淺析會計電算化環(huán)境下的財務(wù)內(nèi)部控制

池鳳燕

(福建省建筑科學(xué)研究院 福建福州 350025)

淺析會計電算化環(huán)境下的財務(wù)內(nèi)部控制

池鳳燕

(福建省建筑科學(xué)研究院 福建福州 350025)

會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用越來越普及，提高了財務(wù)工作的效率與效果，同時由于會計電算化在我國企業(yè)中的應(yīng)用時間尚短，原有的財務(wù)內(nèi)控制度還是沿用傳統(tǒng)手工記賬方式下進(jìn)行，與會計電算化的發(fā)展不相適應(yīng)，文章對會計電算化對企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的影響進(jìn)行分析，并提出完善財務(wù)內(nèi)部控制的相關(guān)建議。

會計電算化；財務(wù)內(nèi)部控制；權(quán)限設(shè)置

1 會計電算化對企業(yè)財務(wù)內(nèi)控的影響

1.1 原有的內(nèi)控制度功能減弱

會計電算化之所以能夠取代傳統(tǒng)手工帳，在短時間內(nèi)得到大范圍的普及，一方面是因為企業(yè)信息化水平的提高，另一方面是其在財務(wù)工作中所體現(xiàn)的價值，優(yōu)化了企業(yè)的會計核算流程。在手工記帳環(huán)境下，企業(yè)所有基礎(chǔ)核算工作都需要進(jìn)行手工計算、結(jié)轉(zhuǎn)、核銷等，因為涉及到企業(yè)財務(wù)信息保密性、資產(chǎn)安全性，所以在會計核算基礎(chǔ)上設(shè)置了諸多內(nèi)部控制制度(部門權(quán)限、內(nèi)外部審計等等)，而會計電算化充分發(fā)揮了信息系統(tǒng)優(yōu)勢，通過科目間的勾稽關(guān)系，將成本費用的結(jié)轉(zhuǎn)、明細(xì)賬與總賬的試算平衡以及科目匯總與憑證匯總等進(jìn)行了自動核算，大大縮減了財務(wù)部門的工作壓力。因此，企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度功能弱化，需要進(jìn)行調(diào)整。

1.2 崗位權(quán)限設(shè)置的新需求

在企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制活動中，設(shè)置崗位權(quán)限是一個基本的內(nèi)控措施，在手工記帳環(huán)境下，因為每一個財務(wù)工作人員負(fù)責(zé)的賬務(wù)是獨立的，賬本由自己保管，所以對于自己權(quán)限內(nèi)的工作有著相對的獨立性，因為接觸不到相關(guān)的賬本與憑證等資料，所以其他財務(wù)人員很難影響到賬務(wù)的處理。但是在電算化環(huán)境下，所有的財務(wù)人員共同依賴于同一個電算化軟件，只要獲取到登錄信息就可以隨時登錄一個財務(wù)賬號，尤其是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜的企業(yè)中，因為沒有手工帳中筆跡的差異，隨意增減兩筆業(yè)務(wù)是很難被及時發(fā)現(xiàn)的。因此，會計電算化本身設(shè)計的崗位權(quán)限就會成為新的風(fēng)險點，財務(wù)賬號信息的嚴(yán)格管理、信息系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置的合理等，對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的安全產(chǎn)生重大影響。財務(wù)賬號被盜、權(quán)限設(shè)置不明確等，往往會導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)被隨意更改、財務(wù)信息失真等情況，容易造成企業(yè)財務(wù)癱瘓，影響企業(yè)正常運(yùn)營。

1.3 內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)展

會計電算化工作是以會計人員為主體，以計算機(jī)為載體的核算方式，企業(yè)所有的財務(wù)資料與生產(chǎn)經(jīng)營信息都是通過計算機(jī)進(jìn)行核算與儲存，導(dǎo)致企業(yè)對計算機(jī)的依賴性較高。為保障電算化軟件的正常使用以及信息數(shù)據(jù)輸出的完整，企業(yè)需要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)分析與設(shè)計、程序編制與調(diào)整等相關(guān)崗位(亦可外聘)，企業(yè)必須針對新的財務(wù)系統(tǒng)及崗位職能與權(quán)限進(jìn)行分析，并針對財務(wù)系統(tǒng)特點重新制定財務(wù)內(nèi)控制度，確立新的崗位責(zé)任制度，以維護(hù)企業(yè)財務(wù)資料的安全完整，保障企業(yè)的資產(chǎn)安全。

