淺析檔案整理的原則

周蘭萍

摘 要：從檔案的本質(zhì)屬性出發(fā)，運用哲學(xué)的觀點來闡述檔案歷史聯(lián)系的存在依據(jù)，以維系檔案的歷史聯(lián)系作為整理原則的根本依據(jù)，通過對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體特點對比分析，引申到兩者的整理原則的對比分析，以解釋電子檔案與紙質(zhì)檔案整理原則由單一線性到多維結(jié)構(gòu)的原因，以及在計算機下整理檔案存在的問題并且如何保持電子檔案間的歷史聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：歷史聯(lián)系；電子檔案；紙質(zhì)檔案；整理原則

檔案是記錄歷史的工具，是憑證歷史的依據(jù)，檔案之間存在的歷史聯(lián)系是維系檔案完整性，原始性，真實性的關(guān)鍵。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運而生，這種以新型載體形式出現(xiàn)的整理方法對檔案整理進(jìn)行了完善，同時也帶來了挑戰(zhàn)，所以在檔案整理原則的發(fā)展和演變過程中出現(xiàn)了一些需要思考的問題。電子檔案這種從多維角度整理檔案的技術(shù)，是否可以能維系檔案之間的歷史聯(lián)系，并如何實現(xiàn)和保證檔案之間的原始性、完整性和憑證性的呢？

1 以哲學(xué)的視角審視檔案間歷史聯(lián)系的存在

1.1 從“物質(zhì)是運動的”觀點出發(fā)分析歷史聯(lián)系的存在依據(jù)

世界是物質(zhì)的，物質(zhì)是在運動過程中存在的。一切物質(zhì)都是運動的物質(zhì)，脫離運動的物質(zhì)是不存在的。辨證唯物主義認(rèn)為，運動是物質(zhì)的根本屬性，世界上沒有不運動的物質(zhì)，可見，物質(zhì)的主體是永恒的。因此哲學(xué)認(rèn)為物質(zhì)和運動是不可分割的整體，運動是物質(zhì)的存在形式和根本屬性。物體存在，信息則存在；物體運動的信息不是永恒的，它是轉(zhuǎn)瞬即逝的，這種看不到的信息，是維系物質(zhì)及其運動的紐帶。因此，在對某一客觀事物的描述中，不僅要對物體信息進(jìn)行描述，還要將物體之間運動的信息進(jìn)行系統(tǒng)的描述，以保證對物體本質(zhì)屬性描述的完整性。

1.2 從檔案的整理過程闡述歷史聯(lián)系的存在必要性

從“物質(zhì)是運動的”角度揭示的物質(zhì)與運動的相關(guān)性可以發(fā)現(xiàn)，在檔案整理過程中遵循的原則應(yīng)該是檔案的物質(zhì)實體，與其運動中產(chǎn)生的檔案之間的歷史聯(lián)系兩部分緊密相聯(lián)構(gòu)成的。這兩部分缺一不可，只有這樣，才能將檔案保持完整性，保證其形成過程中的原始記錄性，即保證了檔案的本質(zhì)屬性，可見，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，保持檔案之間的運動信息——歷史聯(lián)系，是檔案整理的關(guān)鍵。

2 紙質(zhì)檔案的整理過程

檔案整理原則經(jīng)過不斷的實踐發(fā)展，經(jīng)歷了“從事由原則到來源原則、再到歷史主義原則”三個階段。一個事物的產(chǎn)生，必然是前一個事物為鋪墊，后者為之完善或替代第一個事物。因此，檔案的整理原則的發(fā)展，是整理原則逐漸替代和完善的一個過程。

2.1 事由原則是如何出現(xiàn)的

事由原則，是指檔案館將檔案按照其內(nèi)容主題而不按來源機關(guān)和原有次序進(jìn)行整理和分類的原則。這種整理原則在檔案實際整理中是將同一個文件按照收文和發(fā)文的先后順序合并在一起，然后歸納到對應(yīng)的事由類別中進(jìn)行保管。

事由原則的出現(xiàn)第一次告訴了人們檔案是某一過程的產(chǎn)物。文件來源于社會實踐，是社會實踐的產(chǎn)物，因此，事由原則將這一過程以同一事由為整體，合理而真實地反映。

2.2 事由原則發(fā)展到來源原則的原因

事由原則在檔案整理過程中，按照圖書分類法被廣泛應(yīng)用，它的應(yīng)用體現(xiàn)了有共性檔案信息類的聚集，可是也割裂了檔案與歷史的必然聯(lián)系，限制和掩蓋了檔案記錄歷史和再現(xiàn)歷史的功能，把檔案管理和圖書管理的概念混淆了。事由原則保持的是一種一維的整理思路，以同一內(nèi)容為原則出發(fā)，這樣做的結(jié)果就是忽略了檔案的本質(zhì)屬性，即檔案的原始記錄性和歷史性。無意間割裂了檔案之間的相互聯(lián)系。因此，針對事由原則的出現(xiàn)和應(yīng)用中出現(xiàn)的弊端，在整理原則的發(fā)展中改如何完善呢？

來源原則是檔案館按照檔案的來源渠道或者形成單位進(jìn)行檔案整理和分類的原則，在進(jìn)行檔案整理和分類的時，不允許將同一來源的檔案與其他來源的檔案混淆在一起，要尊重原有順序。與事由原則的不同是，它是將一個單位形成的檔案看成是一個整體，從而反對以事由為原則把檔案割裂開來整理，而應(yīng)該集中統(tǒng)一保管。

