人事代理制度下人事檔案管理研究綜述

李海霞

摘 要：本文對2006-2016年發(fā)表在中國知網(wǎng)的有關(guān)人事代理人員的人事檔案管理的文章，從論文發(fā)表時間、數(shù)量和研究內(nèi)容進行了系統(tǒng)地研究，指出了人事代理制度下人事檔案管理存在的問題以及應(yīng)對策略，以供相關(guān)人員參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事代理；人事檔案管理；綜述

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）24-51-2

0 引言

人事代理是指各級政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)依據(jù)國家有關(guān)人事政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，對其人事業(yè)務(wù)實行集中、規(guī)范、統(tǒng)一的社會化管理和系列服務(wù)的一種人事管理方式。在人事代理制度的實施下， 單位僅享有人才的使用權(quán)，而對于個人而言具有擇業(yè)的自主權(quán)，實現(xiàn)了人事關(guān)系與人才使用的分離，促進人力資源的優(yōu)化配置，是深化企事業(yè)單位人事制度改革的一項重要舉措[1]。筆者統(tǒng)計分析了2006-2016年發(fā)表在中國知網(wǎng)的相關(guān)文獻，試圖對近十年來人事檔案管理制度下人事檔案管理研究內(nèi)容進行述評。

1 人事代理制度下人事檔案管理文獻分析

筆者于2016年7月以“主題=人事代理并含主題=人事檔案管理（精確匹配），”為檢索條件，對發(fā)表在中國知網(wǎng)2006-2016年近十年的文獻進行檢索，共檢索到相關(guān)文獻254篇，對其中65篇具有代表性的論文進行分析，總結(jié)出人事代理制度下人事檔案管理的研究內(nèi)容，進而為日后的相關(guān)研究提供可利用的參考資料。

從圖1可以看出，2006-2016年相關(guān)文獻數(shù)量波動較大，2006-2008年發(fā)文數(shù)量較少且呈現(xiàn)下降趨勢，2009-2012年發(fā)文數(shù)量呈波浪趨勢，但總體處于上升趨勢，發(fā)文數(shù)量總數(shù)達32篇，幾乎占文獻總數(shù)量的一半，2012年發(fā)文數(shù)量最多，占14篇，2013-2016年發(fā)文數(shù)量有所下降，但整體處于平穩(wěn)階段。

2 人事代理制度下人事檔案管理文獻內(nèi)容分析

通過對檢出文獻的分類整理和仔細閱讀筆者歸結(jié)出目前人事代理制度下人事檔案管理研究的主要內(nèi)容并對相關(guān)學(xué)者的代表性觀點進行了闡述。

2.1 存在的問題

2.1.1 用人單位和代理機構(gòu)之間職責(zé)劃分不清

就職能而言，人事代理機構(gòu)無須收集代理人的檔案資料，僅需要對其檔案進行保管。至于用人單位則需要對之進行查閱、補充。由于在職責(zé)上兩者間不夠明確，從而也就引發(fā)了一系列的問題。如在當職工因待遇或職位調(diào)整等需要出具相應(yīng)的證明材料時，作為檔案管理人員沒能將相關(guān)資料及時地呈遞給人事代理機構(gòu)，或是后者對于信息反饋的不夠及時從而影響到了工作進程的有序開展[2]。同時在遇到問題時，代理機構(gòu)同用人單位之間又會互相推諉，極大程度上影響到了相關(guān)管理工作的質(zhì)量[3]。

2.1.2 人事檔案材料不完整且更新不及時

隨著個人生活與工作經(jīng)歷的增加，其檔案材料也將隨之不斷地豐富?；诖?，人事檔案也應(yīng)當隨著相關(guān)人員生活與工作經(jīng)歷的變化而做出適當?shù)恼{(diào)整和補充。人事代理的職責(zé)在于幫助相關(guān)人員及單位收集并處理檔案材料，但受“死檔”與“空白檔”的影響，致使人才中心無法有效完成檔案的收集工作。關(guān)鍵信息的缺失，人才中心又無法同相關(guān)人員取得有效聯(lián)系，檔案資料的補充工作也就無從得以有效落實。受某些情況的影響，甚至?xí)斐蓹n案材料的遺失，極大程度上損害了檔案工作的完整性[4]。

2.1.3 人檔分離不利于人事檔案的開發(fā)和利用

人事檔案工作的關(guān)鍵在于相關(guān)材料的利用，但當下的實際狀況卻是“人檔”處于分離狀態(tài)，也就是說當事人的相關(guān)事務(wù)由用人單位負責(zé)，而其檔案則有代理機構(gòu)負責(zé)。在實際工作中，對于用人單位而言，在當因職務(wù)與工資調(diào)整、政審以及考核定級等原因需要查閱代理人的檔案時，需要首先同代理機構(gòu)取得聯(lián)系，將相關(guān)人員的檔案借回或是在代理機構(gòu)進行查閱。此舉在極大程度上影響到了工作的便利性，嚴重的制約了工作效率的提高。就個人而言，當因?qū)W習(xí)深造或是評定職稱等原因，需要查閱個人檔案并同時出具證明材料時，則需要歷經(jīng)多個工作流程與部門，這就造成了時間與資源的極大浪費，影響到了個人與用人單位工作的開展[5]。這種不合理的現(xiàn)象，極易造成棄檔或是無頭檔案的出現(xiàn)，顯然影響到了相關(guān)工作的有序開展 [6]。

