推動國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的策略探析

摘 要：信息化、數(shù)字化、智能化是當前社會科技發(fā)展所呈現(xiàn)出的一種必然趨勢，隨著其如今被廣泛運用于社會其它行業(yè)以及各個領(lǐng)域之中，其快捷性、系統(tǒng)性以及科學化的管理模式以及服務特點，逐漸為使用者所高度重視。國有企業(yè)檔案管理工作的有效性不僅是企業(yè)平穩(wěn)、快速發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是指導高層決策、員工調(diào)升等相關(guān)事宜的重要依據(jù)和有效憑證，因此，促進數(shù)字化建設與檔案管理相結(jié)合，不僅是順應時代發(fā)展的必然要求，也是國企改革創(chuàng)新的必然方向。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；數(shù)字化；檔案管理；信息服務

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會已步入信息社會。這一形勢不僅給國有企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也發(fā)起了新的挑戰(zhàn)。如何改善檔案管理工作、如何推動數(shù)字化建設進程、如何提高檔案管理水平等一系列問題是國企檔案管理人員面臨的新課題。因此，積極探究國企檔案管理數(shù)字化建設路徑具有重要社會意義。

1 檔案管理數(shù)字化建設的必要性

在信息化社會，因特網(wǎng)普及與網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)資源獲取、共享成為現(xiàn)實。在世界各個角落，人們均可通過計算機訪問數(shù)據(jù)信息資源。在這種環(huán)境下，數(shù)據(jù)檔案館、檔案信息系統(tǒng)應運而生，進一步提高了數(shù)據(jù)資源的共享程度。數(shù)字化引入檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)管理清晰化、服務流程規(guī)劃化，同時能推動廣大檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，以及專業(yè)化能力的拔高。反之，如果一味地沿用傳統(tǒng)、舊有的管理模式，排斥對數(shù)字化進程的引入，不僅將制約國企內(nèi)部管理工作流程和效率的提升，更將影響到廣大檔案信息的安全化實現(xiàn)，最終將影響到國企科學化的發(fā)展進程。

2 影響檔案信息化建設的因素

（一）檔案信息傳輸問題。檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網(wǎng)絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，一旦云端被攻克、或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。而檔案數(shù)字化建設離不開基于網(wǎng)絡和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。所以說，影響檔案數(shù)字化建設的首要因素即是檔案信息傳輸安全。

（二）檔案信息介質(zhì)問題。當網(wǎng)絡和計算機技術(shù)成為檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何，也自然成為了影響檔案安全的重要因素。如，檔案存儲的外在介質(zhì)，當其遭遇到不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其中固有的信息數(shù)據(jù)則很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭到嚴重的損害；又如，進行信息數(shù)據(jù)維護的工作人員一旦出現(xiàn)擅離職守、或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導致其無法還原和備份時，便將導致檔案獨立運作系統(tǒng)的全盤崩潰。

3 推動國企檔案管理數(shù)字化建設的措施

相較于傳統(tǒng)檔案管理方式本身存在著的片面性、滯后性以及宣傳薄弱型的特征，數(shù)字化能夠充分利用既定檔案內(nèi)容所生成的電子數(shù)據(jù)信息，利用數(shù)據(jù)以及多媒體和網(wǎng)絡平臺，使得處于不同地域、不同工作環(huán)境的工作人員能夠使用統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在基于安全的情況下，實現(xiàn)網(wǎng)絡共享。因此，推動國企檔案管理數(shù)字化建設是極具現(xiàn)實意義的。基于上述理論與筆者工作經(jīng)驗結(jié)合，下文將就推動國企檔案管理數(shù)字化建設的具體措施展開探討。

（一）建立網(wǎng)絡共享服務平臺，提高內(nèi)部調(diào)檔與查詢速度。首先，可通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)加強對于國企檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務的操作與運營，保障信息技術(shù)的使用能夠切實為國企管理服務，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當中，全面推動現(xiàn)代化的實施。其次，建立網(wǎng)絡共享服務平臺，按照檔案信息的具體內(nèi)容和所屬區(qū)域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統(tǒng)一檢索和管理服務，提高調(diào)檔查詢速度，提升工作效率。而在這一過程當中，電子檔案的收集、轉(zhuǎn)化以及上傳是應當給予高度重視的環(huán)節(jié)，為保障工作效率，筆者認為應建立自動上傳的窗口及網(wǎng)絡技術(shù)，在接收數(shù)字檔案時，同步完成自動上傳，實現(xiàn)收集、上傳、歸檔等鏈條式的管理模式。

（二）重視檔案數(shù)據(jù)信息安全，擴大管理業(yè)務的培訓范圍。加強對檔案信息安全維護的主要手段之一，就是保障信息內(nèi)容的完整性、可用性以及嚴密性。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只限于紙質(zhì)載體媒介的客觀形式，數(shù)字化建設下的檔案存儲介質(zhì)以擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數(shù)據(jù)的電子載體，這就使得對其安全性維護變得更加復雜與艱難。為此，國企檔案管理人員必須及時展開信息安全業(yè)務培訓，提高對安全內(nèi)涵、安全意識的重視度；從理論和實踐兩個角度出發(fā)，在提升檔案管理人員理論素養(yǎng)、促其從理論上了解技術(shù)和科技發(fā)展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強對檔案管理人員基本業(yè)務技能的培訓，提升其有關(guān)計算機網(wǎng)絡應用技術(shù)、云端、大數(shù)據(jù)等的操作使用本領(lǐng)，切實強化技能水平。

（三）全面采取信息安全備份，強化檔案信息安全性管理。非人為的不可抗力因素，是對檔案信息安全造成重大損害的癥結(jié)之一。計算機網(wǎng)絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現(xiàn)對于檔案、尤其是對國企內(nèi)部“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到企業(yè)檔案信息本身的完整性，更將影響其使用價值，以及日后可用性，所以，在提高企業(yè)檔案信息安全性的同時，還應當適時做好檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作，以防萬一，以備不時之需。此外，為了讓數(shù)字檔案備份更加安全、更有保障，檔案管理人員可進行多重備份，并定期進行數(shù)據(jù)在線、脫機模式下的雙重檢驗。需要注意的是，備份至云端的數(shù)據(jù)需要及時構(gòu)筑防火墻、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升提供更多重保障。同時，為了避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)，對于國企數(shù)字檔案的備份還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災害，或是其他可能威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時還可增加一定的資金和設備投入，來完善對于兩地同檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。

4 結(jié)語

立足于信息時代下，先進科學技術(shù)已逐步取代傳統(tǒng)檔案工作方式，科學技術(shù)使檔案管理工作人員在繁瑣的工作中解放出來，無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作，從而有更多精力投入檔案資源開發(fā)中去。在檔案管理中積極應用數(shù)字化技術(shù)，能有效實現(xiàn)信息自動化存取，促使紙質(zhì)資源數(shù)字化、電子化，進一步提高檔案工作效率。與此同時，在數(shù)字化技術(shù)支持下，檔案資源開發(fā)也逐步朝向更深層次、高水平、智能化發(fā)展，從而能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。因此，國有企業(yè)應基于目前檔案管理工作現(xiàn)狀，積極創(chuàng)新，加強數(shù)字檔案信息安全性管理，從多角度、多層面出發(fā)，定期進行網(wǎng)絡系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而造成難以想象的損失和危害。唯有最大程度保障數(shù)字信息共享化和安全化的完美對等與平衡，國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為國企可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供更多服務與便利。

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作者簡介

趙宇紅（1978-），女，吉林松原，檔案館員，檔案管理。