新時(shí)期公安檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用研究

郝林翔

摘 要：文章就新時(shí)期背景下公安檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析探究，從其當(dāng)下管理工作中存在的不足為切入點(diǎn)，進(jìn)而對(duì)其管理開(kāi)發(fā)利用工作的優(yōu)化與改進(jìn)進(jìn)行論述，應(yīng)該從下面的幾個(gè)方面去著手：對(duì)檔案管理主要負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)此更為重視；把責(zé)任具體落實(shí)到每個(gè)人身上；挑選具備高素質(zhì)的人才來(lái)進(jìn)行相關(guān)的工作；我們要著手研究如何有效并且高質(zhì)量的完成檔案開(kāi)發(fā)；加強(qiáng)相應(yīng)物資投入，真正做到使我們的檔案工作更上一個(gè)臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：檔案管理；開(kāi)發(fā)與利用；檔案管理意識(shí)

通過(guò)改革工作進(jìn)持續(xù)的開(kāi)展，在公安相關(guān)工作方面也有了相應(yīng)的高要求，而對(duì)于檔案管理人員的工作也加大了難度和挑戰(zhàn)。一直以來(lái)，因?yàn)橐郧傲粝碌膯?wèn)題和實(shí)際管理中存在的客觀原因，造成檔案管理剛剛進(jìn)入現(xiàn)代化，大部分工作剛剛開(kāi)始，但是其也正在慢慢的向?qū)I(yè)化，有序化，科學(xué)化、聯(lián)網(wǎng)化的方向前進(jìn)。面對(duì)新時(shí)期的新挑戰(zhàn)，如何做好公安檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用工作是一個(gè)需要我們認(rèn)真思考、努力探索的問(wèn)題。

1 當(dāng)下公安檔案管理工作中的不足

1.1 領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識(shí)落后

公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)量多、事雜，從客觀上就導(dǎo)致了對(duì)某些領(lǐng)域的知識(shí)缺乏了解和掌握，公安檔案管理工作就更是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。有的領(lǐng)導(dǎo)還存在著相當(dāng)落后的意識(shí)，認(rèn)為檔案只是一堆紙，只要裝好盒、放置好、不遺失就行，卻視同一堆暫時(shí)不能丟棄的廢紙，亂地堆放到陰暗潮濕的角落里，檔案損壞程度相當(dāng)驚人。這些本應(yīng)該可以避免的問(wèn)題，但就因?yàn)闆Q策者的檔案意識(shí)淡薄，從而給后來(lái)者的工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

1.2 檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)缺失

檔案監(jiān)督整理的職業(yè)引導(dǎo)公司內(nèi)部的檔案室，與最底層的部門都有著一樣的難題，這里工作的人數(shù)不多，有時(shí)別的部門需要人手就會(huì)調(diào)遣過(guò)去幫忙，對(duì)于那些一般事務(wù)的引導(dǎo)、監(jiān)管業(yè)務(wù)總是沒(méi)辦法保障時(shí)間的準(zhǔn)確性。

1.3 檔案管理沒(méi)有責(zé)任到人

由于公安工作的繁雜性，臨時(shí)性、突擊性的工作較多，在基層單位工作的民警由于經(jīng)常會(huì)被借調(diào)去做其他工作，他們幾乎沒(méi)有時(shí)間和精力來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行專門的整理，而當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將要要進(jìn)行檢查時(shí)，他們只能突擊整理一下檔案來(lái)應(yīng)付檢查工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作的不規(guī)范性。有明確的責(zé)任要求，但客觀條件的制約，造成職責(zé)落實(shí)不到位。

1.4 工作人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

長(zhǎng)時(shí)間的固有觀念，使得檔案管理的重要性難以深入人心，特別是在一些基層單位。他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)僅僅是作為對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的一種任務(wù)交差，極少有基層警察能夠深入研究檔案工作的相關(guān)問(wèn)題。

2 優(yōu)化新時(shí)期背景下公安檔案管理的開(kāi)發(fā)利用

2.1 領(lǐng)導(dǎo)干部加大對(duì)檔案管理的重視程度

在公安檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視最重要。如果領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)薄弱，對(duì)大項(xiàng)工作、容易出成績(jī)的工作關(guān)注過(guò)多，而需要長(zhǎng)線投入的檔案工作重視不夠，那么公安檔案管理工作就無(wú)法有效開(kāi)展。所以說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視對(duì)公安檔案管理工作的開(kāi)展很是關(guān)鍵，很多問(wèn)題都需要檔案意識(shí)的加強(qiáng)才能得到最終的解決。針對(duì)各個(gè)高層的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)入庫(kù)這種措施要在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行大面積的普及和使用，要讓他們都用上，進(jìn)行新的高層上任時(shí)，應(yīng)有檔案知識(shí)這一塊，通過(guò)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)能了解公安檔案管理工作，重視公安檔案管理工作，進(jìn)而支持公安檔案管理工作，納入日程，擺上位置，加大投入，從而更好地推動(dòng)公安檔案管理工作健康發(fā)展。