來源原則雖然也是以一維角度出發(fā)的整理原則。但它在檔案整理原則的發(fā)展史上留下了深深的烙印。以至于它成為了檔案實體整理的理論奠基石，來源原則即全宗原則，一個全宗是一個不可分散的有機整理，在管理中不容分散，不同全宗的檔案不容混淆。

但隨著機關(guān)的分散和逐漸擴散，使得機關(guān)的職能活動越來越復(fù)雜，部門之間的聯(lián)系也日趨緊密，而傳統(tǒng)的來源原則在一些實踐活動中存在著一定的局限性，有些檔案不是以同一個形成單位為核心，而是以同一項工程、同一個項目或同一個課題為核心的，即以同一活動內(nèi)容或事由為核心而形成的。針對有這種以同一機關(guān)同一來源為原則在整理檔案，在實踐中，由于檔案形成過程的多樣化，傳統(tǒng)的來源原則出現(xiàn)了一定的局限性和弊端，還屬于不完善的階段。

3 電子檔案整理原則

3.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理原則與電子檔案管理原則的對比思考

3.1.1紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體形式

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，與電子檔案的載體形式皆然不同，

電子檔案它是可以隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，雖然在共享的性能方面提高了，但是降低了其安全性和真實性，可見，電子文件對計算機有很強的依賴性，它失去了原紙質(zhì)檔案的實體存在方式，失去了原始性、直讀性、直觀性、憑證性功能，要想像紙質(zhì)檔案一樣原有的整理原則來保持檔案的歷史聯(lián)系和原始記錄性就有些困難了。

電子文件的信息依賴計算機載體而存在。由單一的一維的向多維的角度進(jìn)行排列來保持檔案原有的歷史聯(lián)系。電子檔案的特性決定了對電子檔案實體的分類管理，處于間接動態(tài)、隨機邏輯的虛擬狀態(tài)，完全失去檔案實體固定的單線排列的特點。所以利用計算機作為輔助系統(tǒng)維持檔案之間的歷史聯(lián)系。

3.1.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案整理原則的對比分析

由于傳統(tǒng)的檔案形式與逐步發(fā)展起來的電子檔案之間存在著差異，在整理原則與整理方式上也必然會出現(xiàn)差異。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理原則是以尊重全宗，而電子檔案是從多維的角度完善檔案的完整性，正確的繼續(xù)維持檔案之間原始的歷史聯(lián)系。在保持原始憑證性的同時，豐富和發(fā)展電子檔案的應(yīng)用。

可見，紙質(zhì)檔案在保持信息的原貌上是數(shù)字化信息無法替代的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的原始特性，是人們可以通過其外部形態(tài)以及內(nèi)容信息追溯探索當(dāng)時的社會環(huán)境與當(dāng)時人文環(huán)境。從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的完美結(jié)合。

3.2 電子檔案如何實現(xiàn)與多維檔案的歷史聯(lián)系

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行整理時，是按照檔案的來源、檔案的內(nèi)容、檔案的形式以及檔案的時間等不同對檔案進(jìn)行分類的，他們把之稱之為來源原則，這種說法雖然強調(diào)了檔案文件的來源，但卻淡化了它們之間的聯(lián)系，而檔案文件的內(nèi)容和檔案文件形成的時間，在檔案整理的整個過程中都是不容被忽視的。

文件來源在社會實踐中產(chǎn)生，伴隨著社會實踐而發(fā)展，自然而然地保持著文件間的歷史聯(lián)系。檔案是由文件與歷史按一定的次序和內(nèi)部組織的結(jié)合，形成一個具有一定結(jié)構(gòu)和功能的有機整體。因此無論紙質(zhì)檔案還是電子檔案，他們的歷史聯(lián)系形成都要經(jīng)歷人們對客觀存在的，文件之間的歷史關(guān)系的認(rèn)識和判斷的過程。

對傳統(tǒng)的來源原則和事由原則的檔案整理原則進(jìn)行反思，其變化呈現(xiàn)了從簡單到復(fù)雜的過程，逐漸地在完善檔案的整理原則在實踐中的應(yīng)用，擴大了檔案整理的原則。隨著計算機的出現(xiàn)使檔案整理實現(xiàn)了自動化，運用“虛擬整理”技術(shù)逐漸將來源、事由時間等聯(lián)系連接起來，實現(xiàn)多維的全方位，多角度的整理，在實踐中更完善了檔案的記錄歷史的本質(zhì)屬性。

4 結(jié)論

電子檔案的出現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的整理產(chǎn)生了很大的影響。紙質(zhì)檔案與電子檔案盡管在文件的載體形式上有很大的差異，但是兩者之間存在的歷史聯(lián)系是無法改變的，它是維系檔案這一物質(zhì)信息的重要因素，是維持歷史原始記錄性這一本質(zhì)屬性的關(guān)鍵。電子檔案的信息安全保護問題，計算機病毒防治技術(shù)，以及計算機的技術(shù)更新的速度所產(chǎn)生的影響等等都將成為檔案整理過程中出現(xiàn)的必不可少的問題，還待繼續(xù)的完善它，使電子檔案能夠更完整的記錄歷史，保證原始記錄性。

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