談收集工作是檔案管理的實際起點

韓美鳳

摘 要：收集，即把應(yīng)集中保存的檔案收進到檔案室或檔案館中的工作活動。它是檔案管理工作的實際起點，對整個檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)意義。

關(guān)鍵詞：檔案工作；收集；管理

1 接收與征集、搜集——收集方式的“正規(guī)軍”與“游擊隊”

收集，是一個極普通的社會生活用語，即收攏、集中的意思。但在檔案工作中它有其特定專業(yè)性含義。它實際上是指檔案收集工作的兩大方式——接收與征集、搜集。接收可理解

為收集一詞中的“收”，征集、搜集可理解為收集一詞中的“集”，合稱“收集”。接收作為一種收集方式，顯然具有強制性，其中又由移交和接收兩個對應(yīng)的方面構(gòu)成。檔案的接收就是指社會中的各有關(guān)組織必須按國家的法令和規(guī)章制度，將其所形成的檔案移交給檔案室和檔案館。檔案室和檔案館接收后進行集中管理，這是檔案工作區(qū)別于圖書、資料等工作的一個重要標志。因此有人從理論上認為“檔案不是招集物”，應(yīng)將“搜集”甚至“收集”之類的字眼從檔案工作的術(shù)語中去掉，其深意就在于此。但是，檔案工作的現(xiàn)實又表明，檔案雖然主要是通過強制性的接收方式進入檔案室和檔案館的，但接收卻并不是唯一的方式。在這種強制性的接收方式之外，還必須采用一種補充性的、拾遺補缺性的非強制性方式，那就是征集和搜集。因此可用一個形象而貼切的比喻來說明二者各自的作用及相互關(guān)系；接收是檔案收集方式中的“正規(guī)軍”，而征集和搜集是“游擊隊”。

征集和搜集作為一種“游擊隊”性質(zhì)的收集方式，其基本特征和作用并無本質(zhì)區(qū)別。靈活性、商討性、非強制性是其基本特征，而為“正規(guī)軍”顧及不到或遺漏之處拾遺補缺則是其基本作用。二者之間的區(qū)別主要表現(xiàn)在工作規(guī)模和具體的組織形式等技術(shù)性、外觀性方面。一般而言，征集是一種規(guī)模較大、工作對象及重點較明確具體、組織較正規(guī)、嚴密的搜集活動，其外觀表現(xiàn)一般有專門的組織、工作人員并往往有明確的題目、工作目標與方向，且常常形成正式的文件對其工作內(nèi)容及組織形式等予以明確規(guī)定；而搜集則完全是根據(jù)工作需要隨時起動、靈活安排的，具有極強的機動性和靈活性。

接收與征集、搜集在檔案收集工作中的地位、作用及其相互關(guān)系，也頗具“正規(guī)軍”與“游擊隊”色彩。檔案收集工作中接收和征集、搜集之間也有這種關(guān)系特點。接收起主導性、決定性作用，征集與搜集起輔助性作用。但如果接收因種種原因難以施展或效果很差，征集和搜集往往又會臨時充當“主要角色”，起某種決定性作用。另外，在接收工作比較規(guī)范，各檔案機構(gòu)在接收上水平差不多的情況下，征集與搜集往往又顯示出其獨特價值。也就是說，在這種接收分不出高下的情況下，誰的征集、搜集工作開展得好，誰的收集工作總體就會明顯地相對好—些。而不注意開展征集、搜集工作的檔案機構(gòu)就會被甩在后面。從這一相對性角度看，征集與搜集實際上是可以決定收集工作總體狀態(tài)水平的重要方面。在接收較規(guī)范且無明顯差距的情況下，征集與搜集反而應(yīng)成為各檔案機構(gòu)收集工作的重點。

2 收整工作的重要意義一——決定館（室）藏水平；決定檔案機構(gòu)“身價”

