針對現(xiàn)代辦公自動化進行研究

張璇 萬斌 薛淼

摘 要：文章首先分析了辦公自動化的相關(guān)概念及其發(fā)展過程，最后探討了辦公自動化的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；發(fā)展階段；發(fā)展趨勢

辦公自動化（Office Automation），簡稱OA，是當前世界新技術(shù)革命中一個非?；钴S，且具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是一門正在發(fā)展的綜合性科學(xué)技術(shù)，是信息化社會的產(chǎn)物。它涉及計算機科學(xué)、通信技術(shù)、行為科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機工程學(xué)和管理科學(xué)等多個學(xué)科的知識。

20世紀四十年代，在美國的部分企業(yè)開始使用機器來處理辦公室的業(yè)務(wù)，當時美國人把這種手段叫做辦公自動化（Office Automation），簡稱OA。由于技術(shù)和經(jīng)濟的發(fā)展，它早已超出了狹窄的辦公室的概念，包括了辦公與管理的范疇，人們通稱為辦公自動化。

一、辦公自動化的定義及相關(guān)概念

我國的專家學(xué)者在全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會上，綜合了國內(nèi)外的各種意見，將辦公自動化定義為：辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)等先進技術(shù)及設(shè)備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化、自動化，最大限度地提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達到既定目標。通俗地講，辦公自動化是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，代替辦公人員的部分業(yè)務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和事務(wù)。

一個辦公自動化系統(tǒng)主要由六種要素組成：辦公人員、指導(dǎo)理論、科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊、辦公環(huán)境和信息資源。辦公自動化的基本構(gòu)件：辦公自動化設(shè)備和辦公自動化軟件。

辦公自動化系統(tǒng)是指利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使辦公人員的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)。它是辦公自動化的具體表現(xiàn)。

二、辦公自動化的發(fā)展階段

第一階段：文件型OA （1980～ 1999年）。在1985年召開的全國首次辦公自動化規(guī)劃會議上，人們對OA有了初步的認識。最初的辦公自動化是從單機版的辦公應(yīng)用軟件開始，以Lotus12- 3、WPS、MSOFFICE軟件為代表，實現(xiàn)了由手工到電腦的轉(zhuǎn)變，當時OA被稱為“無紙化辦公”。到了20世紀90年代，隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的到來，政府和企業(yè)開始搭建網(wǎng)絡(luò)，建立自己的郵件系統(tǒng)，并借助Lotus Notes等平臺做初步的應(yīng)用開發(fā)，一些工作審批、流轉(zhuǎn)也有了初步的雛形，實現(xiàn)了信息的交流與共享，此時OA的概念逐漸形成。這一階段的OA系統(tǒng)以個人電腦和辦公套件為主要特征，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍，實現(xiàn)了個體工作的自動化。

第二階段：協(xié)同型OA（2000～ 2005年）。該階段以工作流為中心，增加了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理等眾多實用功能。這一階段的辦公自動化系統(tǒng)更多地承擔(dān)了信息通道的任務(wù)，建立和完善了各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協(xié)同工作的環(huán)境，為辦公提供一個自動化工具。在辦公自動化覆蓋到的辦公機構(gòu)內(nèi)，所有員工都可以通過辦公自動化系統(tǒng)，根據(jù)各自的權(quán)限了解自己的工作任務(wù)及需要的信息。第二階段的OA也汲取了“協(xié)同”的思想，整合了以團隊協(xié)作和項目管理為目標的溝通合作軟件工具，體現(xiàn)協(xié)同思想的一些功能模塊也逐步嵌入到企業(yè)的OA系統(tǒng)，成為OA系統(tǒng)的一大亮點。

第三階段：知識型OA（2006～ 2010年）。隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，客戶的要求也越來越高，OA發(fā)展也派生出全新的氣象。以“知識管理”為思想，以“協(xié)同”為工作方式，以“門戶”為技術(shù)手段，整合企業(yè)內(nèi)的信息資源發(fā)展出來的OA系統(tǒng)，即通常所說的“知識型OA”，它將知識管理的思想融入到日常的辦公協(xié)同平臺軟件中去。OA系統(tǒng)不僅是日常協(xié)同辦公的平臺，更是一個企業(yè)進行知識管理的基本平臺，傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)已經(jīng)全面蛻變成企業(yè)的管理支撐平臺。從這個意義上說，辦公實際上是一個管理過程，由于電子商務(wù)時代的企業(yè)事務(wù)處理對象瞬息萬變，這就要求作為企業(yè)日常業(yè)務(wù)處理基礎(chǔ)平臺的辦公自動化系統(tǒng)，能夠提供足夠的靈活應(yīng)變和開放交互能力。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動系統(tǒng)中都將得到更好地滿足。通過利用先進的協(xié)作技術(shù)，幫助企業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。

第四階段：智能型OA（2011年后）。隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終OA系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”將成為未來的發(fā)展方向。它將更關(guān)注企業(yè)的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。

三、辦公自動化的發(fā)展趨勢

辦公自動化是一個動態(tài)的發(fā)展過程，它的具體內(nèi)容、形式和自動化程度隨著相關(guān)的關(guān)鍵技術(shù)、理論和辦公需求的發(fā)展而不斷變化。因此，辦公自動化的發(fā)展，在很大程度上取決于辦公自動化技術(shù)的發(fā)展。辦公自動化技術(shù)的發(fā)展主要包括以下幾個方面：

（一）辦公自動化設(shè)備。由于計算機和通信技術(shù)的發(fā)展，使辦公自動化設(shè)備的性能價格比大幅度提高，從而有利于辦公自動化技術(shù)的推廣利用，新的設(shè)備也不斷推出。

（二）人機交互界面。辦公活動離不開人，辦公設(shè)備也需要人來操縱。從20世紀60年代的批處理操作到70年代的分時系統(tǒng)聯(lián)機終端上操作，已使人機交互界面得到改進。而圖形提示、菜單指引加鼠標器選擇使人機交互界面產(chǎn)生了又一次飛躍。Windows操作系統(tǒng)的推出使操作系統(tǒng)更加形象直觀，有利于辦公自動化技術(shù)的推廣和應(yīng)用。

（三）系統(tǒng)集成技術(shù)。由于近年來計算機系統(tǒng)的開放性、兼容性，使辦公自動化軟件和硬件的集成更為方便。例如，Unix操作系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用使多種軟件移植和集成提供了平臺，使系統(tǒng)配置具有更大的靈活性和方便性。

（四）多媒體技術(shù)。 20世紀90年代以后發(fā)展成熟起來的多媒體技術(shù)，集聲音、文字、圖形、圖像、音樂、動畫和視聽技術(shù)于一體，使人機交互界面達到了一個新的境界，也必將給辦公自動化技術(shù)的發(fā)展帶來新突破。

辦公自動化技術(shù)的發(fā)展趨勢，基本上決定了辦公自動化的發(fā)展方向。辦公自動化的發(fā)展趨勢是：整個辦公系統(tǒng)向數(shù)字化、智能化、無紙化、綜合化發(fā)展；辦公自動化設(shè)備向高性能、多功能、復(fù)合化、系統(tǒng)化發(fā)展；計算機構(gòu)成的辦公工作站向能同時處理文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像、聲音等多功能發(fā)展；通信在辦公自動化系統(tǒng)中的地位將進一步增強，全球性的通信網(wǎng)絡(luò)體系將逐步建立。

參考文獻

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