檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

趙麗

摘 要：醫(yī)院檔案管理不僅僅是醫(yī)療工作的記載，也全面涵蓋了醫(yī)院整體的發(fā)展歷史，在綜合性醫(yī)療機構中基礎醫(yī)療記錄可避免醫(yī)患糾紛等不良問題的發(fā)生，而醫(yī)院決策、歷史文化以及科研教學等檔案則推動了醫(yī)院硬性實力的提高。唯有合理的檔案管理制度建立，深入完善檔案管理人才，強化正確管理理念，方能保證醫(yī)院在市場競爭環(huán)境中秉持競爭優(yōu)勢。

關鍵詞：醫(yī)院管理；檔案管理；作用；價值

檔案管理在各行業(yè)、各機構中均是不可或缺的重要組成部分，憑借檔案管理工作的良好實施能夠輔助信息檢閱與復核的便捷開展[1]，對工作效率改善具有重要作用。醫(yī)療機構中檔案管理主要圍繞科研教學、醫(yī)療事業(yè)、設備設施、人力資源與黨政管理等內容[2]，通過真實記錄與合理統(tǒng)籌可避免醫(yī)患糾紛問題的發(fā)生，促進醫(yī)院領導的規(guī)劃與決策，對醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用[3]。伴隨檔案建立模式與醫(yī)療改革制度的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的重要程度日益增強，同時其不足與弊端也逐漸顯露，本文通過對醫(yī)院檔案管理作用、現(xiàn)狀與前景進行分析，旨在對其合理發(fā)展提供有利參考，為醫(yī)院整體發(fā)展創(chuàng)造積極保證。

1 檔案管理在醫(yī)院整體管理中的作用與地位

1.1 檔案管理對避免醫(yī)患糾紛承擔依據(jù)性作用

醫(yī)患矛盾與醫(yī)患糾紛是當前醫(yī)療機構所面臨的常見問題，醫(yī)療行為作為檔案管理中的基礎構成，對醫(yī)患雙方合法權益具有積極維護性作用，也能積極促進患者與醫(yī)務人員在掌握個人權利的基礎上更準確的履行自我義務。從而，醫(yī)院檔案管理中基礎醫(yī)療行為記錄可作為醫(yī)患雙方的法律依據(jù)，一旦發(fā)生矛盾問題能夠為正確抉擇起到依據(jù)性作用。

1.2 檔案管理對醫(yī)院文化傳承發(fā)揮主導性作用

綜合性醫(yī)院在長期發(fā)展過程中會逐漸積累其文化理念，檔案管理在其長期發(fā)展歷程中也不斷積淀其特色與精髓，回顧醫(yī)院檔案內容可全面體現(xiàn)醫(yī)院的價值導向、醫(yī)療宗旨以及社會形象等內容。綜合完善醫(yī)院檔案管理措施可促使醫(yī)院文化特色更為飽滿，在整體社會環(huán)境中表現(xiàn)的更為淋漓盡致。

1.3 檔案管理對醫(yī)院科學現(xiàn)代化建設具有指導性作用

伴隨整體社會環(huán)境的不斷變化，各行業(yè)對信息資源的運用程度均發(fā)生著顯著變化，醫(yī)院作為社會先進生產力的主要代表之一，對科學化建設也有著更深層次的要求。目前，醫(yī)療機構的主要遵循科學性、密集式管理模式[4]，而檔案管理在其建立與發(fā)展中均具備不可獲取的地位，其中科研教學檔案可輔助學術研究更具優(yōu)勢，人力資源檔案可強化醫(yī)務人員良好發(fā)展，設備設施檔案則促進醫(yī)療任務的順利完成。

1.4 檔案管理對醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展起到促進性作用

醫(yī)院檔案建立具備承上啟下的作用，通過總結歸納既往臨床經驗，對后期可持續(xù)發(fā)展起到推動作用，將各類型信息進行真實記錄來良好表現(xiàn)醫(yī)院的長期發(fā)展歷史。在檔案管理的輔助下，醫(yī)務人員對前期經驗有跡可循，一旦發(fā)生臨床問題時可先查閱既往經驗，結合當下發(fā)展要求提出最為適當?shù)慕鉀Q方法，進而有序不紊的檔案資料對醫(yī)院發(fā)展乃至醫(yī)療事業(yè)進步均具備促進性作用。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案管理機制欠缺

