淺論如何充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能

李炎光

【摘要】本文討論了房地產(chǎn)交易檔案的功能，分析了房地產(chǎn)交易檔案使用中的關鍵，指出提升房地產(chǎn)交易檔案社會化服務水平的最佳路線。

【關鍵詞】房地產(chǎn)交易檔案；功能；利用；社會化服務

【Abstract】This article discusses the function of real estate transaction files， analyzes the real estate transaction files using the key， to enhance the real estate transaction files indicated level of social services the best route.

【Key words】Real estate transaction files；Function；Use；Social service

1. 前言

（1）隨著房地產(chǎn)市場的飛速發(fā)展和完善，房產(chǎn)交易已成為房地產(chǎn)管理的重中之重，對于房產(chǎn)走向、制定調控房產(chǎn)政策、規(guī)范產(chǎn)權屬管理、建立系統(tǒng)有序的房地產(chǎn)市場管理體系等方面，都是十分必要的而且有著深遠的影響。這就需要好的房地產(chǎn)管理體系，房地產(chǎn)管理包括房地產(chǎn)交易檔案，也是管理的重要組成部分，房地產(chǎn)權屬管理的前提和基礎是房地產(chǎn)交易檔案，當前房地產(chǎn)交易檔案管理工作是一個非常重要的課題。作者結合多年的管理與工作實踐經(jīng)驗，談談針對這個課題的看法和意見，希望能給大家提供好的幫助。

（2）對于預測房地產(chǎn)市場的走向、制定房地產(chǎn)調控政策、規(guī)范房地產(chǎn)權屬管理、建立統(tǒng)一有序健康的房地產(chǎn)市場體系等方面，都有著十分重要的作用和影響。如何充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能、提升其社會化服務水平，是當前房地產(chǎn)交易檔案管理工作中的一個重要課題。筆者結合多年的工作實踐，談些看法和意見。

2. 定位

對房地產(chǎn)交易檔案多重功能的定位是非常重要的，房地產(chǎn)交易檔案具有著檔案的基本功能，和檔案功能具有同樣的效力：

2.1保管作用。通過收集、整理、歸類、裝訂，把零散的資料收集起來，集中統(tǒng)一管理，具有相應的保密性。

2.2鑒證作用。通過查閱、復制檔案，對某事件、某一物品提供相關證明的作用，此證明有真實性。

2.3編研作用。通過對相關的檔案進行分類整理、研究，能夠對曾經(jīng)發(fā)生過的事情起到證實，有正確認識，對以后相關的事情起到引導和借鑒作用。

2.4各種類別的檔案，由于其性質、內(nèi)容不盡相同，功能各異，有的具有基礎上的延伸，功能獨特。房地產(chǎn)交易檔案就是如此，功能多重性主要表現(xiàn)為以下幾點：

（1）保護功能。房地產(chǎn)交易是依法依規(guī)、按權利人的真實意愿進行的，其交易行為受法律保護，交易完成后各種資料統(tǒng)一歸檔保管，既使權利人的交易資料得到安全管理，又為權利人提供一定程度的保密服務，是國家和政府主管部門對房地產(chǎn)產(chǎn)權人合法權益的有效保護。 所以此交易行為具有保護功能 。

（2）鑒證功能。如果權利人的房地產(chǎn)權屬受到他人的質疑、侵害或糾紛時，房地產(chǎn)交易檔案可提供具有法律效力的原始憑據(jù)；房地產(chǎn)交易檔案可提供合法的權益證明，當權利人的房地產(chǎn)用于質抵、擔保、融資或是轉讓時。與此同時，司法、紀檢監(jiān)察機關辦案提供有力的證據(jù)。

（3）服務功能。在房地產(chǎn)交易之前，交易雙方可對交易有關政策和權屬情況進行了解、查詢，根據(jù)要求準備一些必備資料或復制有關資料，為順利實現(xiàn)交易達成共識，做好準備。同時，通過一定的信息發(fā)布平臺，為更多人群提供房地產(chǎn)交易檔案公開查詢的服務（在保護大家隱私的情況下）。

