董楠

摘 要：地質(zhì)勘探是我國重要的機關(guān)單位，隨著當今資源的不斷開發(fā)，地質(zhì)勘探單位承擔重要的責任與義務，在不斷的深入改革中逐漸發(fā)展。本文作者通過分析地勘單位檔案管理工作現(xiàn)狀及特征，總結(jié)檔案管理工作對地勘單位發(fā)展的重要作用。

關(guān)鍵詞：地勘單位；檔案管理；發(fā)展歷程

檔案管理工作是地勘單位的基礎(chǔ)性工作，其占有重要地位。檔案管理及服務工作也要求在發(fā)展中求創(chuàng)新，保證地勘信息管理真實性、準確性、可靠性。近年來，地勘單位不斷加強檔案管理服務工作與管理工作的創(chuàng)新，為地勘單位提供了更加可靠的工作保障。

1 地勘單位檔案管理工作現(xiàn)狀及特點

地勘單位檔案管理工作是其單位基本工作的重要部分，地勘單位檔案管理體現(xiàn)出地勘單位信息的真實性，客觀全面的反應地勘單位的發(fā)展歷程，其具有不可逆性特點。地勘單位檔案管理還具有數(shù)據(jù)種類多、設(shè)計內(nèi)容廣等特點。其檔案管理需要采用科學的分類和整理方法進行編號和備錄，按照不同技術(shù)、專業(yè)進行整理，結(jié)合科學的方法保證檔案間的密切聯(lián)系。遵循簡單、科學、穩(wěn)定、可擴容性等原則進行檔案管理，不僅要保證檔案的真實性、完整性，正要保證檔案規(guī)范性，幫助檔案使用方便?，F(xiàn)階段，地勘單位檔案管理工作相對落后，還處于分散及傳統(tǒng)的保管方式，在當前計算機、軟件等科技不斷發(fā)展的情況下，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法以及不能滿足地勘單位檔案管理應用的要求。此外，地勘單位還存在檔案管理認識不強，檔案管理意識薄弱，檔案整理不科學、不規(guī)范，保存方式不合理，檔案管理體制不健全等問題，無法發(fā)揮檔案管理工作的重要作用和利用價值，這是急需解決的重要問題。

2 地勘單位檔案管理的主要任務

地勘單位檔案管理非常重要，其主要工作目標是實現(xiàn)地勘單位檔案的價值，發(fā)揮其最大作用，為地勘單位發(fā)展做出貢獻。檔案管理工作主要任務是保證檔案資料的完整性、真實性。一方面，檔案資料是地勘單位的歷史及重要信息，通過檔案管理保證檔案資料信息不缺失、不損壞，保證其有序規(guī)范，采用科學的方法形成規(guī)范的各類檔案，發(fā)揮檔案的真正價值和意義。另一方面，檔案是國家的重要信息，涉及國家秘密或著作權(quán)的地質(zhì)資料的保護、公開和利用，受國家法律保障，一定按照嚴格的國家保密法等相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，保證國家的財產(chǎn)安全。[2]此外，檔案管理還對地勘單位自身發(fā)展具有重要作用，是其發(fā)展的必備條件。下面詳細介紹檔案管理工作對地勘單位發(fā)展的重要意義。

3 地勘單位檔案管理工作在其發(fā)展中的重要性

3.1 幫助管理者正確決策

地勘單位檔案資料是對地勘單位歷史的記載，從其創(chuàng)立到不斷發(fā)展的完整文件、文書、記錄、財務、人事、裝備、科技成果以及影像音等資料和信息資源。檔案記錄了地勘單位艱苦奮斗的勞動結(jié)晶，是地勘單位的物質(zhì)財務和精神財富。通過檔案記錄能夠幫助管理者制定科學的發(fā)展方向，為領(lǐng)導者正確決策提供重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，市場形式的變化莫測，市場競爭越來越激烈。一個單位要想在殘酷的市場競爭中立足，不斷的發(fā)展壯大，需要制定正確的發(fā)展路線和方針，發(fā)展方向的確定離不開三個重要的信息資源，首先是市場信息，也就是市場需求。其次是政策法律信息，也就是國家政策的支持。最后就是自身的發(fā)展信息，包括自身條件、資源和實力的信息，而這些信息就是檔案的存在價值。對于單位決策者而言，信息、人才、資源、設(shè)備都是謀求發(fā)展不可缺少的重要元素，有科學、準確、系統(tǒng)的資料、數(shù)據(jù)、信息作為基礎(chǔ)，才能在挑戰(zhàn)不斷的市場中尋找機會、果斷決策、不斷進步與發(fā)展。

3.2 為地勘單位提供參考依據(jù)

