檔案收集工作慨述

馬春娟

摘 要：檔案的收集工作包括兩個(gè)部分，其一是負(fù)責(zé)立卷的文書(shū)部門(mén)或各業(yè)務(wù)部門(mén)，分散在個(gè)人手中的檔案資料集中起來(lái)，組成案卷。其二是指綜合檔案室按照上級(jí)檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)的征集辦法，把分散在各部門(mén)的案卷和失散的檔案資料，集中到綜合檔案室。

關(guān)鍵詞：檔案；搜集工作；分析

1 檔案收集工作的內(nèi)容和意義

1.檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作可以概括為兩個(gè)方面，即檔案的接收和檔案的征集。檔案的接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動(dòng)過(guò)程。它是整個(gè)檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門(mén)取得和積累檔案的主渠道。檔案的征集，是指檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補(bǔ)充渠道。

2.檔案收集工作的意義收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)整個(gè)檔案工作都具有重要意義。

總之，大量的經(jīng)驗(yàn)證明，收集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好檔案的收集工作，就沒(méi)有完整的檔案，也就不會(huì)有健全的檔案工作。因此，要做好檔案工作首先必須從檔案的收集工作做起。

2 檔案收集的原則

1.要豐富和優(yōu)化館（室）藏，實(shí)現(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一

一個(gè)檔案館（室）的收藏是否豐富，檔案是否完整，這是衡量檔案館（室）工作做得好壞的一個(gè)重要標(biāo)志，也是開(kāi)展利用工作，特別是檔案館開(kāi)放歷史檔案、開(kāi)展編輯研究、出版檔案史料的一個(gè)前提條件。檔案館（室）的檔案卷收藏越豐富、越珍貴、年代越久遠(yuǎn)，就越有可能為社會(huì)作出更大貢獻(xiàn)，也就越會(huì)得到社會(huì)的重視。豐富館藏的主要標(biāo)準(zhǔn)和要求，應(yīng)該是：數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化，成分充實(shí)，結(jié)構(gòu)合理。

2.加強(qiáng)檔案館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)，把握全局，統(tǒng)籌兼顧如何把檔案材料從原始的分散狀況變?yōu)榧袪顩r？這不僅要求檔案館（室）要做好自己的接收工作，還要求做好檔案館（室）外的調(diào)查研究和指導(dǎo)管理工作。

首先，要調(diào)查研究，加強(qiáng)指導(dǎo)。收集工作必須做好檔案館（室）外調(diào)查，掌握應(yīng)收入檔案館（室）的檔案分散、流動(dòng)、管理和使用等有關(guān)方面的信息。檔案館應(yīng)該進(jìn)行全宗調(diào)查，了解有關(guān)機(jī)關(guān)的歷史、建檔情況、保存檔案的數(shù)量及整理、保管等情況，以便統(tǒng)籌安排哪些全宗或哪些部分、何時(shí)、有多少檔案應(yīng)該進(jìn)館，即使在工作正常的情況下，加強(qiáng)檔案館外調(diào)查對(duì)做好檔案收集工作和各項(xiàng)檔案管理工作以至整個(gè)檔案事業(yè)的預(yù)測(cè)、規(guī)劃和決策，都具有重大意義。在加強(qiáng)調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，要協(xié)助與指導(dǎo)檔案移交部門(mén)作好移交準(zhǔn)備工作，使之符合接收的要求，從而提高檔案的收集工作水平和館（室）藏文件的質(zhì)量。

其次，要把握全局，統(tǒng)籌兼顧。在檔案收集工作中，要注重研究和掌握檔案形成規(guī)律和檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性，根據(jù)檔案分散的情況和檔案館的條件，從全局出發(fā)統(tǒng)籌安排，認(rèn)真處理好從文件形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期，把需要集中的檔案當(dāng)作某單位的“小家底”“據(jù)為已有”不愿移交，或者“拒之門(mén)外”不愿接收，任其分散甚至遭受損失。應(yīng)該從全局出發(fā)，全面考慮檔案的第一價(jià)值、第二價(jià)值和檔案在保管、使用方面的現(xiàn)狀以及客觀規(guī)律，使各機(jī)關(guān)具有第一價(jià)值和第二價(jià)值的檔案都有科學(xué)合理的歸宿，使局部和整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而有利于維護(hù)黨和國(guó)家歷史文化遺產(chǎn)的安全保管和便于提供利用。

3.堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，實(shí)現(xiàn)入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是對(duì)檔案工作中的一些管理原則和技術(shù)方法，按照規(guī)范化的要求統(tǒng)一起來(lái)。在國(guó)際范圍內(nèi)，己成為包括圖書(shū)、情報(bào)資料和檔案在內(nèi)的文獻(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化的必然趨勢(shì)。檔案工作的標(biāo)推化，不僅可為實(shí)行電子計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件，而且有助于提高手工管理的水平。實(shí)行檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該從收集工作中開(kāi)始推行，逐步著手。

