檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問題分析

朱鳳智

摘 要：近年來隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我國檔案信息化建設(shè)工作得到了有效開展，檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平也是越來越高，整個(gè)檔案工作呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢。基于此，文章首先對(duì)檔案服務(wù)工作問題進(jìn)行了較為全面的分析，然后闡述了檔案信息化對(duì)檔案服務(wù)工作的影響，最后就檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開展的具體方式進(jìn)行了分析，旨在為檔案信息化建設(shè)和服務(wù)工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案服務(wù)工作；分析和探討

引言

在信息技術(shù)的不斷推動(dòng)下，我國的檔案工作效率和質(zhì)量都有了明顯的提高。當(dāng)前社會(huì)全面進(jìn)入了計(jì)算機(jī)時(shí)代，檔案工作要與時(shí)代發(fā)展同步，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化。在這樣的發(fā)展背景下，文章作者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何有效開展檔案服務(wù)工作進(jìn)行了分析。

1 檔案服務(wù)工作問題分析

檔案記錄各種社會(huì)生活方式，只有保障檔案工作的順利開展，才能使資料得以完好保存，足可見檔案工作的重要性。信息化時(shí)代的作用下，各項(xiàng)檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出迅速增長的態(tài)勢，要應(yīng)用信息化的處理方式，進(jìn)行檔案信息的處理工作，改善傳統(tǒng)檔案工作中的缺陷，這樣來看檔案信息化建設(shè)是檔案工作的未來發(fā)展方向。檔案工作的水平在社會(huì)的發(fā)展下有了提高，不僅如此，檔案工作的服務(wù)性質(zhì)也要求檔案部門轉(zhuǎn)變固有的工作思維，不斷地提升工作質(zhì)量。檔案工作其實(shí)具有的服務(wù)性很強(qiáng)，檔案工作人員除了要有正確的服務(wù)意識(shí)，明確自身的工作方向，不斷提高工作質(zhì)量外，還要不斷提高軟硬件配置水平和檔案信息質(zhì)量，使自身的工作能夠始終與時(shí)代發(fā)展同步。

2 檔案信息化對(duì)檔案服務(wù)工作的影響

檔案服務(wù)工作受到檔案信息化的影響往往是多方面的，包括基礎(chǔ)設(shè)備、人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案服務(wù)理念等。近年來我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)可謂是有了質(zhì)的提升，可是很多最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)卻沒有應(yīng)用到檔案工作中。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國的檔案基礎(chǔ)設(shè)備還很落后，檔案管理?xiàng)l件不足，特別是在檔案服務(wù)中應(yīng)用先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國與發(fā)達(dá)國家的差距所在。

先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施有利于檔案工作的有效開展，特別是檔案管理更加科學(xué)的今天，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，是檔案工作未來的發(fā)展要求?；诖?，檔案工作的相關(guān)部門就應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)施投資力度，不斷提升檔案信息化的水平，以便為檔案工作的順利展開提供足夠的物質(zhì)支撐。在人們傳統(tǒng)的思想中對(duì)檔案工作缺乏足夠的重視，使檔案信息的利用率大打折扣。在當(dāng)代社會(huì)，人們對(duì)信息資源的要求呈現(xiàn)出越來越高的趨勢，這就需要檔案部門定期組織各種檔案知識(shí)的宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)人們樹立檔案意識(shí)，使檔案服務(wù)工作的質(zhì)量得到提高。檔案是一種重要的信息資源，利用得當(dāng)才能成為生產(chǎn)力，檔案信息在人們傳統(tǒng)的認(rèn)知上被看成是一種管理工具，而非服務(wù)方式。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了大開發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實(shí)具有很強(qiáng)的服務(wù)性，這就需要檔案工作人員以正確的服務(wù)理念來對(duì)待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強(qiáng)的問題，所以檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的新知識(shí)。另外，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)自身的情況，積極地組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，還可以與兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自身的缺點(diǎn)和不足，這樣不僅有利于自身素質(zhì)的提高，更為深遠(yuǎn)的意義還在于整體檔案工作隊(duì)伍也能夠得到提升。

現(xiàn)階段很多的檔案部門還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進(jìn)了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但卻沒有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無法為社會(huì)提供最先進(jìn)的檔案管理工作，不利于檔案服務(wù)工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務(wù)水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3 檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開展的具體方式

要從思想上認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案工作的服務(wù)性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應(yīng)展開多種形式的服務(wù)工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴(kuò)大信息服務(wù)的輻射范圍，以社會(huì)實(shí)踐的形式，來深入社會(huì)，對(duì)社會(huì)各個(gè)方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務(wù)模式，使服務(wù)質(zhì)量得到有效的提高。

在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源的服務(wù)對(duì)象和用戶使用特點(diǎn)有了一定的改變，為了適應(yīng)這樣的發(fā)展，檔案工作應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務(wù)工作要不斷加強(qiáng)和社會(huì)的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會(huì)。另外，檔案信息服務(wù)應(yīng)突破已有信息資源的束縛，以社會(huì)的需要為風(fēng)向標(biāo)，積極擴(kuò)大自身的業(yè)務(wù)范圍。檔案館的業(yè)務(wù)范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進(jìn)行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴(kuò)大了服務(wù)范圍，而且還擁有了獨(dú)特的服務(wù)項(xiàng)目，這些都要?dú)w功于檔案信息資源的海量性。檔案服務(wù)工作的信息化已經(jīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應(yīng)始終被關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵。在檔案信息化建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)工作越來越需要復(fù)合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導(dǎo)航員外，還應(yīng)是中介者和組織管理人員，所以各級(jí)檔案部門要努力培養(yǎng)建立擁有專業(yè)能力強(qiáng)，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊(duì)伍，也就是人們俗稱的"德才兼?zhèn)?。這樣的隊(duì)伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，使信息化時(shí)代下檔案服務(wù)工作的質(zhì)量能夠在此基礎(chǔ)上得到更加穩(wěn)固的支撐。

從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，需要加強(qiáng)各級(jí)檔案部門的橫向交流，促進(jìn)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻(xiàn)等各自獨(dú)立的情況，實(shí)行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢，將整個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務(wù)工作的最終目標(biāo)。現(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。

4 結(jié)束語

通過文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢了，所以必須得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設(shè)的需要，也要求檔案工作不斷地進(jìn)行提高，特別是在設(shè)備、人才隊(duì)伍上，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說檔案信息化建設(shè)工作要不斷地進(jìn)行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以一種服務(wù)意識(shí)去工作，不斷地提高自身的專業(yè)技能，將檔案信息化工作建設(shè)得更好，以便為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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