檔案記載了地勘單位從事地質(zhì)找礦、各種生產(chǎn)經(jīng)營活動情況、成果、經(jīng)驗和教訓，其中包括自然資源、生產(chǎn)形式和方法、生產(chǎn)過程及應用技術(shù)、管理方法等，這些重要信息為地勘單位提供地質(zhì)找礦、施工和經(jīng)驗管理提供科學依據(jù)和參考資料。例如：地勘單位的年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃就是根據(jù)檔案資料記載，通過前一年或幾年的經(jīng)營成果及經(jīng)驗來制定的。地勘單位在生產(chǎn)過程中，當遇到一些問題，例如設(shè)備故障、技術(shù)失誤、生產(chǎn)問題等也會通過檔案進行參考，通過對以往工作經(jīng)驗教訓總結(jié)為依據(jù)，尋找解決方法?？傮w來說，檔案是與地勘單位日常生產(chǎn)息息相關(guān)的重要資源，是保證地勘單位正常生產(chǎn)和順利發(fā)展的重要保證。檔案管理是對檔案資料科學、規(guī)范的管理，對檔案的應用和價值體現(xiàn)至關(guān)重要，是為地勘單位提供發(fā)展重要依據(jù)的可靠保證。

3.3 為地勘單位發(fā)展創(chuàng)新提供條件

檔案管理為地勘單位從事地質(zhì)找礦、技術(shù)、科研發(fā)展和經(jīng)驗管理提供真實的記錄，通過檔案信息的保留，為后續(xù)的技術(shù)研發(fā)和科學進步提供科學、準確、真實的依據(jù)，為地勘單位創(chuàng)造無形資產(chǎn)。例如：地勘單位通過檔案記載一個地區(qū)的地質(zhì)信息，通過找礦的規(guī)律中總結(jié)經(jīng)驗，為尋找新的礦質(zhì)資源提供科學依據(jù)，實現(xiàn)實踐—認識—再實踐—再認識的良性循環(huán)。通過檔案管理對相關(guān)技術(shù)及成果進行整理，申請國家專利，形成無形財富，在市場競爭中獲得更大優(yōu)勢。因此，可以說檔案管理工作為地勘單位科技進步和技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展提供了信息支持，為地勘單位發(fā)展創(chuàng)新提供必要的條件。

3.4 實現(xiàn)地勘單位文化傳承

檔案管理工作真實、詳細、客觀的記載了幾代地勘人員艱苦奮斗的歷史，傳承了以艱苦奮斗為榮、獻身地質(zhì)事業(yè)為榮的文化精神，是我們光榮、愛國教育宣傳良好的素材，能夠弘揚我國地質(zhì)傳統(tǒng)文化，實現(xiàn)地勘單位光輝文化的傳承。例如：地勘單位建隊周年紀念日時，可以通過檔案資料如文件、圖片、業(yè)績、影響等進行精神文化宣傳，讓當代地勘單位人員感受老一代人的精神文化，鼓勵新一代人繼承文明傳統(tǒng)，發(fā)揚艱苦奮斗的精神，結(jié)合自身優(yōu)點和當前先進的技術(shù)，不斷擴展業(yè)務，開拓地質(zhì)市場，實現(xiàn)地質(zhì)事業(yè)的不斷進步與發(fā)展。

3.5 衡量地勘單位業(yè)績

企業(yè)通過檔案管理看其經(jīng)濟效益和發(fā)展軌跡，商鋪通過賬目管理看其經(jīng)營狀況，地勘單位也一樣，通過檔案管理衡量其主要業(yè)績。地勘單位在經(jīng)營管理過程中，客觀的反應了不同時期其發(fā)展狀況，包括領(lǐng)導決策是否正確、發(fā)展方向是否準確、基本建設(shè)是否完善、科學研究是否進步等。檔案管理凝結(jié)了地勘單位管理者和全體地質(zhì)工作者勞動和智慧的結(jié)晶，體現(xiàn)了辛苦勞動和不斷創(chuàng)造的成果。通過檔案管理能夠很好的體現(xiàn)出一個時期的管理模式、管理方法、管理效果和業(yè)績，科學規(guī)范的檔案管理是衡量地勘單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作不僅是地勘單位的基礎(chǔ)性工作，更是影響其深遠發(fā)展的重要工作。檔案管理不僅能幫助領(lǐng)導者做出正確的決定，為其發(fā)展提供可靠依據(jù)，還能加強地勘單位不斷創(chuàng)新，傳承精神文化的同時提高其發(fā)展業(yè)績，因此，加強檔案管理工作是非常重要和必要的。

參考文獻

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[4]靳愛萍：《淺談煤炭地勘單位如何創(chuàng)新檔案管理服務工作》，《科技信息》，2014年第23期.