2.2 檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到人

對(duì)檔案信息管理的人的最重要職業(yè)責(zé)任，就是要維持保護(hù)好檔案信息的完好無(wú)缺和沒(méi)有損失，這不僅是保護(hù)管理檔案信息人員的最主要任務(wù)，而且是檔案信息保護(hù)和管理工作的意義所在。檔案的保管工作事實(shí)上指的就是防止檔案的破損、損壞、丟棄、散亂等，保證它的完整性和完備性，不讓它外界因素而損害。對(duì)己經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是說(shuō)應(yīng)該將檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中的存放，就不會(huì)出現(xiàn)管理不順利的情況，也不會(huì)出現(xiàn)檔案損壞之類的情況。不亂，指保存檔案一絲不茍，檔案柜要合理排列，遵循規(guī)律。檔案管理是最基本的工作，需要保管員要有足夠的耐力，時(shí)刻高度小心，避免檔案的丟失和缺損，為檔案的其他工作打下基礎(chǔ)。

2.3 強(qiáng)化檔案監(jiān)督管理力度

在檔案利用中，要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器，對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。

必須要在使用者離開(kāi)的前期，認(rèn)真看一下已經(jīng)被查看的資料。如果有問(wèn)題按時(shí)做出說(shuō)明，然后再記錄表上做好記錄。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

2.4 檔案管理人員提升自身的專業(yè)素質(zhì)

公安檔案管理人員是檔案的直接管理者，對(duì)檔案的保管、利用、安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。首先是政治水平，保持充分責(zé)任感，時(shí)刻準(zhǔn)備為人民付出自己，為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)自己；其次是業(yè)務(wù)水平，應(yīng)該具有相關(guān)的敏感度，了解自己手上的管理資料，認(rèn)真了解檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，第三是要增加文化素養(yǎng)，提高個(gè)人的知識(shí)水平，可以對(duì)平時(shí)工作中得到的感受進(jìn)行歸納和說(shuō)明，通過(guò)這一階段發(fā)現(xiàn)相關(guān)規(guī)則。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做好利用者的工作，能獨(dú)立處理工作中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

2.5 增強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)意識(shí)，促進(jìn)檔案利用

將檔案分別歸類保存在公安局檔案館里的目的不僅僅是方便管理，更重要的是能夠在如此多的資料中提煉出創(chuàng)新出新發(fā)現(xiàn)，這才是更能有意義的使用方式。檔案管理員應(yīng)具備好的記憶力、歸納總結(jié)的能力和創(chuàng)新意識(shí)?？梢哉f(shuō)公安部門有著充足的優(yōu)勢(shì)來(lái)利用已收納的各種檔案資料，根據(jù)過(guò)去的案例及偵破狀況與目前的案例及偵查方式進(jìn)行信息對(duì)比，找出可改善的地方，并從各種錯(cuò)綜復(fù)雜的信息資源中提煉出新信息或者是歸納總結(jié)出樣本資料等，以便日后遇上類似的情況可作參考使用，除管理資料之外進(jìn)行新信息的提煉，使檔案館的價(jià)值最大化。

2.6 加大檔案管理物質(zhì)投入，增強(qiáng)檔案管理工作有效性

檔案的保管利用的物質(zhì)投入，包括了資金、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的投入，這些投入為公安檔案工作提供了物質(zhì)保障。物質(zhì)投入的加大，增強(qiáng)了檔案管理的有效性、安全性，提供了檔案利用的基礎(chǔ)。但是，各級(jí)公安機(jī)關(guān)還沒(méi)有檔案利用專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，只在有需要時(shí)才進(jìn)行申請(qǐng)。全國(guó)各個(gè)地區(qū)維護(hù)公共治安的場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理和保護(hù)的資金投入，主動(dòng)為檔案信息管理處配制電腦、保存數(shù)據(jù)的服務(wù)器、多種媒體綜合播放設(shè)備等現(xiàn)代化檔案信息管理設(shè)備。盡量創(chuàng)造條件將辦公、閱覽、庫(kù)房分開(kāi)設(shè)立，合理布局檔案庫(kù)房。此外，應(yīng)購(gòu)置消毒柜、防磁柜、密集架等新裝具，確保檔案保管的安全；應(yīng)配備環(huán)境控制設(shè)施，如去濕機(jī)、空調(diào)、溫濕度儀、消毒機(jī)等，確保檔案實(shí)體的安全；還應(yīng)配備基礎(chǔ)的電子設(shè)施，如照相機(jī)、光盤刻錄器、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，提升檔案的數(shù)字化水平。如此設(shè)備的購(gòu)置，能夠?yàn)闄n案的妥善保管提供安全的環(huán)境，有利于公安機(jī)關(guān)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施更加信息化、規(guī)范化。

