劉曉瑛

(作者單位：西安文理學院綜合檔案室)

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試論信息時代檔案開放方式的多樣性選擇

劉曉瑛

隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)檔案開放方式已經(jīng)難以滿足社會的需求，為此要加快檔案信息化步伐，將傳統(tǒng)經(jīng)驗與現(xiàn)代科技手段有機結(jié)合起來，豐富和創(chuàng)新檔案開放方式，實現(xiàn)檔案信息資源共享。本文指出了檔案開放的必要性及意義，指出了信息時代多樣性的檔案開放方式。

信息時代；檔案開放方式；多樣性

1、檔案開放的必要性及意義

目前，檔案對公眾來說還是神秘的，覺得它封閉且保守。隨著公眾意識的逐步提升，要求開放檔案的呼聲越來越高，我國也相繼出臺了一系類關(guān)于檔案出臺的法律法規(guī)，明確規(guī)定了檔案開放的內(nèi)容和方式。

1.1檔案開放是政府信息公開的要求

隨著社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，人們的信息意識逐漸覺醒，利用文件和檔案的意識不斷提高，與此相對應的是檔案開放現(xiàn)狀并不如人意，掌握全社會近80%信息資源的政府對于檔案的管理仍處于半封閉的狀態(tài)。為了保障個人和組織的知情權(quán)，各地紛紛出臺相關(guān)的法規(guī)政策，嘗試和開展政府信息公開工作，其中廣州市政府是最先頒布政府信息公開制度，之后全國掀起了政府信息公開的熱潮，加大了檔案信息開放的力度，改變了傳統(tǒng)的檔案管理封閉、落后的狀況。

1.2檔案開放是民主與法制建設(shè)的要求

我國憲法規(guī)定人民是國家的主人，有著通過多種途徑管理國家事務的權(quán)利，而人民要想享有這項民主權(quán)利就要對國家的政治、經(jīng)濟、文化、外交等方面有著客觀而深刻的了解，只有這樣人們才能更好的行使其決策權(quán)、管理權(quán)和監(jiān)督權(quán)，而這些權(quán)利的實現(xiàn)都要民眾享有知情權(quán)為前提和基礎(chǔ)，如果公民連基本的知情權(quán)都無法享有，那么他就不能客觀的了解國家的政治信息，公民所擁有的言論自由權(quán)、選舉權(quán)也就難以得到保障，如果公民對國家政治事務的運作情況一無所知，那公民對國家機關(guān)的建議和監(jiān)督權(quán)也就成為空中樓閣。檔案的開放使得公民能夠充分的享有知情權(quán)，從而利用檔案對國家的重大決策提供意見和建議，以較少決策的盲目性和隨意性。隨著社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，檔案工作“以史為鑒”的作用日益凸顯，因此適應改革發(fā)展的新形勢，不斷加強和改進檔案工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

2、傳統(tǒng)的檔案開放方式

2.1借閱服務

檔案的開放要遵循安全的原則，不僅要保障檔案實體的安全還要保障檔案信息的安全，檔案館按照國家的相關(guān)規(guī)定，確定開放檔案的范圍和內(nèi)容，設(shè)置檔案接收區(qū)、查詢服務區(qū)，允許使用者來檔案館查閱檔案資料，一般只允許使用者在閱覽室閱覽，查閱檔案館資料，要履行登記手續(xù)，填寫“查閱檔案資料登記薄”，而且來館查閱檔案資料者，均負有保護檔案資料的職責，不得任意在檔案資料上圈點、劃線、折迭、拆散、涂改、污損等，未經(jīng)批準、不準拍照。

2.2提供復件

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案館著力開發(fā)及保存檔案信息資源，在服務于機關(guān)部門工工作同時，將保存的檔案及信息資源提供給社會各行業(yè)利用，充分發(fā)揮其潛在的價值，在檔案的利用過程中，檔案館對于需要摘抄、復印檔案、資料者，對所摘抄、復制的檔案材料進行核對，蓋章后有效，并需要繳納一定的檔案復制費。

2.3舉辦檔案展覽

檔案人員將整理得檔案館藏資源進行分類整理，精選珍貴歷史文檔和圖片以專題的形式舉辦展覽，向群眾展示真實客觀的檔案。近年來，全國各級各類檔案館紛紛舉辦檔案展覽，取得了良好的社會效益。如中央檔案館舉辦的“黨的群眾路線檔案展覽”，圖文并茂地展示了群眾路線的產(chǎn)生、發(fā)展、形成理論體系的全過程和貫徹群眾路線所取得的巨大歷史成就；又如天津檔案局舉辦的家庭檔案展覽，全方位展現(xiàn)群眾文化底蘊和精神文明建設(shè)成果，提高公眾對家庭建檔的認識；汕頭市城建檔案館舉辦的汕頭市城市建設(shè)成就展覽全面展示了改革開放以來汕頭市城市建設(shè)方方面面所取得的偉大成就，以及市城建檔案館在堅持依法治檔、不斷豐富館藏、積極開發(fā)利用等方面的工作業(yè)績，對弘揚愛國主義精神、激發(fā)全市人民積極投身全面建設(shè)小康社會的偉大事業(yè)有重要的意義。

