淺析農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的開發(fā)利用

孫祎龍　欒天浩　翟季

摘 要：本文簡述了開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案的必要性，分析了農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源開發(fā)利用滯后的原因。提出了要做好農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源開發(fā)利用必須抓好五方面工作：1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全管理體制；2、加強(qiáng)檔案編研，服務(wù)與“三農(nóng)”；3、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，拓寬服務(wù)渠道，4、提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)；5、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位間科研檔案信息的交流和共享。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研；農(nóng)業(yè)科研檔案；開發(fā)利用；必要性；原因分析；舉措

農(nóng)業(yè)科研檔案是對(duì)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)最直接的原始記載。開發(fā)利用這些檔案信息資源為農(nóng)業(yè)科研、農(nóng)業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化和開發(fā)推廣服務(wù)，是檢驗(yàn)農(nóng)業(yè)科研院所檔案工作整體質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也是農(nóng)業(yè)科研檔案賴以生存和發(fā)展的保證，它在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中具有不可替代的重要作用。筆者從開發(fā)利用的必要性、影響開發(fā)利用的滯后原因和做好開發(fā)利用的舉措上論述了農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的開發(fā)利用。

1 開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案資源的必要性

農(nóng)業(yè)科研檔案凝聚著廣大農(nóng)業(yè)科研工作者的智慧和辛勤勞動(dòng)及汗水，其中蘊(yùn)藏著大量的農(nóng)業(yè)科研成果和先進(jìn)的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)，積極深入地挖掘和開發(fā)利用這些信息資源，對(duì)推進(jìn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益都具有十分重要的作用。其必要性主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

1.1 促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的發(fā)展

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究具有承上啟下相互依存向前發(fā)展的特點(diǎn)，其科研活動(dòng)又是一個(gè)連續(xù)的過程。農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源可為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的深入提供大量寶貴的信息、借鑒和參考；為新項(xiàng)目的申報(bào)提供技術(shù)支撐；為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的快速發(fā)展節(jié)省大量的研究時(shí)間和人力物力。

1.2 加速農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，我國農(nóng)業(yè)開始向現(xiàn)代化邁進(jìn)，向集約型方向轉(zhuǎn)變，農(nóng)民的科技意識(shí)不斷增強(qiáng)，這就要求必須把農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源進(jìn)行提純、歸納、總結(jié)，提出簡單易行、可操作，并能直接用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)際的新品種和新技術(shù)給農(nóng)民，為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展、增加經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)，進(jìn)一步加速科研成果的轉(zhuǎn)化。

1.3 對(duì)決策部門提供資政服務(wù)

農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源可以使各級(jí)決策部門和本單位的領(lǐng)導(dǎo)更好地掌握國內(nèi)外農(nóng)業(yè)科研成果和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，提供最新的科研動(dòng)態(tài)、新成果、新品種、新技術(shù)等科技信息，為農(nóng)業(yè)發(fā)展、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)決策提供強(qiáng)有利的服務(wù)。

1.4 有利于農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)的自身發(fā)展

檔案工作的目的就是開發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，這也是檔案價(jià)值的體現(xiàn)。通過開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源促進(jìn)了農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣，加速了地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，用最直觀的現(xiàn)實(shí)證明了農(nóng)業(yè)科研檔案工作的重要性，啟發(fā)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和更多人從事檔案信息資源的挖掘、開發(fā)、利用，從而提高農(nóng)業(yè)科技檔案工作的地位，促進(jìn)了農(nóng)業(yè)科技檔案事業(yè)的自身發(fā)展。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源開發(fā)利用滯后的原因分析

農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的開發(fā)利用有利于農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣，但目前很多農(nóng)業(yè)院所的檔案開發(fā)利用跟不上農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的需要，分析原因主要有以下四點(diǎn)：

