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      醫(yī)院文書檔案管理的問題及應(yīng)對措施

      2016-04-07 09:27:52王芳
      卷宗 2016年2期
      關(guān)鍵詞:文書檔案醫(yī)院管理

      王芳

      摘 要:文書檔案管理是醫(yī)院辦公室最基礎(chǔ)的工作,是一個醫(yī)院基本面水平的體現(xiàn),隨著醫(yī)療體系改革之后,正確掌握新形勢下醫(yī)院的發(fā)展趨勢,適當(dāng)?shù)膬?yōu)化并調(diào)整醫(yī)院文書檔案的管理,為現(xiàn)代醫(yī)院管理提供依據(jù),有著十分重要意義。本文筆者分析了醫(yī)院文書檔案管理中的問題,并提出具體的優(yōu)化措施,以提高文書檔案的利用率并滿足新形勢下對醫(yī)院發(fā)展需求。

      關(guān)鍵詞:醫(yī)院;文書檔案;管理;發(fā)展

      醫(yī)院文書檔案是檔案工作的重要組成部分,承擔(dān)各級領(lǐng)導(dǎo)公文分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作,是醫(yī)院檔案管理體系重要組成部份,醫(yī)院文書檔案的有效管理對于醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義,本文對此進(jìn)行了分析。

      1 文書檔案管理的特點

      醫(yī)院的文書檔案具有專業(yè)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)型、保密性、服務(wù)性、多樣性等特點。因此,在醫(yī)療體制改革不斷深入的新形勢下,醫(yī)院不僅要及時掌握好醫(yī)療市場的新情況,按照自身特色及優(yōu)勢,對相關(guān)檔案進(jìn)行收集整理,還要樹立服務(wù)意識,不斷提高檔案利用率,努力開拓檔案資源,主動服務(wù)。

      2 目前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

      1、歸檔文件材料不齊全、不完整、不規(guī)范

      首先要做好收集工作。這是檔案業(yè)務(wù)工作程序的第一個環(huán)節(jié),只有通過收集,才能使分散形成的有歸檔保存價值的文件材料齊全、完整地歸檔。收集是否及時、完整,直接影響到檔案工作的開展,只有收集了豐富的檔案材料,才能提高檔案工作的質(zhì)量。其次要強化全員的檔案意識,提高文書和檔案人員的專業(yè)素質(zhì),根據(jù)檔案工作有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本部門實際情況,明確歸檔要求。如果不按照規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做,容易造成該形成的文件沒有形成,或已形成的文件材料不準(zhǔn)確、不規(guī)范,影響了歸檔質(zhì)量,給今后資料的查找以及管理造成很大的麻煩。

      2、缺乏執(zhí)行部門立卷制度

      醫(yī)院一般都制定了完善的醫(yī)院管理制度,醫(yī)院的文書檔案管理也修訂了相關(guān)的規(guī)章制度,按照歸檔制度的規(guī)定,必須嚴(yán)格執(zhí)行部門立卷制度。一個單位在工作活動中所形成的文件材料,在辦理完畢后,對其中有保存價值的,由相關(guān)職能科室或業(yè)務(wù)部門整理立卷,再移交給檔案室集中統(tǒng)一管理。但在實際工作中,任由檔案室直接承擔(dān)了年復(fù)一年的立卷工作,為此投入了大量時間和精力,給檔案室工作人員增加了工作量,影響了檔案室業(yè)務(wù)的全面發(fā)展。

      3、檔案意識淡薄

      文書檔案資料的充分利用,可以為醫(yī)院創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟和社會價值。但是由于大家對檔案管理工作的價值和作用重視不夠,對文書檔案管理意識比較淡薄,使得醫(yī)院文書檔案管理工作不能夠起到相應(yīng)的管理模式和統(tǒng)一要求,同時還可能會存在一定程度的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識,有的人甚至認(rèn)為文書檔案管理工作十分簡單,技術(shù)含量不高,利用效果不大,沒有存在的價值。由于對文書檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視,很容易造成檔案資料收集效率不高,信息資源開發(fā)不足,檔案資料的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

