新建本科院校檔案數(shù)字化建設(shè)芻論

王亞斌

新建本科院校檔案數(shù)字化建設(shè)芻論

王亞斌

摘要:新建本科院校對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)存在認(rèn)識(shí)不清、經(jīng)費(fèi)不足、人才缺乏、管理模式分散、網(wǎng)站建設(shè)滯后等問題，本文通過分析新建本科院校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀和面臨的問題，提出檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞:新建本科院校；新建；檔案；數(shù)字化

新建本科院校檔案是指新建本科院校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新活動(dòng)中形成的歷史記錄，包括在招生、教學(xué)、科研、基建、外事、財(cái)務(wù)等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。在不同載體的歷史記錄中，新建本科院校檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式最為普遍。紙質(zhì)檔案作為歷史記錄的原始載體，具有唯一性和不可復(fù)制性，更真實(shí)可靠，這是數(shù)字檔案不可替代的。但是，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)空間上的弊端十分明顯，保存質(zhì)量也易受外界環(huán)境因素影響，檔案信息的利用率也遠(yuǎn)低于數(shù)字化檔案。在現(xiàn)代信息數(shù)字化環(huán)境下，高校自身需求以及社會(huì)對(duì)高校檔案的管理和利用都提出了新的要求。因此，妥善保管好紙質(zhì)檔案的同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化成為新建本科院校的必然選擇。

一、新建本科院校檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化建設(shè)是將館藏檔案及學(xué)校重大活動(dòng)通過著錄、掃描、錄音、攝像多媒體技術(shù)等形式把紙質(zhì)、照片、聲像、膠片等檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中，[1]從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。在此定義下考察新建本科院校檔案數(shù)字化建設(shè)，不難發(fā)現(xiàn)，大部分院校的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案管理為主，既使使用檔案管理系統(tǒng)軟件也僅是使用單機(jī)版軟件對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行簡單的條目錄入。有的院校雖然采購了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，但是由于檔案數(shù)字化工作尚未起步，系統(tǒng)各項(xiàng)功能的使用也就無從談起。隨著新建本科院校各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，高校自身及社會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案的需求與高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的滯后形成鮮明的矛盾。

二、新建本科院校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

(一)檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠

由于新建本科院校升格時(shí)間較短，面臨教育部的合格評(píng)估和教學(xué)工作合格評(píng)估，在招生、就業(yè)、教學(xué)、基建等方面的壓力下，新建本科院校的領(lǐng)導(dǎo)層往往無暇顧及學(xué)校檔案事業(yè)建設(shè)，忽視了作為高校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分的高校檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和緊迫性。在趨于邊緣化的檔案數(shù)字化建設(shè)情境下，學(xué)校很少召開檔案數(shù)字化建設(shè)工作會(huì)議，基本不組織相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也很少派出檔案管理人員參加以檔案數(shù)字化建設(shè)為主題的學(xué)術(shù)會(huì)議。檔案管理工作人員也存在重保管輕利用、“你查我調(diào)”等陳舊觀念，又因檔案數(shù)字化建設(shè)工作量較大，檔案管理工作人員會(huì)產(chǎn)生畏難心理從而安于現(xiàn)狀。

(二)檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)工程，從紙質(zhì)文檔數(shù)字化建設(shè)到數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)再到檔案信息化網(wǎng)站建設(shè)，都要依托高新技術(shù)支撐，軟硬件建設(shè)需要投入大量資金。資金需求與重視程度往往成正比，重視程度不足導(dǎo)致新建本科院?；緵]有檔案數(shù)字化建設(shè)預(yù)算經(jīng)費(fèi)，每年三到五萬元的檔案事業(yè)費(fèi)僅可滿足購置檔案柜等基本辦公需要，沒有資金用于開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

(三)檔案數(shù)字化建設(shè)人才缺乏

新建本科院校檔案人才隊(duì)伍普遍呈現(xiàn)出高技術(shù)職稱人員比例低，專業(yè)教育程度低，年齡偏高、參加專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)少的現(xiàn)狀，檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，缺乏既具有檔案現(xiàn)代化管理方面知識(shí)和技能，又掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段的全能型人才。隨著新建本科院校綜合改革的不斷深入和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以及檔案信息化建設(shè)步伐的不斷加快，人才的缺乏已嚴(yán)重制約檔案數(shù)字化建設(shè)。

