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      檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探究

      2017-05-16 20:26:01李曉琨
      卷宗 2017年2期
      關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)管理措施檔案管理

      李曉琨

      摘 要:隨著國家信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步,檔案信息化建設(shè)受到廣泛重視與應(yīng)用,相關(guān)技術(shù)人員必須要全面了解檔案信息化建設(shè)與管理要求,制定完善的制度對其進(jìn)行管理,減少其中存在的問題,提升檔案信息化建設(shè)效率與管理質(zhì)量,增強(qiáng)其發(fā)展效果。

      關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理;管理措施

      在檔案信息化建設(shè)與檔案管理過程中,相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度,優(yōu)化檔案信息化建設(shè)體系,增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果,保證可以提升檔案管理工作質(zhì)量。

      1 明確檔案信息化

      檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的指導(dǎo)之下,各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),對檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集、整理等,保證可以提升檔案管理工作效率,優(yōu)化檔案管理工作體系,增強(qiáng)其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中,相關(guān)管理人員利用檔案實(shí)體保管方式,將其作為管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目,然后利用數(shù)字化管理技術(shù)開展相關(guān)工作,向檔案管理實(shí)體提供信息化服務(wù),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式,打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設(shè)必須要明確以下幾點(diǎn):第一,要保證檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化,第二,要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞,提升檔案信息數(shù)據(jù)儲存效率與質(zhì)量,達(dá)到管理一體化目的。第三,要保證檔案信息資源共享,提升檔案信息資源的利用效率。第四,要保證檔案管理模式的更新,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。

      2 檔案信息化建設(shè)問題分析

      檔案信息化建設(shè)中還存在較多問題,影響著檔案信息化建設(shè)的有效性,難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn):

      第一,檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中,各個(gè)單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同,并且各個(gè)部門的數(shù)據(jù)來源于數(shù)據(jù)特征等不同,在實(shí)際情況下,會出現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)處理方式復(fù)雜等問題,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題[2]。

      第二,高度分散問題。檔案信息化建設(shè)中,各個(gè)檔案會散落在管理部門或是經(jīng)濟(jì)單位,例如:在建設(shè)局與稅務(wù)局財(cái)務(wù)報(bào)表實(shí)際移交的時(shí)候,會出現(xiàn)各類重復(fù)或是分散的信息數(shù)據(jù),相關(guān)管理人員要利用大量時(shí)間篩選出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù),這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率降低。

      第三,管理方式滯后。在檔案信息化建設(shè)過程中,經(jīng)常會出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象,難以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量,主要因?yàn)闄n案信息化建設(shè)人員還不能根據(jù)信息化建設(shè)需求對其進(jìn)行有效的管理,難以提升信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。

      第四,管理觀念滯后。當(dāng)前,部分檔案信息化建設(shè)與管理部門還沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)工作的重要性,難以提升檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量,甚至還在應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施,無法增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果[3]。

      3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施

      檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度,減少檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題。

      3.1 建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

      檔案信息化建設(shè)部門需要建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng),在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)中,技術(shù)人員可以綜合利用數(shù)字化平臺,例如:建設(shè)公眾、內(nèi)部等信息服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,同時(shí),還要統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),積極建設(shè)檔案信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)置,提升檔案管理水平,促進(jìn)信息資源共享工作的進(jìn)步。

      3.2 重視電子文件管理工作

      檔案信息化建設(shè)部門必須要重視電子文件管理工作,減少其中存在的問題。首先,要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè),提升文件傳輸效率,在文件傳輸之前,要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式,提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性,同時(shí),還要保證電子檔案的價(jià)值。在傳輸電子文件期間, 必須要保證網(wǎng)絡(luò)安全性,提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量,同時(shí),還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實(shí)性,將其儲存在光盤中[4]。

      3.3 制定完善的技術(shù)處理制度

      在檔案信息化技術(shù)處理過程中,相關(guān)檔案管理人員與技術(shù)人員必須要制定完善的管理制度,減少檔案技術(shù)處理工作問題,提升檔案技術(shù)處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術(shù)處理中,必須要重視電子文件保存問題的解決,在長時(shí)間電子文件保存中,必須要重視保存的準(zhǔn)確性與安全性,定期對其進(jìn)行復(fù)制處理,并且建立完善的競爭機(jī)制,避免出現(xiàn)電子文件保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

      3.4 積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理措施

      檔案信息化建設(shè)部門必須要積極應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理措施,提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間,檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式,積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與數(shù)據(jù)化技術(shù),提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量,減少其中存在的檔案管理問題[5]。

      3.5 樹立正確的服務(wù)意識

      檔案信息化建設(shè)部門必須要樹立正確的服務(wù)意識,利用先進(jìn)服務(wù)觀念開展工作,提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設(shè)部門實(shí)際服務(wù)期間,相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度,要求樹立正確的服務(wù)意識,根據(jù)檔案信息化管理部門的需求,提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量,減少其中存在的問題,并且采取有效措施解決問題,增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果,進(jìn)而優(yōu)化檔案信息化管理體系。

      3.6 制定完善的管理制度

      檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度,優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理體系,提升檔案信息化建設(shè)效率。首先,相關(guān)管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量,增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果,減少其中存在的問題。其次,檔案信息化建設(shè)與管理人員必須要制定信息資源整合體系,打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性,發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后,必須要提升農(nóng)村管理工作效率,增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果,避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題,同時(shí),還要重視檔案信息化建設(shè)與管理工作服務(wù)質(zhì)量。

      4 結(jié)語

      檔案信息化建設(shè)部門與檔案管理部門必須要根據(jù)其實(shí)際情況制定完善的管理制度,優(yōu)化檔案信息化建設(shè)體系,提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率,增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果。

      參考文獻(xiàn)

      [1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(23):150-151.

      [2]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(3):48-48.

      [3]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016(5):58.

      [4]楊彩虹.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智,2016(4):262. [5]吳立春.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].民營科技,2016(10):128.

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