檔案保密工作在企業(yè)的重要性

林曉華

摘 要：對于檔案管理工作而言，檔案管理工作的質(zhì)量關(guān)系到我國信息的安全，對個人、企業(yè)以及國家有著十分特殊的意義。在檔案管理工作中，檔案保密工作是至關(guān)重要的內(nèi)容，直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展，對企業(yè)而言具有重大的現(xiàn)實意義。只有高度重視檔案整理、保管、利用及歸檔的整個過程，處理檔案保密與檔案開放之間的關(guān)系，確保檔案的完成與保密工作的落實，才能切實維護(hù)企業(yè)的安全，從而保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。然而，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國各企業(yè)之間的合作日益增進(jìn)，加之科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，企業(yè)檔案保密工作面臨著一系列的問題與挑戰(zhàn)。本文針對企業(yè)檔案的整理過程、保管過程、利用過程三個方面，論述了企業(yè)檔案保密工作的實踐策略，以期提高企業(yè)檔案保密工作的水平與質(zhì)量，供同行參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；保密工作；保密制度；利用

1 在檔案整理過程中做好保密工作

1.1 科學(xué)分類涉密檔案

檔案可分為涉密檔案與非涉密檔案，同時涉密檔案又分為密級檔案與絕密檔案。在檔案的整理工作中，首先需要將涉密檔案與非涉密檔案進(jìn)行分類，從根本上解決文件材料的混亂問題，將過去由于文件管理不當(dāng)造成的機(jī)密擴(kuò)散漏洞以及涉密檔案不集中等問題徹底解決。尤其是對于絕密文件，必須采用單份盒裝進(jìn)行獨(dú)立保存。同時，要按照立檔單位，將檔案中的涉密文件編制目錄，建立涉密檔案專用臺帳和存放地點(diǎn)索引，以準(zhǔn)確掌握涉密文件存放位置，為有效的保密與及時的提供創(chuàng)造有利條件。

1.2 明確檔案保管及保密期限

檔案的保管期限與保密期限雖有極大不同，但是都需要準(zhǔn)確掌握。對于檔案的保管期限而言，應(yīng)當(dāng)對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用于歷史作用進(jìn)行正確的分析與判斷，根據(jù)本企業(yè)的實際情況與發(fā)展趨勢確定檔案的保存價值，從而對檔案保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。

1.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案對于企業(yè)的安全與發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能保證檔案保密工作的有效性。尤其是絕密檔案管理人員身份極為特殊，具有知密多、知密早、知密深等特點(diǎn)。相對應(yīng)企業(yè)的一般工作人員而言，檔案管理人員的責(zé)任更為重大。因此，企業(yè)必須高度重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需通過多種渠道對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，以全面提高檔案管理工作人員整體素質(zhì)。

2 在檔案保管過程中做好保密工作

2.1 加強(qiáng)絕密檔案日常管理工作

對于檔案管理工作而言，絕密檔案管理工作是重中之重。這是企業(yè)的核心秘密，不僅直接對企業(yè)安全造成影響，同時也關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，為確保企業(yè)的安全與穩(wěn)定發(fā)展，必須加強(qiáng)絕密檔案的日常管理工作。不論是管理、利用還是歸檔保存，都需做好完整記錄，并做好相應(yīng)的加密工作。

2.2 掌握檔案涉密情況的變化

在保管檔案的過程中，檔案的涉密情況會隨著文件貫徹的情況和時間的推移不斷發(fā)生變化，例如升密、降密直至解密。一般情況下，在檔案涉密情況的變化過程中，升密檔案占極少數(shù)，即使有檔案升密，也是短時間內(nèi)的。大多數(shù)情況都是先降密，到解密。歸納檔案涉密情況變化原因，共有三點(diǎn)：其一，文件保密范圍發(fā)生變化；其二，文件材料作用發(fā)生變化；其三，文件保密期限發(fā)生變化。

