夯實(shí)基礎(chǔ)、規(guī)范管理：推進(jìn)學(xué)院檔案工作

孫文娟

【摘 要】高職院校只有采取做精做強(qiáng)、彰顯特色的工作思路，注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，堅(jiān)持用制度規(guī)范管理，樹立責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理水平，才能有效的促進(jìn)學(xué)院檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高職；檔案；基礎(chǔ)規(guī)范

甘肅交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室始建于1999年9月，隸屬于學(xué)院辦公室，與我省其他高校相比檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置規(guī)模小，人員配置少。近年來我院采取做精做強(qiáng)、彰顯特色的工作思路，注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，堅(jiān)持用制度規(guī)范管理，樹立責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，提升了檔案管理水平，促進(jìn)了學(xué)院檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，體制機(jī)制健全

我院領(lǐng)導(dǎo)歷來重視檔案工作，分管領(lǐng)導(dǎo)均為行政一把手，經(jīng)常聽取檔案工作匯報(bào)并及時(shí)有效地解決學(xué)院檔案工作中出現(xiàn)的問題。學(xué)院檔案室本著對(duì)高職教育事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)提高責(zé)任意識(shí)，結(jié)合職業(yè)院校實(shí)際情況執(zhí)行檔案工作統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的制度。學(xué)院建立了由行政一把手主管，辦公室主任指導(dǎo)，專職檔案員實(shí)施，各部門負(fù)責(zé)人配合協(xié)調(diào)的管理體系。采取檔案收集工作責(zé)任制，具體講就是黨群、行政檔案的收集由黨辦、院辦主任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供；教學(xué)檔案的收集由教務(wù)處長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供；科研檔案的收集由科技處長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供；財(cái)會(huì)檔案的收集由財(cái)務(wù)處長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供；基建檔案的收集由基建處長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供；聲像檔案的收集由宣傳統(tǒng)戰(zhàn)處長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供；儀器設(shè)備檔案的收集由實(shí)訓(xùn)科長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)提供。各系、各部門都確定了檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員。檔案專職人員積極向各處室領(lǐng)導(dǎo)開展檔案宣傳工作，促使他們對(duì)檔案工作的更加重視。同時(shí)，認(rèn)真履行指導(dǎo)職責(zé)，經(jīng)常深入到學(xué)院各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，做到了檔案工作年初有布置，平時(shí)有督促，年終有總結(jié)，從組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任制上保證了檔案管理工作的順利開展。

2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。多年來歷任院長(zhǎng)十分重視學(xué)院檔案工作，積極支持學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展，他們經(jīng)常親臨檔案室檢查調(diào)研，從人員培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)投入、設(shè)備裝具購置、工作場(chǎng)所、信息化建設(shè)、訂購檔案期刊等方面給予了強(qiáng)有力的支持。檔案室建設(shè)初期條件比較簡(jiǎn)陋，只有約60平方米的兩間房子，僅有8組密集架和幾個(gè)木櫥。而現(xiàn)在檔案室使用面積已達(dá)到150余平方米，并實(shí)現(xiàn)了檔案庫房、辦公室、閱檔室三室分開。2009年學(xué)院在經(jīng)費(fèi)相當(dāng)緊張的情況下，撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置了檔案管理系統(tǒng)——南大之星檔案軟件及服務(wù)器，即時(shí)增加了高配制電腦一臺(tái)，五節(jié)柜七套、刻錄機(jī)等專用設(shè)備，庫房安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)、防爆燈、溫濕度計(jì)等；2013年又撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配置了防磁柜、掃描儀、會(huì)計(jì)檔案隔層板等專用設(shè)備；在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出一間辦公房為下一步建檔案二庫做準(zhǔn)備，使我院檔案管理工作在硬件上有了保障。另一方面學(xué)院對(duì)檔案室進(jìn)行了全面維修粉刷，更換新的辦公家具及防紫外線窗簾等，使檔案室面貌煥然一新，辦公閱檔條件得到了極大的改善。學(xué)院還注重檔案室文化建設(shè)，在室內(nèi)外引人注目、視野開闊的公共空間懸掛館藏歷史照片和學(xué)院教師書法攝影繪畫作品，處處彰顯濃郁的教育文化氛圍，將厚重的歷史滄桑感和蓬勃向上的校園人文精神高度融合。

3 堅(jiān)持規(guī)范管理，做精做強(qiáng)彰顯特色

我院檔案室認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、實(shí)施《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《甘肅省檔案條例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)）等檔案工作的法律、法規(guī)，始終堅(jiān)持檔案工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)學(xué)院實(shí)際情況，先后起草了《檔案人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管安全制度》、《檔案接收制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》等制度，逐步形成了一整套適于高職院校的檔案管理人員崗位責(zé)任制度和檔案管理規(guī)章制度。