綜合醫(yī)院檔案管理工作范疇較為廣泛，但管理機制相對匱乏，僅依賴傳統(tǒng)操作模式給予管理與監(jiān)督，導致大量檔案資料處于分散狀態(tài)[5]，而檔案中心中多數(shù)資料均缺乏嚴密考核，使得資料建立合理程度深受影響。

2.2 醫(yī)院檔案管理意識模糊

由于醫(yī)院檔案管理尚處于初級發(fā)展階段，大部分管理工作人員缺乏正確的管理意識，主要傾向于整合硬件設施資料，經常忽略醫(yī)院文化、人力資源等檔案積累，使得檔案管理內容易出現(xiàn)偏差。同時，多數(shù)醫(yī)院均以檔案維護相關工作人員作為管理重點，忽略了基層醫(yī)務人員以及上層管理人員的檔案建立意識，導致檔案搜集范圍缺乏全面性。

2.3 醫(yī)院檔案管理人才匱乏

由于醫(yī)院檔案管理科室仍缺乏顯著的專業(yè)性，專科檔案管理人才在就業(yè)時更傾向選擇圖書館、研究機構等部門崗位，導致醫(yī)院內部檔案管理人員多為其他工作者代為負責，實際工作中經常由于缺乏專業(yè)知識而使得檔案資料分布混亂、查找困難。

2.4 醫(yī)院檔案管理設施缺乏

醫(yī)院硬件設施維護中常忽略檔案管理部門，但經歷長期發(fā)展后內部醫(yī)療資料等檔案日趨增多，形成了發(fā)展趨勢與基礎配置不匹配等現(xiàn)狀。部分醫(yī)院對檔案管理的重視程度不足，使檔案管理場所與設備均較為落后，不僅會危害檔案資料的長期保存，也會對檢索工作形成嚴重影響。

3 醫(yī)院檔案管理發(fā)展與前景

3.1 強化檔案管理基礎措施

強化基礎措施構建對維持醫(yī)院檔案管理有序開展具有重要作用，其管理基礎措施主要包括硬件設施構建與日常工作維護等方面。首先，醫(yī)院需提供適合的檔案管理場所，配備常規(guī)資料存儲設施，并建立完善的檔案檢索系統(tǒng)[6]。其次，檔案管理工作人員根據(jù)院內需要及時完成資料收集、整合與保管等任務，日常工作中積極完善檔案資料編目與檢索工作，輔助醫(yī)院其他工作人員在需要時可迅速進行資料搜集，以滿足全院需要。

3.2 提高檔案管理工作意識

以往醫(yī)院檔案管理人員對其工作效用與價值均存在認知不足情況，受到傳統(tǒng)觀念影響工作人員未能全面了解檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的無形價值，其原因多與管理意識淡薄存在密切關聯(lián)。醫(yī)院需加強對檔案管理工作的重視程度，積極傳播檔案管理的直接效用與間接價值，要求院內各科室給予良好配合，輔助建立完善的檔案資料庫。同時，鼓勵醫(yī)務工作者積極查閱檔案資料，深入了解醫(yī)院文化歷史，掌握最新科研技術，強化個人工作能力，通過檔案文獻學習為醫(yī)院帶來更多的經濟效益與社會效益[7]，最終促進醫(yī)院的整體穩(wěn)定發(fā)展。

3.3 完善檔案管理軟件設施與人才配備

伴隨社會科學技術的不斷進步，計算機等信息化軟件操作設備在檔案管理中占據(jù)著越來越高的地位，目前大部分醫(yī)院檔案管理均采用數(shù)字化建檔模式，能夠提高檔案資料的存儲量并提高資料檢索的便捷程度，但實際檔案管理過程中仍需關注新型軟件的普及與應用，以進一步推動檔案管理的有序發(fā)展。知識經濟時代對專業(yè)人才的要求較高，為確保管理工作的順利開展必須建立一批具備高素質的檔案管理人才[8]，醫(yī)院可通過院內人員派遣培訓以及院外人才招募等形式來改善檔案管理人力資源。

4 小結

新形勢下檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展過程中承擔重要作用，不僅能夠強化院內現(xiàn)代化建設，避免醫(yī)患糾紛，穩(wěn)定醫(yī)院發(fā)展態(tài)勢，并且對醫(yī)院文化傳承具有深入價值。醫(yī)院檔案管理務必病程與時俱進的原則，實際工作中合理提升基礎設施構建，強化管理人員意識，積極建立檔案管理人才，其檔案管理工作完善方可推動醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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