淺談人事檔案管理工作中的不足與應(yīng)對(duì)措施

閤浩 張娜

摘 要：人力資源管理已經(jīng)成為我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源，而作為人力資源管理體系中重要的組成部分之一，人事檔案管理突顯得越來(lái)越重要和受人們重視。而我國(guó)許多中小型企業(yè)的人事檔案管理存在很多問(wèn)題，影響了企業(yè)發(fā)展。本文分析了人事檔案管理中的不足之處，提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵字：人事檔案；人力資源；對(duì)策

1 前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化和信息化的快速發(fā)展，人力資源管理已經(jīng)成為我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而作為人力資源管理體系中重要的組成部分之一，人事檔案管理突顯得越來(lái)越重要和受人們重視。人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。然而在人事檔案管理中存在著很多問(wèn)題，缺乏規(guī)范化和科學(xué)化，嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

隨著用人制度的不斷變革，各種機(jī)構(gòu)的不斷變動(dòng)，企業(yè)的人事檔案管理也變得比較頻繁，然而在實(shí)際操作過(guò)程中出現(xiàn)了如下幾點(diǎn)問(wèn)題：

2.1 對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足

相對(duì)于一般的工作，大多數(shù)人認(rèn)為人事檔案管理工作是一份十分清閑、安逸的工作，難以在短期內(nèi)看到人事檔案管理帶來(lái)的成效與影響。許多企業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)往往就會(huì)不重視這項(xiàng)工作，缺乏基本的認(rèn)識(shí)與積極的管理，認(rèn)為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡(jiǎn)歷、職稱等范圍，這種現(xiàn)象的持續(xù)，會(huì)使得人事檔案的利用率降低。這樣的思想意識(shí)以及管理制度使得人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)的地位，難以發(fā)揮出其自身的作用。

2.2 人事檔案管理水平低

我國(guó)中小型企業(yè)人事檔案管理工作中還存在一個(gè)問(wèn)題就是檔案的整體管理水平較低。中小型國(guó)企事業(yè)單位缺乏專業(yè)檔案管理人員，其人事檔案均交由人事勞動(dòng)部門(mén)或者人才中心在進(jìn)行管理，因此大多數(shù)都沒(méi)有專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案分類和整理。很大一部分人事檔案材料在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都沒(méi)有得到較好的統(tǒng)計(jì)和整理，再加上管理部門(mén)的設(shè)備簡(jiǎn)陋，并且在進(jìn)行材料收集過(guò)程中，缺少嚴(yán)格的鑒定和分析，許多材料的真實(shí)性也就無(wú)人可知。另外在檔案管理的過(guò)程中人事檔案管理手段相對(duì)落后，檔案借閱過(guò)程中反復(fù)調(diào)用原始材料，對(duì)檔案造成了不可避免的損毀。檔案室室內(nèi)溫度、濕度、采光等不符合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致紙張發(fā)黃、字跡變暗，嚴(yán)重影響檔案的安全性和有效性，降低了人事檔案管理的整體水平。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化管理系統(tǒng)也逐漸完善。盡管計(jì)算機(jī)水平在不斷更新，但是還是存在很多檔案管理部門(mén)仍然采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，材料多為文字材料，多半是手工操作，效率低，準(zhǔn)確性差，有很多先進(jìn)技術(shù)手段沒(méi)有被挖掘和利用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用不夠廣泛，不利于人事檔案管理效率的提高，也造成了一定的資源浪費(fèi)，增加了企事業(yè)單位檔案管理成本。

2.4 人事檔案真實(shí)性差，格式不規(guī)范

有些人事檔案的材料內(nèi)容過(guò)于單一，雖然包含個(gè)人的職稱信息、工資水平、基本信息等方面，但是關(guān)于個(gè)人的工作能力、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)水平等方面的信息卻十分稀少，人事檔案信息不完整。另外還存在檔案中大部分的資料信息都比較陳舊，沒(méi)有及時(shí)更新，缺乏必要的現(xiàn)實(shí)材料。甚至有些流動(dòng)檔案沒(méi)有及時(shí)處理好，已經(jīng)調(diào)出的個(gè)人檔案信息仍然存放在原單位?；蛘哂行n案信息模棱兩可，含糊不清等等，這些都會(huì)造成人事檔案的真實(shí)性偏差。有些檔案填寫(xiě)的內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，紙張規(guī)格也不同，甚至目錄書(shū)寫(xiě)也不正確。這些不規(guī)范的格式都對(duì)案卷質(zhì)量造成了直接影響

3 關(guān)于人事檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

人事檔案管理工作是人力資源管理的重要組成部分之一，也是人事部門(mén)選拔與任免人才的重要依據(jù)。通過(guò)人事檔案了解員工在各個(gè)時(shí)期的不同表現(xiàn)，全面均衡地對(duì)待檔案，管好檔案，并用好檔案，是一項(xiàng)重要的任務(wù)。針對(duì)人事檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施。

3.1 加強(qiáng)管理，提高思想意識(shí)

加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性的思想意識(shí)建設(shè)是改進(jìn)人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該注重人事檔案管理工作，不斷完善各項(xiàng)基本設(shè)施，建立專用的裝具、檔案庫(kù)房等等，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，建立并完善人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。其次，要提高人事檔案管理工作人員對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展、人民生活的重要保障性，促使他們積極投入到工作中，注重自身能力水平提升，創(chuàng)新工作方法。

3.2 加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性、規(guī)范化

人事管理部門(mén)要進(jìn)一步完善人事檔案以及材料審核把關(guān)，定期開(kāi)展人事檔案管理內(nèi)部審核。審核檔案內(nèi)容是否客觀真實(shí)，發(fā)現(xiàn)信息記載不一致或者錯(cuò)誤的情況，要按照規(guī)定給予更正并及時(shí)更新相關(guān)信息。審核檔案內(nèi)容填寫(xiě)是否規(guī)范，是否有遺漏，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)修改。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的手工辦公、紙化辦公逐步轉(zhuǎn)向自動(dòng)化辦公。隨著企業(yè)信息化建設(shè)，人事檔案管理信息化也提上日程。企業(yè)應(yīng)重視檔案管理的信息化建設(shè)，投入相應(yīng)的資金，開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買(mǎi)適用于人事檔案管理的應(yīng)用軟件。逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由效率低下的手工操作轉(zhuǎn)向利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的模式，提高人事檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

4 結(jié)論

作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案管理越來(lái)越重要。要想全面建設(shè)人事檔案的管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，在人員、技術(shù)和管理要求中做出具體的實(shí)施對(duì)策，加強(qiáng)檔案管理工作人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，建立完善的人事檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，并加強(qiáng)內(nèi)部的制度管理，施行獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，從檔案管理部門(mén)的各個(gè)方面做出系統(tǒng)的規(guī)劃，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]關(guān)莉. 人事檔案管理若干問(wèn)題的思考[J].人力資源管理， 2016（2）， 171.

[1]王麗. 信息化時(shí)代背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用， 2012（6）， 4-5.

[2]孫鵬. 人事檔案制度的創(chuàng)新和發(fā)展[J]. 檔案學(xué)研究，2010（5）， 27 -29.

[3]楊曉燕. 人事檔案工作存在的問(wèn)題和對(duì)策[J]. 榆林學(xué)院學(xué)報(bào)， 2015（25），9-11.

作者簡(jiǎn)介

閤浩，男，隨州市曾都區(qū)人力資源和社會(huì)保障局。

張娜，女，隨州市曾都區(qū)干部培訓(xùn)考試中心。