4.堅(jiān)持全宗不可分散的原則，保持全宗和全宗群的整體性全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案的整體，因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部，各項(xiàng)活動(dòng)之間是相互交錯(cuò)、相互聯(lián)系的，而不是相互孤立的，所以一個(gè)機(jī)關(guān)所形成的檔案材料之間存在著固有的內(nèi)在聯(lián)系，它們是一個(gè)有機(jī)整體。保持全宗的整體性，是檔案管理的一個(gè)基本指導(dǎo)思想，貫穿于檔案管理工作始終。在檔案收集工作中執(zhí)行這一基本原則，是保證以后各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全宗管理的先決條件。如何在收集檔案時(shí)執(zhí)行全宗不可分散原則，保持全宗和全宗群的整體性。首先，要把一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案作為一個(gè)全宗集中在一個(gè)檔案室或檔案館內(nèi)，而不允許人為地分割一個(gè)全宗的檔案。某些單位由于一時(shí)需要而把某些檔案從全宗中抽走另行集中，這種作法是不科學(xué)的。如果確實(shí)需要集中一些檔案原件使用或存案，應(yīng)以復(fù)制本代替。其次，要注意各個(gè)全宗之間的相互關(guān)系。因?yàn)椋谝欢ǖ臅r(shí)間、地點(diǎn)和條件下活動(dòng)的各個(gè)機(jī)關(guān)，它們的工作活動(dòng)都不是孤立的，而是相互依存的，反映在它們各自形成的檔案上，各個(gè)全宗之間就有著密切的聯(lián)系。這種在歷史上形成的有著密切聯(lián)系的若干全宗，稱(chēng)為“全宗群”。全宗群作為若干個(gè)全宗的集合體是自然形成的，不能人為地加以分割，而要集中收集在一個(gè)檔案館里，這才有利于反映歷史上一定時(shí)間和一定地區(qū)工作活動(dòng)的全貌。

3 檔案收集工作的特點(diǎn)

1.預(yù)見(jiàn)性與計(jì)劃性檔案文件作為人類(lèi)各種社會(huì)活動(dòng)的伴生物，其產(chǎn)生和形成具有明顯的分散特點(diǎn)。所以，必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，科學(xué)地分析和預(yù)測(cè)其形成、使用、管理的規(guī)律和特點(diǎn)，才能做好檔案的收集工作。此外，檔案收藏部門(mén)還應(yīng)堅(jiān)持歷史方法的原則，全面地了解和掌握本檔案館（室）主要檔案用戶(hù)的利用動(dòng)向、特點(diǎn)和規(guī)律，使收集來(lái)的檔案文獻(xiàn)符合檔案用戶(hù)當(dāng)前的和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用需要。檔案收集工作要有計(jì)劃性并主動(dòng)地進(jìn)行。

2.針對(duì)性與及時(shí)性檔案收集工作，必須根據(jù)各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）的收集檔案的范圍來(lái)進(jìn)行，不能違反國(guó)家規(guī)定，擅自收集不屬于本館（室）收集工作范圍的檔案，以保證收集工作能夠有目的、有重點(diǎn)地進(jìn)行。檔案收集工作還具有及時(shí)性的特點(diǎn)。它要求檔案人員必須具有明確的時(shí)間意識(shí)，將應(yīng)當(dāng)接收或征集的檔案及時(shí)收集進(jìn)館（室）。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)盡最大的努力，避免拖延遲誤，在掌握有關(guān)信息線索的前提下，采取相應(yīng)的方式，盡快將檔案收集起來(lái)。

3，系統(tǒng)性與完整性檔案收集工作的系統(tǒng)性，從橫的方式來(lái)講，就是收集來(lái)的檔案在種類(lèi)、內(nèi)容方面應(yīng)齊全完整，同一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的檔案應(yīng)當(dāng)是一個(gè)有機(jī)的整體；從縱的方面說(shuō)，要保證收集來(lái)的檔案能夠歷史地反映出一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門(mén)、一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)、一個(gè)單位的歷史脈絡(luò)。此外，在收集檔案時(shí)，應(yīng)充分考慮到檔案的科學(xué)文化的價(jià)值及其在當(dāng)前的工作、生產(chǎn)、科研活動(dòng)中所能起到的積極作用。這樣才能使檔案館（室）真正成為機(jī)關(guān)、單位的參梅與咨詢(xún)部門(mén)，使檔案館（室）成為社會(huì)各方面開(kāi)發(fā)利用檔案史料的中心。

參考文獻(xiàn)

[1]江吉褚.要做好檔案收集工作[J].蘭臺(tái)世界，2005（02）.

[2]李婉月.開(kāi)放檔案工作研究[D].武漢大學(xué)；2004年