檔案安全保護(hù)工作的探討

劉英

摘 要：檔案管理工作中需要注意安全保護(hù)工作，這對(duì)于確保檔案安全有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)際工作中，對(duì)于檔案的安全管理還存在一些問(wèn)題及安全隱患，對(duì)于存在的這些問(wèn)題需要找出針對(duì)性的解決措施，加以解決，以確保檔案管理的安全、有效。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保護(hù)；措施

檔案記錄了真實(shí)的歷史發(fā)展過(guò)程，屬于重要的知識(shí)積累和科技儲(chǔ)備，在信息資源中具有非常重要的地位。因此，一定要做好檔案資源的保護(hù)工作，這是每一個(gè)檔案工作人員所應(yīng)具備的責(zé)任和意識(shí)。隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，逐步加大了檔案資源的開發(fā)力度，檔案信息得到了廣泛應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息的開放，所以，對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必須要進(jìn)行有效的檔案資源保護(hù)工作。

1 檔案管理工作中存在的安全隱患

1.1 檔案管理的安全保護(hù)工作沒有受到應(yīng)有的重視

現(xiàn)在，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都不重視檔案資料的安全保護(hù)工作，這在很大程度上阻礙了檔案保護(hù)工作的進(jìn)行。一方面很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案保護(hù)工作，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，思想上非常懈怠，在檔案管理工作中不愿意投入更多的人力和物力、財(cái)力。由于這種思想的影響，使檔案安全保護(hù)工作進(jìn)度緩慢；另一方面，檔案工作人員本身也不重視檔案管理工作，在過(guò)去的很長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，很多檔案工作人員沒有關(guān)注檔案的保護(hù)工作，都認(rèn)為檔案管理的重點(diǎn)就是收集和整理，這種認(rèn)識(shí)很明顯是錯(cuò)誤的。

1.2 對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了發(fā)展的機(jī)會(huì)，出現(xiàn)了多種多樣的檔案資源載體。為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，則一定要加大現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。但因?yàn)楹芏囝I(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，由于缺少管理時(shí)間和管理資金，有的檔案人員根本就沒有參加檔案管理工作的培訓(xùn)。第三，檔案管理缺乏必要的安全保護(hù)制度。因?yàn)闆]有完善的檔案安全保護(hù)制度，所以在檔案管理工作中存在大量的安全隱患，如有的檔案室允許人吸煙，不能做到有效防火。第四，檔案庫(kù)房條件差，這是對(duì)檔案安全影響最大的因素。有的單位檔案室環(huán)境太差，都是將檔案室設(shè)在頂樓或底層，門窗陳舊破爛，沒有合格的防盜措施；有的單位根本不具備專門的檔案室，這些因素都不同程度地制約著安全工作的開展。所以，目前我國(guó)檔案管理工作中存在著大量的安全隱患，一定要引起有關(guān)部門的高度重視，迅速給予解決。

2 加強(qiáng)檔案管理安全保護(hù)工作的措施

2.1 健全檔案保護(hù)制度

在檔案安全保護(hù)工作中，爭(zhēng)取以預(yù)防為主，同時(shí)結(jié)合嚴(yán)格的治理工作，要建立完善的檔案管理保護(hù)制度，防止出現(xiàn)泄密和丟失現(xiàn)象。第一建立完善的檔案保密制度。首先要嚴(yán)格管理檔案的庫(kù)房，要指定專人進(jìn)行管理和負(fù)責(zé)，制訂嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，沒有檔案工作人員不得進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)該具有高度的職業(yè)道德，具備高度的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格依據(jù)保密制度去做，遵守保密紀(jì)律，將保守國(guó)家秘密當(dāng)作自己的責(zé)任和義務(wù)；第二，建立完善的檔案材料接收制度，在接收檔案管理資料時(shí)，交接雙方要當(dāng)面點(diǎn)清，才能填寫交接清單，要求雙方辦理人都要簽字。放入庫(kù)房前要做好除塵工作，資料進(jìn)入庫(kù)房后，應(yīng)在總帳和分類帳、登記表、檢索工具上進(jìn)行登記，要求數(shù)據(jù)統(tǒng)一，有利于查閱。第三，建立完善的檔案借閱制度，遇有人員借閱檔案資料時(shí)，要求填寫借閱登記表，要求及時(shí)歸還，如果需要較長(zhǎng)時(shí)間借閱的，而需要填寫有關(guān)登記表，除此之外，還要辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員要催促其歸還，防止丟失檔案資料。涉密檔案的使用要嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，一定要經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意后才能借閱，同時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的登記。應(yīng)用完畢涉密檔案后，要進(jìn)行認(rèn)真的檢查，一旦出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，就要認(rèn)真查找原因，采取必要的補(bǔ)救措施；第四建立完善的檔案統(tǒng)計(jì)制度。在進(jìn)行檔案的收進(jìn)、移出、整理和鑒定、管理、使用、銷毀等操作時(shí)，一定要依據(jù)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，同時(shí)認(rèn)真研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)變化的方面。