1.4 內(nèi)控人員配置改變

財務(wù)部門的內(nèi)控措施往往是通過崗位權(quán)限的設(shè)置進(jìn)行部門內(nèi)部牽制，并由企業(yè)內(nèi)部審計部門進(jìn)行監(jiān)督，聘請外部審計部門做托底保障。在電算化環(huán)境下，財務(wù)工作人員要想進(jìn)行自己職權(quán)范圍內(nèi)的工作，必須要輸入自己的工號和密碼才能進(jìn)入系統(tǒng)，相比較傳統(tǒng)手工帳而言，權(quán)限更明確，對于財務(wù)人員的權(quán)限設(shè)置實現(xiàn)了信息化控制。審計工作在財務(wù)部門進(jìn)入電算化核算后，在其原有的審計工作基礎(chǔ)上，還要對財務(wù)軟件的程序設(shè)計、成本費用等科目結(jié)轉(zhuǎn)勾稽關(guān)系等進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)研究，以保障審計工作的權(quán)威性，因此審計人員需要加強(qiáng)對于會計電算化的了解。因此，企業(yè)財務(wù)內(nèi)控工作的人員配置則需要根據(jù)內(nèi)控工作的工作強(qiáng)度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以保障企業(yè)內(nèi)控工作的順利進(jìn)行，維護(hù)企業(yè)的資金財產(chǎn)安全。

1.5 軟件安全性問題

電算化軟件是以電腦為載體的財務(wù)軟件，大品牌財務(wù)軟件雖然經(jīng)過十余年的發(fā)展已經(jīng)逐步完善，但是在安全性上存在著較大的問題[1]。一方面因為各單位不同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)與具體事項存在差異，所以每一款財務(wù)軟件在應(yīng)用過程中都會存在不協(xié)調(diào)的問題，大多單位會采用軟件售后進(jìn)行維護(hù)或者調(diào)整，此時企業(yè)的財務(wù)信息對于維護(hù)人員是完全公開的，并且因為專業(yè)技能的限制，軟件維護(hù)人員復(fù)制企業(yè)財務(wù)信息并帶出企業(yè)，一般財務(wù)工作人員是很難發(fā)現(xiàn)的，一旦企業(yè)財務(wù)資料外泄，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有著極大的影響。另一方面，很多企業(yè)在應(yīng)用電算化軟件后，計算機(jī)仍然可以連接到外部的互聯(lián)網(wǎng)之上，甚至有部分財務(wù)工作人員利用電算化軟件的主機(jī)上網(wǎng)看新聞、看視頻、下載來路不明的資料，本身電算化軟件的安全性偏低，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更容易遭到不法分子的侵入，由此帶來的安全隱患不能掉以輕心。

2 完善會計電算化環(huán)境下財務(wù)內(nèi)部控制的建議

2.1 確定會計電算化環(huán)境新的風(fēng)險點

企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制是為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動服務(wù)的，而財務(wù)工作是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動過程與結(jié)果的反映，內(nèi)部控制的重點應(yīng)隨著財務(wù)工作內(nèi)容、方式方法的改變而做出調(diào)整。因此，企業(yè)需要清晰化會計電算化環(huán)境下財務(wù)工作流程，區(qū)分財務(wù)工作的信息自動化環(huán)節(jié)、人工環(huán)節(jié)，分析不同環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點，針對性地制定不同的內(nèi)控重點，取消原有的內(nèi)控制度中喪失價值的控制活動，針對會計電算化環(huán)境下新的業(yè)務(wù)流程、新的風(fēng)險點，制定對應(yīng)內(nèi)控制度。

2.2 明確崗位責(zé)任與分工

崗位權(quán)限設(shè)置對于企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制至關(guān)重要，是電算化環(huán)境下企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的首要步驟。第一要明確崗位責(zé)任，在權(quán)限設(shè)置中嚴(yán)格遵守不相容職務(wù)相分離的原則[2]，在原有的崗位設(shè)置原則之上要增加關(guān)于軟件維護(hù)人員與記賬人員的不相容、數(shù)據(jù)輸入人員與審核批準(zhǔn)入賬人員不相容等具體操作細(xì)則；第二要從財務(wù)工作人員的角度著手，加強(qiáng)崗位責(zé)任教育，樹立崗位責(zé)任觀念，建立獎勵與懲罰機(jī)制，對于提高企業(yè)電算化水平的行為給予獎勵，對于偷用、盜用他人財務(wù)賬戶信息、賬戶信息保管不善者等危害財務(wù)信息系統(tǒng)安全性的行為，給予懲罰。

