淺談新時期高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀及對策

粟翔

摘 要：筆者以內(nèi)江師院為例，闡述了新時期高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)參差不齊。主要體現(xiàn)在：檔案專業(yè)畢業(yè)的人員少、檔案責任意識匱乏、檔案專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、檔案創(chuàng)新意識薄弱、檔案服務(wù)意識不到位。并提出了新時期加強高校檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的具體對策。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理人員；素質(zhì)現(xiàn)狀；對策

一、背景

新時期專業(yè)化社會發(fā)展趨勢，同樣對檔案管理工作人員隊伍素質(zhì)有了更高的要求。隨著《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實施和現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，使得高校檔案管理工作越來越具有綜合性、復(fù)雜性和技術(shù)性，對高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)要求也更高更新。檔案人員的素質(zhì)決定檔案工作的質(zhì)量，檔案工作管理水平高低在很大程度上也取決于管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強檔案隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，是搞好檔案工作的根本保證。[1]

二、新時期高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

以內(nèi)江師院為例：目前高校檔案管理人員新老交替，素質(zhì)參差不齊，不能完全適應(yīng)新時期檔案工作開展的需要，一定程度上阻礙了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

（一）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

1、檔案管理專業(yè)技術(shù)人員少、業(yè)務(wù)素質(zhì)低，專職檔案管理人員偏少。

我校檔案館現(xiàn)有8名專職檔案管理人員（其中三人將在兩年內(nèi)退休），都非檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)。所學(xué)專業(yè)大多來自圖書情報、計算機應(yīng)用、法律、中文等專業(yè)，這些“半路出家”的檔案管理人員，對于檔案專業(yè)知識的全面掌握、分析、應(yīng)用與當今檔案專業(yè)化管理有一定差距，擴大具備檔案專業(yè)知識的人才隊伍成了我校檔案管理工作的首要問題。

2、思想認識不夠，工作效率不高。

檔案館專職檔案管理人員面對42個部門、院系，要指導(dǎo)、管理包含黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十類綜合檔案；材料包括紙制、電子、照片、聲像等多種載體，工作量大。由于沒有過多的精力和時間指導(dǎo)、培訓(xùn)，多數(shù)專、兼職檔案管理人員仍然局限于檔案資料“保管員”——收、管、用的傳統(tǒng)眼光看待，缺乏檔案信息“開拓者”意識，缺少自覺參與檔案信息化管理的主動性，即使在檔案工作中發(fā)現(xiàn)新問題、解決難問題也存在畏難情緒，導(dǎo)致檔案管理工作效率低、協(xié)調(diào)能力低、服務(wù)意識不到位。

3、管理手段落后，缺乏創(chuàng)新精神。

受傳統(tǒng)思維定式影響，高校案管理工作常常被忽視，處于邊緣化境地。因循守舊、滿足現(xiàn)狀、不思進取、管理手段落后、服務(wù)效率低下等，是當前高校檔案管理工作中存在的主要問題[2]。由于知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)老化，學(xué)校檔案管理中能熟練地掌握檔案信息化的管理的技術(shù)人員很少，部分檔案管理人員對檔案工作缺乏熱情，沒有創(chuàng)新進取精神，這些都不利于高校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

4、信息技術(shù)應(yīng)用能力差。

近幾年，學(xué)校外派檔案管理人員進修學(xué)習(xí)，檔案專業(yè)人員在文化程度、業(yè)務(wù)水平、信息技術(shù)應(yīng)用能力等方面雖然有了一定提高，但是受人員編制、經(jīng)費等多方面限制，高校真正能在業(yè)務(wù)上拔尖、工作中領(lǐng)軍的人才十分缺乏，特別是能熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作的人才更是少之又少。學(xué)校各部門的檔案收集不齊全，多數(shù)以紙制檔案為主，電子檔案收集較少，這些都在一定程度上影響著高校檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

