試論辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

歐陽麗娜　龔燕

摘 要：本文就我國當前醫(yī)院辦公自動化檔案管理中的問題進行研究，并對醫(yī)院檔案管理工作的特點進行了詳細的分析，提出了相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；辦公自動化；問題；方法

相對于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理而言，辦公自動化給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，將辦公自動化應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中，將會提高醫(yī)院檔案管理的效率，對于完善醫(yī)院檔案管理也具有重大的作用。

1 辦公自動化環(huán)境

辦公自動化就是一種計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，它應(yīng)用計算機技術(shù)進行科學、有效地處理。辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案信息的自動發(fā)送、傳輸、接收以及儲存等，這樣在一定程度上能夠提高醫(yī)院對檔案信息的管理質(zhì)量，這種管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)借助計算機技術(shù)以及對媒體技術(shù)進行多項交流的管理模式。

2 辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作特點

2.1 檔案管理的一體化

隨著醫(yī)院檔案管理的不斷發(fā)展，傳動的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在發(fā)展的需求，所以必須對醫(yī)院的檔案管理進行改革，要在方法、制度以及觀念上改變傳統(tǒng)落后的狀態(tài)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的辦公自動化管理，這樣在一定程度上能夠滿足檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題。所以醫(yī)院應(yīng)當加強檔案管理的一體化，辦公自動化的快速發(fā)展與醫(yī)院檔案信息的有效結(jié)合，必然能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的一體化。

2.2 醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作

傳統(tǒng)的的檔案管理工作在醫(yī)院中是一個獨立的部分，而在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案的管理工作是以文件為單位的，處理好直接存檔。所以辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用必須要求檔案管理部分以及技術(shù)部門共同合作，只有這樣才能真正發(fā)揮辦公自動化在檔案管理中的作用。

2.3 規(guī)范化、標準化的檔案歸檔

醫(yī)院的檔案歸納可以分為兩個部分，分別是電子檔案和紙質(zhì)檔案。醫(yī)院可以有效利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案的信息化管理，建立高標準、高性能的管理系統(tǒng)，對于提高醫(yī)院檔案管理水平具有重要作用。但是利用計算機技術(shù)對檔案進行管理時，應(yīng)當注意歸檔的各個環(huán)節(jié)，要按照一定的規(guī)章制度行事，只有這樣才能應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案歸檔的標準化、規(guī)范化，發(fā)揮信息化技術(shù)的整體作用。

3 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理缺乏標準

醫(yī)院的檔案管理實行辦公自動化，雖然能夠使檔案管理工作方便、快捷，但是也帶來了許多問題，辦公自動化對檔案的存檔是以文件的形式歸檔的，所以并沒有最原始的底稿。在醫(yī)院的正常工作中，打印機的打印材料、復印件作底稿歸檔以及傳真機接收的文件等材料作為存檔的材料隨處可見，所以醫(yī)院檔案信息的存檔并沒有嚴格的標準。這種現(xiàn)象嚴重制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，為了實現(xiàn)辦公自動化給醫(yī)院檔案管理的快捷檢索作用，必須建立統(tǒng)一的檔案管理標準。

3.2 辦公自動化系統(tǒng)水平低

目前，我國辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展水平較低，所以在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用水平也有限，其主要原因是我國在辦公自動化上的投資較少，這樣嚴重制約了辦公自動化系統(tǒng)整體水平的提高。在實際軟件的開發(fā)中，開發(fā)商的水平各不相同，缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗，再加上開發(fā)隊伍模式不合理，這樣必然會導致軟件開發(fā)程度較低，制約軟件開發(fā)的發(fā)展，從而造成了辦公自動化水平低下。

3.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強

在傳統(tǒng)的檔案管理中對管理人員的個人業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較低，但隨著辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，這就要求檔案管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。所以醫(yī)院應(yīng)當加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓，提高管理人員的個人能力，使管理人員能夠準確應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，進而提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的作用。醫(yī)院的檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的專業(yè)知識，同時還應(yīng)當掌握電子計算機等先進設(shè)備的應(yīng)用，這是對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)最基本的要求。

3.4 存儲文件的安全隱患

醫(yī)院檔案管理中存在安全問題，所以醫(yī)院應(yīng)當加強網(wǎng)絡(luò)知識的普及，加強防盜密技術(shù)的應(yīng)用，從而保護醫(yī)院檔案信息資料的安全。由于電子文件沒有固定的形式，也沒有特殊的字跡，所以比較容易修改，這樣就會損害檔案信息，與紙質(zhì)檔案相比較這是電子檔案的弱點，所以醫(yī)院應(yīng)當加強檔案信息防泄漏工作，保證儲存文字、圖片、圖形、數(shù)據(jù)等資料的安全，這也是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容。

4 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效對策

4.1 制定檔案管理標準

醫(yī)院應(yīng)當對檔案信息的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索以及利用等流程制定相應(yīng)的規(guī)章制度，制定相應(yīng)的管理標準，這樣才有利于醫(yī)院檔案信息的管理。對于醫(yī)院檔案信息的管理應(yīng)當將管理標準與檔案的實際情況下結(jié)合，對檔案材料的辦理手續(xù)一定要嚴格把關(guān)，這樣才能確保檔案材料的真實性、準確性、完整性，才能保證檔案信息的價值。但是醫(yī)院也要對相應(yīng)的管理標準進行修改和改善，只有這樣才能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的要求，這也是辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中必須進行的內(nèi)容。

4.2 構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)

在實行辦公自動化的檔案管理過程中，醫(yī)院應(yīng)當大力發(fā)展檔案管理子系統(tǒng)，這樣有利于保障公文生成和歸檔機制的發(fā)展。檔案子系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，在一定程度上能夠降低對檔案管理系統(tǒng)的資金投入，降低綜合應(yīng)用成本，同時也能夠提高系統(tǒng)的適應(yīng)性，這為醫(yī)院檔案管理工作的順利進行提供有效的依據(jù)。

4.3 建立人才培養(yǎng)機制

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作越來越困難，醫(yī)院檔案的數(shù)量不斷增加，信息不斷豐富，管理形式各種各樣，管理方法也比較復雜，為了能夠保證醫(yī)院檔案管理的科學性、規(guī)范性、標準性，必須加強相關(guān)人員的培養(yǎng)，建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機制。醫(yī)院建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機制，在一定程度上能夠提高檔案管理人員的個人素質(zhì)，能夠提高管理人員對專業(yè)知識的學習，再加上制定的考核制度，就能夠保證醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

4.4 加強網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，在一定程度上能夠保證儲存資料的完整性、可靠性、安全性、高效性，但是仍然需要加強網(wǎng)絡(luò)安全保護，其主要目的就是為了保證醫(yī)院檔案資料的安全性，這也是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容。所以醫(yī)院可以通過防火墻、數(shù)據(jù)加密以及數(shù)據(jù)恢復等技術(shù)保護檔案信息資料，防止泄露，這也是為了保護患者的隱私不受侵犯。醫(yī)院采用辦公自動化技術(shù)進行檔案管理工作，必然會存在安全問題，只要采取有效的措施保證檔案信息的安全性，辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用是值得推廣的。

5 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作將會朝著辦公自動化趨勢發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)辦公自動化檔案管理所存在的問題進行具體分析，提出相應(yīng)的解決措施，充分利用醫(yī)院的資源，促進醫(yī)院全面發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

歐陽麗娜，湖北省黃岡市羅田縣萬密齋醫(yī)院，本科。

龔燕，湖北省黃岡市羅田縣萬密齋醫(yī)院，大專。