      3 完善醫(yī)院文書檔案管理的措施

      1、強化醫(yī)院的文書檔案管理意識

      首先要更新觀念,強化檔案管理意識。醫(yī)院檔案管理工作者要充分認(rèn)識到加強醫(yī)院檔案管理的必要性和迫切性,積極配合、做好檔案管理工作。要通過學(xué)習(xí)、宣傳等多種手段,提高檔案管理工作人員的意識,實現(xiàn)信息收集、分類存放、整理立卷等基礎(chǔ)性工作。只有形成了重視文書檔案管理的氛圍,才能真正貫徹執(zhí)行好文書檔案管理的各項規(guī)章制度,使各部門檔案人員都能自覺主動將精力投入到檔案管理工作中來。

      2、加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),定期進(jìn)行培訓(xùn)

      檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和醫(yī)院文書檔案的管理水平緊密相連。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過一些相關(guān)方式提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),例如可以通過定期為管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、可以進(jìn)行一些業(yè)務(wù)方面的交流活動,用類似此類的活動來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理業(yè)務(wù)的操作能力。

      3、提高文書檔案管理的利用與服務(wù)

      醫(yī)院文書檔案的最終目的就是使其能夠得到充分的利用。首先,醫(yī)院檔案管理人員要在本職工作的基礎(chǔ)上積極調(diào)整服務(wù)方式,變被動服務(wù)為主動服務(wù),并形成超前服務(wù)意識。其次,管理人員應(yīng)該多角度、多途徑地開發(fā)醫(yī)院文書檔案資源,對相關(guān)信息進(jìn)行較深層次的加工和利用,以便更好地服務(wù)于醫(yī)院的科研、管理等方面。此外,還應(yīng)該加強文書檔案利用反饋信息的管理工作,實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享,推動醫(yī)院不斷發(fā)展與進(jìn)步。

      4、增加管理設(shè)備設(shè)施

      由于現(xiàn)代信息化的建設(shè),醫(yī)院檔案管理工作需要信息化建設(shè)。援用前沿性的管理技術(shù),應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化的設(shè)備和技術(shù),對檔案資料內(nèi)容定期進(jìn)行管理和維護,并根據(jù)運用者不同的需要提供相應(yīng)不同權(quán)限的自動化服務(wù),不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平,增強檔案調(diào)用的方法和快捷便捷性。通過建立信息系統(tǒng),不僅可快速方便的查閱檔案中各類所需的資料,在一定程度上還可提升工作效率,減少時間浪費。

      5、規(guī)范和健全文書檔案管理制度

      醫(yī)院文書檔案的借閱利用,應(yīng)按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù);查閱檔案一般在檔案室進(jìn)行,若因工作需要必須外借者應(yīng)該辦理好相關(guān)手續(xù),外借時間一般不超過兩周;外單位查閱者需要持有介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。此外,查閱檔案者一定要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,必須負(fù)責(zé)被查檔案的安全與完整,禁止在檔案上進(jìn)行涂畫和批注。對于超過保存期限、已無保存價值的檔案,應(yīng)該經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核、院長審批無誤后,指派兩名監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案的銷毀過程,簽字確認(rèn)后再將已銷毀的檔案在有關(guān)目錄中注銷。

      6、推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

      隨著無紙化辦公的逐步普及,文書檔案的管理也必須由傳統(tǒng)的管理方式向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)計算機存儲檢索檔案,一是重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作;二是在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現(xiàn)計算機管理;三是積極構(gòu)建醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺,進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸。通過計算機高速智能檢索通信網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程信息運輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù),實現(xiàn)文字、圖片、聲像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)模化、科學(xué)化管理,以方便使用者及時查找、閱讀,既節(jié)約時間,也能夠節(jié)省人力、物力和財力,有效地提高工作效率。還可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強醫(yī)院各科室之間的資源共享,以滿足醫(yī)療、科研等多方面的需求,從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展,實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。

      4 結(jié)語

      在新的發(fā)展背景下醫(yī)院工作者應(yīng)該重視文書檔案管理工作的開展,完善各種服務(wù)設(shè)施的需要,更重要的是要加強醫(yī)院文書檔案管理工作的培訓(xùn),通過各種措施的制定和實行提高醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量、推動醫(yī)院管理水平以及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高。

      參考文獻(xiàn)

      [1]盧曉茜.醫(yī)院文書檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,05:113-114.

      [2]匡紅.醫(yī)院文書檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:102.

      [3]李嬌.醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].中外醫(yī)學(xué)研究,2015,02:150-151.

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