檔案管理工作既是一種服務(wù)性工作，又是一件管理性工作，負(fù)責(zé)管理各部門的歷史文件，以及各部門人事檔案。檔案管理既是國(guó)家文獻(xiàn)系統(tǒng)的一部分，也具有保管個(gè)人信息的重要作用。檔案管理一直是采用紙質(zhì)文本形式進(jìn)行。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化管理方法也走進(jìn)了檔案管理中。信息化檔案管理可以提高工作效率，符合時(shí)代發(fā)展，因此，隨著新時(shí)期的到來，檔案管理也要進(jìn)行信息化處理，才是發(fā)展的需要。

一 檔案管理信息化的必要性

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理都是文本方式，這樣的管理方式具有工作效率低下，查找困難的缺點(diǎn)，并且需要大量的空間來儲(chǔ)存各類文本，如果遇到房屋搬遷，一些檔案容易丟失。

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國(guó)大多數(shù)辦公都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。而檔案管理這個(gè)牽涉到單位和個(gè)人史料的重要機(jī)構(gòu)，也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化來進(jìn)行管理。

檔案管理現(xiàn)代化就是利用網(wǎng)絡(luò)空間大，容易儲(chǔ)存大量信息的特點(diǎn)，將檔案的記錄、存儲(chǔ)、整理、加工、查找、交流和傳遞利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存，然后利用計(jì)算機(jī)的微縮技術(shù)加以保存，再利用檢索的方式進(jìn)行查找，一旦使用者需要文本資料，可以迅速打印出來相關(guān)文獻(xiàn)。但母本卻不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩貋G失而消失。

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，一方面提高了管理工作者的工作效率，另一方面方便了使用者的查找，通過云端技術(shù)的保存，檔案的保護(hù)工作也得到了提高。

傳統(tǒng)的檔案管理需要人工儲(chǔ)存，人工查找，工作人員忙碌不堪，還耽誤使用者的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，通過聯(lián)網(wǎng)的方式，使用者在異地也能獲取自己的檔案信息，這樣既方便了使用者，更是將管理者從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來。

隨著科技技術(shù)的發(fā)展，人們的工作都將效率放在第一位，檔案管理信息化就迎合了這個(gè)發(fā)展要求。

二 檔案管理信息化對(duì)管理者的要求

檔案管理是個(gè)保密性強(qiáng)的工作，它對(duì)管理者的要求除了要保密之外，還需要管理者工作細(xì)心縝密。在紙質(zhì)檔案管理階段，需要管理者能夠記住每一份檔案的位置，在使用時(shí)，能夠迅速查找；使用完畢，要即刻放置原位，不能掉以輕心，使檔案丟失。因此，對(duì)于檔案管理者而言，工作細(xì)致，心思縝密，不急不躁是必要的素質(zhì)。

檔案管理信息化對(duì)管理者的要求除了傳統(tǒng)要求之外，還需要熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。檔案管理信息化對(duì)人才的要求有三個(gè)方面，第一要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，能及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外檔案管理的理論動(dòng)態(tài)；第二，要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，包括微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和電腦軟件的運(yùn)用技術(shù)。除此之外，還要掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)以及設(shè)備維護(hù)技術(shù)。第三，檔案管理者還要具備外語(yǔ)能力，來滿足對(duì)外交流與合作的需要，以及引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)設(shè)備的需要。

但從我國(guó)目前的檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)來看，這樣的人才目前比較少。老一代的員工熟悉紙質(zhì)文本管理，但對(duì)于電子管理還不能稱心應(yīng)手；新一代雖然有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但對(duì)于檔案管理的工作不熟悉。這主要是處在新舊時(shí)代交替時(shí)，時(shí)代發(fā)展帶來的新問題。

因此，對(duì)于檔案管理者來說，無論是新員工還是老員工都要進(jìn)行學(xué)習(xí)，來彌補(bǔ)工作中存在的問題。老一代要盡快適應(yīng)信息化辦公，掌握新技術(shù)；新一代要向老一代學(xué)習(xí)檔案管理的傳統(tǒng)知識(shí)，以便利用新知識(shí)來進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

因?yàn)樾聲r(shí)代提出了新要求，因此在培養(yǎng)檔案管理人才方面，各大院校在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)，要將傳統(tǒng)知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行綜合傳播，培養(yǎng)一批具有綜合能力的新式人才。

對(duì)于一些檔案管理單位來說，要盡快創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓在職老員工掌握新技術(shù)。同時(shí)在招納新員工時(shí)，要將檔案管理者的工作素質(zhì)和信息化管理技術(shù)作為招工目標(biāo)進(jìn)行招聘。這樣才能保證新員工能在短期內(nèi)進(jìn)入工作狀態(tài)。

傳統(tǒng)的檔案管理工作，重點(diǎn)落在“管理”上面，檔案的制作由文件制作單位完成。但在信息化管理方面，檔案管理者的工作已經(jīng)將檔案制作和管理連為一體。檔案制作需要管理者自己利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行制作，然后歸納管理。因此，新時(shí)期的檔案管理包括了文秘、文件制作和管理三個(gè)方面。

信息化管理雖然有很多好處，但也存在一些缺點(diǎn)，像檔案都屬于保密性質(zhì)。可有時(shí)候，木馬、病毒軟件入侵，不是將信息泄露，就是鎖住信息打不開。因此，檔案管理者還要有電腦安全意識(shí)，保護(hù)自己的信息不受別人侵害，不讓個(gè)人檔案泄露，暴露個(gè)人隱私。

三 新時(shí)期檔案管理的特征

傳統(tǒng)的檔案管理工作，重點(diǎn)在于管理。其實(shí)，檔案管理的目的不是保存，而是將歷史資料保管后，為后人所用。傳統(tǒng)的檔案管理在使用上出于被動(dòng)地位，用戶需要檔案資料，管理者就幫用戶找出來。這樣造成資源浪費(fèi)嚴(yán)重。在實(shí)現(xiàn)電子化管理之后，檔案管理在檔案使用上，可以變被動(dòng)為主動(dòng)。根據(jù)時(shí)代的需要，及時(shí)將有關(guān)檔案提供給網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，讓需要者通過平臺(tái)進(jìn)行共享，這樣才體現(xiàn)了檔案管理工作的優(yōu)越性。

信息化管理檔案的另一個(gè)特征是將獨(dú)立的數(shù)字檔案館向數(shù)字檔案聯(lián)盟發(fā)展。過去，檔案管理重在保密，每個(gè)單位都有自己的檔案管理。但除了個(gè)人檔案具有保密性之外，大多數(shù)檔案具有歷史價(jià)值，可以被利用。因此，在新時(shí)期檔案管理中，可以將具有歷史價(jià)值的檔案和不同單位、部門進(jìn)行數(shù)字聯(lián)盟化管理，做到互相提供資料，這樣不僅發(fā)揮了檔案價(jià)值，也方便了用戶查找。

網(wǎng)絡(luò)化的最大特點(diǎn)就是資源共享，作為保存資源信息的檔案管理也要在網(wǎng)絡(luò)背景下發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。

（作者單位：新疆阿勒泰畜牧獸醫(yī)職業(yè)學(xué)校）