(四)檔案管理模式分散

新建本科院校的檔案是學(xué)校在招生、教學(xué)等活動(dòng)中形成的檔案，招生、教學(xué)等各部門之間具有內(nèi)在聯(lián)系并組成一個(gè)有機(jī)的整體，這些部門形成的全部檔案的總和也是一個(gè)有機(jī)的整體。這種有機(jī)整體要求檔案的管理應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，但是新建本科院校檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況是，多采用分散檔案管理模式，各種門類的檔案分別保存在各個(gè)部門，教學(xué)管理檔案保存在教務(wù)處，學(xué)籍檔案保存在學(xué)生處，組織人事檔案保存在人事處，文書、基建、后勤等檔案則保存在學(xué)校綜合檔案室。在這種管理模式下，無法形成一個(gè)單位應(yīng)有的完整全宗，各部門在檔案管理上各自為政，不利于學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用，不利于節(jié)約檔案管理成本，也不利于使用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。

(五)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)滯后

新建本科院校對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)缺乏積極性和主動(dòng)性，很多院校沒有建設(shè)獨(dú)立的檔案網(wǎng)站，檔案工作大多作為黨政辦公室網(wǎng)站的一個(gè)子欄目存在。即使少數(shù)新建本科院校建設(shè)了獨(dú)立的檔案網(wǎng)站，也存在信息量少、更新速度慢、網(wǎng)頁設(shè)計(jì)陳舊、檢索水平低、缺少管理與維護(hù)等問題。在重教學(xué)重科研的背景下，檔案信息網(wǎng)站建設(shè)缺乏經(jīng)費(fèi)、人才和先進(jìn)技術(shù)支撐，很難獲得與圖書館同等的信息化建設(shè)機(jī)會(huì)，與圖書館的發(fā)展水平相比相形見絀。

三、新建本科院校檔案數(shù)字化的解決途徑

(一)高度重視，提高檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作?！痹撘?guī)定充分體現(xiàn)了教育部和國家檔案局對(duì)高校檔案工作的重視。檔案工作是新建本科院校重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度之一，在歷史承載、工作借鑒、文化傳承創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)等方面具有重要作用。檔案數(shù)字化作為未來檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，理應(yīng)受到新建本科院校的重視。

新建本科院校的領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于改善檔案管理，適應(yīng)信息化時(shí)代需求，滿足高校及社會(huì)的強(qiáng)烈需求的重要意義，高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，以發(fā)揮數(shù)字化檔案在學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)中的作用。檔案管理部門也要大力宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)是新建本科院校由封閉服務(wù)向開放服務(wù)、由被動(dòng)向主動(dòng)，由提供傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向提供數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變的必由之路這一理念。同時(shí)，要組建兼職檔案員隊(duì)伍并定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

(二)加大投入，提供技術(shù)支撐

新建本科院校進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，加工環(huán)節(jié)主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。檔案數(shù)字化不僅要實(shí)現(xiàn)各種信息的采集功能，還要具備海量信息存儲(chǔ)功能，滿足數(shù)字檔案信息安全存儲(chǔ)要求，具備檔案信息的發(fā)布與傳遞和有效訪問與查詢等功能。在上述需求下，高校必須配備全文存儲(chǔ)服務(wù)器、高速掃描儀、數(shù)據(jù)庫軟件、視頻采集系統(tǒng)等設(shè)備，幾萬元的檔案事業(yè)費(fèi)顯然無法滿足采購需求。要解決這一問題，新建本科院校就應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，加大資金投入，設(shè)置獨(dú)立的預(yù)算經(jīng)費(fèi)以提供資金保障。

要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的目標(biāo)并確保得到有效利用，還必須遵循國家制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并結(jié)合實(shí)際制定自己的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，培養(yǎng)檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才，提供計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)為支撐。