（4）監(jiān)測功能。市場的活躍程度高，房地產(chǎn)交易會相應增大。某一類房地產(chǎn)（如集資房、二手房等）交易的大小，反映了某一類房地產(chǎn)在政策調控下的現(xiàn)實情況，運行狀態(tài)；房地產(chǎn)抵押量直接反映了金融政策的變化。我們可以通過對房地產(chǎn)交易檔案作做相應的統(tǒng)計分析，從而調整市場運行，這些都為制定房地產(chǎn)發(fā)展宏觀政策和規(guī)范房地產(chǎn)市場運行起到一定的參考作用。

3. 當前房地產(chǎn)交易檔案利用中的主要問題

隨著房地產(chǎn)交易檔案管理的不斷完善，我們對檔案利用有了一定的基礎。但是，還是不能徹底使用，我們在房地產(chǎn)交易檔案的功效，特別是社會化服務水平而言，問題較大。主要表現(xiàn)為：

（1）缺乏統(tǒng)一的檔案利用規(guī)范要求。盡管住建部門實行了房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化考核，但仍然偏重于管理，突顯的是"保管作用"和"保護功能"，對檔案的利用則缺乏剛性要求。比如，公開查詢和保密，沒有硬性標準和準確范圍；具體到每一次交易，什么需要保密、什么當事雙方都能查詢、什么可公開查詢、哪些檔案可以給司法機關人員和紀檢監(jiān)察部門查詢或復制，沒有成文的詳細規(guī)定；哪些查詢、復制是無償提供，哪些服務應該屬于有償服務，界限標準，目前沒有統(tǒng)一的規(guī)定。

（2）缺乏對房地產(chǎn)市場的動態(tài)監(jiān)測。在房地產(chǎn)交易檔案上，直接反映了房地產(chǎn)市場運行的好壞。從當前房地產(chǎn)市場的監(jiān)測可以看到，大家都是從商品房銷售價格來看問題，分析問題，基本上不會有人從房地產(chǎn)交易檔案方面分析問題；調控房地產(chǎn)政策也是靠行政措施更多一些，交易數(shù)據(jù)只能做參考，不能完全反映市場動態(tài)的全部，必須全面，深入市場分析。事實上，我們沒有要求檔案管理人員進行統(tǒng)計分析，也沒有建立動態(tài)監(jiān)測機制和信息發(fā)布平臺。

（3）缺乏提供社會化服務的平臺。服務是雙向的，你對服務有什么需求、我能為您提供哪些服務，有了交流服務平臺，服務才能發(fā)輝其作用?，F(xiàn)在房地產(chǎn)交易檔案服務主要就是交易雙方辦手續(xù)時查閱、復制資料，出于保密，為其他人提供的信息量很少，此功能沒有能與房屋買賣、租賃等中介服務融合在一起。

（4）缺乏與土地交易檔案的有效融合。當前管理體制下，大城市和小城市管理體制不盡相同，在一些較大城市和土地房屋統(tǒng)一管理的地方，房地產(chǎn)交易是整體進行的，但在中小城市，由于發(fā)展較落后，房產(chǎn)與土地整體交易嚴重受阻，各自所管理的交易檔案都不能反映出該宗房地產(chǎn)的全部交易內(nèi)容，房產(chǎn)交易與土地交易是由不同的管理部門負責的，各自按本身的交易程序進行，形成各自的交易檔案，把本不應分割的一宗房地產(chǎn)人為分割，連交易內(nèi)容都不能及時完整的反映，發(fā)揮交易檔案的功能和作用就更談不上了。

4. 提升房地產(chǎn)交易檔案社會化服務水平的最佳路線

我們通過對房地產(chǎn)交易檔案的功能進行定位，分析當前房地產(chǎn)交易檔案管理和使用中存在的問題，通過分析結論如下：要充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能，提升其社會化服務水平。作者結合多年的工作實踐認為，當前本著積極探索為目的，最佳路線如以下幾點：