2.1 重“藏”輕“用”開發(fā)利用意識(shí)薄弱

隨著信息化的發(fā)展和完善，人們獲取信息的渠道也越來越多，導(dǎo)致查閱和利用科技檔案信息的意識(shí)逐漸淡化。例如，吉林省農(nóng)科院現(xiàn)館藏的檔案中80%是科研檔案，這些科研檔案凝聚著全院幾代科研工作者的心血和汗水，利用率卻很低，年平均借閱人數(shù)不超10人次。再加之檔案管理部門把主要精力還是放在歸檔的數(shù)量、規(guī)模和檔案的保管上，而在檔案信息開發(fā)，提高檔案利用率的工作上做得較少，使檔案利用與社會(huì)需求嚴(yán)重脫節(jié)。

2.2 檔案收集不完整 失去潛在價(jià)值

眾所周知，農(nóng)業(yè)科研周期長，少則幾年多則十幾年，多數(shù)是多學(xué)科多部門協(xié)作研究，科研材料分散在多處和多人手中；在有部分科技人員向檔案部門移交的只是成果鑒定和報(bào)獎(jiǎng)階段的材料，而大量的原始材料還滯留在個(gè)人手中。另外，檔案管理部門只注重紙質(zhì)檔案的收集，忽視了電子文件和多媒體等音像材料的收集，致使收集來的檔案缺少完整性和系統(tǒng)性，大大降低了農(nóng)業(yè)科研檔案的質(zhì)量和潛在的價(jià)值。

2.3 檔案編研工作滯后 管理手段陳舊

目前很多單位的檔案編研工作沒有被重視，一直停留在文獻(xiàn)的一、二次加工上，編研層次和質(zhì)量不高，與實(shí)際需求脫節(jié)，導(dǎo)致大量的科研檔案信息沒有得到最大限度的開發(fā)利用，這種現(xiàn)象在一定程度上影響了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展；檔案管理手段基本停留在傳統(tǒng)的手工操作階段，檢索速度慢，準(zhǔn)確率不高，即使有些農(nóng)業(yè)科研院所在檔案管理上應(yīng)用了計(jì)算機(jī)，但僅局限于檔案目錄的單一使用，而在檔案的數(shù)字化、管理的現(xiàn)代化與利用的網(wǎng)絡(luò)化方面則相對(duì)應(yīng)用的較少。

2.4 自我宣傳不夠 管理人員素質(zhì)偏低

農(nóng)業(yè)科研檔案信息的宣傳工作做的不深不廣，使科技人員對(duì)科研檔案開發(fā)利用在農(nóng)業(yè)科研和成果轉(zhuǎn)化中所起到的重要作用認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致有限的科技投入創(chuàng)造出的科技成果很多閑置在檔案館（室），僅成為科研人員獲獎(jiǎng)晉職的一紙證明，沒能充分發(fā)揮科研成果檔案應(yīng)有的作用。再加之農(nóng)業(yè)科技檔案管理隊(duì)伍大多是轉(zhuǎn)行而來，其知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力、創(chuàng)新意識(shí)等綜合素質(zhì)普遍偏低，很難適應(yīng)檔案信息化管理的需求，極度缺少即懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂農(nóng)業(yè)科研、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的高復(fù)合型人才，這種現(xiàn)況制約著農(nóng)業(yè)科研檔案工作向高水平、高層次方向發(fā)展。

3 做好農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源開發(fā)利用的舉措

為了適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新農(nóng)村建設(shè)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的需求，更好地實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的自身價(jià)值，應(yīng)重點(diǎn)做好如下幾方面工作。

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 健全管理體制

檔案管理人員應(yīng)積極宣傳檔案工作的重要性，引起本單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。要結(jié)合單位的管理體制成立一把手掛帥，各部門主要負(fù)責(zé)人參加的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案管理工作列入負(fù)責(zé)人的目標(biāo)責(zé)任績效考核體系。同時(shí)，把檔案的收交工作納入農(nóng)業(yè)科研人員的考核評(píng)價(jià)體系。這種至上而下的立體管理體制，可極大地加快農(nóng)業(yè)科技檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供高質(zhì)量的保障。