2.3 規(guī)范會計電算化工作流程

會計電算化只是將會計核算的載體進(jìn)行了更換，操作主體仍然是會計人員，在企業(yè)日常經(jīng)營活動中相關(guān)信息的輸入與審核仍然是財務(wù)工作人員的工作，所以規(guī)范相關(guān)操作流程對于促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制是具有重要意義。以財務(wù)信息的審核批準(zhǔn)制度為例，電算化環(huán)境下，要想將一筆業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)發(fā)生情況記錄到軟件中，必須要經(jīng)過制單、審核與批準(zhǔn)3個步驟才能記賬，在日常工作中財務(wù)部門會給予財務(wù)工作人員適當(dāng)?shù)淖杂?，但是該流程是斷不可過分自由，必須嚴(yán)格遵守權(quán)限分工，以達(dá)到逐級審核的作用，保障企業(yè)財務(wù)資料的真實性。此僅為其一，在電算化工作中，單據(jù)的作廢、財務(wù)資料的輸出等操作都是有著具體操作流程的，不可肆意更改。

2.4 培養(yǎng)電算化專業(yè)人才

會計電算化可以說是我國會計史上一大進(jìn)步，是在原有的手工帳上升級而來的，邏輯關(guān)系完全依據(jù)我國會計法規(guī)與實務(wù)的要求。因其載體的變化，衍生了幾個相關(guān)的崗位，需要相關(guān)的專業(yè)人才，但是相關(guān)的專業(yè)人才無論是電算化資料的審計人員還是電算化軟件的維護(hù)人員都需要學(xué)習(xí)軟件的簡單編程與設(shè)計，因此需要企業(yè)對原有的審計人員與財務(wù)工作人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，來滿足企業(yè)對新崗位人員的需求，一方面節(jié)省企業(yè)人力資源的資金投入，另一方面原審計與財務(wù)工作人員了解企業(yè)的具體情況，在電算化產(chǎn)生的具體問題中應(yīng)對更切合企業(yè)實際，內(nèi)控工作才能取得成效[3]。

2.5 加強(qiáng)財務(wù)軟件安全性管理

一是加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的維護(hù)管理，與軟件公司制定財務(wù)信息保密協(xié)議，嚴(yán)格執(zhí)行維修維護(hù)等級制度。并逐步提高企業(yè)的信息化建設(shè)水平，建立自身的軟件開發(fā)和維護(hù)團(tuán)隊；二是提高財務(wù)軟件應(yīng)用環(huán)境的安全性。定期監(jiān)測病毒，確保財務(wù)系統(tǒng)程序不被修改、損壞，不被病毒感染，適度推行在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等單一環(huán)境中使用財務(wù)軟件。通過加密、訪問權(quán)限設(shè)置等方法，重點加強(qiáng)外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下財務(wù)軟件的安全性檢測。

3 結(jié)語

在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制迎來了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)完善內(nèi)部控制的制度，提高內(nèi)部控制的效率，降低內(nèi)部控制的工作風(fēng)險，才能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。

[1] 楊慧.芻議會計電算化下的內(nèi)部控制[J].商場現(xiàn)代化，2014(01).

[2] 趙志紅.會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題探析[J].中國內(nèi)部審計，2014(01).

[3] 臧瑩.關(guān)于會計電算化內(nèi)部控制的探索[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2014(14).

The accounting computerization environment of shallow financial internal control

CHIFengyan

(Fujian Academy of Building Research, Fuzhou 350025)

Computerized accounting becomes more and more popular in the enterprise application， improve the efficiency and effect of financial work， at the same time， due to the time of the application of the computerized accounting in our country enterprise is short， the original financial internal control system and the traditional manual accounting mode， were not adapted to the development of computerized accounting， in this paper， the accounting computerization to analyze the influence of enterprise financial internal control， and put forward related Suggestions to perfect the inner financial control.

Accounting computerization; Financial internal control;Permissions

池鳳燕(1980.11- )，女，會計師

E-mail:40786992@qq.com

2016-10-10

F23

A

1004-6135(2017)12-0102-02