李淑慧

(山東廣播電視大學(xué)，山東　濟(jì)南　250014)

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做好檔案開發(fā)利用工作有效服務(wù)社會(huì)

李淑慧

(山東廣播電視大學(xué)，山東濟(jì)南250014)

摘要：檔案開發(fā)利用工作在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位，越來越受到社會(huì)的重視。隨著我國社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)形勢的變化，檔案開發(fā)利用的形勢和途徑也將隨之發(fā)生變化，這就要求我們認(rèn)真分析思考檔案開發(fā)利用工作的現(xiàn)狀和存在的問題，采取相應(yīng)的對(duì)策，不斷提高服務(wù)水平，有效服務(wù)社會(huì)。

關(guān)鍵詞：檔案利用；開發(fā)利用的途徑；存在問題；建議

一、檔案利用工作的意義

檔案利用工作是最實(shí)際最富說服力的宣傳，對(duì)整個(gè)檔案工作的開展有決定性影響，對(duì)檔案工作有檢驗(yàn)和帶動(dòng)的作用。檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。首先，每一份檔案資源都較完整地記錄、反映了事物發(fā)生發(fā)展和演變的過程，其中不乏許多鮮為人知的來龍去脈和細(xì)節(jié)，能較全面地反映事物的全貌，從而體現(xiàn)了檔案資源的特殊價(jià)值。其次，檔案信息與其他文獻(xiàn)一樣具有數(shù)量大、載體形式多樣化、時(shí)效性強(qiáng)的共同特點(diǎn)。隨著不斷有檔案信息資源從庫房中解放出來，檔案信息逐漸在社會(huì)生活的各個(gè)方面發(fā)揮著重要作用。再者，檔案管理部門可以從封閉多年的檔案信息資源中選出有價(jià)值的部分，編纂公布成檔案文獻(xiàn)出版物，進(jìn)入市場，服務(wù)社會(huì)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

二、檔案開發(fā)利用的途徑和方式

檔案利用和開發(fā)的途徑有：開設(shè)檔案閱覽室、檔案外借服務(wù)、檔案展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)等。

(一)檔案閱覽服務(wù)

檔案閱覽服務(wù)就是開設(shè)檔案閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件。由于檔案的特點(diǎn)，檔案部門一般不外借檔案。開設(shè)檔案閱覽室是檔案部門的窗口，做好檔案閱覽室工作十分重要。

(二)檔案外借服務(wù)

是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案借出閱覽室閱覽使用。除特別珍貴的文本或原件，為滿足某些特殊需求，機(jī)關(guān)檔案室將檔案原件外借給本單位的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門使用。有時(shí)，檔案部門還會(huì)采取送卷上門的服務(wù)，滿足用戶需要。當(dāng)然，外借檔案必須有嚴(yán)格的、健全的規(guī)章制度予以保障。如大家熟悉的著名出版物《老照片》，上海市檔案館、山東省檔案館、四川省檔案館、中國照片檔案館等多家檔案館都是創(chuàng)始人獲得穩(wěn)定的照片和稿件來源的有力支撐。

(三)檔案展覽與陳列服務(wù)

檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案收藏部門按照一定的主題，以展出原件或復(fù)印件的方式，系統(tǒng)的揭示或介紹館藏有關(guān)內(nèi)容的一種方式。比如：山東省檔案局主辦的山東省“三嚴(yán)三實(shí)”專題教育展覽在省檔案局東二樓展廳正式開展。這次展覽最大的特點(diǎn)是運(yùn)用了大量珍貴的檔案資料，更加直觀、形象、生動(dòng)，用館藏的實(shí)物、檔案向參觀者介紹老一輩革命家的風(fēng)貌?！吧綎|省三嚴(yán)三實(shí)專題教育展覽”開展兩個(gè)月以來，以直觀生動(dòng)的形式，讓全省黨員干部和廣大群眾受教育，學(xué)傳統(tǒng)，轉(zhuǎn)作風(fēng)，效果顯著。

(四)制發(fā)檔案復(fù)制本

制發(fā)檔案復(fù)制本是指檔案館根據(jù)檔案用戶的合理需求，以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù)，通過復(fù)制摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。其中的外供復(fù)制是實(shí)現(xiàn)科技檔案有償交流的一個(gè)途徑。制發(fā)檔案副本提供利用具有速度快、準(zhǔn)確度高，機(jī)動(dòng)靈活不受時(shí)空限制等特點(diǎn)，并且更有利于檔案原件的保護(hù)和長遠(yuǎn)流傳。但這種方式也有它的局限性：一是利用者查閱檔案，總想看到原件，復(fù)制件往往不能令人滿意；二是由于現(xiàn)代復(fù)印技術(shù)的快速發(fā)展，可能造成復(fù)制本失控，不利于檔案的保密和權(quán)益的維護(hù)。

(五)出具檔案證明

檔案證明一般應(yīng)根據(jù)檔案的正本或可靠的副本來擬寫，并注明出處。證明中不能妄加評(píng)論和總結(jié)。并加蓋公章。檔案館不是國家的公證機(jī)關(guān)，他們不能代表國家其他機(jī)關(guān)的職能，檔案館所制發(fā)的證明，僅是向有關(guān)用戶證明某種事實(shí)在館藏檔案中的記載情況，而不是直接對(duì)某種事實(shí)下結(jié)論或給予檔案用戶某種權(quán)利。所有檔案管理人員只有在利用者正式申請(qǐng)下才能出具檔案證明。

(六)提供咨詢服務(wù)

檔案咨詢服務(wù)是檔案館滿足檔案用戶需求的一種經(jīng)常性的重要的服務(wù)方式。一般按下列程序進(jìn)行：接受咨詢問題、查找檔案材料、答復(fù)咨詢問題、建立咨詢檔案。檔案館可以根據(jù)檔案用戶的需求開展定題咨詢和跟蹤咨詢等服務(wù)。