（二）檔案人員思想素質(zhì)不強

1、缺乏應(yīng)有的檔案責任意識

高校的兼職檔案員大多由院（系）行政秘書、辦公室主任、教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員老師兼任。他們對本部門工作情況掌握較為全面，同時也是部分工作的直接參與者和實施者。但因其工作繁鎖，檔案工作不受重視，加之長期以來，受狹隘思想的禁錮，他們認為檔案管理工作無足重輕，平時又不用，管理檔案就是為了應(yīng)付檢查、驗收，責任心不強，奉獻和敬業(yè)精神缺失，缺乏應(yīng)有的檔案管理職業(yè)道德素質(zhì)和檔案責任意識。

2、政治素質(zhì)低，法律意識淡薄。檔案管理有很強的政策性，要求檔案管理人員有較強的法律意識，目前高校檔案管理人員理論水平普遍不高，思想政治覺悟、辨別是非能力不高，責任心不強，行動上得過且過，影響檔案工作順利開展。部分檔案管理人員檔案意識和法制觀念淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性不強。

三、提高檔案人員素質(zhì)的對策

1、強化培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)綜合能力

（1）學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)理論知識，熟悉高校檔案業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)、步驟，熟練掌握各種類型、載體檔案的管理方法。

（2）定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，掌握檔案工作的新知識、新技能，拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)，及時了解檔案界的研究動態(tài)、發(fā)展趨勢、信息技術(shù)運用等，適應(yīng)新形勢下高校檔案管理工作新要求。

（3）強化業(yè)務(wù)交流、學(xué)術(shù)研究。組織檔案管理人員聽專家講座、學(xué)術(shù)交流、經(jīng)驗介紹、參加學(xué)術(shù)研討會等，拓展思維，提高業(yè)務(wù)綜合能力。

（4）廣泛學(xué)習(xí)與檔案專業(yè)相關(guān)的情報學(xué)、圖書、歷史、外語、計算機應(yīng)用等知識，全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下高校載體日益多樣化、檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作信息化的新要求。

2、以人為本，提高管理與服務(wù)水平。

根據(jù)工作實際，選拔年輕管理人員有針對性地進行委托培養(yǎng)，切實提高現(xiàn)代化管理、信息技術(shù)、信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。加強現(xiàn)有檔案人員的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識培訓(xùn)，使每一位檔案工作者懂得必備的檔案信息管理知識和信息技術(shù)的應(yīng)用知識，具有適應(yīng)信息化挑戰(zhàn)的能力，提高應(yīng)用信息技術(shù)和駕馭信息資源的整體素質(zhì)。

3、強化政治思想素質(zhì)建設(shè)，提高依法治檔水平。

加強高校檔案管理人員的思想政治教育，培養(yǎng)較高的政治水平。嚴格遵守國家的有關(guān)法律、法規(guī)，認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》和學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度，不斷增強法制觀念。樹立不為名利、敬業(yè)愛崗、甘于寂寞、埋頭苦干、全心全意為教職工服務(wù)的奉獻精神[3]。

4、加強信息技術(shù)學(xué)習(xí)，提高信息技術(shù)處理能力。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，變被動的“保管員”為主動的檔案信息“導(dǎo)航員”，學(xué)習(xí)、運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作，熟練掌握數(shù)字化環(huán)境下檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，根據(jù)檔案工作特點與規(guī)律，運用信息技術(shù)，挖掘信息資源，對各類檔案信息資源進行深層次整合，建立各種檔案數(shù)據(jù)庫，把最有價值的信傳遞給用戶[2]。運用信息技術(shù)進一步提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，為高校教學(xué)改革及地方經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。

總之，一支高素質(zhì)檔案管理人員隊伍，是推動我國高校檔案事業(yè)發(fā)展不斷邁上新臺階，取得更大的成就的基本保障，加強高校檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)是確保高校檔案事業(yè)在新形勢下不斷持續(xù)發(fā)展的重要動力。

參考文獻

[1] 溫良，淺談檔案人員素質(zhì).科技信息.2010（11）.

[2] 賈英閣.新時期高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析及建設(shè)對策.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2011（25）.

[3] 彭利華 ，陳永強. 信息化時代高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì). 武漢紡織大學(xué)學(xué)報. 2013（5）.