2.3 高度重視檔案庫房管理工作

為防止庫房發(fā)生失竊現(xiàn)象，應(yīng)盡量將庫房與辦公室、閱覽室、休息室等分開，加固庫房門窗，安裝攝像頭等。同時，派遣專人負(fù)責(zé)管理檔案庫房，并制定健全的庫房管理制度，與庫房管理工作不相干者一律禁止入內(nèi)。在庫房管理工作中，必須嚴(yán)格落實相應(yīng)制度。許多企業(yè)實踐工作表明，堅持做好檔案庫房的管理工作，是做好企業(yè)檔案保密工作的先決條件，也是維護(hù)企業(yè)檔案安全的重要前提。

3 如何做好檔案的歸檔工作

檔案的歸檔工作是檔案管理的工作重點(diǎn)，因為檔案只有歸檔清晰、合理，才能調(diào)檔迅速，使其在第一時間發(fā)揮作用，歸檔工作做得好，直接體現(xiàn)了檔案管理工作的水平。

3.1 詳細(xì)分類 設(shè)好目錄

檔案的完整與安全是檢驗檔案管理工作是否合格的標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案做到不損壞、不丟失、不凌亂，找的時候能找到、用的時候可利用，就實現(xiàn)了檔案的用途和設(shè)立的宗旨。

要想做到這幾點(diǎn)，首先，要將檔案詳細(xì)分好類別，做到每一類檔案有據(jù)可依、有序可查，比如根據(jù)年限分類、根據(jù)性質(zhì)分類、根據(jù)機(jī)密程度分類、根據(jù)地區(qū)分類等等；設(shè)立精準(zhǔn)的目錄，做到擺放整齊、一目了然，而且，為了確保檔案的完整，要隨時進(jìn)行清理或根據(jù)新的發(fā)展變化，重新進(jìn)行類別劃分。

3.2 及時歸檔 建立網(wǎng)絡(luò)

要建立網(wǎng)絡(luò)管理，利用電子郵箱存儲檔案備份和目錄、用微機(jī)軟件或移動硬盤存儲不利于以紙質(zhì)文件存放的檔案等，以搜索引擎為查找方法既省時、省力又準(zhǔn)確，不會發(fā)生人腦記憶出差、耽誤工作的現(xiàn)象，而且，網(wǎng)絡(luò)檔案的建立還可以避免紙質(zhì)文檔因年久變黃、字跡不清或庫房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情況下，檔案管理人員要及時進(jìn)行清理、分檔、存放，如果忙不過來，要先進(jìn)行簡短的記載，以備日后提供查找依據(jù)。

3.3 積累經(jīng)驗 善細(xì)節(jié)

檔案工作人員要隨時總結(jié)經(jīng)驗，還要預(yù)想出事件發(fā)生后的多種措施，不能等到事情出現(xiàn)在眼前，沒有充分的思想準(zhǔn)備，只能為了交差，應(yīng)付了事或者干脆置之不理，檔案工作人員要有高尚的職業(yè)操守，像維護(hù)自己的切身利益一樣，保證檔案的安全。

要隨時發(fā)現(xiàn)不足之處加以完善，隨時翻閱、審查檔案，及時清理漏洞，針對管理不當(dāng)之處，隨時提出整改意見和建議。

4 如何做到檔案的精準(zhǔn)利用

檔案要想發(fā)揮作用，首先要在存檔的各個環(huán)節(jié)做到萬無一失，失了密的檔案就失去了價值可言；分類不當(dāng)或信息不詳?shù)臋n案不能提供可查的依據(jù)，因此，更好地運(yùn)用檔案、讓其發(fā)揮效用，是檔案存儲的最終目的。

4.1 質(zhì)量是檔案可用的前提

文檔在存放的過程中，不能出現(xiàn)內(nèi)容與名頭不符、部分文件丟失不見、電子載體不好用、文件不能提取等問題，而且，在歸檔過程中，更不能出現(xiàn)隨意擺放、隨便替換等現(xiàn)象，要做到每一份文檔都有意義、有價值，保證檔案質(zhì)量是檔案可用的前提。