我院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作十分重視且發(fā)展思路清晰，院長(zhǎng)曾經(jīng)講過：我們的檔案工作就是要辦的小而全、小而精、小而強(qiáng)，辦出高職院校特色，辦出示范引領(lǐng)省內(nèi)其他高職院校的水準(zhǔn)！

4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，提升管理水平

為了進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我院專職檔案管理人員多次舉辦各部門兼職檔案員培訓(xùn)班，在提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，積極開展檔案宣傳工作，讓全體教職工了解檔案工作，支持檔案工作。檔案室專職人員積極參加省檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、省高校檔案工作協(xié)作組會(huì)議和交流活動(dòng)，取得了省檔案局、省人社廳頒發(fā)的全省檔案干部上崗證書。學(xué)院各部門兼職檔案員積極主動(dòng)配合檔案管理人員及時(shí)移交檔案，歸檔文件載體和書寫材料規(guī)范，近年來檔案歸檔率達(dá)到100%。

學(xué)院各類檔案均按國家檔案局、省檔案局、教育部或交通部行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行，各種文件材料分類科學(xué)。根據(jù)《甘肅省高等院校檔案館（室）歸檔文件材料分類方案、歸檔范圍及保管期限表》，我院全部文件納入檔案綜合管理體系系統(tǒng)整理，每年6月、11月底前將文書、教學(xué)等檔案整理完畢，各種檔案整理規(guī)范，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。全部劃分標(biāo)注了準(zhǔn)確的保管期限，建立了齊全規(guī)范的紙質(zhì)案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄，并全部錄入數(shù)據(jù)庫。

5 注重信息化發(fā)展，便捷查閱利用

檔案室已將檔案信息化建設(shè)與學(xué)校辦公自動(dòng)化同步規(guī)劃實(shí)施。檔案室2009年配備了南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)版軟件，并與學(xué)校局域網(wǎng)連通，已開展網(wǎng)上檔案查閱工作。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的重要組成部分，2009—2014年，學(xué)院檔案室室藏各類檔案全部建立了案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，并已全部脫機(jī)備份（移動(dòng)硬盤和光盤）保存。根據(jù)檔案利用情況積極推進(jìn)學(xué)院檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，2009—2015年重點(diǎn)將利用率較高的文書檔案、學(xué)籍、照片（其中歷年照片檔案全部掃描完畢）檔案等建立了檔案全文數(shù)據(jù)庫。

目前，我院檔案室采用電子文件和紙質(zhì)文件歸檔管理并存的方式。我們十分重視加強(qiáng)電子文件歸檔與管理，為未來數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。學(xué)院制訂了《綜合檔案室信息化管理制度（試行）》和《電子檔案管理暫行規(guī)定》，檔案室負(fù)責(zé)及時(shí)指導(dǎo)文件形成部門加強(qiáng)對(duì)所產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效地得到收集并實(shí)現(xiàn)向檔案室移交，學(xué)院檔案室已成為數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的接點(diǎn)和歸宿地。

6 開發(fā)檔案資源，強(qiáng)化服務(wù)功能

長(zhǎng)期以來，檔案室不僅為學(xué)院各部門提供檔案服務(wù)等日常工作，還積極為學(xué)院校史展覽室、文化墻、宣傳欄等提供大量資料。特別是近年來為學(xué)院接受上級(jí)各類評(píng)估檢查活動(dòng)提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料和佐證材料受到領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的好評(píng)。學(xué)院檔案室依托室藏編寫了《甘肅交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織機(jī)構(gòu)沿革》、《甘肅交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷任正副校領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)介》、《甘肅交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院全宗介紹》、《甘肅交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生畢業(yè)生學(xué)籍管理檔案排序表》等編研材料。檔案人員不僅為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考的資料，而且主動(dòng)為學(xué)院各職能部門服務(wù)，做到有求必應(yīng)，有問必答，注重實(shí)效。目前學(xué)院檔案室已成為全院師生信得過，相關(guān)工作離不開的部門。

我們通過上述6個(gè)方面的努力使得學(xué)院檔案工作在同類高職院校中脫穎而出，有了持續(xù)改進(jìn)發(fā)展。我們由衷希望這些檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)芘c更多的兄弟院校分享，進(jìn)而為推進(jìn)全省高職院校檔案工作持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]劉俊杰.天津市寶坻區(qū)司法局.規(guī)范管理強(qiáng)基礎(chǔ) 轉(zhuǎn)變作風(fēng)抓落實(shí) 司法局“四抓四促”提升效能推動(dòng)發(fā)展[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2015（1）.

[責(zé)任編輯：湯靜]