4.1制定并實施合理的統(tǒng)一的房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范。堅持以"管用并重、服務社會"為標準和"保護中利用、利用中提升"的指導路線，由省級以上制定并實施房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范。原則如下：一是安全保密的原則。利用檔案必須在保護權利人隱私的前提下進行，不得泄露權利人個人信息。二是分類界定的原則。應在規(guī)范中明確哪些檔案、哪些內(nèi)容可逐級公開，哪些數(shù)據(jù)應定期向社會公布，哪些檔案的查詢或復制是有償服務。三是權責法定的原則。應當明確對于權利人或交易雙方而言，涉及本人房地產(chǎn)權屬的內(nèi)容，可以隨時或多次有償或無償查閱，對于司法機關、紀檢監(jiān)察部門可憑有效證明調閱檔案；對于其他人憑有效證件可查閱無特定權利人的檔案。目的就是，讓查閱檔案成為查閱人的一種法定權利，提供檔案成為檔案管理部門的一種法定義務。四是方便快捷的原則。設定的檔案查閱或復制等利用程序，應便民利民、高效快捷，提高檔案利用效益。

4.2完善統(tǒng)一的房地產(chǎn)交易動態(tài)監(jiān)測和信息發(fā)布平臺。立足于民服務于民的原則，建立安全、全面、準確、及時、開放的房地產(chǎn)交易檔案信息管理系統(tǒng)，并做好相應切實可行的規(guī)范，綜合保護、鑒證、監(jiān)測、服務功能于一體，面向社會提供更全面、更及時更準確的服務。也就是說：

（1）電子系統(tǒng)化，對房地產(chǎn)交易檔案進行掃描。在交易申請受理時，即把申請人提供的各種資料進行掃描，辦理中形成的審核資料和辦理后提交的成果資料同步掃描，既完成紙質檔案，也要建立電子檔案，實行雙軌制并用。

（2）建立房地產(chǎn)交易檔案電子信息庫。對交易檔案進行分類歸檔、電子編目，并歸檔房地產(chǎn)權屬調查測量圖形，實現(xiàn)坐標定位、圖庫一致。

（3）實現(xiàn)房地產(chǎn)交易檔案公開查詢。根據(jù)房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范的程序和要求，查閱人通過登陸系統(tǒng)網(wǎng)站查閱相關資料，有償服務需付費后可下載。

（4）交易信息定期發(fā)布制度。對當日交易情況進行發(fā)布，對每月、每季、每年交易情況進行系統(tǒng)分析，定期發(fā)布分析報告。

（5）對某類房地產(chǎn)交易進行專題分析，為交易雙方以及主管部門提供參考信息。

4.3建立和推行統(tǒng)一的房產(chǎn)與土地交易協(xié)調機制。從當前現(xiàn)狀出發(fā)，房地產(chǎn)管理體制需因地制宜，逐步完善推廣。辦法有以下幾種：

（1）強化前置要件審查。嚴格按房地產(chǎn)管理法的要求，規(guī)范房產(chǎn)和土地登記程序，堅決制止和懲處不依法定程序登記發(fā)證行為，要按規(guī)范程序走，哪個部門先登記，哪個部門后登記要有合理順利，杜絕房產(chǎn)部門不管土地是否登記、土地部門不管房產(chǎn)是否登記現(xiàn)象，該哪個部門先登記的，后登記的部門必須作為強制性要件，按順序登記，否則不得登記。

（2）實現(xiàn)房產(chǎn)交易與土地交易的聯(lián)網(wǎng)。在同級政府的統(tǒng)籌下，按照"數(shù)據(jù)共享、平臺共建"的原則，實現(xiàn)房產(chǎn)交易與土地交易的網(wǎng)上同步運行，進而構建快捷式房地產(chǎn)交易網(wǎng)。

（3）試點實行房產(chǎn)與土地登記聯(lián)合審查。由同級政府行文明確，由先受理申請的部門作為牽頭單位，另一部門作為協(xié)辦單位，共同參與審核、共同勘測、繪圖、共同報請同級政府審批、同時頒發(fā)兩證。這樣既方便了辦事群眾，也各自保存了完整的房地產(chǎn)檔案。

4.4需強化對房地產(chǎn)交易檔案的編研工作。檔案編研是廣泛的宣傳和服務，是為了在更廣范圍內(nèi)利用檔案，使受閱者更全面地了解我國房地產(chǎn)交易的相關政策，交易市場運行情況。通過編研成果的發(fā)行或發(fā)布，增進全社會對房地產(chǎn)交易的了解，接受社會各界的監(jiān)督，促進房地產(chǎn)交易檔案的運用，這就是檔案編研的目的，從而提升房地產(chǎn)交易檔案的社會化服務水平。