3.2 加強(qiáng)檔案編研 服務(wù)與“三農(nóng)”

農(nóng)業(yè)科研的最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。農(nóng)業(yè)科研檔案所記載的信息，大多帶有區(qū)域性、地方性和適應(yīng)性的特點(diǎn)，這正是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民所需要的。檔案工作者應(yīng)根據(jù)社會(huì)和農(nóng)民的需求，對(duì)館藏農(nóng)業(yè)科研檔案信息進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理和分析，經(jīng)過提煉和加工，把分散的檔案原始信息集約化，匯集成簡明、可操作的農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)，為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民提供新成果、新技術(shù)、新方法、新工藝等項(xiàng)服務(wù)。還可以利用我院的“農(nóng)友”網(wǎng)站，發(fā)布大量農(nóng)業(yè)科技信息，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的推廣與利用，使廣大農(nóng)民能及時(shí)、快捷地獲取先進(jìn)的實(shí)用科技知識(shí)和農(nóng)業(yè)技術(shù)，從而大幅度提高農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用率，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加速農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化，為農(nóng)民實(shí)現(xiàn)脫貧致富奔小康提供堅(jiān)實(shí)有效的科技支撐。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè) 拓寬服務(wù)渠道

在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展和完善時(shí)代，檔案管理部門要利用其靈活、迅速、便捷、高效的特點(diǎn)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。通過我院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，把最新的農(nóng)業(yè)科技信息和編研成果及時(shí)向社會(huì)發(fā)布；通過網(wǎng)絡(luò)與基層農(nóng)技工作者、農(nóng)民和農(nóng)業(yè)專家等建立咨詢平臺(tái)，快速溝通，并及時(shí)調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式，以此提高服務(wù)質(zhì)量，加速農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.4 提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作人員工作和服務(wù)的好與壞取決于檔案管理人員政治涵養(yǎng)、文化底蘊(yùn)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低。農(nóng)業(yè)科研檔案管理在新時(shí)期必須要求檔案管理者即要懂信息技術(shù)、電子政務(wù)知識(shí)，又要懂檔案管理知識(shí)和農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。在培養(yǎng)政治上可靠、樂于奉獻(xiàn)的同時(shí)，還要注重知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力的提高和學(xué)習(xí)；轉(zhuǎn)變管理理念，提升開拓創(chuàng)新能力、檔案管理、保護(hù)和開發(fā)利用能力；掌握農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)方面的最新研究成果等，才能開發(fā)一系列科研檔案編纂、專題研究分析等含有高科技的信息產(chǎn)品，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源在農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，為社會(huì)創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。

3.5 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位間科研檔案信息交流和共享

受農(nóng)作物生理特性和生長習(xí)性的影響，每個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位擁有的科技檔案都有局限性、封閉性和自用性，只有把它融入到全社會(huì)龐大的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，才能發(fā)揮出更大、更廣的應(yīng)用性和影響力。要把本單位整理編研好的科技信息鏈接到全國的農(nóng)業(yè)檔案管理系統(tǒng)或農(nóng)業(yè)科研兄弟單位的農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)，通過采集、吸收和并入，做到農(nóng)業(yè)科研單位的檔案信息資源的交流和共享，最大限度地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，同時(shí)可以減少農(nóng)業(yè)科研的重復(fù)性研究和試驗(yàn)。

總之，農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中有其不可替代的重要作用，這就要求農(nóng)業(yè)科技檔案管理者，要做好農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用，快速實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和農(nóng)業(yè)信息化，為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的快速發(fā)展、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收提供強(qiáng)有力的科技信息支撐。

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作者簡介

孫祎龍（1960—），男，北京人，吉林省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案館，碩士，研究員，從事檔案管理工作。