李娟

（山東青年政治學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

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高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

李娟

（山東青年政治學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

［摘要］作為高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，高校檔案的整理和保存事關(guān)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，在高校自我認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和規(guī)劃發(fā)展方面起著不可替代的作用。目前高校檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)重視程度、電子檔案保存、檔案分類整理、工作人員素質(zhì)、檔案系統(tǒng)的電子化建設(shè)等方面都還存在諸多問(wèn)題。對(duì)此，高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定符合高校自身特色的檔案管理規(guī)章制度；更新管理理念，加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)和庫(kù)房現(xiàn)代化建設(shè)；加強(qiáng)與高校其他相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)和配合。

［關(guān)鍵詞］高校檔案管理；檔案管理信息化；電子檔案；紙質(zhì)檔案

高校檔案工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在高校自我認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和規(guī)劃發(fā)展方面起著不可替代的作用。目前高校檔案管理工作在適應(yīng)信息化發(fā)展方面還存在諸多問(wèn)題，亟需完善。高校領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視高校檔案管理工作，系統(tǒng)解決高校檔案建設(shè)中的問(wèn)題，保障高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

一、目前我國(guó)高校檔案工作存在的問(wèn)題

1.高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度不夠

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。雖然檔案管理工作歷史悠久，但是很多高校領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員對(duì)檔案工作依舊存在誤區(qū)，對(duì)檔案的作用和意義缺少足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)了解學(xué)校歷史、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的作用，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)檔案的重視程度不夠，這就使得我國(guó)各高校的檔案管理工作出現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)狀。

2.電子文件檔案歸檔保管與利用有待完善

在信息化環(huán)境下，紙質(zhì)文件和電子文件歸檔都必然在新的管理模式下高效、有序地進(jìn)行，學(xué)校各部門的兼職檔案員利用網(wǎng)絡(luò)收發(fā)文件，并將處理完畢的文件輸入或上傳到檔案管理軟件中。檔案館工作人員對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢查、驗(yàn)收，利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)歸檔操作，生成電子檔案和紙質(zhì)檔案，減少了錄入的工作量，縮短了檔案形成和利用的周期，提高了工作效率。

目前我國(guó)各高校的檔案形式采用較多的還是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的形式。隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案逐步運(yùn)用到了檔案管理工作中去，但目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，對(duì)管理軟件掌握不夠熟練，不能正確地運(yùn)用檔案管理軟件系統(tǒng)，造成電子文件從形成到利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，都有可能出現(xiàn)信息更改、棄用的可能性。［1］因此，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)合理嚴(yán)密的電子檔案歸檔保管與利用制度成為了目前檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

3.檔案的分類整理不夠細(xì)致

檔案的分類根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同，形式也是多種多樣的。學(xué)校檔案的分類主要有以下幾種：校史類、教學(xué)類、聲像類、科研類、產(chǎn)品類、基建類、財(cái)會(huì)類、實(shí)物類等，而每一類又具體分為幾個(gè)小項(xiàng)，這就使得檔案的分類變得系統(tǒng)又繁雜。但很多高校只是將這些資料粗略地整理保存，并沒(méi)有對(duì)這些資料從年份、類型等方面進(jìn)行系統(tǒng)的整理、分類、標(biāo)識(shí)、歸檔。

4.紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存工作問(wèn)題嚴(yán)重

目前，我國(guó)的檔案形式還是以紙質(zhì)載體為主，因此檔案的保存也就成為檔案工作中的一個(gè)難點(diǎn)。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的保存之后會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變脆、文字漸漸模糊甚至字跡消失，過(guò)于潮濕或是干燥的環(huán)境都會(huì)對(duì)紙質(zhì)的壽命、對(duì)紙質(zhì)檔案的保存產(chǎn)生巨大的影響；另外，查檔翻閱也會(huì)不可避免地造成紙張的破損，借閱后在歸還過(guò)程中有可能造成紙張的遺漏，這些都是紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中所面臨的困難。尤其是對(duì)于年代較為久遠(yuǎn)的檔案，在保存上更是困難。

5.專業(yè)檔案管理工作人員少

由于檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，也不像其它工作一樣有定期的業(yè)績(jī)考核，所以，長(zhǎng)期以來(lái)，很多人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)就是你來(lái)檔案我接收，不丟失、不泄密、能查找就可以了。［2］檔案管理部門人員雖然基本都有大?；虮究埔陨蠈W(xué)歷，但是專業(yè)和本職工作不對(duì)口，檔案專業(yè)人員非常少，從事檔案工作年限也不長(zhǎng)，很多人沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)。有的檔案管理工作人員沒(méi)有受過(guò)專門的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案的整理雜亂無(wú)序不規(guī)范。

6.與其他相關(guān)部門之間的聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)