三、我國檔案利用現(xiàn)存的問題

(一)檔案開發(fā)利用的政策法規(guī)仍需健全

一是檔案法律法規(guī)對(duì)檔案開放時(shí)限的規(guī)定影響著檔案開放利用現(xiàn)實(shí)工作。雖然檔案法規(guī)定了檔案的開放時(shí)限有四類：即日開放、滿三十年開放、隨時(shí)開放、延期開放。但在檔案的開發(fā)利用中缺少具體可行的規(guī)范，阻礙了檔案信息最大程度的利用。

二是國家保密范圍與解密制度的規(guī)定制約著檔案開放利用的范圍與時(shí)限。受傳統(tǒng)思維習(xí)慣的影響，加之缺乏具有可操作性的解密工作督導(dǎo)，明知有些文件檔案可以解密，但保密保險(xiǎn)的思想作祟，放任文件處于保密狀態(tài)。在漫長的歷史時(shí)期，利用檔案是一種特權(quán)，不是公眾的權(quán)利。隨著《檔案法》的頒布和修改，企事業(yè)黨委社會(huì)團(tuán)體，和其他社會(huì)組織及公民都獲得了利用檔案的權(quán)利。但是由于受歷史傳統(tǒng)的影響，即使規(guī)定的可以開放利用的檔案，也由于缺乏相對(duì)具體的規(guī)范，在現(xiàn)實(shí)利用當(dāng)中仍有很多限制。有些單位甚至以保密為由，將大量可以公開的檔案秘不示人。

(二)檔案開發(fā)利用的手段仍需改進(jìn)

一是檔案部門的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施整體薄弱。國內(nèi)多數(shù)檔案館計(jì)算機(jī)資源配置過低，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金和人力投入不足，所建的檔案信息數(shù)據(jù)庫容量小，致使很多檔案信息數(shù)據(jù)不能聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，不能很好的提供社會(huì)、市場所需信息，檔案利用的效率低，商業(yè)化程度低。

二是利用檔案的需求和落后的檢索手段之間存在矛盾。隨著社會(huì)利用檔案的需求日益增多，需要有先進(jìn)的檢索手段把檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞出去，方便用戶的利用。但目前我國相當(dāng)多的檔案館仍以手工檢索為主要的服務(wù)方式，無法滿足社會(huì)多方面快節(jié)奏的利用需求。

(三)檔案館藏建設(shè)仍需加強(qiáng)

雖然新中國成立后，檔案的館藏結(jié)構(gòu)由保存的過去統(tǒng)治階級(jí)的內(nèi)政外交、征戰(zhàn)討伐、賦役稅收這些比較單一的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)向具有不同歷史特色的檔案內(nèi)容，如20世紀(jì)50年代后期的大躍進(jìn)、60、70年代的階級(jí)斗爭、政治斗爭都反映到檔案中來了。這種館藏結(jié)構(gòu)的時(shí)代特征很大程度上制約了檔案的利用。又由于檔案自形成到被利用30年的時(shí)間差，造成檔案館藏建設(shè)與日后檔案開放時(shí)刻利用需求產(chǎn)生很大的矛盾。

(四)檔案用戶遭受信息歧視

檔案法雖然提出了檔案要為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，便于社會(huì)各方面的利用，不斷開拓檔案信息服務(wù)的工作范圍，但現(xiàn)實(shí)生活中，有些檔案館只向?qū)＜覍W(xué)者、機(jī)關(guān)工作人員開放，普通公眾想順利查閱所需檔案，有一定困難，想查閱珍貴檔案或孤本根本就辦不到。開放檔案使檔案的利用權(quán)由特權(quán)變成普通公民的權(quán)利，還有很長的一段路要走。

四、加強(qiáng)檔案開發(fā)利用的幾點(diǎn)建議

(一)形成現(xiàn)代管理理念

在實(shí)際工作中，相關(guān)的檔案管理工作人員要改變過去重視管理、忽視檔案開發(fā)利用的觀念，改變過去等客上門的觀念。開展檔案利用工作要求檔案工作者既熟悉檔案館內(nèi)保存的檔案又了解外界對(duì)檔案的利用需要，知己知彼，掌握利用工作的規(guī)律，將檔案管理工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，更有效地開展檔案利用工作，促進(jìn)檔案開發(fā)利用工作的進(jìn)一步提高。

(二)通過多種形式加強(qiáng)檔案的利用

檔案館應(yīng)在為社會(huì)提供全方位的服務(wù)中不斷拓展自有的功能。一方面可以通過發(fā)揮檔案館文化事業(yè)單位的作用，開發(fā)其兼有的圖書館、博物館的功能；另一方面通過舉辦展覽等形式進(jìn)行愛國主義教育、歷史文化知識(shí)普及，還可以為群眾提供文化學(xué)習(xí)場所。

目前，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益繁榮和發(fā)展，文化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到明顯加強(qiáng)，社會(huì)檔案意識(shí)加強(qiáng)，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)與理解日益深化，“社會(huì)公共檔案”的大檔案理念普遍增強(qiáng)。不斷健全的檔案法規(guī)體系也為檔案的開發(fā)利用提供了保障。作為從事檔案工作的部門，要不斷充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容，充分利用網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)提供利用服務(wù)；要不斷推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)和加工，促進(jìn)文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，傳承燦爛的中華文化，用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開拓檔案信息開發(fā)利用的美好未來。

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收稿日期：2016-03-25

作者簡介：李淑慧，女，山東廣播電視大學(xué)副研究館員。

中圖分類號(hào)：G727

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1008—3340(2016)03—0084—02