2.2 應(yīng)對策略

2.2.1 明確用人單位和代理機構(gòu)的職責(zé)，優(yōu)化人事檔案管理流程

規(guī)范工作流程，確保代理工作的和諧有序。用人單位同代理機構(gòu)要有全面的合同作為約束，并據(jù)此確定兩者的工作范圍與流程，徹底解決職責(zé)不明、工作流程混亂以及信息反饋滯后等問題。作為機構(gòu)要切實履行好檔案收集、整理以及保存和利用工作。而用人單位則需要就被聘者的職務(wù)、年度考核以及職稱等信息展開加工，并將之及時的轉(zhuǎn)交給代理機構(gòu)。為了切實提高相關(guān)工作的效率，人才服務(wù)中心需要就相關(guān)人員的基本信息做一備份反饋給用人單位。與此同時，用人單位也要針對被聘人員構(gòu)建臨時檔案。進而以此避免用人單位在查閱某一信息時奔波于多個單位，有效降低了相關(guān)人員的工作量，極大程度避免了各類資源的浪費[7]。

2.2.2 加強溝通與協(xié)調(diào)， 做好人事代理檔案的現(xiàn)代化

開展人事檔案工作首先需要開展材料的收集工作，用人單位同代理機構(gòu)間應(yīng)就此開展協(xié)作。用人單位除去定期開展職務(wù)變動、考核等級、薪資調(diào)整等材料的收集工作之外，還要形成全面跟蹤意識，并切實做好材料質(zhì)量的把關(guān)工作，確保所整理材料詳實正確，手續(xù)全面。與此同時，作為代理機構(gòu)也不可僅是局限于檔案的保管上，還要同用人單位實時聯(lián)系，將材料期間所遇到的問題進行歸納并及時反饋給用人單位或個人。盡可能在材料入檔之前予以監(jiān)督、指導(dǎo)，避免造成不必要的麻煩。 [8]代理機構(gòu)不妨在用人單位設(shè)置專門的工作站，這樣用人單位非常容易能夠進行調(diào)檔、閱檔以及各種手續(xù)的辦理，同時還可據(jù)此進行實時地查漏補缺，有效地減少轉(zhuǎn)遞檔案所需的工作量，相應(yīng)的也將轉(zhuǎn)遞損壞與散失的可能性降至最低，從而有效確保了檔案的全面與完整性。

2.2.3 引入人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著信息技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)人們的需求，所以必須采取相應(yīng)的管理措施，以更好地適應(yīng)現(xiàn)代人們對檔案工作的管理需求。

①可聯(lián)合多個代理機構(gòu)整合相關(guān)資源用于相關(guān)數(shù)據(jù)軟件的開發(fā)工作，并實現(xiàn)基于信息通訊與網(wǎng)絡(luò)的遠程實時檔案信息查詢功能。②應(yīng)用大數(shù)據(jù)的思想方法，對檔案數(shù)據(jù)進行深層次挖掘，為人事部門招聘、錄用、晉升、培訓(xùn)等提供依據(jù)。

3 結(jié)語

通過上述分析可以看出，我國人事代理制度下的人事檔案管理研究雖多，但是發(fā)表在中文核心期刊的論文少，大多處于理論研究階段，與實際相結(jié)合偏少。所以今后的研究應(yīng)理論聯(lián)系實際，同時加大對人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，推進人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，提高人事檔案的可利用率，充分發(fā)揮人事代理人員的人事檔案在用人單位的作用。

參 考 文 獻

[1] 王斌彬，譚瓊.人事代理制度下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（07）：115-116.

[2] 趙彥紅.關(guān)于人事代理制度下檔案管理的新思考[J].人才資源開發(fā)，2016（08）：187.

[3] 王麗賓.人事代理制度的檔案管理要點分析[J].東方企業(yè)文化，2015（09）：199

[4] 張慶華.人事代理和檔案管理工作存在的問題及對策[J].人力資源管理，2015（10）：222-223.

[5] 王斌彬，譚瓊.人事代理制度下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（07）：115-116.

[6] 陳志宏.人事代理制度下的高校人事檔案管理[J].泉州師范學(xué)院學(xué)報，2010（04）：99-101.

[7] 曾紅.論高校人事代理中的檔案管理[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報，2008（02）：65-67.

[8] 王曉燕.人事代理制度下高校人事檔案管理關(guān)鍵問題分析[J].技術(shù)與創(chuàng)新管理，2012（05）：555-557.