檔案工作涉及的不僅僅是檔案管理一個(gè)部門，需要各個(gè)部門的聯(lián)合與協(xié)調(diào)。然而就目前的狀況來(lái)看，在檔案管理工作方面，除了檔案管理部門，其他的部門都處在被動(dòng)狀態(tài)，使得檔案管理部門的工作實(shí)施起來(lái)很困難。各部門與檔案管理部門的溝通并沒(méi)有專門的人員負(fù)責(zé)，造成了各部門存檔資料混亂的狀況。

二、高校檔案管理工作完善措施

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題也需要系統(tǒng)地來(lái)解決。對(duì)于當(dāng)前高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，需要采取以下措施來(lái)應(yīng)對(duì)和完善：

1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定適合本校的檔案管理工作規(guī)定

對(duì)檔案管理工作的人員配備上，要選擇具備專業(yè)知識(shí)和保密意識(shí)強(qiáng)的高素質(zhì)人才，定期對(duì)相應(yīng)的工作人員開(kāi)展相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和保密的培訓(xùn)工作，定期考核檔案管理工作人員的工作質(zhì)量。對(duì)入館的檔案要做到整理符合標(biāo)準(zhǔn)、分類細(xì)致準(zhǔn)確、收錄登記準(zhǔn)確無(wú)誤、借檔回收工作及時(shí)，定期對(duì)以往的老檔案進(jìn)行整理。工作交接之前要將自己負(fù)責(zé)的工作全部完成，不留尾巴，相關(guān)工作人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)時(shí)，要做到提前通知、提前交接、循序漸進(jìn)，切勿一刀切，做到相關(guān)責(zé)任落實(shí)到人。檔案工作者還要增強(qiáng)加快檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫性和責(zé)任感，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變手工管理和查詢的方法，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，轉(zhuǎn)移工作重心，為主動(dòng)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)共享創(chuàng)造條件，為創(chuàng)建新的檔案管理模式、真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化做好充分的思想準(zhǔn)備。［3］

2.更新管理理念，加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)

隨著檔案數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房的管理理念和制度已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期的檔案庫(kù)房管理要求。采取科學(xué)的措施與方法，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理的科學(xué)化發(fā)展，逐漸成為檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的必然趨勢(shì)。就目前來(lái)說(shuō)，檔案的保存依舊以紙質(zhì)為主，從檔案的保密和安全方面來(lái)考量，檔案館的建設(shè)要做到獨(dú)立，不要跟辦公室、借檔室同設(shè)一室，不要建立在人員密集的場(chǎng)所如辦公樓或是圖書(shū)館等地。檔案館的建設(shè)還要做到防潮、防水、防光照、防鼠、防盜、防腐蝕、防輻射等。檔案館應(yīng)該要積極參與改革，建立自我發(fā)展、自我約束的機(jī)制，推行質(zhì)量管理、目標(biāo)管理責(zé)任制，激發(fā)管理檔案人員的工作熱情，穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍。［4］盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合性人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，滿足檔案管理建設(shè)的需要。

3.加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)

加快檔案信息化進(jìn)程，拓展檔案館的服務(wù)功能，已經(jīng)成為高校檔案工作者的必然選擇和迫切需要。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展和辦公自動(dòng)化進(jìn)程的日益加快，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展到了一個(gè)新的歷史階段，傳統(tǒng)的手工操作、整理方式、紙質(zhì)檔案的實(shí)體保存方法、人工檢索、查詢等逐步被現(xiàn)代化管理模式取代，信息化已經(jīng)滲透到教學(xué)、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校檔案信息化建設(shè)要以資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)。

4.加強(qiáng)與高校其他部門的聯(lián)動(dòng)和配合

高校檔案管理工作是高校的一項(xiàng)系統(tǒng)工作，與高校其他部門工作息息相關(guān)。高校其他部門應(yīng)高度認(rèn)識(shí)檔案的重要性，做到需要存檔的資料及時(shí)整理并移交檔案館，而不是被動(dòng)地等待催促。對(duì)于經(jīng)常借檔的部門，要對(duì)相關(guān)人員做好保密意識(shí)和及時(shí)歸檔意識(shí)的教育，以防止檔案被借之后泄密或是有借無(wú)還。

總之，檔案管理工作看似不起眼，但其承上啟下的作用決定了檔案工作的重要性。因此，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足，積極尋求解決的方法，強(qiáng)化檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

［1］余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用［J］.韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（7）.

［2］劉穎.高?；n案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究［D］.華東師范大學(xué)碩士學(xué)士論文，2007.

［3］陸樹(shù)峰.檔案庫(kù)房的科學(xué)管理［J］.黑龍江科技信息（管理與科學(xué)），2010，（30）.

［4］李櫟，張志強(qiáng)，安培浚.技術(shù)路線圖的發(fā)展與應(yīng)用分析［J］.圖書(shū)與情報(bào)，2009，（3）.

（責(zé)任編輯：王友才）

［中圖分類號(hào)］G647.24

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］2095—7416（2016）03—0140—02

收稿日期：2016-03-12

作者簡(jiǎn)介：李娟（1977-），女，山東濟(jì)南人，山東青年政治學(xué)院檔案館館員。