2.7 強(qiáng)化檔案管理整體人員隊(duì)伍建設(shè)

公安檔案工作的發(fā)展集技術(shù)性與專業(yè)性為一體，建立一支較為穩(wěn)定的、知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)較為合理的公安檔案隊(duì)伍，是促進(jìn)公安檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障。

對(duì)國(guó)家的公安類事業(yè)單位而言，必須充分運(yùn)用好自己課支配的人力，特別是加強(qiáng)檔案管理職員的技術(shù)水平。使其樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，一切工作為了更好的為社會(huì)貢獻(xiàn)，同時(shí)注重檔案開(kāi)發(fā)能力。這就要求檔案管理人員不斷克服各種觀念，學(xué)會(huì)自我調(diào)節(jié)，保持心理平衡；可以邀請(qǐng)檔案管理部門，專職檔案員和有經(jīng)驗(yàn)的同志，通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)咨詢，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)和組織有關(guān)人員到檔案工作先進(jìn)單位實(shí)地學(xué)習(xí)等形式，定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案工作人員快速掌握公安檔案管理系統(tǒng)的操作使用要領(lǐng)。

其次要落實(shí)從優(yōu)待警，穩(wěn)定關(guān)鍵人才。實(shí)踐表明，凡是公安檔案工作較為先進(jìn)的地方，都擁有一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案民警隊(duì)伍。對(duì)默默無(wú)聞堅(jiān)守檔案工作崗位，且做出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)典型和那些具有專業(yè)知識(shí)，掌握公安檔案管理基本理論和現(xiàn)代化管理技術(shù)，對(duì)公安檔案工作的發(fā)展起骨干作用的人才，要從職級(jí)待遇上適當(dāng)放寬條件，予以傾斜，用好的制度留住人才。就一線的檔案民警來(lái)說(shuō)，我們需要對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，分批次讓他們?nèi)ジ骷?jí)檔案機(jī)構(gòu)舉行的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)深造學(xué)習(xí)，有計(jì)劃地實(shí)施換崗交流、跟班作業(yè)、實(shí)際操作等工作方式，盤活現(xiàn)有人才資源，提高人才使用率，不斷優(yōu)化檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，帶動(dòng)整體素質(zhì)的提高。落實(shí)檔案民警特殊津貼，真正關(guān)心檔案人員的身心健康，把“從優(yōu)待警”落到實(shí)處。

再次要引入檔案專業(yè)人才。在公安檔案信息化建設(shè)中，出現(xiàn)了非常多同檔案管理工作有關(guān)的技術(shù)，所需人才往往很難從本單位產(chǎn)生，必須采取優(yōu)惠的政策，引進(jìn)諸如檔案管理學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用與開(kāi)發(fā)、文書學(xué)、文獻(xiàn)編纂學(xué)、外語(yǔ)等領(lǐng)域的高級(jí)人才，尤其要注意引進(jìn)一些復(fù)合型人才和具有較強(qiáng)管理能力的人員，逐漸使基層檔案隊(duì)伍呈現(xiàn)“T型”結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案工作管理水平的提升。這些專業(yè)人才往往很難從原檔案崗位產(chǎn)生，應(yīng)制定一定的優(yōu)惠政策，引進(jìn)一些復(fù)合型人才和具有較強(qiáng)管理能力的人才，努力培養(yǎng)善研究、懂管理、能領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)操作的專家型和技能型人才隊(duì)伍，集中人才聚合優(yōu)勢(shì)，以推動(dòng)公安檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期背景下，公安檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用工作應(yīng)該被提升到一定的戰(zhàn)略高度，上到領(lǐng)導(dǎo)階層下到基層員工，檔案館中的每一份子都應(yīng)該對(duì)自己的工作盡職盡責(zé)，首先是做好管理歸類的每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，其次是利用已存在的信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)新。

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