4.2 正確處理檔案保密與利用之間的關(guān)系

在企業(yè)檔案的日常管理工作中，檔案管理人員一般都十分重視檔案的保密工作。但是由于受到傳統(tǒng)保密工作觀念的影響，許多檔案管理工作都更加側(cè)重于保密，卻忽視了檔案的自身作用。因此，大量檔案長期被束之高閣，得不到充分利用，甚至許多具有高價值的檔案最后變成廢紙被扔棄，造成嚴(yán)重的檔案資源浪費(fèi)。同時，重保密輕利用的現(xiàn)象，導(dǎo)致許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能及時對情況進(jìn)行全面了解，不能使檔案的作用得到充分發(fā)揮，檔案管理工作人員的實際工作并未創(chuàng)造真正價值。

4.3 重視檔案開放的基礎(chǔ)工作

要開放檔案使檔案得到充分利用，就必須將檔案開放的基礎(chǔ)性工作做好。首先，應(yīng)將檔案的內(nèi)在質(zhì)量提高。即在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對所有檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理，將檔案按照不同性質(zhì)進(jìn)行分類，清楚的對檔案進(jìn)行編目，以便能及時利用；其次，建立健全的檔案系統(tǒng)，以配合檔案開放后的檢索需求與管理要求；再次，編制檔案檢索工具。主要包括基礎(chǔ)性檢索工具、骨干性檢索工具、文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具等。如，檔案目錄屬于基礎(chǔ)性檢索工具，開放檔案卡片目錄屬于骨干性檢索工具，全宗卷屬于文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具。在開放檔案的檢索工具中，應(yīng)當(dāng)以骨干性檢索工具為主，基礎(chǔ)性檢索工具與文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具為輔；最后，準(zhǔn)備好檔案副本。部分檔案極其重要與珍貴，應(yīng)當(dāng)采取照相、復(fù)印、抄寫等手段將其復(fù)制，并做好檔案副本管理目錄。

4.4 規(guī)范是檔案存放的保障

文檔的規(guī)范性是指文檔具有真實性、完整性和有效性。被歸檔的文檔應(yīng)具備可用性，就是有可識別的標(biāo)志、載體完好、文件名實相符等等。

規(guī)范是檔案管理的保障。規(guī)范的具體要求是分清主次、權(quán)衡輕重、識別等級。將利用率高的檔案放在重要位置、方便調(diào)??；將次要檔案進(jìn)行整理，按級別與同等文檔一起存放。

還可以將索引按照名稱、時間、區(qū)域等類別劃分，以搜集信息、成立卷宗、審核內(nèi)容、處理安放等環(huán)節(jié)存放，把職員的各項職責(zé)和工作流程規(guī)范、落實到位，加強(qiáng)素質(zhì)教育、培養(yǎng)全局觀念，加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，增進(jìn)管理水平。

（1）拓寬思路 案工作持續(xù)發(fā)展

隨著檔案的增多、社會的進(jìn)步、科技的不斷發(fā)展，檔案的格式與載體也在發(fā)生變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案發(fā)展為電子文檔、網(wǎng)絡(luò)文檔、光盤和影碟等多種數(shù)碼制品文檔。這要求從業(yè)人員不斷增加業(yè)務(wù)能力，迅速掌握科技手段，加強(qiáng)修養(yǎng)、拓寬思想，從現(xiàn)代化管理方面，研發(fā)出檔案管理適合的發(fā)展之路。

（2）開辟多種渠道，多途徑地搜集材料并加強(qiáng)反饋?？梢詮母鞣N來源掌握資料，利用信息暢通的時代特點(diǎn)，觀察群眾的反響，針對不同的服務(wù)對象，制定靈活的檔案管理機(jī)制。

（3）出臺現(xiàn)代化管理手段，利用新的設(shè)備編錄文獻(xiàn)，以計算機(jī)操作技能為主導(dǎo)，建立多媒體數(shù)據(jù)庫，以電子歸檔和存儲分類的方法，實現(xiàn)數(shù)字化管理。

5 結(jié)束語

總而言之，在企業(yè)檔案保密工作中，任何檔案管理工作人員都必須保證檔案保密工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化與規(guī)范化。筆者認(rèn)為，在今后的檔案保密工作中，應(yīng)當(dāng)不斷提高管理人員的工作水平與質(zhì)量，樹立堅定的檔案保密意識，并勇于探索與開拓檔案保密工作的新途徑，才能促使檔案保密工作更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

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