(三)提高素質(zhì)，提升服務(wù)水平

人才是先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)文化的重要?jiǎng)?chuàng)造者和傳播者，任何一項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展都離不開人才，檔案工作也不例外。在信息化時(shí)代的當(dāng)下，解決新建本科院校在檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的各方面問題和提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，關(guān)鍵還是靠檔案方面的人才。因此，建立順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求、適應(yīng)高校自身和社會(huì)需求的檔案人才隊(duì)伍是當(dāng)前新建本科院校進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，必須解放思想，做好人才培養(yǎng)工作。錢學(xué)森院士說過，“現(xiàn)代圖書館、檔案館、情報(bào)單位人員，應(yīng)該是信息專家和信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是使用的向?qū)Ш皖檰枴薄Ｔ跈n案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案人員的角色將會(huì)發(fā)生變化，“他們將不再是以保管好檔案為主要職能、類似二傳手的簡單的信息服務(wù)人員，而是能主動(dòng)了解利用者的檔案信息需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，查找、管理、利用現(xiàn)有的信息與知識(shí)，分析、綜合、加工成利用者所需知識(shí)的內(nèi)容，最后利用信息技術(shù)發(fā)布或幫助利用者查找到他們所需知識(shí)的信息管理員”。[2]新建本科院校在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)的過程中，應(yīng)將數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等作為繼續(xù)教育的必修課，指導(dǎo)應(yīng)用于數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐，不斷提高檔案數(shù)字化建設(shè)技能和管理水平，培養(yǎng)既具有檔案數(shù)字化建設(shè)基本素質(zhì)，又具有信息發(fā)布、管理與信息檢索、服務(wù)等技能的檔案信息管理員。在檔案數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)的途徑上，還可以通過引進(jìn)人才、兼職聘用專家等方式解決人才不足的問題。

(四)走出困境，實(shí)現(xiàn)集中管理

新建本科院校傳統(tǒng)分散式的檔案管理模式下，各部門庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案管理上各自為政造成大量人力物力浪費(fèi)，檔案資源整合和共享困難，各種檔案工作無法較好協(xié)調(diào)統(tǒng)一。要改變這一困境，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理才能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：“建校在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應(yīng)設(shè)立檔案館。”這一規(guī)定明確了檔案工作在高校的主體地位，提出了打破高校傳統(tǒng)分散檔案管理模式的要求，強(qiáng)調(diào)整合高校檔案資源，實(shí)行集中管理的理念。檔案集中管理模式，就是在新建本科院校法人的直接領(lǐng)導(dǎo)下，在分管負(fù)責(zé)人的配合下，將文書、黨群、教學(xué)、人事、科研、基建、音像等各種門類的檔案集中統(tǒng)一管理，承擔(dān)全部檔案信息資源的儲(chǔ)存、管理和開發(fā)利用工作。集中管理對(duì)于統(tǒng)一接收保管檔案，節(jié)約管理成本，改善檔案工作人員再教育狀況，開發(fā)利用檔案信息資源，集中力量開展檔案數(shù)字化建設(shè)，具有重要意義。

(五)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展和數(shù)字化校園建設(shè)不斷深入的背景下，新建本科院校檔案網(wǎng)站建設(shè)的必要性和緊迫性日趨凸顯，學(xué)校要重視檔案網(wǎng)站建設(shè)，把檔案網(wǎng)站建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)的總體規(guī)劃，加大資金投入，迅速啟動(dòng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。

檔案管理部門要對(duì)用戶群及需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解在校師生和校外用戶需求，根據(jù)需求設(shè)計(jì)規(guī)劃網(wǎng)站內(nèi)容及組織形式，如建立本校網(wǎng)上科研檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文檔案數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫等，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息。同時(shí)，要精心設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)頁，通過圖片、動(dòng)畫來增強(qiáng)網(wǎng)頁的美感從而吸引用戶對(duì)網(wǎng)頁的關(guān)注度，增進(jìn)對(duì)網(wǎng)頁內(nèi)容的理解。要保持檔案網(wǎng)站對(duì)訪問者足夠的吸引力，還要及時(shí)更新網(wǎng)站內(nèi)容，更新檔案信息數(shù)據(jù)庫。新建本科院校檔案網(wǎng)站的建設(shè)，對(duì)于宣傳檔案法律法規(guī)、實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、擴(kuò)大檔案利用范圍和提高檔案的利用率，和展示檔案部門形象具有重要意義。

檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案信息開發(fā)利用的一種必然趨勢(shì)，新建本科院校對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題，應(yīng)進(jìn)行積極探索，尋求解決之道，不斷提高檔案信息開發(fā)利用服務(wù)的水平和能力。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉克勤.高校檔案信息數(shù)字化[J].中國檔案，2001(4)：21-23．

[2]胡玉艷.檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)[J].北京檔案，2006(9):24．

責(zé)任編輯：李應(yīng)青

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-1794(2016)03-0134-03

作者簡介：王亞斌，滁州學(xué)院辦公室助理研究員，碩士(安徽 滁州 239000)。

收稿日期：2016-03-02