2.2 完善庫(kù)房安全措施

隨著保護(hù)技術(shù)的不斷發(fā)展，不利于檔案安全的因素也越來(lái)越多，所以我們一定要切實(shí)做好檔案安全保護(hù)工作。第一，嚴(yán)格控制溫濕度，要求檔案室要保持固定的溫濕度，配備有溫濕度記錄儀，每天記錄庫(kù)房的溫濕度，一旦發(fā)現(xiàn)庫(kù)房的溫濕度發(fā)生變化，就要及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施；第二，防蟲鼠，要求庫(kù)房?jī)?nèi)不要存放食物；檔案材料進(jìn)入庫(kù)房前要消毒；要求檔案柜中應(yīng)該放置驅(qū)蟲藥，同時(shí)保證按期更換，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害現(xiàn)象，就要及時(shí)采取措施進(jìn)行治理；第三防塵，庫(kù)房?jī)?nèi)要清潔，每天清掃一次；工作人員進(jìn)入時(shí)要穿專用鞋，其他人員進(jìn)入時(shí)要穿鞋套；庫(kù)房最好是密閉的，防止有害氣體進(jìn)入；第四防水，庫(kù)房頂堅(jiān)決不能漏雨，地面也不能有水浸入；檔案資料不能放置在地面上；如果庫(kù)房?jī)?nèi)有水管、暖氣片和管線，要定期對(duì)其進(jìn)行檢查和修理，防止這些裝置對(duì)檔案安全造成影響。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的保護(hù)

最近幾年，檔案信息化建設(shè)得到了普遍發(fā)展，電子形式的檔案材料越來(lái)越多，要求更加嚴(yán)格保護(hù)檔案資料，要求工作人員切實(shí)做好防消磁、防泄漏和防病毒等工作。（1）保護(hù)軟盤和錄音帶等磁性物體；這些物體要放置在沒有磁場(chǎng)、沒有震動(dòng)和沒有塵土、沒有腐蝕氣體、溫濕度合適的場(chǎng)所，要求濕度在40%-50%范圍內(nèi)，溫度在14—24度之間。在間隔二年后，就要進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)工作，完成轉(zhuǎn)儲(chǔ)后，新載體使用相同的編號(hào)保存。（2）保護(hù)光盤：存放光盤時(shí)，要求溫度在14—24度之間，濕度在40%-65%之間，可以延長(zhǎng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)時(shí)間，每五年完成一次，完成轉(zhuǎn)儲(chǔ)后使用相同編號(hào)進(jìn)行保存。光盤與磁盤相比，抗干擾能力更加強(qiáng)大結(jié)構(gòu)更加穩(wěn)定，可以長(zhǎng)期保存電子文件，所以，要求檔案管理部門要設(shè)置刻錄機(jī)，及時(shí)將歸檔文件存放于光盤上。

2.4 做好網(wǎng)絡(luò)信息安全管理

要建立完善的有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全的各種規(guī)章制度，認(rèn)真完善計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)保密工作。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止上傳涉密檔案信息，針對(duì)涉密信息實(shí)行物理隔離而且依據(jù)涉密程序?qū)訉颖Ｗo(hù)，依據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案保護(hù)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置保密裝備。關(guān)于通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)線路、服務(wù)器和機(jī)房要制訂嚴(yán)格的管理制度，對(duì)當(dāng)前使用的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施要進(jìn)行嚴(yán)格維護(hù)，同時(shí)定期進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)不安全因素要及時(shí)提醒，將事故控制在最初階段，要求設(shè)置專人管理，落實(shí)到人。嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)密碼、口令授權(quán)，存在于網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息要實(shí)行保密檢查，利用防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法和數(shù)字水印法、認(rèn)證、數(shù)字簽名等方法，保證電子文件信息的正確性，防止被不良分子竊取，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全。

2.5 強(qiáng)化應(yīng)急管理制度建設(shè)

依據(jù)處理突發(fā)事件的法律法規(guī)，檔案館要根據(jù)自身實(shí)際情況，應(yīng)用有關(guān)應(yīng)急制度，積極處理各種突發(fā)事件。一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，那么完善的設(shè)施裝備、先進(jìn)的技術(shù)手段、科學(xué)的技術(shù)方法，則會(huì)對(duì)處理突發(fā)事件起到關(guān)鍵性作用。同時(shí)建設(shè)檔案異地存儲(chǔ)庫(kù)、盡快建立館藏檔案?jìng)浞荩缛諔?yīng)用先進(jìn)運(yùn)輸和轉(zhuǎn)移設(shè)備，可以減輕突發(fā)事件的影響，將損失降到最小。再有，積極籌備危機(jī)后重建工作，促進(jìn)檔案管理工作正常化發(fā)展，使檔案管理工作服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于民生。

總之，在檔案管理工作中，安全保護(hù)工作具有非常重要的地位。安全保管是對(duì)檔案管理工作提出的長(zhǎng)遠(yuǎn)要求。所以，檔案管理的安全保護(hù)具有深遠(yuǎn)意義。所以，要求每一個(gè)檔案管理人員都要認(rèn)識(shí)到檔案安全保護(hù)工作的重要性，明確檔案安全保護(hù)責(zé)任，促進(jìn)我國(guó)檔案工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張紅霞.談檔案管理措施[J]. 旅游縱覽（下半月）. 2015（12）

[2]王志紅.加強(qiáng)高速公路檔案管理的措施分析[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者. 2015（36）