(hù)費(fèi)和需要配置的設(shè)備。定期對一些無用的操作記錄進(jìn)行清理，全天候保軟件運(yùn)行暢通。

設(shè)置軟件業(yè)務(wù)主管崗位，主要解決各部門在軟件操作中遇到的問題，該崗位人員需要有較強(qiáng)的財(cái)務(wù)知識，熟悉軟件操作和企業(yè)業(yè)務(wù)流程，一旦出現(xiàn)問題，能迅速判定問題癥結(jié)所在，及時處理問題保證軟件運(yùn)行正常，結(jié)賬正常。并定期對各部門業(yè)務(wù)進(jìn)行審核，及時發(fā)現(xiàn)問題。

2、軟件應(yīng)用培訓(xùn)

(1)企業(yè)規(guī)章制度培訓(xùn)。各操作崗位必須熟知企業(yè)制度和業(yè)務(wù)流程，否則基礎(chǔ)單據(jù)審核將變得毫無意義。

(2)軟件操作。各崗位務(wù)必編寫操作手冊，軟件公司務(wù)必對操作細(xì)節(jié)進(jìn)行反復(fù)培訓(xùn)，通過軟件培訓(xùn)要使操作人員從會操作到熟練操作到分析應(yīng)用。通過一些業(yè)務(wù)操作實(shí)例，增強(qiáng)操作人員的職業(yè)判斷能力，和多種情況事故處理能力。

(3)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)要求。財(cái)務(wù)板塊是信息化管理軟件正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心。因此會計(jì)人員僅僅會核算是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須了解企業(yè)所有業(yè)務(wù)，對一些業(yè)務(wù)還必須達(dá)到一定專業(yè)的程度，這樣財(cái)務(wù)信息化的作用才能真正體現(xiàn)出來。

會計(jì)人員要進(jìn)行業(yè)務(wù)及其流程培訓(xùn)，必要時要請現(xiàn)場管理人員進(jìn)行講解，或從業(yè)務(wù)開始進(jìn)行全過程跟蹤，真正掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)。方案設(shè)計(jì)與軟件操作必須全過程掌握，否則一旦遇到操作故障，將無法解決，大大降低軟件的運(yùn)行效率。

四、賬務(wù)管理與信息應(yīng)用

1、將全面預(yù)算納入系統(tǒng)管理

將各項(xiàng)業(yè)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)，按車間、部門、產(chǎn)品，按月全面分解至系統(tǒng)各個模塊，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制的全面性、針對性和成本效益性。預(yù)算金額控制按“計(jì)劃中項(xiàng)目費(fèi)用金額+實(shí)際發(fā)生項(xiàng)目金額-實(shí)際發(fā)生項(xiàng)目的計(jì)劃金額”，從而實(shí)現(xiàn)一旦計(jì)劃費(fèi)用超支，將觸發(fā)預(yù)算在計(jì)劃階段的控制，實(shí)現(xiàn)事前、事中控制。通過產(chǎn)品模塊預(yù)算控制，實(shí)現(xiàn)對物料消耗，產(chǎn)品單位消耗的控制。從而讓軟件真正對企業(yè)管理發(fā)揮實(shí)際作用。

2、財(cái)務(wù)人員對數(shù)據(jù)的深化使用

財(cái)務(wù)人員通過對業(yè)務(wù)流程學(xué)習(xí)和軟件賬務(wù)處理特點(diǎn)理解，務(wù)必將信息管理與賬務(wù)管理結(jié)合應(yīng)用起來，不僅要建立大量的備查帳，而且還要熟知各個會計(jì)科目所代表的企業(yè)業(yè)務(wù)，借、貸方變動所代表業(yè)務(wù)是如何變動得，一旦數(shù)據(jù)變動，我們所掌握不僅僅是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的變動，而是在業(yè)務(wù)端出現(xiàn)了什么異常，必要時要親自到現(xiàn)場了解，掌握情況后及時撰寫報(bào)告，向公司反映。會計(jì)科目盡量和現(xiàn)場管理結(jié)合起來，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)了變動就知道現(xiàn)場什么地方出現(xiàn)了變動，及時通知相應(yīng)部門提供說明，采用措施，減少損失。

結(jié)語

財(cái)務(wù)人員在信息管理水平逐步提升的年代，核算型的會計(jì)已越來越不適應(yīng)企業(yè)管理的需要，隨著時代的發(fā)展，很多方面都需要會計(jì)人員做出專業(yè)性的判斷，復(fù)合型人才將成為會計(jì)人員的代名詞。因此財(cái)務(wù)人員必須從繁重的手工勞動中解放出來。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理對每一個企業(yè)來說，都已經(jīng)勢在必行。相信在做好業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、方案設(shè)計(jì)與現(xiàn)場管理，軟件應(yīng)用培訓(xùn)，賬務(wù)管理與信息應(yīng)用，信息優(yōu)化等方面的基礎(chǔ)上，企業(yè)信息化建設(shè)將不再是一個問題，財(cái)務(wù)管理水平也會因此得到大幅度的提升。

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