淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
——檔案管理的信息化

（泗水縣高峪鎮(zhèn)計(jì)生辦，山東 濟(jì)寧 273212）

為了滿足現(xiàn)當(dāng)代信息量龐大、保存難度高、情況相對(duì)復(fù)雜的要求，檔案管理的信息化應(yīng)運(yùn)而生。信息化檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇，能夠促進(jìn)檔案管理的發(fā)展、提高管理的效率，但同時(shí)也面臨具安全隱患、管理人員缺乏良好意識(shí)等挑戰(zhàn)，如何把握機(jī)遇并正確積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)成為其發(fā)展的重要命題。

一、檔案管理的信息化概念

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時(shí)，全面的應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)等對(duì)檔案信息資源進(jìn)行安排、管理與配置并最終實(shí)現(xiàn)資源共享的過(guò)程。也是一種基于傳統(tǒng)檔案管理的改革，改革將傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字電子檔案既利于檔案的保存、共享，也利于管理部門(mén)提高工作效率更好的為人民服務(wù)，是符合現(xiàn)代化發(fā)展需求的表現(xiàn)。通俗來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化發(fā)展是我國(guó)目前檔案事業(yè)前進(jìn)中的主要項(xiàng)目之一，是推動(dòng)守舊檔案管理邁向新型高科技技術(shù)檔案管理的保障，是時(shí)代進(jìn)步給檔案事業(yè)提供的新方向和新未來(lái)。提高檔案管理的信息化發(fā)展不僅可以大大的提升檔案管理層次，而且還可以對(duì)檔案實(shí)操注入新的血液，增加其管理工作，提供了更多機(jī)會(huì)。與此同時(shí)，還能夠提高檔案工作的綜合服務(wù)能力。檔案管理信息化的價(jià)值和意義是格外突出的，我們務(wù)必要推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展和完善，使其檔案管理信息化邁向新未來(lái)。

二、檔案信息化發(fā)展的影響因素

1.檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，因?yàn)槭艿绞嘏f和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會(huì)致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門(mén)具有較好的高科技技術(shù)和計(jì)劃，但是，其操作人員在實(shí)際操作的過(guò)程中難以把技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作高效的進(jìn)行結(jié)合，僅僅把這些機(jī)器設(shè)備應(yīng)用于平時(shí)的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)增加自身的操作性能，對(duì)檔案管理內(nèi)容實(shí)施數(shù)據(jù)化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個(gè)是約束我國(guó)檔案信息化發(fā)展中非常關(guān)鍵的因素。緊跟著我國(guó)新型高科技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，大眾對(duì)于檔案信息管理的需要不停的提升，而在這樣的情形下，對(duì)于守舊的思想實(shí)施高效的轉(zhuǎn)變，發(fā)展和完善檔案管理的新型技術(shù)，這也是我國(guó)目前來(lái)說(shuō)檔案信息化開(kāi)發(fā)中至關(guān)重要的問(wèn)題。

2.檔案信息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門(mén)高層對(duì)檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒(méi)有完整的檔案信息管理體制，對(duì)其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進(jìn)程中，因?yàn)槠錂n案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對(duì)檔案信息實(shí)施了搜集，并無(wú)法實(shí)施較為具體的處理與使用，無(wú)法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無(wú)法實(shí)施其存在意義。

3.檔案信息化發(fā)展的觀念因素

在守舊的檔案管理程序里，處理檔案管理的人員僅僅把檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和保存，并沒(méi)有進(jìn)行其他工作了。而這樣的檔案工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，緊跟著大眾對(duì)于自身檔案信息資料完整性和安全性重視度的不斷提高，對(duì)儲(chǔ)存的檔案信息的應(yīng)用已逐漸大于了數(shù)據(jù)自身的意義。因此，處理檔案管理的相關(guān)操作人員需要推陳出新守舊的管理思想，格外關(guān)注檔案信息化發(fā)展，充分利用檔案的作用。但依據(jù)現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，許多檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)檔案信息化的發(fā)展有過(guò)多的關(guān)注，使檔案管理信息化的發(fā)展舉步維艱。

三、發(fā)展檔案管理的信息化的具體舉措

1.重視檔案管理信息化的安全問(wèn)題

加強(qiáng)檔案管理的安全防止檔案信息的泄露，一方面要不斷發(fā)展科技，使得檔案管理的信息化改革的相關(guān)設(shè)備得到進(jìn)一步的升級(jí)。另一方面，要求檔案管理人員乃至普通民眾都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的安全性、重要性，要求全民素質(zhì)的提高，要求全民的關(guān)注與重視。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

良好的檔案管理的信息化發(fā)展要求工作人員不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，既包括專業(yè)素質(zhì)、心理與身體素質(zhì)，又包括思想道德素質(zhì)。一方面，檔案管理人員要熟練掌握電子檔案的規(guī)范化的管理方式，要熟悉相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及圖文、表格技術(shù)等計(jì)算機(jī)技術(shù)。另一方面，檔案管理人員要有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和服務(wù)態(tài)度。最后，檔案部門(mén)要積極開(kāi)展學(xué)習(xí)與研究活動(dòng)，在具體的工作中關(guān)注資料的收集、整理與保存，各組織與單位檔案員應(yīng)就工作方法與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

3.配備專業(yè)設(shè)備，統(tǒng)一檔案管理的信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的配備專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，建立專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，利用統(tǒng)一的設(shè)備與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全體檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別以及自動(dòng)轉(zhuǎn)化、編目、檢索，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的全文存儲(chǔ)與上載，使文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)。另外，根據(jù)科技發(fā)展進(jìn)程要不斷的使之同步更新?lián)Q代以適應(yīng)新的發(fā)展與挑戰(zhàn)。在全國(guó)范圍內(nèi)建立起檔案管理的信息化的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，才能使其得到好的發(fā)展。首先，借助相關(guān)的法律法規(guī)及相關(guān)機(jī)關(guān)的行政力量，制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理規(guī)范，破除各級(jí)單位與部門(mén)參差不齊的管理局面。其次，錄入計(jì)算機(jī)的各種檔案資源與信息要具備一定的邏輯性，錄入方式與程序也應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)范。

四、小結(jié)

檔案信息化的發(fā)展讓原來(lái)檔案管理操作過(guò)程中的一些工作內(nèi)容產(chǎn)生了顯著性的改變，使原來(lái)檔案管理工作中僅僅只是對(duì)紙質(zhì)的檔案管理方式產(chǎn)生了變化，逐漸開(kāi)始利用數(shù)字化的管理方法進(jìn)行實(shí)施。而這樣管理方法的改變適應(yīng)了數(shù)字環(huán)境的進(jìn)步。對(duì)檔案文件實(shí)施處理和分類后，

需要錄入到計(jì)算機(jī)中，而這樣就使得日后人們對(duì)檔案信息的調(diào)動(dòng)更具有合理和便利。因此，我國(guó)檔案管理工作是未來(lái)發(fā)展中必須適應(yīng)信息化發(fā)展的朝向。

檔案管理的信息化發(fā)展是離不開(kāi)社會(huì)進(jìn)步的。而檔案管理信息化對(duì)社會(huì)是具有推動(dòng)作用的，所以，需要提高檔案信息管理的建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制，建立檔案管理體制，不斷提升檔案管理效率。而本文主要在介紹了檔案管理信息化的概念和影響因素，同時(shí)也提出了相應(yīng)的檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策，具體是從轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)、制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行、信息化建設(shè)過(guò)程中的系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備一體化管理以及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定中開(kāi)展，為檔案管理邁向信息化提供了切實(shí)保障。