收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復雜，專業(yè)性也不很強。但它卻有著決定館（室）藏水平，決定檔案機構(gòu)身價舶重要意義。“館（室）藏”是對檔案機構(gòu)所保存全部檔案、資料的總稱，是一個綜合性的總體概念。它隱含著所藏檔案、資料、是否齊全完整，數(shù)量如何，質(zhì)量、價值如何，各類及結(jié)構(gòu)如何等深層含義。館（室）藏建設(shè)”則是指對上述深層問題的謀劃、建設(shè)行為。館（室）藏建設(shè)決不是指將應(yīng)收集保存的檔案資料等都收集進來就算完事，而主要是指對上述問題要進行總體的規(guī)劃、考慮，要在收集中實現(xiàn)這種規(guī)劃和考慮。很顯然，館（室）藏建設(shè)主要是通過收集這一具體工作活動來實現(xiàn)的。所以收集工作就應(yīng)該從館（室）藏建設(shè)的高度去進行。是否從這—高度去進行收集以及收集工作究竟怎樣，也就從根本上決定著館（室）藏的狀況與水平。而館（室）藏如何，或者說所藏檔案、資料的數(shù)量、質(zhì)量、價值如何，是否齊全完整，門類是否齊全，結(jié)構(gòu)是否合理等等，又從根本上決定著檔案機構(gòu)的“身價”，決定著其在社會中的地位、聲望與價值。說得直接了當些，人們怎樣看待、評價一個檔案室或檔案館，雖然要看其管理水平、服務(wù)態(tài)度、規(guī)模大小、級別高低、庫房設(shè)備條件等種種因素，但歸根結(jié)底是否其保存了些什么東西；二看這些東西的數(shù)量、質(zhì)量、價值究竟怎樣，檔案機構(gòu)要想使自己的工作有成效，想使自己在單位中或社會上有名望、有地位、有較高的“身價”，就必須首先從館（室）藏建設(shè)抓起，就必須先做好收集工作。

3 收集工作的基本要求

收集工作的基本要求，實質(zhì)上也就是館（室）藏建設(shè)的基本要求，豐富、優(yōu)化、突出自我。

豐富是數(shù)量方面的總體要求。這一要求有兩層含義：一是檔案的絕對數(shù)量要盡可能地多；二是各方面、各種類、各門類的檔案及其輔助性材料（主要為資料）應(yīng)盡可能地齊全完整，盡量沒有或少有疏漏殘缺之處。優(yōu)化是質(zhì)量方面的總體要求。它也有兩層含義：一是檔案內(nèi)容方面的價值要優(yōu)化、優(yōu)選.盡量多收集有價值和價值較高、較重要的檔案及其船助材科，少收集價值小的并盡量不收集無價值的檔案材料；三是各方面、各門類、各種各祥的檔案材料在結(jié)構(gòu)比例上要優(yōu)化、要合理，要互相補充，互相呼應(yīng)，形成總體上的質(zhì)量優(yōu)勢。

突出自我是對收集工作的綜合性或說總體性需。它所強調(diào)的是收集工作的立足點問題，對收集工作乃至整個國家的檔案保存狀況具有深刻的理論與實踐意義，可使整個國家的檔案收藏狀況達到總體優(yōu)化。因為在現(xiàn)實中，各檔案機構(gòu)，尤其是規(guī)模不大、社會地位不高的檔案室，往往容易產(chǎn)生自己本單位的檔案不重要，只有上級機關(guān)的檔案才重要，而且級別越高、權(quán)力與名氣越大的機關(guān)的檔案越重要的習慣性認識，出現(xiàn)收集工作重上級輕自己的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象無論對于各社會單位，還是對于整個國家都是有害而無益的。對自己來說，自己的歷史記錄沒有完整地保存下來；對于國家來說，則造成了館（室）藏上大量不必要的重復。實際上國家歷史的完整記錄也沒有保存下來。因為國家是由其所有成員（組織與個人）構(gòu)成的。任何一個社會成員檔案的短缺，都對國家歷史總面貌的完整性造成了一種傷害。因此，突出自我是各檔案機構(gòu)收集工作必須堅持的一項根本要求。只有各檔案機構(gòu)都堅持收集上的突出

自我、以我為主，國家檔案的總體才能充實、真實、完整，國家歷史的真實記錄才能豐富、全面、系統(tǒng)，國家的歷史面貌才能從根本上保持并顯現(xiàn)出來。當然這一要求在不同檔案機構(gòu)的具體體現(xiàn)又有所不同。對于檔案室來說，就是要把收集的重點和立足點放在本單位形成的檔案上，放在能真實記錄和反映其職能活動的檔案材料上，尤其是本單位制發(fā)和具體辦理、處理的文件；對于檔案館來說，則要注意收集能全面真實地記錄、反映其所管范圍內(nèi)社會活動的檔案材料，并突出其所在地城和所在社會領(lǐng)域（如專業(yè)）的特點。因此也有人將此要求從理論上歸結(jié)為突出特色。其理論含義與突出自我是一致的。因為不同的“自我”自然有不同的“特色”。

參考文獻

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