2.4開展檔案宣講活動

檔案館要更加注重館藏檔案服務社會化，利用“歸檔月”、《檔案法》頒布紀念日和法制宣傳日，借助電視、報紙等媒體大力宣傳檔案法律、法規(guī)及檔案業(yè)務知識，使檔案及檔案工作貼近公眾，揭開檔案館的神秘面紗，讓公眾了解檔案館的館藏、檔案工作的流程，增強社會大眾的檔案意識。檔案管理人員要牢固樹立為民服務思想和良好的服務態(tài)度，做到不斷提高服務質(zhì)量、服務水平，認真學習國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，自覺加強業(yè)務學習，積極參加各類業(yè)務培訓，創(chuàng)新服務形式，為查訪者提供便利快捷的服務；同時正確處理檔案利用與保密關(guān)系。嚴格遵守查閱登記、借閱登記手續(xù)等制度。

3、信息時代的檔案開放方式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們對檔案的需求也越來越迫切，因此要積極探索檔案開放方式，拓寬服務領(lǐng)域，走服務主體多樣化之路。

3.1網(wǎng)絡化檔案開放方式

信息時代，檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件逐漸演變?yōu)榇尜A于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的以多媒體為主要形式的機讀檔案，檔案的實體管理將作為最原始的憑證精心的保存，而檔案的內(nèi)容信息將通過電子計算機等技術(shù)媒介發(fā)揮其應用的功效，為了適應信息時代的要求，就需要建立數(shù)字化檔案館，將檔案信息通過網(wǎng)絡形成信息資源系統(tǒng)，以使用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)，將信息資源系統(tǒng)與掃描系統(tǒng)有機的結(jié)合起來，這樣使用者就可以通過網(wǎng)絡查詢所需要的信息，對檔案進行實時瀏覽、訪問，而不必到檔案室查閱，節(jié)省了使用者時間，提高了檔案的利用效率。

3.2建立信息資源數(shù)據(jù)庫

建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡，改變過去那種查閱加目錄式的單一服務方式，建立磁卡閱讀區(qū)、紙質(zhì)檔案閱讀區(qū)、微檔案閱讀區(qū)、聲像檔案閱讀區(qū)等機讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的在一體化服務，實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，提高信息利用率。檔案館還可以建立部門網(wǎng)站，在局域網(wǎng)上建立檔案自助查詢平臺，實現(xiàn)館藏開放檔案目錄及部分全文信息的在線查閱，這樣公眾就可通過互聯(lián)網(wǎng)快速檢索、通過觸摸式多媒體全文閱覽等方式自助查閱利用檔案，檔案館工作人員還可通過網(wǎng)絡實現(xiàn)館藏檔案網(wǎng)上管理、遠程維護、全域檢索、原文打印輸出等自動化管理，為廣大利用者查閱利用檔案提供更高效、便捷、精準的服務，徹底解決群眾查閱利用檔案效率不高、查閱不全、查檔難等問題。

3.3以媒體宣傳為主導,向公眾提供豐富生動的檔案信息

對檔案信息的宣傳可以讓公眾了解檔案、認識檔案、關(guān)注檔案、支持檔案工作，可以通過報刊雜志、廣播電視、專題講座、知識競賽等方式，其中廣播電視宣傳是最有效的方式，如記錄中國抗戰(zhàn)史的大型文獻紀錄片《將星檔案》就是利用檔案館館藏的原始檔案資料，對歷史事件做更深程度的剖析，真實、客觀、全面地展現(xiàn)了一代開國將帥的生命軌跡和彪炳青史的豐功偉績，播出后收到了一致好評。檔案工作人員要突破因循守舊的服務方式，充分利用本館豐富的人文歷史資源，編纂一批既有史料價值，又有使用價值，可讀性強的檔案編研資料。

4、結(jié)語

檔案開放程度是衡量一國社會文明程度的重要標志，我國的檔案由封閉保守的被動開放到主動開放經(jīng)歷了漫長的歲月，盡管現(xiàn)階段我國檔案的開放范圍還很有限，開放方式仍有待增多，但隨著公民自主意識的不斷增強，檔案館走向全方位開放是必然選擇。

(作者單位：西安文理學院綜合檔案室)

[1]唐菊華.試論信息時代檔案開放方式的多樣型選擇[J].攀登,2008,04:229-231.

[2]劉晟辰.網(wǎng)絡時代中美開放檔案信息可獲得性比較研究[D].吉林大學,2013.

[3]潘玉民,何宏甲.論電子時代檔案信息資源利用的新特點——利用者的視角[J].上海大學學報(社會科學版),2009,03:135-144.

劉曉瑛(1979.03—)，女，漢族，陜西華陰人，檔案館員，碩士，研究方向：高校檔案管理。